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Le blog de Secrétariat Excellence
Spécialiste en gestion, organisation, rédaction
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L’art du minimalisme en gestion administrative pour mieux travailler

12/11/2024

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L'art du minimalisme en gestion administrative
Vous vous demandez comment on peut parler du minimalisme en gestion administrative ?  Parce qu’il s’étend bien au-delà de la décoration : c’est une véritable philosophie, appliquée aussi bien à la vie personnelle qu’à la gestion des tâches professionnelles.

Notre rythme de travail s’intensifie chaque jour ; adopter une approche minimaliste peut transformer non seulement l’espace de travail, mais aussi l’état d’esprit. 
Cet article explore comment créer un environnement propice à la productivité et à la clarté mentale, inspiré par l’image du bureau de mes rêves : un loft épuré et chaleureux qui incarne le calme et la sérénité. ​
SOMMAIRE : 
  1. Le minimalisme, une philosophie de vie appliquée à la gestion administrative
  2. Créer un environnement de travail inspirant et fonctionnel
  3. Comment le minimalisme aide à organiser ses tâches et ses priorités ?
  4. Vers un esprit libéré : adopter le minimalisme au quotidien
  5. Conclusion

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L’importance d’un contrat de prestation de services pour une secrétaire indépendante

28/10/2024

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L’importance d’un contrat de prestation de services pour une secrétaire indépendante
Le travail de secrétaire indépendante est une profession passionnante et enrichissante. Ce rôle exige polyvalence, rigueur et discrétion pour offrir un service irréprochable aux clients. Mais pour que cette relation professionnelle se déroule sans accroc, il est indispensable de formaliser vos missions et vos engagements par un contrat de prestation de services.
Ce document, souvent négligé au début de l'activité, est en réalité un pilier fondamental pour sécuriser votre collaboration et renforcer votre professionnalisme. Voici pourquoi et comment un contrat de prestation de services vous protège, vous valorise et facilite votre quotidien.
SOMMAIRE : 
  1. Pourquoi le contrat de prestation de services est essentiel pour une secrétaire indépendante ?
  2. Définir les responsabilités et les limites de votre mission
  3. Assurer la clarté des délais et modalités de paiement
  4. Un gage de professionnalisme qui rassure le client
  5. Protéger vos droits et limiter les risques juridiques
  6. Exemples concrets d'utilisation d'un contrat pour une secrétaire indépendante
  7. Les clauses essentielles d'un contrat de prestation de services
  8. Les risques en cas d'absence de contrat : l'exemple des litiges sur les paiements
  9. Conclusion : un outil indispensable

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Comment supprimer définitivement des messages ou des dossiers sur gmail ?

23/10/2024

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COMMENT SUPPRIMER DEFINITIVEMENT DES MESSAGES OU DES DOSSIERS SUR GMAIL ?
Maintenir une boîte mail organisée est essentiel, surtout dans le cadre d’une activité professionnelle. Que ce soit pour alléger votre boîte de réception ou simplement pour optimiser votre gestion des emails, la suppression définitive de messages et dossiers sur Gmail est une étape incontournable pour assurer un espace de travail virtuel clair et productif.

​Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour gérer efficacement vos emails et dossiers, tout en vous assurant que vous ne perdrez aucune information importante de manière irréversible.
 Sommaire :
  1. Préparer la suppression : étapes clés
  2. Supprimer définitivement des messages Gmail
  3. Gérer les dossiers et libellés sur Gmail
  4. Récupérer ou non les éléments supprimés
  5. Conclusion

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Comment rendre votre site vitrine plus attractif et engageant ?

14/10/2024

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Comment rendre votre site vitrine plus attractif et engageant ?
Connaissez-vous l'importance d'un site vitrine bien conçu ?

​En tant que rédactrice SEO certifiée et propriétaire d’un site internet, je vous invite à découvrir les aspects fondamentaux qui peuvent transformer votre site en un véritable aimant à prospects.

​A force de patience, vous verrez combien c’est essentiel pour votre activité en ligne !
SOMMAIRE : 
  1. Choisir un design attrayant pour un site vitrine performant
  2. Optimiser la navigation
  3. Rédaction de contenu pour site vitrine
  4. L'importance de tenir un blog
  5. Externaliser la rédaction

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Mesurer pour performer : les indicateurs de performance

30/9/2024

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Mesurer pour performer : les indicateurs de performance
Dans un environnement professionnel en constante évolution, la gestion administrative joue un rôle clé pour maintenir la fluidité des opérations. Pourtant, nombreux sont les professionnels qui peinent à performer sans ressentir une pression constante.

​Pour y remédier, il est essentiel d'adopter des outils et des pratiques permettant de gérer efficacement les activités sans stress. Parmi ces outils, les indicateurs de performance, aussi appelés Key Performance Indicators (KPI), sont indispensables.
 
Aujourd'hui, nous allons explorer comment les indicateurs peuvent vous aider à gérer votre activité de manière sereine et efficace, tout en maximisant vos résultats.
SOMMAIRE : 
  1. Les indicateurs : pourquoi et comment ?
  2. L'importance des indicateurs dans une gestion sans stress
  3. Comment sélectionner les bons indicateurs ?
  4. Comparaison et analyse des résultats
  5. L'impact des KPI sur votre performance globale
  6. Conclusion

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Comment améliorer votre vie professionnelle sans stress ?

18/9/2024

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Comment améliorer votre vie professionnelle sans stress ?
Imaginez-vous à la croisée des chemins : une voie mène au succès professionnel, l'autre à un avenir incertain. Je vous vois déjà, que vous soyez manager aspirant, employé ambitieux ou entrepreneur en herbe, prêts à embrasser le changement.
Dans cet article, je vais vous dévoiler comment améliorer votre vie professionnelle. Comment un coaching, un accompagnement, une formation peuvent devenir votre boussole pour naviguer vers la réussite.

