SECRETARIAT EXCELLENCE
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​ASSISTANCE ADMINISTRATIVE


Le blog ultime de la gestion administrative pour tous les dirigeants

Savoir déléguer efficacement : une compétence de manager

25/1/2023

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Savoir déléguer efficacement : une compétence de manager
Que vous soyez chef d’équipe, entrepreneur ou dirigeant, savoir déléguer efficacement demeure une clé majeure pour maximiser votre productivité. La délégation demeure cruciale pour une efficacité optimale d’une équipe ou le développement professionnel.

Le problème, c’est que la plupart des managers ne savent pas comment déléguer efficacement. Ou bien, ils ne sont pas disposés à le faire à moins d’y être absolument obligés.
Voici 5 pistes de stratégie de délégation, pour améliorer votre organisation et diminuer votre stress.

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Secrétaire indépendant à distance : mode d'emploi

17/1/2023

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Bureau vue de dessus assistant indépendant
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Mais qui se cache derrière l'auto-entrepreneur du secrétariat indépendant à distance ? 

La gestion administrative, compétence associée à d'autres spécialités (comptabilité, juridique, commercial, RH, médical, etc.), est le cœur de métier des secrétaires et assistant(e)s indépendant(e)s. Et les entrepreneurs en ont grandement besoin pour baisser la charge administrative !

Qui et comment en bénéficier ? Petit tour d’horizon.

Au sommaire : 
  1. L'assistante administrative indépendante : profil
  2. S'organiser avec un secrétaire administratif indépendant
  3. Secrétariat freelance : une assistance pour chefs d'entreprise avisés
  4. Exemple de spécialisation d'un secrétaire indépendant

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La disparition du timbre rouge pour le courrier prioritaire

10/1/2023

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Le volume du courrier postal géré par La Poste a fortement diminué au profit des messageries électroniques et envois dématérialisés. C’est une des raisons pour lesquelles le timbre rouge a disparu définitivement le 1er janvier 2023. Ce timbre assurait à votre courrier prioritaire d’arriver à votre destinataire en moins de 24 heures.  
La solution de l’envoi électronique de la Poste existe depuis longtemps, très employée par les entreprises. Néanmoins, les usagers se posent des questions sur les expéditions prioritaires de la vie de tous les jours. De plus, cette refonte de l’offre tarifaire de la Poste prête à réfléchir sur l’utilisation du numérique, l’augmentation des prix et la sécurisation des données privées. ​

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7 codes de balises HTML courantes à garder sous la main

3/1/2023

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Balises HTML
Vous devez utiliser des balises HTML courantes pour améliorer votre site ? Pour intégrer des caractères en gras, italique, ou délimiter les paragraphes, ou encore, pour intégrer des listes à puces.

Parfois, même avec du HTML5 ou les sites internet clé en main, les outils basiques de construction ne suffisent pas.
Par exemple, je m'étais rendu compte que mes pages n'intégraient pas de H1 automatique, uniquement des H2. Il a bien fallu que j'apprenne à le faire. 
De plus, les balises HTML courantes sont très utiles pour soi-même, mais exigés par certains de mes clients. Au fil du temps, on commence à s'y habituer. 

Petite liste des balises HTML courantes à conserver si vous gérez vous-même votre blog, par exemple.

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Robotisation du travail : régression ou progrès humain ?

13/12/2022

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Robotisation du travail
La robotisation du travail, on sait qu'elle existe sans évaluer les effets de son impact. Cela a commencé avec les robots des grandes usines automobiles, par exemple, où l’humain n’opère plus que partiellement.
​
​Si je soulève ce sujet aujourd’hui, c’est parce que lorsqu’on évoque la numérisation et l’automatisation, on dévie forcément, à un moment donné, vers la disparition de l’intervention des humains sur de très nombreuses tâches de notre quotidien. 
Intéressante au demeurant, l’évolution de la technologie n’en demeure pas moins exponentielle (« singularité technologique ») et nous « efface », petit à petit.

Les neurones artificiels vont-ils balayer le cerceau humain et continuer de détruire des emplois ?

​La robotisation du travail : des percées dans tous les domaines

Robotisation du travail dans le marketing

Dans cet article, j’ai découvert la robotisation du travail dans le marketing : copier l’écriture humaine.

