Comment manager et prioriser ses tâches pour être plus productif ?
Une étude à lire ici montre qu'environ 60% de la population japonaise subit un stress constant.
En Europe, 13,5 millions de journées de travail sont perdues chaque année en raison du stress. Aux Etats-Unis, 83% des travailleurs déclarent être soumis à un stress important. Comment manager sereinement dans ces conditions ? Comment rester zen en rentrant à la maison le soir ? Vous voulez améliorer votre organisation, votre vie ? Voici quelques pistes auxquelles j'ai réfléchi. Self-management
Souvent, les prises de décisions sont faites pour plaire aux autres, pour faire avancer un collègue, ou parce que vos priorités changent tous les jours. Petit à petit, vous vous oubliez vous-même...
Pour être serein et le rester, pas 36 solutions : il faut s'organiser pour se prendre en charge soi-même. Changer ses méthodes, déléguer, répartir les responsabilités. C'est ce qu'on appelle l'autogestion, ou le self-management chez les anglophones. Il s'agit d'une compétence managériale qui tend à faire disparaître la hiérarchie et cherche à responsabiliser les collaborateurs. Et qu'est-ce que ce mode de fonctionnement peut bien avoir à faire avec votre propre organisation, votre propre vie ? Il va vous aider à revoir vos priorités. En effet, votre comportement et la façon dont vous prioriserez vos décisions vont être les phares de votre entreprise ou de votre vie. Parfois, il suffit d'un déclic pour changer votre mode de pensée et d'organisation et faire que cela aille nettement mieux. Dans ces conditions, comment manager et prioriser vos tâches ?
En 2001, David Allen a proposé la méthode appelée « Getting Things Done », plus communément appelée "GTD" par les connaisseurs. Cette méthode permet d'améliorer sa productivité personnelle et de réduire le stress causé par la surcharge d'informations. David Allen dit : "L'autogestion consiste à savoir quoi faire à un moment donné".
L'idée est simple : videz votre esprit des activités, projets, dossiers, que vous avez à faire en les écrivant, puis organisez-les en fonction des priorités. Pour chacune des activités répertoriées, listez les tâches qui vous permettront de les réaliser, dans un ordre logique. Vous reprenez alors le contrôle de ce qui doit être fait, en évitant toute distraction mentale et en vous concentrant sur l'exécution. En résumé, les 5 étapes de la méthode GTD :
Cette façon de penser et de vous organiser va vous rendre plus productif au bureau, mais en plus, elle va soulager vos soirées et garantir un sommeil réparateur.
La technique POMODORO sert à booster votre concentration.
L'idée est de choisir une tâche et de lui consacrer 25 minutes maxi, puis de faire une courte pause de 5 min. Après quatre cycles, accordez-vous une pause de 30 minutes. La matrice d'Eisenhower vous permet de hiérarchiser et trier les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Cette matrice peut vous aider à être plus rationnel avec vos objectifs et voir ce qui peut être délégué assez rapidement. Elle est divisée en quatre cases :
C'est à vous de mettre les tâches concernées au bon endroit. Si vous constatez que vous passez la majorité de votre temps sur des tâches urgentes et importantes, vous finirez par craquer et passer votre temps à éteindre des incendies au lieu d'être proactif. D'un autre côté, si vous passez la plupart de votre temps à des tâches non urgentes et non importantes, cela démontrerait que vous êtes plutôt inutile et dépendant d'autres personnes. Pour vous concentrer sur vos missions, idéalement, vous devez travailler sur des tâches Non urgentes / Importantes. Faites le bilan en fin de semaine. 
Conclusion
J'ajouterais une stratégie souvent oubliée mais pourtant facile pour vous aider à prioriser vos tâches, c'est de savoir dire "non".
Peut-être que vous pourrez aider un collègue, mais pas immédiatement, ou à condition de déléguer d'autres activités. Gardez VOS objectifs en tête. Il faut du temps pour s'essayer à ces techniques, ces idées, ces pratiques... Il faut du temps pour se remettre en question, mais petit à petit, vous allez retrouver du sens à ce que vous faites. Il est temps pour vous de prendre le contrôle de votre vie et d'être responsable de vos actions Libérez-vous des choses que vous ne pouvez pas contrôler et commencez à évaluer ce que vous pouvez déléguez !
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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