Vous découvrirez les compétences indispensables pour transformer votre vie professionnelle et atteindre vos objectifs. Ensemble, nous allons choisir le chemin du succès !
SOMMAIRE 
  1. Faire le bon choix sans attendre : un pas vers le succès
  2. Améliorer votre vie professionnelle avec la formation PRO MASTER
  3. Comprendre notre formation pour votre développement professionnel
  4. L'application des compétences acquises
  5. Les résultats attendus après notre programme d'accompagnement PRO MASTER

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8 astuces pour devenir un pro de l'organisation et disposer de plus de temps personnel

2/9/2024

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Dans un monde où le rythme de vie s'accélère constamment, jongler entre les obligations professionnelles, les projets personnels et les moments de détente devient un véritable défi. Pour certains, il semble que les journées ne comptent pas assez d'heures pour tout accomplir.

Pourtant, il existe des solutions simples et efficaces pour optimiser son organisation, et ainsi dégager du temps pour soi. Vous avez sans doute conscience de l'importance de bien gérer son temps, tant dans la vie professionnelle que personnelle.

​Voici huit astuces pour vous aider à rester productif, à être plus organisé et maximiser son efficacité.
SOMMAIRE :
  1. Planifier sa semaine
  2. Prioriser les tâches
  3. Apprendre à dire non
  4. Optimiser ses outils de travail et l'environnement
  5. Eviter la procrastination
  6. Déléguer certaines responsabilités
  7. Prendre soin de soi
  8. Evaluer ses méthodes d'organisation
  9. Conclusion

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Gestion des ventes pour indépendants : les différentes approches

26/8/2024

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GESTION DES VENTES POUR INDEPENDANTS : LES DIFFERENTES APPROCHES
Dans cet article, nous allons explorer les meilleures pratiques pour optimiser la gestion des ventes pour les indépendants. Qu'il s'agisse de la vente de produits ou de services, chaque activité présente des défis uniques qui méritent une attention particulière.

Nous aborderons la planification stratégique, l'optimisation du processus de vente, le développement des relations clients, et l'évaluation des performances, en tenant compte des différences entre la vente de produits et celle de services, à laquelle je suis moi-même attachée.

​Transformer un prospect en client, c’est parfois difficile, mais pas impossible…, et heureusement !
SOMMAIRE
1 - Planifier stratégiquement
1.1 Définir les objectifs commerciaux spécifiques
1.2 Identifier les cibles potentielles selon votre offre
2- Optimiser le processus de vente
2.1 Optimisation pour la vente de produits
2.2 Optimisation pour la vente de services
3 - Développer les relations clients
3.1 Créer la fidélisation clientèle
3.2 Renforcer la communication avec le client
4 - Évaluer les performances
4.1 Indicateurs pour la vente de produits
4.2 Indicateurs pour la vente de services
5 - Conclusion

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Optimiser la facturation en ligne : guide pratique

6/8/2024

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Optimiser la facturation en ligne : guide pratique
En tant qu'assistante de direction indépendante et à distance, je sais combien une facturation en ligne bien optimisée est cruciale pour la réussite de votre entreprise.

Découvrez comment choisir le meilleur outil, organiser vos factures de manière efficace et appliquer les pratiques exemplaires pour simplifier ce processus souvent complexe.

​Apprenez également comment confier cette tâche essentielle à un expert compétent. Êtes-vous prêt à transformer votre gestion de la facturation en ligne ?
SOMMAIRE : 
  1. Choisir l'outil de facturation en ligne adéquat
  2. Organiser vos factures en ligne
  3. Appliquer les bonnes pratiques
  4. Déléguer la facturation à une assistante indépendante

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Comment la gestion administrative d'entreprise peut transformer votre activité ?

10/7/2024

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Gérer une entreprise demande une multitude de compétences et une vision stratégique claire. Pour de nombreux entrepreneurs, la gestion administrative peut sembler complexe et pesante et piloter une entreprise nécessite qu’ils soient très polyvalents. Mais tout le monde n’a pas la possibilité de disposer d’un assistant. D’autres personnes souhaiteraient acquérir des compétences professionnelles ou les solidifier.
 
Vous n’avez pas de diplôme adéquat ? Ce n’est pas votre métier ? Vous voulez découvrir d’autres outils de gestion ?
 
C’est là qu’une formation en gestion administrative d'entreprise peut faire toute la différence.
Dans cet article, nous allons en explorer les avantages et vous donner les clés pour dynamiser votre activité.
SOMMAIRE : 
  1. Bénéfices d'une formation en gestion administrative
  2. Quel programme d'accompagnement choisir ?
  3. Le programme PRO MASTER : exceller en gestion administrative d'entreprise
  4. Conclusion

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Comment gérer les imprévus en événement professionnel ?

3/6/2024

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Comment gérer les imprévus en événement professionnel ?
Organiser un événement professionnel est une tâche complexe qui nécessite une planification rigoureuse. Malgré les efforts réalisés pour tout prévoir, des imprévus peuvent survenir à tout moment.

Ces situations inattendues peuvent perturber le bon déroulement de votre événement et impacter son succès. Il est donc crucial de savoir comment anticiper et gérer les imprévus en événement professionnel.

Dans cet article, nous explorerons les étapes essentielles pour identifier les risques, gérer les urgences et minimiser les impacts négatifs sur votre événement.

​Abordons ensemble ces étapes cruciales pour transformer vos défis en succès retentissants !
SOMMAIRE :
  1. Identifier les risques pendant la préparation
  2. Préparation et planification
  3. Gestion des urgences
  4. Minimiser les impacts post-incident
  5. Conclusion


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Les bases d'une rédaction web efficace pour une visibilité professionnelle

14/5/2024

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Les bases d'une rédaction web efficace
J'en parle régulièrement dans mes articles, la rédaction web efficace est un art qui allie créativité et stratégie.