La création de ce robot qui peut paraître superficiel s’appuie sur un besoin marketing. En effet, il est reconnu que les stimuli commerciaux de l’écriture incitent les humains à lire un document manuscrit plutôt qu’un autre dactylographié.
 
Pour arriver à produire un document « faussement » manuscrit, voici le circuit du process de la start-up créatrice du robot :

  1. Des humains ont écrit un texte à la main, permettant la création de 8 variations d’écriture (bientôt 20).
  2. Les variations d’écriture ont été enregistrées.
  3. Un algorithme a été créé, agrémenté d’une « imperfection » pour ressembler le plus possible à l’écriture manuscrite.
  4. Des textes sont dactylographiés.
  5. Le robot lit ces textes dactylographiés et les retranscrit en version manuscrite.
  6. Un œil humain contrôle ensuite les cartes ainsi « robot-rédigées ». Il est prévu à courte échéance que cette ultime vérification soit réalisée par une IA.
 
Voilà donc des robots qui écrivent de façon manuscrite, en recopiant des textes dactylographiés, avec des imperfections humaines, avec comme objectifs marketing :

  • Se démarquer de la concurrence,
  • Fidéliser des clients B2C pour les entreprises en ligne et offrir un service de qualité,
  • Inviter des clients ou des partenaires à un événementiel.

J'avoue que si la technologie paraît ultra-moderne, il n'en reste pas moins que le circuit pour arriver d'un point A à un point Z ressemble plus à un chemin A vers A, en passant par d'autres lettres de l'alphabet !

Robotisation du travail et monde agricole

La robotique agricole autonome fait son chemin également, secteur qu’on peut estimer plus important que l'écriture pour tout un tas de raisons.
 
Aujourd’hui, c’est le monde des tracteurs avec « conducteur optionnel » qui grandit de façon exponentielle.
 
Ces tracteurs effectuent des tâches préprogrammées et collectent des données sur les cultures, puis les analysent. Cela permet à l’agriculteur d’adapter ses méthodes et ses outils en estimant les rendements, en évaluant le stade de croissance des cultures, etc.
 
Les algorithmes de cette robotisation du travail sont destinés à des objectifs « nobles » :

  • Répondre à la pénurie de main-d’œuvre,
  • Réduire l’empreinte carbone de l’agriculture,
  • Améliorer la sécurité,
  • Rationaliser les opérations et améliorer les rendements

Robotisation du travail et forces de l'ordre

Je crois que c’est une des applications les plus compliquées de la robotisation du travail à mettre en place et dont la réflexion doit être poussée à son maximum.

On connait déjà les robots démineurs, les drones militaires, mais ici, le projet concerne la ville de San Francisco où des robots seraient programmés pour tuer des suspects à la place de la police locale. Bien entendu, les détracteurs craignent la surexploitation d’un tel « outil » qui ne serait pas toujours utilisé pour des raisons clairement établies.

Ce projet est abandonné, ou plutôt, suspendu pour le moment, afin d'y travailler un peu plus. Nous voilà rassurés, ou pas...


​L’ambivalence de la robotisation du travail

J’ai toujours été très intéressée par la technologie en général et par l’intelligence artificielle en particulier. J’ai lu l’intégralité du « Cycle de Fondation » d’Isaac Asimov quand j’étais adolescente. « Le Robot qui rêvait » ou le film
« I, Robot », avec Will Smith, en évoquent parfaitement les fondements.
 
En effet, Isaac Asimov y décrit les « lois de la robotique », formulées avec son confrère John W. Campbell :
  1. Un robot ne peut porter atteinte à un être humain ni restant passif, laisser cet être humain exposé au danger ;
  2. Un robot doit obéir aux ordres donnés par les êtres humains, sauf si de tels ordres entrent en contradiction avec la première loi ;
  3. Un robot doit protéger son existence dans la mesure où cette protection n'entre pas en contradiction avec la première ou la deuxième loi.
 
Mais que se passe-t-il lorsque la pensée d’un robot décide de ce qui est bon pour la société et contrevient aux Trois Lois ? Une loi zéro a été créée au cours de cette épopée de science-fiction : « Un robot ne peut pas faire de mal à l’humanité ni, par son inaction, permettre que l’humanité soit blessée ». Terminator n’a qu’à bien se tenir !

