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Gestion du temps et organisation : méthodes d'organisation des tâches
La gestion du temps, vaste programme ! Énième article ou simple lecture pour vous rassurer ? Le temps ralentit, passe vite, accélère, mais jamais ne s’arrête. Comment organiser le futur pour que votre présent ne reproduise pas sans cesse les erreurs du passé ? Gestion du temps et organisation, combat perdu d’avance ? A vous de voir !
Méthodes de gestion des tâches
La gestion du temps nécessite un minimum de bon sens, au moins pour commencer. C’est souvent la planification des tâches, rendez-vous et autres « deadlines » qui va aider à atteindre son ou ses objectif(s).
Définissez les priorités de votre agenda bien en amont de leur date d’échéance. Pour cela, le plus court chemin pour y arriver, c’est de les noter dans votre planning, électronique de préférence afin de planifier des rappels si vous en avez besoin. Pour rester en accord avec vos objectifs, ne procrastinez pas et appliquez les méthodes classiques. Vous y gagnerez en énergie.
Vos décisions organisationnelles auront un impact sur votre activité. C’est pourquoi il convient d’utiliser les bons outils :
En savoir plus : Lire « Organiser son entreprise dès sa création »
Dans la vie de tous les jours, tous les conseils ne sont pas toujours applicables. La planification s'avère un travail conséquent, demandant un minimum de volonté, surtout quand on n’est pas vraiment fait pour ça.
Toutefois, pour les exigeants perfectionnistes, c’est l’effet inverse qui risque de se produire à force de vouloir tout gérer, mais surtout, tout planifier. Si vous passez plus de temps à programmer un projet qu’à le réaliser, posez-vous les bonnes questions ! À ce sujet, lisez l’article "Planification : entre noyade et procrastination". Utilisez votre énergie à bon escient. L’idée primordiale dans votre organisation, c’est de rester en accord avec vous-même, de garder votre sphère privée bien détachée de l’activité professionnelle. Si vous faites partie de ceux dont les idées s'éparpillent, utilisez le mind-mapping : 
Chaque idée deviendra ensuite un objectif : le niveau de priorité vous incombera pour prendre une décision. Cette méthodologie a le mérite de « vider » votre cerveau des informations importantes, mais trop nombreuses.
En savoir plus : « Organiser ses idées » L’organisation du temps pour les pros
La démarche de la gestion du temps pour une organisation efficace demande analyse, pratique et technique. Certaines structures ou individus choisissent de s’y former, indispensable lorsqu’on est assistant chef de projet, par exemple. Vous pouvez facilement adopter certaines connaissances de base en gestion du temps. Ainsi, le grand classique de la gestion des tâches, c’est de « savoir distinguer l’urgent de l’important ». Voici quelques exemples.
Principe de Pareto
Le principe de Pareto soutient qu’environ 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. On doit se concentrer alors sur ces 20 %. En découle ensuite la méthodologie « urgent/non urgent », ou la matrice d’Eisenhower que j’évoque dans l’article « Comment manager ? ».
Loi de Gaborit
Un élément à bannir absolument, c’est la procrastination. C’est la loi de Gaborit (un chirurgien) ou "loi du moindre effort" qui dit que l’homme fuit les tâches les plus ennuyeuses et recherche avant tout le plaisir immédiat.
En effet, un dossier épineux qui vous fait baisser les bras dès que vous l’évoquez, vous donnera la tentation de le laisser trainer. Pourtant, urgent ou pas, c’est une activité à positionner en priorité dans votre emploi du temps. Traitez tout ce qui vous ennuie avant le reste. Votre soulagement sera démultiplié quand vous aurez bouclé votre tâche ! Loi de Carlson
Autre loi, celle de Carlson (économiste). Selon lui, « le temps perdu à cause de l’interruption d’une tâche est supérieur au temps de l’interruption ». Évitez quand c’est possible tous les « distracteurs » :
Malheureusement, en entreprise les salariés se sentent obligés d'écouter leurs collègues qui entrent inopinément dans leur bureau, causant une perte de productivité jamais mesurée, ô combien dévastatrice ! Vous devez pouvoir travailler en restant concentré. Loi de Douglas
Attention ! Surveillez votre espace de travail et ne voyez pas les choses trop en grand.