​Chaque mot compte et, en tant que 
rédactrice web certifiée, je suis bien placée pour comprendre l'importance de créer des contenus clairs et accessibles pour booster votre visibilité. Et vous n'avez peut-être pas envie de déléguer...

Mais il ne suffit pas de mettre du texte en ligne pour obtenir des résultats.
Qui a besoin d'un rédacteur web ? À vrai dire, toutes les entreprises, et même les plus petites (je pense aux indépendants) pour : 
  • Mettre à jour d'un site web
  • Alimenter un blog
  • Envoyer des lettres d'information 
  • Animer des réseaux sociaux
​
Je vais donc vous inviter à explorer avec moi les bases essentielles pour séduire votre audience, structurer un contenu pertinent et optimiser votre SEO. 
SOMMAIRE :
  1. La définition de l'audience
  2. La structuration du contenu
  3. L'optimisation pour le SEO
  4. Capter l'intérêt du lecteur
  5. Les tests de lisibilité pour optimiser les contenus
  6. Conclusion

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Comment gérer des comptes emails multiples sur Gmail ?

9/5/2024

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Comment gérer des comptes de messagerie multiples sur Gmail
SOMMAIRE : 
  1. Configurer plusieurs comptes sur Gmail
  2. Gérer l'organisation des courriers
  3. Basculer entre les différents comptes
  4. Conclusion
Qu'il s'agisse d'un professionnel gérant plusieurs projets, d'un entrepreneur multitâche ou simplement de quelqu'un qui aime garder ses emails personnels et professionnels séparés, gérer des comptes email multiples sur Gmail est une compétence essentielle.

On a beau dire, ce fournisseur est incontournable : 1.8 milliard d'utilisateurs dans le monde ! Difficile de passer à côté...


Les astuces pratiques détaillées ci-dessous vous permettront d’optimiser l’utilisation de vos messageries en créant les comptes de toutes vos adresses email sur Gmail, de gérer les notifications, organiser les courriels et maîtriser la bascule rapide entre les comptes.

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Comment bien réussir son stand lors d'une foire/exposition

30/4/2024

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Comment bien réussir son stand lors d'une foire/exposition
Pour réussir votre stand lors d’un événement professionnel, je vous propose ici les trucs et astuces qui maximiseront votre impact.

Que vous soyez entrepreneur, artisan ou artiste, participer à une foire ou une exposition est un enjeu majeur pour votre visibilité.

​Selon des études, 75% des visiteurs prennent des décisions d’achat basées sur l’impression initiale qu’ils ont d’un stand.


De son emplacement stratégique à la gestion des interactions et le suivi post-exposition, chaque détail compte pour capter de nouveaux clients avec un stand professionnel au top ! 
SOMMAIRE  
  1. Trouver l'emplacement idéal
  2. L'attrait visuel
  3. La gestion des interactions
  4. Former les équipes
  5. Le suivi post-exposition

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Optimiser l'organisation administrative pour rester compétitif

23/4/2024

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Optimiser l'organisation administrative pour rester compétitif
Au fil de mon expérience en tant qu'assistante administrative auprès de TPE ou PME, j'ai constaté l'importance cruciale d'une organisation administrative optimisée.

La compétitivité d'une société peut dépendre largement de cette dimension souvent sous-estimée.

Par cet article, je souhaite partager avec vous les défis actuels et les stratégies pour améliorer votre organisation administrative.

​Vous découvrirez comment gagner du temps, envisager la sous-traitance et innover dans vos méthodes de travail. 

SOMMAIRE
  1. Comprendre l'organisation administrative
  2. Conséquences d'une mauvaise organisation administrative
  3. Interconnexion entre organisation et gestion administrative
  4. Stratégies d'optimisation de la gestion administrative
  5. Gagner du temps grâce à une meilleure organisation
  6. Sous-traitance : une stratégie efficace
  7. Perspectives d'évolution pour rester efficace

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Comment gérer un arrêt maladie en indépendant ?

15/4/2024

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Comment gérer un arrêt maladie en indépendant ?
Être confronté à un arrêt maladie en tant que travailleur indépendant peut être une situation complexe à gérer. Entre la nécessité de se reposer pour récupérer et la pression financière afin de maintenir son activité professionnelle, il est essentiel de connaître ses droits et les démarches à entreprendre pour traverser cette période avec sérénité.

​Voici un guide détaillé pour vous aider à anticiper cette situation, que ce soit une maladie professionnelle, un court épisode de grippe ou un accident.
SOMMAIRE  
  1. Définition de l'arrêt maladie pour les travailleurs indépendants
  2. Les démarches à entreprendre dès le début de l'arrêt maladie
  3. Les dispositifs d'indemnisation pour les travailleurs indépendants
  4. L'optimisation de la gestion financière en arrêt maladie
  5. Maintenir son activité pendant l'arrêt maladie
  6. L'entourage et un réseau de soutien

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Les tendances incontournables dans l'organisation d'événements pour 2024

10/4/2024

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Les tendances incontournables dans l'organisation d'événements pour 2024
Je vous emmène aujourd’hui à la découverte des tendances incontournables dans l’organisation d’événements pour 2024. Je vous présenterai comment améliorer votre relation client en diversifiant l'expérience de vos participants.

