SOMMAIRE
Qu'est-ce qu'une activité chronophage en entreprise ?
Les activités chronophages en entreprise, autrement appelé "les mangeurs de temps", c'est la plaie ! Elles causent stress, frustration, baisse de la productivité, puisque ce temps "perdu" ou qui s'échappe, pourrait être consacré à d’autres tâches importantes.
Une tâche ou un processus qui nécessite beaucoup de temps, d’énergie et de ressources pour être effectuée, engendre un impact négatif sur la productivité globale de l’entreprise. Il convient donc de bien les identifier et de comprendre les facteurs qui les provoquent. Les facteurs qui impactent le temps de réalisation de certaines activités chronophages sont multiples et très variés :
Mais comment les identifier ? Différents types d'activités "mangeuses de temps"
Ces activités chronophages en entreprise peuvent concerner différents domaines de l’entreprise. En voici 4 :
1- Activités administratives
Les activités administratives sont souvent considérées comme les plus chronophages dans une entreprise. Contraignantes, ennuyeuses, demandant de la concentration et des aptitudes particulières, elles sont néanmoins impératives.
Ces tâches sont très rébarbatives pour certains et demandent dextérité et grande connaissance de la gestion du temps ! 2- La gestion des ressources humaines
La gestion RH est par essence chronophage. Elle demande des contrôles permanents et une attention ininterrompue.
Plusieurs activités sont concernées :
3- Comptabilité et finances
Dans le service de la Direction Financière, ce ne sont pas les tâches répétitives et qui demandent beaucoup d'efforts qui manquent ! Par exemple :
4- Gestion des systèmes d'information
Ces activités chronophages sont souvent délocalisées :
Ce ne sont que 4 exemples d'activités chronophages en entreprise. Il en existe beaucoup d'autres.
Pour éviter les écueils, évaluez régulièrement vos process et méthodes de travail, que vous soyez seul à bord ou patron d’une TPE/PME. Vous verrez assez vite ce qui vous ralentit et vous empêche de développer correctement votre activité et vous concentrer sur la relation-client. La prise de décision vous appartient. Solutions d'optimisation des tâches chronophages
Les activités chronophages en entreprise, si elles existent et existeront toujours, n’en sont pas moins maîtrisables. La prise de conscience est déjà un grand pas vers la résolution de petits problèmes qui pourraient s’envenimer.
Automatisation des processus grâce aux logiciels
Grâce à la mise en place d’outils informatiques, l’automatisation permet de réduire les erreurs, d’augmenter la productivité, de baisser les coûts. Automatiser, c’est piloter votre entreprise de façon structurée et efficiente. Ceci peut avoir un fort impact sur la réduction des activités chronophages en entreprise.
Il existe plusieurs solutions logicielles autorisant le partage des données entre collègues, équipes, ou services. Logiciels de gestion de projet : ils offrent la possibilité de planifier et suivre les différentes tâches d’un projet. Ils incluent des fonctionnalités de partage, de suivi du temps et de gestion de budget. Mettre en place un logiciel conçu pour gérer le cycle de vie d’un projet apporte une amélioration considérable des conditions de travail. Logiciels de gestion des documents : stocker et organiser les documents sous format numérique représente un gain de temps incroyable par rapport aux dossiers « papier ». De plus, les logiciels de GED sont conçus pour signer électroniquement, rechercher un texte intégral, référencer les versions des documents automatiquement, et gérer les autorisations d’accès. Logiciels de gestion client : plus communément appelés CRM, pour Customer Relationship Management, ces logiciels enregistrent les données clients, automatisent l’envoi de campagnes e-mail, permettent de suivre les ventes, etc. Un logiciel de gestion est collaboratif et assure la traçabilité des opérations réalisées par tout un chacun. La digitalisation des tâches, quel que soit le domaine, permettra de gérer intelligemment et efficacement tous les process du quotidien, donc, de diminuer vos activités chronophages. Externalisation
Confiez certains travaux, activités ou tâches à des entreprises spécialisées. Externalisez la comptabilité, la paie, les factures, la gestion des ressources humaines, la gestion administrative, le web marketing, etc.
Cette façon de fonctionner réduit les frais de recrutement, de formation, d’équipement, etc. De plus, cela donne accès à une expertise métier des prestataires qui seront donc opérationnels en peu de temps. Enfin, externaliser ces activités chronophages en entreprise, c’est une méthode idéale pour s’adapter au flux de travail. La flexibilité de ce type de contrat permet d’augmenter ou diminuer la charge de travail externalisée en fonction des fluctuations d’activité. Vous devrez choisir soigneusement vos prestataires et mettre en place des processus de suivi et de gestion appropriés pour garantir les meilleurs résultats. On ajoutera qu’on peut encore améliorer le temps consacré aux activités chronophages en formant les employés et en utilisant des logiciels de collaboration basiques, tels que Slack, Teams, Google Drive (Cloud), etc. On peut revisiter également ses propres méthodes de travail. Optimiser le temps s'apprend... Revenez enfin à votre cœur de métier et reprenez le pilotage de votre entreprise en détectant les activités chronophages en entreprise !
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |