Quelles sont les activités chronophages d'une entreprise ?

Les activités chronophages dans une entreprise sont des tâches qui monopolisent du temps pour être accomplies. Parfois même plus que ce qui était prévu initialement. 

La gestion du temps peut effectivement s’avérer compliquée alors qu’il suffit de bien analyser ce qui ne fonctionne pas.
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Petit tour d’horizon des types d’activités concernées et des solutions pour améliorer leur traitement.

SOMMAIRE

1. Qu'est-ce qu'une activité chronophage en entreprise ?
2. ​Différents types d'activités "mangeuses de temps".​
3. Solutions d'optimisation des tâches chronophages 

Qu'est-ce qu'une activité chronophage en entreprise ?

Les activités chronophages en entreprise, autrement appelé "les mangeurs de temps", c'est la plaie ! Elles causent stress, frustration, baisse de la productivité, puisque ce temps "perdu" ou qui s'échappe, pourrait être consacré à d’autres tâches importantes.

Une tâche ou un processus qui nécessite beaucoup de temps, d’énergie et de ressources pour être effectuée, engendre un impact négatif sur la productivité globale de l’entreprise. Il convient donc de bien les identifier et de comprendre les facteurs qui les provoquent.

Les facteurs qui impactent le temps de réalisation de certaines activités chronophages sont multiples et très variés : 

1. Complexité du travail à exécuter,
2. Quantité de travail à fournir,
3. Manque de compétences ou d’outils appropriés,
4. Manque de temps disponible,
5. Processus bureaucratiques complexes,
6. Flux de travail inefficaces,
7. Tâches répétitives et manque d’automatisation

Mais comment les identifier ?

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Différents types d'activités "mangeuses de temps"

Ces activités chronophages en entreprise peuvent concerner différents domaines de l’entreprise. En voici 4 :

1- Activités administratives

Les activités administratives sont souvent considérées comme les plus chronophages dans une entreprise. Contraignantes, ennuyeuses, demandant de la concentration et des aptitudes particulières, elles sont néanmoins impératives.

• La gestion des emails et la correspondance : le premier "mangeur de temps" en entreprise, c'est l'utilisation de la messagerie électronique, lecture ou écriture. On parle d'ailleurs de "traiter ses mails". On peut également parler du traitement du courrier papier qui existe toujours et ne rend rien de très productif !
• La planification et la coordination des réunions, la rédaction des PV et leur distribution
• La gestion des documents
• La saisie de données ou la mise à jour de tableaux de bord
• Le téléphone
• La prise de rendez-vous et le suivi de multiples agendas

Ces tâches sont très rébarbatives pour certains et demandent dextérité et grande connaissance de la gestion du temps ! 

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2- La gestion des ressources humaines

La gestion RH est par essence chronophage. Elle demande des contrôles permanents et une attention ininterrompue. 
Plusieurs activités sont concernées : 
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• Le recrutement et la sélection des candidats
• Les tâches contreproductives : publication des offres d’emploi, tri des candidatures, organisation des entretiens, vérification des références, faire passer des tests, etc.
• La gestion des avantages sociaux et de la paye
• Les tâches contreproductives : saisie, réalisation des fiches de paie, remboursements des frais, distribution de différents supports (badges, documents mutuelles, etc).
• La formation et le développement des compétences
• Les tâches contreproductives : planification des programmes de formation, organisation de sessions de formation, mesure satisfaction et efficacité.
• La gestion des performances et des évaluations
• Suivi des résultats d’atteintes sur objectif, analyse des écarts, rédaction plans d’actions.
• La gestion des relations avec les employés
• Les tâches contreproductives : gestion des plaintes, mise en place d’outils de communication.

3- Comptabilité et finances

Dans le service de la Direction Financière, ce ne sont pas les tâches répétitives et qui demandent beaucoup d'efforts qui manquent ! Par exemple : 
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• La saisie comptable, fastidieuse,
• La vérification des comptes, qui doivent être parfaitement exacts,
• L'analyse des données, processus long et complexe,
• La préparation des déclarations fiscales,
• Les audits comptables,
• La gestion des comptes clients et fournisseurs.