​Nous explorerons ensemble le chemin vers une optimisation de la durabilité des événements et l'intégration harmonieuse dans le paysage local. Préparez-vous à naviguer au cœur d'une révolution expérientielle, artistique et informative qui façonne notre futur proche.
SOMMAIRE :
  1. Incorporer les technologies innovantes
  2. Diversifier l'expérience participative
  3. Optimiser la durabilité des événements
  4. S'intégrer dans le paysage local

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L'importance cruciale de la preuve sociale pour attirer des clients en tant qu'indépendant

2/4/2024

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L'importance cruciale de la preuve sociale pour attirer des clients en tant qu'indépendant

SOMMAIRE : 
  1. La compréhension de la preuve sociale
  2. L'impact sur le client potentiel
  3. La mise en place des témoignages
  4. La génération de plus de clients
  5. Comment intégrer la preuve sociale ?
  6. Conclusion
La preuve sociale, pour quoi faire ? Vous êtes entrepreneur indépendant, coach ou consultant en quête de nouveaux clients ? Vous souhaitez donner une impulsion à votre activité en e-commerce et vous démarquer davantage sur le marché ?

Cependant, même avec les compétences les plus pointues, attirer de nouveaux clients peut être un défi.

Nous allons explorer en profondeur pourquoi la preuve sociale est essentielle pour les indépendants et comment l'incorporer efficacement dans votre stratégie de marketing.
​
Je partagerai avec vous des astuces inédites pour savoir comment utiliser les témoignages pour générer plus d'affaires et dépasser vos concurrents.

​Restez connecté, car ceci pourrait bien être le coup d'accélérateur que votre business attendait !

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Externaliser la gestion administrative pour les PME

26/3/2024

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Externaliser la gestion administrative : les avantages pour les PME

​En tant qu'assistante administrative indépendante expérimentée, je comprends les défis auxquels les PME sont confrontées. La gestion des tâches administratives peut être accablante, souvent complexe et chronophage. Elle peut même radicalement empêcher la croissance et le développement de l’entreprise. C'est ici que vous pouvez penser à externaliser la gestion administrative.

Ce processus offre de nombreux avantages : flexibilité, optimisation de la productivité et économies financières substantielles pour n'en nommer que quelques-uns. Nous explorerons ces aspects dans cet article afin de vous aider à déterminer si l’externalisation administrative est un choix judicieux pour votre entreprise. Prêt à découvrir le pouvoir libérateur de l'externalisation ? Embarquons ensemble dans ce voyage informatif.
SOMMAIRE :
  1. Comprendre l'externalisation administrative
  2. Les raisons d'externaliser la gestion administrative
  3. La flexibilité offerte par l'externalisation
  4. L'amélioration de la productivité grâce à l'externalisation
  5. Les économies financières réalisées
  6. Gestion externalisée des tâches administratives
  7. Pourquoi choisir un service de secrétariat externalisé ?

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Comment gagner du temps avec les applications numériques comptables ?

19/3/2024

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Comment gagner du temps avec les applications numériques comptables ?
Aujourd’hui, je vous propose un décryptage des applications numériques comptables. Avec tous les produits disponibles sur le marché, il peut être difficile de choisir le plus adapté à votre entreprise.

J’en parle souvent : avec l’avènement des technologies numériques, la gestion des comptes est devenue plus accessible que jamais. Mais attention !

Plusieurs points sont à surveiller de près, ce que nous aborderons ici, telles la sécurité et la confidentialité de ces solutions, ainsi que leur potentiel d'amélioration de productivité.

​Nous réfléchirons également à l'intérêt de sous-traiter cette tâche ou non. Un sujet incontournable pour vous libérer du temps et vous recentrer sur votre cœur de métier !
SOMMAIRE : 
  1. Choisir son application de comptabilité professionnelle
  2. Quel est le meilleur logiciel de comptabilité numérique ?
  3. Un impact positif sur votre gestion financière
  4. Optimisation de la productivité
  5. Déléguer ou pas ?
  6. Libérez-vous du temps pour votre cœur de métier !

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Les bénéfices d'une gestion efficace de la comptabilité en ligne

5/3/2024

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La numérisation s'impose dans tous les domaines, partout, comme une évidence. Ainsi, je vous invite à explorer les avantages d'une gestion efficace de la comptabilité en ligne. 

La délégation, la diversification des services, l'optimisation de la sécurité, sont autant d'atouts qui sauront transformer votre approche financière. Voyons ensemble comment nous pouvons l’optimiser.
SOMMAIRE
  1. Comptabilité en ligne : une solution de gestion d’entreprise
  2. Adopter la délégation de votre comptabilité en ligne
  3. Diversifier les services pour une meilleure productivité
  4. Optimiser la sécurité de votre comptabilité
  5. Engager un prestataire de service administratif pour votre comptabilité

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L'art de l'influence dans les contacts commerciaux

2/3/2024

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La thématique de l’influence dans les contacts commerciaux a pris une dimension extraordinaire depuis l’avènement des réseaux sociaux ou autres canaux. Elle est pourtant traitée depuis que la relation-client existe.

Que ce soit en marketing (création de contenu, ambassadeurs de marque, inbound marketing, etc.) en stratégie d’entreprise, ou en politique (planifier des données pour orienter l’environnement en fonction de ses intérêts), l’influence est véritablement un art. Celui de la persuasion.

D’ailleurs, « influencer » est un mot plus glorieux que « manipulation », mais hélas, l’un ne va pas sans l’autre ! Les techniques sont parfois trompeuses et dans le domaine de la vente, si le commercial est considéré comme un « professionnel de l’influence », tout ceci est désormais bien cadré par la loi.
​
À vous de vous appliquer à reconnaître les bonnes techniques pour les utiliser à bon escient.
SOMMAIRE :
  1. Comprendre l’art de l’influence
  2. Quelles sont les méthodes de communication persuasive ?
  3. Les clés de la manipulation éthique
  4. Conclusion

Comprendre l’art de l’influence dans les contacts commerciaux

L'influence est omniprésente dans nos interactions quotidiennes, y compris dans le domaine du secrétariat, en raison de divers facteurs liés à la communication et au relationnel.
Voici quelques points pour illustrer cela :

1.    Communication verbale et non verbale : pour commencer, la manière dont vous communiquez peut influencer la perception que les autres ont de vous. Les expressions faciales, le ton de voix, et même la posture, peuvent jouer un rôle significatif dans la persuasion et l'influence. À ce sujet, n’hésitez pas à lire « Le Guide de la Communication », par Jean-Claude Martin.