Qu’est-ce que cela veut dire ? Que plus votre espace de travail est démesuré, plus vous aurez tendance à empiler les dossiers, éparpiller toutes vos affaires, bref, vous désorganiser visuellement et concrètement. Comment trouver le document X, du dossier Y dans tout ce bazar ? Donc, petit espace, petit bureau, bon rangement ! En savoir plus : « Organiser son espace de travail » A contrario, Éric Abrahamson, formateur en management, soutient que trop de rangement tue la créativité ! Ranger son bureau le soir avant de partir n’est pas forcément signe qu’on est un "bon travailleur". La vérité doit sans doute être au milieu. À vous de trouver votre espace… La plus coûteuse des dépenses, c'est la perte de temps. Théophraste. Gestion du temps et travail : les astuces pour persévérer
Vous pouvez tout à fait contrôler votre temps de « travail » sur une activité en particulier en utilisant un timer (par exemple eggtimer). Pour ma part, j’utilise actuellement la version payante (prix minimum) de « My Hours », idéale pour les travailleurs indépendants.
Les rapports hebdomadaires que vous en sortez vous donnent une perception bien plus affinée de vos activités, mais également de votre productivité. Vous saurez ainsi combien de temps vous mettez sur la rédaction d’un texte X, par exemple ; ou encore, combien de temps vous avez passé à prospecter la semaine Y. Très intéressant pour mettre en exergue ce qui vous prend le plus ou le moins de temps. Si vous vous déplacez entre des rendez-vous, élargissez les plages horaires pour tenir compte du temps de trajet et mettez-vous des rappels. Gardez-vous du temps pour des pauses : c’est comme pour les longs voyages en voiture. Accordez-vous 10 mn toutes les deux heures. Certains timers en ligne permettent de programmer les temps de pause à l’avance : buvez, mangez, méditez, mais coupez l’activité professionnelle. Enfin, programmez les moments où vous gérez votre messagerie. Par exemple, le matin avant toute activité, ou le soir à partir d’une certaine heure. Vous pourrez ainsi répondre à tous en une fois et pas sporadiquement à chaque fois que vous recevez un mail. Vous serez ainsi concentré sur l’activité en cours, y compris pour répondre aux mails sérieusement et pas à la « va vite ». Les habitudes se mettront en place lentement, mais sûrement. En évaluant l’avancement des tâches programmées versus celles que vous aurez traitées au petit bonheur la chance, vous constaterez par vous-même que mettre en place une méthode de gestion du temps est plus productif. Pour les plus déterminés, des formations dédiées peuvent vous intéresser. Assurez-vous que celle que vous choisirez sera adaptée à votre activité, votre pratique et vos besoins réels. 
Pour finir vite… commencez doucement !
N’attendez pas de vous noyer sous le travail et la désorganisation pour mettre des solutions en place. Les outils cités pourront vous être utiles, à condition de vous en servir avec rigueur et discipline.
Toutefois, restez zen et cohérent avec vous-même. Différents facteurs interviennent dans la mise en place d’une meilleure organisation. Le plus efficace sera celui qui "colle" à votre personnalité. Si vous mettez en place de nouvelles méthodes pour vous améliorer, mais que vous les appliquez à contrecœur, vous n'y trouverez aucun intérêt. Si jamais vous voulez vous amuser de la gestion du temps au travail, il existe encore une loi dont je n’ai pas parlé : la loi de Parkinson. A vous d'être curieux. Cela vaut son pesant d’or ! Si enfin vous souhaitez étudier philosophiquement le temps, tel qu’il est perçu par nous autres, pauvres humains, je vous conseille de lire Étienne Klein, astrophysicien et philosophe qui a étudié le phénomène du temps qui passe de long en large. Extrait : « Le temps est une “chose” introuvable dont l’existence ne fait aucun doute. Une “chose” dont tout le monde parle, mais que personne n’a jamais vue. Nous voyons, entendons, touchons, goûtons dans le temps, mais non le temps lui-même. Contre toute attente, Chronos est un planqué, un caméléon qu’il faut débusquer sous nos habitudes de langage et de perception. Pour le déjouer, il va falloir l’effeuiller peu à peu, le déshabiller, le distinguer de ses effets les plus sensibles : la durée, la mémoire, le mouvement, le devenir, la vitesse, la répétition… Parce que les horloges ne mesurent pas forcément du temps. Parce que le temps est toujours là alors qu’on dit qu’il s’écoule ».
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. Archives
Novembre 2021
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