4- Gestion des systèmes d'information

Ces activités chronophages sont souvent délocalisées :

• Maintenance et administration des serveurs : surveillance et mises à jour du matériel, configuration et contrôle des paramètres de sécurité.
• Gestion des réseaux,
• Sauvegardes des données,
• Gestion des incidents et des problèmes : cela peut impliquer la mise en place de plans de continuité d’activité, la résolution d’incidents, la communication avec les utilisateurs, etc.
• La gestion des licences et contrats : contrôle des dates d’expiration, négociation des renouvellements, vérifications des termes et conditions…

Ce ne sont que 4 exemples d'activités chronophages en entreprise.  Il en existe beaucoup d'autres.

Pour éviter les écueils, évaluez régulièrement vos process et méthodes de travail, que vous soyez seul à bord ou patron d’une TPE/PME. Vous verrez assez vite ce qui vous ralentit et vous empêche de développer correctement votre activité et vous concentrer sur la relation-client. La prise de décision vous appartient.

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Solutions d'optimisation des tâches chronophages 

Les activités chronophages en entreprise, si elles existent et existeront toujours, n’en sont pas moins maîtrisables. La prise de conscience est déjà un grand pas vers la résolution de petits problèmes qui pourraient s’envenimer. 

Automatisation des processus grâce aux logiciels

Grâce à la mise en place d’outils informatiques, l’automatisation permet de réduire les erreurs, d’augmenter la productivité, de baisser les coûts. Automatiser, c’est piloter votre entreprise de façon structurée et efficiente. Ceci peut avoir un fort impact sur la réduction des activités chronophages en entreprise.

Il existe plusieurs solutions logicielles autorisant le partage des données entre collègues, équipes, ou services.
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Logiciels de gestion de projet : ils offrent la possibilité de planifier et suivre les différentes tâches d’un projet. Ils incluent des fonctionnalités de partage, de suivi du temps et de gestion de budget. Mettre en place un logiciel conçu pour gérer le cycle de vie d’un projet apporte une amélioration considérable des conditions de travail.

Logiciels de gestion des documents : stocker et organiser les documents sous format numérique représente un gain de temps incroyable par rapport aux dossiers « papier ». De plus, les logiciels de GED sont conçus pour signer électroniquement, rechercher un texte intégral, référencer les versions des documents automatiquement, et gérer les autorisations d’accès.

Logiciels de gestion client : plus communément appelés CRM, pour Customer Relationship Management, ces logiciels enregistrent les données clients, automatisent l’envoi de campagnes e-mail, permettent de suivre les ventes, etc.
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Un logiciel de gestion est collaboratif et assure la traçabilité des opérations réalisées par tout un chacun. La digitalisation des tâches, quel que soit le domaine, permettra de gérer intelligemment et efficacement tous les process du quotidien, donc, de diminuer vos activités chronophages.

Externalisation

Confiez certains travaux, activités ou tâches à des entreprises spécialisées. Externalisez la comptabilité, la paie, les factures, la gestion des ressources humaines, la gestion administrative, le web marketing, etc.

Cette façon de fonctionner réduit les frais de recrutement, de formation, d’équipement, etc. De plus, cela donne accès à une expertise métier des prestataires qui seront donc opérationnels en peu de temps.
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Enfin, externaliser ces activités chronophages en entreprise, c’est une méthode idéale pour s’adapter au flux de travail. La flexibilité de ce type de contrat permet d’augmenter ou diminuer la charge de travail externalisée en fonction des fluctuations d’activité.
 
Vous devrez choisir soigneusement vos prestataires et mettre en place des processus de suivi et de gestion appropriés pour garantir les meilleurs résultats.

On ajoutera qu’on peut encore améliorer le temps consacré aux activités chronophages en formant les employés et en utilisant des logiciels de collaboration basiques, tels que Slack, Teams, Google Drive (Cloud), etc.

On peut revisiter également ses propres méthodes de travail. Optimiser le temps s'apprend...

Revenez enfin à votre cœur de métier et reprenez le pilotage de votre entreprise en détectant les activités chronophages en entreprise !

J'EXTERNALISE MAINTENANT !