2.    Gestion des relations : la capacité à gérer les relations, à établir des liens de confiance et à influencer positivement vos clients peut contribuer grandement à la réussite de votre démarche commerciale. Comment ? En prenant le temps de comprendre les besoins, en communiquant clairement, en garantissant une qualité de service irréprochable, en personnalisant l’expérience client. Etc.

3.    Négociation et résolution de conflits : l'influence est cruciale lors de négociations et de la résolution de conflits, des aspects fréquents du travail administratif. La capacité à persuader, à trouver des solutions gagnant-gagnant et à influencer les parties prenantes peut conduire à des résultats positifs. Je pense notamment à la négociation de vos tarifs… Je dis ça, je ne dis rien… 😊

4.    Prise de décision : en tant que chef d’entreprise ou personnel administratif en général, vous êtes souvent impliqué dans des processus de prise de décision. L'influence est nécessaire pour convaincre les autres de l'efficacité de ces décisions ou d'une approche particulière que vous voulez utiliser.

5.    Relation de confiance : dans la gestion administrative ou le secrétariat, la satisfaction de vos  (ou collègues) est une priorité. Les impacter de façon positive, les écouter attentivement et répondre à leurs besoins renforcera la relation que vous entretenez avec eux et contribuera à leur fidélisation.

6.    Communication écrite : que ce soit dans les e-mails, les rapports, ou la rédaction de documents, la manière dont l'information est présentée peut influencer la compréhension et la réaction des destinataires. De plus, la dimension numérique de la transmission des informations via réseaux sociaux, newsletter ou e-mailings est désormais impérative. Vous devez donc maîtriser les techniques d’utilisation de ces supports.

​7.    Leadership au niveau du secrétariat : pour ceux qui occupent des postes de direction ou de chefs d’entreprise dans le domaine du secrétariat, avec des collaborateurs, l'influence est essentielle pour favoriser leur collaboration et assurer la réalisation des objectifs organisationnels.

En résumé, l'influence dans l’entrepreneuriat n'est pas seulement liée à la vente de produits ou de services, mais elle englobe toutes les facettes de la communication et des relations interprofessionnelles. Une compréhension consciente de ces dynamiques d'influence peut vous permettre d'optimiser vos interactions avec chaque client.

Quelles sont les méthodes de communication persuasive ?

Pour convaincre vos interlocuteurs et les amener à voir la valeur ajoutée de vos services, vous pouvez utiliser diverses techniques de communication persuasive.

1.     Connaissance approfondie de votre public : avant de communiquer, comprenez les besoins, les préoccupations et les aspirations de votre public cible. Adapter votre message en fonction de ces éléments renforce sa pertinence et sa persuasion.

2.     Mise en avant des avantages : au lieu de simplement énumérer les caractéristiques de vos services, mettez en avant les avantages qu'ils apportent à vos clients, comment ils résolvent leurs problèmes spécifiques ou améliorent leur vie professionnelle.

3.     Utilisation de la preuve sociale : utilisez des témoignages de clients satisfaits et des études de cas pour illustrer concrètement les résultats positifs que d'autres ont obtenus en travaillant avec vous. Les histoires réussies sont puissantes pour susciter l'intérêt et la confiance. Montrez que d'autres vous ont déjà fait confiance. Si vous avez des statistiques sur le nombre de clients satisfaits, les certifications ou les partenariats, partagez-les pour renforcer votre crédibilité.

4.     Utilisation de l'émotion : les décisions d'achat sont souvent influencées par les émotions. Connectez-vous avec votre public en montrant comment vos services peuvent résoudre des problèmes qui suscitent des émotions, comme le stress ou la frustration.

5.     Développement de l'autorité : établissez votre expertise en partageant vos connaissances dans le domaine. Cela peut se faire à travers des articles, des publications sur les réseaux sociaux, des webinaires, etc. Plus votre audience perçoit votre autorité, plus elle sera encline à faire confiance à vos services.

6.     Appel à l'action clair et convaincant : terminez votre message en indiquant exactement ce que vous souhaitez que vos interlocuteurs fassent, que ce soit acheter un produit, s'inscrire à un essai, ou demander plus d'informations.

La gestion de la relation avec de nouveaux clients doit s’établir sur une relation de confiance absolue. Les actions de marketing relationnel par l’utilisation des médias sociaux en font partie. 

Les clés de la « manipulation éthique »

On sait tous qu’il existe des techniques frauduleuses qui poussent à l’achat. J’en ai fait les frais il y a bien des années sur le net, et vous aussi, sûrement. D’ailleurs, ce serait intéressant de le partager en commentaire de cet article pour en témoigner. Je ne tolère pas la manipulation immorale. Même si la frontière entre l’éthique et le non éthique peut parfois être subjective, pour ma part, je vous invite à être vigilant dans votre manière d’influencer. La « manipulation éthique » ou l’art de persuader honnêtement, c’est :

1.    Transparence : vos clients savent que vous voulez vendre vos produits ou services. Vous ne cachez pas vos objectifs et vous fournissez des informations claires et complètes sur les implications de leurs actions.

2.    Respect des valeurs et des droits : évidemment, on ne viole pas les normes éthiques ou les principes moraux fondamentaux !