Je vous laisse découvrir tous les problèmes éthiques soulevés par ces lois formulées pour la première fois en 1942 et qui ne cessent d’être redécouvertes ; c’est passionnant et terrifiant à la fois. De nos jours, ces « lois » sont en effet le principe du transhumanisme.

​Pour éviter les éventuels débordements futurs de la robotique, un député français a même déposé une proposition de loi en 2020, promulguant une charte de l’intelligence artificielle et de l’éthique. L’article 2 de cette charte correspond aux trois lois de la robotique ci-dessus.  

Le développement de l'IA est un business, et les business ne s'intéressent notoirement pas à des garanties fondamentales — en particulier philosophique, mais également sécuritaire et sanitaire. (Quelques exemples rapides : l'industrie du tabac, l'industrie automobile, l'industrie nucléaire. Pas une seule d'entre elles n'a dit dès le départ que les garanties fondamentales sont nécessaires, chacune d’elles a résisté aux garanties imposées de l'extérieur, les gouvernements, et aucune n'a accepté la loi absolue qui est de ne jamais causer de dommages aux humains)."

Robert Sawyer - Auteur de science-fiction



robotique
 Terminator, soldat humanoïde, drone, boutiques intelligentes sans vendeurs (Hammel Go Store), pizzas à emporter fabriquées par une machine… Je ne veux pas vraiment finir comme Sarah Connor, à craindre l’horreur de la cybernétique, mais j’ai tendance à mettre en avant l’intelligence humaine.

D’ailleurs, je ne pratique pas la robotisation du travail pour écrire mes textes, comme cela peut être le cas en rédaction web. Je veux faire fonctionner mes méninges le plus longtemps possible.
 
Je suis bien derrière mon écran. J’utilise mes yeux pour lire, mon cerveau pour comprendre, mes doigts pour dactylographier, mon esprit pour vous assurer une expérience client inoubliable et de qualité. Et quelque part, je trouve que cela a un effet rassurant !  
 
Même si on travaille souvent soi-même comme des robots : on fait les mêmes gestes, des actions toujours au même moment, on « automatise » pour aller plus vite. Alors quoi de plus naturel que de se servir des technologies pour y parvenir, même à un tout petit niveau ?
 
Mais ce qui apparait comme une révolution technologique peut sembler parfois disproportionné. Inquiétant même, si mis entre de mauvaises mains. De plus, la réflexion éthique posée sur le remplacement des humains par les robots doit se poursuivre sur tous les plans : protection des données, responsabilité, confiance et sécurité, relations sociales, autonomie. Le sujet est évoqué ici et ici.

Que restera-t-il de l’humain dans tout cela ?
Que restera-t-il de nous ?
Et vous ? Souhaitez-vous garder le contact pour travailler en tête-à-tête ?
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56 liens pour tester des outils numériques professionnels

7/12/2022

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Les outils numériques professionnels et performants, adaptés à votre entreprise, existent quelque part sur le web. Perdre du temps à les tester vous rebute. C'est compréhensible.

Il faut de la persévérance pour trouver la bonne appli. 

​Alors voici un article où vous trouverez un large choix d'outils numériques professionnels à tester pour votre entreprise, accompagné de sa check-list pour les avoir toujours sous la main.

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La vente directe en prestation de services

28/11/2022

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La vente directe en prestation de services, vous vous demandez ce que cela veut dire ?
C’est simple : pour pallier le manque d’effectif ou absorber un surcroît de travail, vous avez besoin de personnel administratif.
Secrétaire, assistante, office manager, etc., vous pensez à des solutions agiles pour vous aider ; des intermédiaires qui s’occuperont « de tout » à votre place.
Qui dit "rapide", ne dit pas pour autant "bon marché" pour vous, ni rentable pour les prestataires ou salariés concernés. Comparez par vous-même grâce à cet article.


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Réduire les coûts pour votre séminaire, nos astuces

7/11/2022

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Le but lorsque vous travaillez dans une entreprise, peu importe sa taille, est une bonne entente et une bonne cohésion d’équipe.

Vous avez pour mission d’organiser un séminaire pour votre entreprise mais vous avez un budget limité ?

Pas de panique ! Grâce à cet article, nous vous dévoilons 6 astuces afin de réduire les coûts pour votre séminaire.

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EBITDA ou l’indicateur de rentabilité par excellence

11/10/2022

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EBITDA
Énième réunion en assemblée générale de votre entreprise et vous n’avez toujours pas compris de quoi parlait le directeur financier ?