3.    Bienfaisance : l'intention derrière la manipulation éthique est souvent orientée vers le bien-être des individus ou de la société. Elle vise à apporter des avantages ou à créer des résultats positifs. C’est forcément le cas lorsqu’on exerce un métier de service comme le nôtre. C’est un principe fondamental de Secrétariat Excellence.

4.    Consentement : vos clients doivent comprendre l'influence exercée sur eux et reconnaître qu’ils consentent librement à être guidés dans une direction particulière (c’est l’objet des « accepter les cookies », ou cocher la case « j’accepte de recevoir la newsletter », etc.).

5.    Utilisation responsable du pouvoir : la "domination" doit être utilisée de manière responsable ; on évite l'abus de pouvoir et on crée des relations équilibrées.

6.    Alignement avec des objectifs moraux : l’éthique, dans les relations commerciales, ne cherche pas à tromper, à causer des préjudices ou à atteindre des résultats injustes. Mais ça, vous en êtes déjà bien conscient, j’en suis certaine.

7.    Sensibilisation aux conséquences : lorsqu’on « influence » quelqu’un, on doit bien être conscient des conséquences de ses actions. Il faut évaluer les impacts potentiels sur les individus et la société.

8.    Objectifs positifs : lorsqu’on influence de manière éthique, on encourage des comportements positifs, tels que l'adoption de bonnes pratiques, la prise de décisions éclairées ou la contribution à des causes bénéfiques.

Voilà. Cela semble évident en l’écrivant, pourtant, tout le monde ne pense pas à cela en première intention. C’est mon credo : il faut rester honnête avec soi-même et les autres lorsqu’on utilise l’influence dans les contacts commerciaux.

Conclusion

L’influence dans les contacts commerciaux est un aspect inévitable du monde des affaires. Cependant, il est essentiel d'adopter des pratiques éthiques pour garantir des relations professionnelles saines et durables. L'influence positive peut être un catalyseur puissant pour le succès d'une entreprise, contribuant à la satisfaction des clients, à la fidélité et à la croissance à long terme.

L'utilisation de techniques de communication persuasive, la personnalisation des interactions et la compréhension approfondie des besoins sont autant de stratégies qui peuvent créer une influence éthique.

En cultivant des relations basées sur la confiance, en dépassant les attentes de vos clients, vous pourrez non seulement les influencer positivement mais également contribuer grandement à leur propre réussite.

La « manipulation éthique », lorsqu'elle est exercée avec responsabilité et intégrité, devient un outil précieux pour atteindre vos objectifs.
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À vous d’utiliser l’art de l’influence dans les contacts commerciaux !
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Utilisation pratique des documents numériques dans votre quotidien professionnel

13/2/2024

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Utilisation pratique des documents numériques dans votre quotidien professionnel
​Dans un monde où le numérique règne en maître, il est crucial de comprendre comment optimiser son utilisation dans notre vie professionnelle. Grâce aux documents numériques professionnels, vous allez transformer votre quotidien professionnel en une expérience plus efficace et agréable. Alors, n'hésitez pas à plonger avec moi dans cette exploration enrichissante du numérique au service de votre productivité.
SOMMAIRE
  1. L'adoption de l'automatisation pour les documents numériques
  2. La sécurisation des données
  3. L'optimisation de la collaboration
  4. L'appréciation du rédacteur web

L'adoption de l'automatisation pour les documents numériques

L'adoption de l'automatisation est un levier essentiel dans l'utilisation pratique des documents numériques professionnels. Je tiens à souligner que cette démarche, loin d'être une simple tendance, représente une véritable révolution dans la manière dont nous gérons nos tâches quotidiennes.

Les technologies d'automatisation permettent non seulement de simplifier le travail administratif en automatisant des processus manuels fastidieux et chronophages, mais elles offrent également un gain de temps considérable. Elles assurent une meilleure gestion documentaire grâce à leur capacité à classer, stocker et retrouver facilement les informations.

Il existe de nombreux exemples de documents numériques professionnels qui utilisent l'automatisation. Voici quelques exemples concrets :
1. Factures électroniques : les entreprises automatisent souvent la génération et l'envoi de leurs factures pour accélérer le processus de paiement et réduire les erreurs.

2. Contrats numériques : les contrats peuvent être automatisés en utilisant des outils de gestion des contrats numériques. Cela permet de créer, de signer et de stocker facilement des contrats sans avoir besoin de les imprimer ou de les envoyer par courrier.

3. Rapports automatisés : les rapports périodiques, tels que les rapports financiers ou les rapports de vente, peuvent être automatisés en utilisant des outils de génération de rapports. Cela permet de gagner du temps et d'éliminer les erreurs humaines potentielles.

4. Gestion des ressources humaines : les processus de recrutement, d'évaluation des performances et de gestion des congés peuvent être automatisés pour faciliter les tâches administratives et améliorer la communication avec les employés.

5. Systèmes de gestion de la relation client (CRM) : les CRM automatisent les tâches liées à la gestion des contacts, au suivi des ventes et à la gestion des campagnes marketing, ce qui permet aux entreprises de mieux interagir avec leurs clients.

Ce ne sont là que quelques exemples, mais l'automatisation peut être appliquée à de nombreux autres types de documents professionnels pour simplifier les processus et améliorer l'efficacité.
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Ainsi donc, je vous encourage vivement à explorer les différentes solutions disponibles sur le marché afin de trouver celle qui correspond le mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise ou organisation. Vous verrez qu'en investissant du temps et des ressources dans cette démarche aujourd'hui, vous récolterez sans aucun doute les fruits demain en termes d’efficacité opérationnelle et productivité accrue.
JE CONTACTE SECRETARIAT EXCELLENCE

La sécurisation des données

Avez-vous déjà réfléchi à l'importance de la sécurisation des données dans votre entreprise ? Avec l'utilisation croissante des documents numériques professionnels, la protection de ces informations souvent confidentielles devient cruciale.

La sécurité des systèmes informatiques vous permet d’éviter : perte d'informations sensibles, violation de confidentialité ou encore atteinte à l'intégrité des données. Il est essentiel d'établir un plan de sécurité robuste pour protéger vos précieux documents numériques.

Il existe plusieurs solutions pour assurer cette sécurité. Par exemple, le cryptage des données permet d'empêcher leur accès non autorisé. L'utilisation régulière de sauvegardes peut également aider à prévenir les pertes potentielles.
Ne négligez pas le niveau de sécurité choisi pour vos bases de données. C'est un aspect fondamental pour garantir l'intégrité et la confidentialité de vos documents numériques.
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La sécurisation des données est une préoccupation majeure pour prévenir les fuites d'informations sensibles, les attaques informatiques et assurer la confidentialité des données à caractère personnel. 
Voici quelques mesures concrètes que vous pouvez mettre en place pour protéger les documents numériques professionnels :

1.    Politiques de sécurité des informations : élaborez des politiques claires sur la gestion des informations sensibles, l'accès aux données et l'utilisation des dispositifs de stockage.

2.    Formation du personnel : sensibilisez les employés aux bonnes pratiques de sécurité, aux risques et aux conséquences des violations de sécurité. Assurez-vous que chaque employé comprend son rôle dans la protection des données.

3.    Contrôle d'accès : restreignez l'accès aux données sensibles en mettant en place des systèmes de contrôle d'accès basés sur les rôles. Seuls les employés autorisés devraient avoir accès à des informations spécifiques.

4.    Chiffrement des données : utilisez le chiffrement pour protéger les données stockées, en transit et sur les dispositifs mobiles. Cela garantit que même en cas d'accès non autorisé, les données restent illisibles sans la clé appropriée.

5.    Mises à jour et correctifs : assurez-vous que tous les logiciels, systèmes d'exploitation et dispositifs sont régulièrement mis à jour avec les derniers correctifs de sécurité pour éviter les vulnérabilités connues.

6.    Sauvegardes régulières : effectuez des sauvegardes fréquentes des données critiques et testez la récupération pour vous assurer que les informations peuvent être restaurées en cas de problème.

7.    Utilisation de pare-feu et de solutions de sécurité : installez et maintenez des pare-feu ainsi que des solutions antivirus et antimalware pour protéger le réseau et les systèmes contre les menaces.

8.    Surveillance des activités : mettez en place des systèmes de surveillance des activités afin de détecter toute activité suspecte ou intrusion. Cela permet une réponse rapide en cas d'incident.

9.    Politique de mot de passe forte : exigez des politiques de mot de passe robustes et encouragez la rotation régulière des mots de passe. L'utilisation de l'authentification à deux facteurs (2FA) est également recommandée.

10. Audit régulier : effectuez des audits réguliers de la sécurité des informations pour identifier les lacunes potentielles et garantir la conformité aux politiques de sécurité établies.
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11. Sécurité physique : assurez-vous que les installations physiques où les données sont stockées sont sécurisées, avec un accès restreint aux personnes autorisées.

En combinant ces mesures, vous pouvez éviter le piratage ou le vol de données. Il est essentiel de rester informé sur les dernières menaces et de mettre à jour continuellement vos pratiques de sécurité en conséquence.

La cybersécurité est un vrai défi.

L'optimisation de la collaboration

L'usage des documents numériques professionnels transforme la collaboration en une expérience plus productive et efficiente. Une étude de Harvard Business Review (2018) souligne que le recours à ces outils numériques élimine les retards inhérents à la communication papier, améliorant ainsi l'efficacité du travail collectif.

Comment ?
  • Accessibilité améliorée : les documents numériques peuvent être stockés dans des espaces de stockage en ligne, permettant ainsi un accès facile à partir de n'importe quel endroit avec une connexion internet. Cela favorise le travail à distance et facilite la collaboration entre des équipes dispersées géographiquement.
  • Partage instantané : les documents numériques professionnels peuvent être partagés instantanément via des plates-formes de collaboration en ligne, par e-mail, ou d'autres outils de communication. Cela accélère le processus de partage d'informations et permet une collaboration en temps réel.
  • Collaboration en temps réel : les plateformes de collaboration permettent à plusieurs utilisateurs de travailler sur le même document simultanément. Les modifications sont souvent visibles en temps réel, ce qui améliore la productivité en éliminant les retards liés aux envois successifs de versions mises à jour.
  • Historique des versions : les outils de gestion conservent un historique des versions précédentes, ce qui permet de revenir à une version antérieure si nécessaire. Cela évite la perte d'informations importantes et facilite la gestion des modifications.
  • Commentaires et annotations : les fonctionnalités de commentaires et d'annotations intégrées aux documents numériques facilitent la communication entre collaborateurs. Cela permet des discussions contextuelles directement liées au contenu du document.
  • Automatisation des flux de travail : les documents numériques peuvent être intégrés à des systèmes automatisés pour rationaliser les processus et améliorer l'efficacité opérationnelle. Cela réduit les tâches manuelles répétitives et minimise les risques d'erreurs humaines.
  • Recherche et organisation efficaces : les documents digitaux peuvent être facilement recherchés et organisés à l'aide de fonctionnalités de tri, de balisage et de recherche avancées. Cela permet de gagner du temps et d'améliorer la gestion de l'information.
  • Sécurité et confidentialité : les solutions de gestion de documents numériques offrent souvent des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que le chiffrement, les autorisations d'accès, et la gestion des droits numériques. Cela garantit la confidentialité des informations sensibles.
  • Intégration avec d'autres outils : les documents numériques peuvent être intégrés à d'autres outils et applications utilisés dans l'entreprise, tels que les systèmes de gestion de projets, les outils de communication, les calendriers, etc. Cela simplifie les flux de travail et améliore la cohérence des informations.
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Pour optimiser au mieux cette collaboration dans tous les environnements de travail, le cloud apparait comme l’infrastructure idéale pour les documents numériques professionnels. Cela peut non seulement accroître votre productivité, mais assurer une traçabilité à toute épreuve.