Il prononce quelque chose, toujours, mais ce mot, EBITDA, qu'est-ce que c'est exactement ?

Petit décryptage pour les non initiés !

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Comment facturer les centièmes d’heures en prestations de services ?

4/10/2022

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Vous êtes prestataire de services et vous devez réaliser vos factures de temps de travail.

Mais savez-vous calculer à la minute prêt votre intervention ? Savez-vous convertir des minutes en centièmes d’heures ? Et savez-vous pourquoi il faut réaliser ces calculs ?
​
Voici un petit tour du problème, en chiffres.

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PDF ou DOC : quel format est le meilleur pour vos documents ?

28/9/2022

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Format PDF ou DOC
Les formats PDF et Microsoft Word DOC sont deux formats de documents universellement acceptés.

Chacun présente des points forts et des points faibles. Alors, lequel est le meilleur pour vos documents ? La réponse est : cela dépend !

Nous allons examiner chacun de ces deux formats populaires et déterminer quand il convient de les utiliser.

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Comment sont calculés les tarifs secrétaire freelance 95 ?

26/9/2022

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Les tarifs des secrétaires freelances ne sont plus un secret ! En effet, de plus en plus de freelances dévoilent leurs prix aux futurs clients afin de mieux connaître le coût de leurs services.
 
Néanmoins, pourquoi une telle disparité dans les prix horaires ? Combien faut-il payer une secrétaire freelance du 95 pour obtenir une prestation de qualité ?
 
La réponse dans cet article !

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Prix du secrétariat indépendant en 2022

21/9/2022

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Vous êtes entrepreneur, dirigeant, RH, et vous en avez assez de passer en moyenne 9 h par semaine à la gestion administrative. Vous avez donc trouvé une solution : la délégation externalisée. En résumé, vous tentez de renouveler vos pistes d’organisation dans la gestion administrative et vous avez choisi le secrétariat indépendant.
 
Vous vous posez désormais une question cruciale : comment est fixé le prix d’une secrétaire indépendante ? Je vous en dis plus dans cet article.
Remarque : dans ce texte, j’utiliserai le féminin pour faciliter la lecture et parce que la profession est majoritairement féminine. Cela ne remet pas en question les compétences de nos collègues masculins, bien au contraire !

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Déclencheurs émotionnels dans le business

7/9/2022

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Déclencheurs émotionnels

Les déclencheurs émotionnels sont des événements qui créent des réactions inconscientes, mais automatiques.
Chacun de nous est plus ou moins sensible à certaines émotions : peur, colère, les pleurs d’une autre personne, etc.
​Ce ne sont pas des déclencheurs mais bien des émotions associées à des souvenirs perturbants qui vous gênent encore aujourd’hui. Comment les identifier pour mieux les utiliser ou mieux se défendre ?

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Le numérique : une explosion de fausses idées

24/8/2022

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Le numérique
​Le numérique est une « vraie/fausse bonne idée ». Bien utilisé, il reste d’un grand secours :
  • il diminue le temps passé à certaines tâches,
  • autorise des actions d’un clic qui prenaient 1 heure il y a 10 ans,
  • permet de communiquer à d’autres personnes à l’autre bout du monde.
A l’inverse, cela peut être une raison de devenir fou. Ou plus simplement, partir en burn-out.

Si vous êtes un fervent utilisateur du digital et que votre souris ou votre clavier sont vos meilleurs amis, méfiez-vous. Ils peuvent se révéler parfois sournois. Explications.

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Rédacteur web SEO freelance pour la visibilité d’entreprise

3/8/2022

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Rédacteur web SEO freelance et visibilité d’entreprise sont depuis longtemps déjà indissociables. Les petites structures cherchent encore le moyen d’avoir un bon référencement naturel pour leur site internet (SEO).

Pourtant, l’optimisation digitale pour remonter dans les résultats de recherche n’est pas facile. D’autres se demandent encore « à quoi ça sert ? ».
Faisons ensemble le tour de la question.

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La loi de Douglas : améliorer la productivité par le rangement

27/7/2022

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Dossiers sur bureau - Loi de Douglas
Améliorer la productivité par le rangement, c'est optimiser l'organisation de l'espace de travail. Mais est-ce que tout ranger, classer, ordonner, permet de mieux travailler ? La loi de Douglas indique-t-elle vraiment que le désordre est incompatible avec un travail productif et de qualité ?