L'appréciation du rédacteur web

En tant que rédacteur web, je perçois l'importance de l'utilisation des documents numériques dans le quotidien professionnel. L'intégration de ces outils technologiques dans nos routines de travail a non seulement révolutionné la manière dont nous accomplissons nos tâches, mais elle a également favorisé une meilleure efficacité et productivité.
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De la création à la gestion en passant par le partage d'informations, chaque étape peut être simplifiée grâce aux technologies digitales. C'est là où ma compétence en tant que rédacteur web certifié SEO entre en jeu : je peux vous aider à maximiser votre utilisation des documents numériques professionnels pour atteindre vos objectifs.
Voici quelques exemples :
  • Création de contenus attractifs : un rédacteur web peut produire des contenus attrayants, informatifs et bien structurés pour les documents numériques. Cela rendra les informations plus engageantes pour les utilisateurs, encourageant ainsi leur utilisation et leur partage.
  • Optimisation pour les moteurs de recherche (SEO) : en intégrant des pratiques de référencement dans les contenus, le rédacteur web peut améliorer la visibilité des documents numériques en ligne. Cela contribue à attirer un public plus large et à maximiser l'impact des informations.
  • Adaptation au public cible : un bon rédacteur web comprend son public cible et adapte le ton, le style et le niveau de détail du contenu en conséquence. Cela garantit que les documents numériques sont pertinents et efficaces pour les utilisateurs finaux.
  • Utilisation de mots-clés pertinents : l'inclusion de mots-clés pertinents dans le contenu des documents numériques améliore leur visibilité en ligne. Un rédacteur web peut mener une recherche approfondie pour identifier les termes les plus pertinents pour le sujet traité.
  • Intégration de liens pertinents : le rédacteur web peut inclure des liens internes et externes pertinents dans les documents numériques. Cela peut améliorer l'expérience utilisateur en fournissant des ressources supplémentaires et en renforçant la crédibilité du contenu.
  • Création de titres accrocheurs et de métadonnées : des titres accrocheurs et des métadonnées bien rédigées améliorent la lisibilité et l'attrait des documents numériques. Ils peuvent également avoir un impact positif sur le référencement et la facilité de recherche.
  • Veille constante sur les tendances : le rédacteur web peut suivre les tendances du marché et de l'industrie pour s'assurer que le contenu des documents numériques reste actuel et pertinent. Cela garantit que les informations sont toujours à jour et utiles.
  • Simplification du langage : pour maximiser l'accessibilité, le rédacteur web peut utiliser un langage clair et simple, facilitant la compréhension du public. Éviter les jargons complexes contribue à rendre les documents numériques accessibles à un large éventail d'utilisateurs.
  • Création de contenus interactifs : le rédacteur web peut proposer des éléments interactifs tels que des infographies, des quiz ou des liens interactifs dans les documents numériques. Cela rend l'expérience utilisateur plus engageante et stimulante.

En collaborant étroitement avec les professionnels de la communication, du marketing et de la technologie de l'information, la dématérialisation de ces documents numériques se fera bien plus facilement.  L’important reste d’assurer leur qualité, leur pertinence et leur visibilité.
En explorant davantage le rôle des rédacteurs web, vous pourrez découvrir d'autres informations utiles sur leur utilité et leurs compétences.

Pour en savoir plus, cliquez ici : 
A quoi sert un rédacteur Web
.
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Organiser sa boite de réception GMAIL efficacement

6/2/2024

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Organiser sa boite de réception GMAIL efficacement
Dans notre monde hyperconnecté, tout le monde peut se sentir débordé par le nombre de courriels reçus. Que vous soyez un entrepreneur naviguant dans une mer d'e-mails professionnels, un professeur jonglant avec des demandes d'étudiants ou simplement quelqu'un cherchant à maintenir son espace numérique organisé, l'optimisation de votre boîte de réception Gmail peut être vitale.

​Je vous guide ici pour que vous puissiez organiser votre boite de réception GMAIL efficacement, gérer vos courriels, optimiser l'archivage et maîtriser la recherche pour une expérience sans stress.
SOMMAIRE : 
  1. Paramétrer Gmail avec les options
  2. Gérer les courriels sur GMAIL
  3. Optimiser l'archivage pour mieux gérer les priorités
  4. Maîtriser la recherche dans la boite de réception
  5. Supprimer intelligemment les messages

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Les nombreux avantages d'une assistance administrative polyvalente et expérimentée

3/2/2024

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Dans un monde de plus en plus complexe, où la productivité et l'efficacité sont reines, je suis persuadée que le recours à une assistance administrative polyvalente et expérimentée peut être la clé du succès pour toute entreprise. 

Au cours de mes prestations en tant que secrétaire indépendante, j'ai pu observer combien mes services permettent aux dirigeants de se concentrer sur leur cœur de métier, d'innover ou d'améliorer leur organisation personnelle et professionnelle.

​Je vous invite donc à découvrir avec moi les nombreux avantages que peut apporter une assistance administrative polyvalente.
SOMMAIRE 
  1. Gestion de productivité améliorée par l'assistanat administratif
  2. Innovation dans les méthodes administratives
  3. Sous-traitance administrative efficace avec discrétion assurée
  4. Bénéfices globaux d'une assistance administrative polyvalente


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    Laurence BERRY

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    Je suis Laurence Berry-Brisson.
    Assistante de gestion administrative, rédactrice web, je partage mon savoir-faire toutes les semaines sur ce blog. 
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