​Si le principe du "une place pour toute chose et chaque chose à sa place" peut aider à optimiser son environnement de travail, la loi de Douglas est infiniment plus complexe. Explications.

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L'accompagnement du chef d'entreprise : comment vous épargner un burn-out

11/7/2022

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Le chef d’entreprise est un leader. Il doit inspirer confiance et être enthousiaste pour motiver son équipe. Il doit aussi être capable de prendre des décisions difficiles et gérer les crises. Pourtant, le chef d’entreprise est souvent seul au sommet. Il n’a pas toujours les réponses à toutes les questions et peut parfois se sentir dépassé. C’est là qu’un accompagnement peut être précieux.

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Qui sont les clients des secrétaires à distance ?

4/7/2022

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Clients
Les clients des secrétaires à distance sont ceux qui ont besoin d’un professionnel pour effectuer les travaux de secrétariat, tels que la rédaction de documents, la tenue de l’agenda ou la gestion des e-mails.

Ces services s'adaptent parfaitement aux entreprises qui cherchent à réduire leurs coûts et simplifier leur fonctionnement en externalisant des tâches chronophages.

Les secrétaires à distance peuvent travailler pour plusieurs clients à la fois et demeurent accessibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Non, je plaisante… Petit tour d’horizon sur l’externalisation du secrétariat.


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L'assistance administrative indépendante

28/6/2022

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Assistante administrative indépendante

L’assistance administrative indépendante est un concept pratique et atypique qui a pour but de vous permettre de déléguer votre administration à des spécialistes. Cette activité est accessible à tout type de sociétés, dans un monde professionnel en pleine mutation.

Les chefs d’entreprise doivent trouver des systèmes d’organisation qui allient le respect du travail et temps de vie personnelle.

Une assistante administrative indépendante peut vous y aider. Voici comment.

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Quels tarifs pour une secrétaire à domicile ?

15/6/2022

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Tarifs secrétariat à domicile

Si vous envisagez de faire appel à une entreprise de secrétariat à domicile, il est important de connaître le tarif horaire moyen pour ce type de services.
​
Les tarifs varient en fonction de la région, du type de service, de l’expérience de la personne, de la complexité des tâches.

Voici ce que vous devez savoir sur les prix des services de secrétaire à domicile.

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Mots de passe : les habitudes risquées à bannir !

9/5/2022

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Mot de passe
Mot de passe « fort et sécurisé » : ce que demandent tous les sites internet lorsque vous créez un mot de passe en ligne, afin d’éviter le piratage.
​
En réalité, de nombreuses personnes ont des habitudes qui rendent leurs mots de passe facile à deviner.

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Dirigeants : questions essentielles pour une société performante

27/4/2022

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Aujourd’hui, de nombreux dirigeants d’entreprises se posent des questions sur la manière dont ils gèrent leur société.

Des questions souvent difficiles qui concernent la direction que prend l’entreprise, les relations avec les employés, les clients et les fournisseurs, la fiscalité, ainsi que la gestion des finances.

Dans cet article, nous allons vous révéler les questions les plus fréquemment posées, mais aussi les qualités d’entrepreneur nécessaires pour pouvoir y répondre.

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Gestion du S.A.V. pour petites entreprises

19/4/2022

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Gestion SAV
La gestion des SAV est cruciale pour toute entreprise qui souhaite prospérer.

Le service après-vente (SAV) est une activité importante de toute entreprise, mais elle peut souvent être négligée. Cela peut se traduire par des clients mécontents et une perte de revenus.
​



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Quelle rémunération pour un indépendant ?

29/3/2022

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Rémunération indépendantsPhoto
L’indépendance financière est le rêve de beaucoup de travailleurs. C’est pourquoi beaucoup décident de se lancer dans l’entrepreneuriat.
​
Cependant, il est difficile de savoir combien peuvent gagner les travailleurs indépendants. Les revenus peuvent varier énormément en fonction du domaine d’activité et du statut juridique.

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    rECEVOIR DES INFOS
    Laurence BERRY

    Auteur

    Je suis Laurence Berry-Brisson.
    Assistante de gestion administrative, rédactrice web, je partage mon savoir-faire toutes les semaines sur ce blog. N'hésitez pas à me laisser vos commentaires pour améliorer mes contenus et répondre à vos souhaits.

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