Toutes les informations pour les chefs d'entreprises soucieux de mieux travailler, mieux déléguer, en toute ZÉNITUDE.
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Vous avez des tonnes de boulot, l'administratif vous prend un temps de fou, votre visibilité sur internet est au point mort depuis des mois. Vous voulez déléguer certaines tâches sur des prestataires spécialisés. Rédacteur web ou secrétaire ?
Vous avez tapé "rédacteur web freelance" pour votre recherche et votre requête renvoie des millions de réponses. Idem pour les assistantes administratives indépendantes. Et si vous pouviez avoir les deux compétences pour le prix d’une ? Si cette personne faisait votre secrétariat ET la rédaction de vos textes ? C’est là que vous pouvez vous démarquer. Une assistante administrative spécialisée pourrait prendre en charge votre image numérique écrite ET votre gestion administrative. Comment ? C'est très simple. Au sommaire :
Assistante administrative numérique : c’est quoi ?
Vous avez besoin de gérer la paperasse, cette satanée pile de factures non payées qui s’entasse, votre agenda, qui ne ressemble plus à rien. Bref, vous avez besoin d’air pour la gestion de votre entreprise.
Oui, mais voilà : pas de budget pour embaucher. Un de vos amis entrepreneurs vous a glissé à l’oreille, pendant votre dernière discussion, qu’il travaillait avec une prestataire indépendante pour son secrétariat, quelques heures par mois. Il est ravi de cette nouvelle organisation qui lui permet un partage de tâches efficace et cohérent. Habituée au télétravail, elle organise notamment tout le travail collaboratif de son équipe et le suivi de ses réseaux sociaux. Il est vrai que depuis longtemps les secrétaires et/ou assistantes de direction ont vu évoluer leur poste initial vers l’assistance digitale. Par exemple, l’activité de gestion d’agenda pour une personne, base de nos compétences d’assistante, s’est transformée au profit de la gestion d’équipes nomades et des groupes de travail qui se sont développés en tous sens. Ainsi, la prise en main d’outils de travail collaboratif comme Trello, Asana, Slack, etc… n’a donc plus vraiment de secrets pour une telle professionnelle. C’est souvent elle qui est chargée de créer les comptes utilisateurs et s’assure de leur bon fonctionnement, par exemple. De plus, le « rédactionnel » est une dimension majeure de la formation de base d’une assistante chevronnée. Elle sait non seulement traquer les fautes d’orthographe, de syntaxe, de grammaire, de style, mais aussi mettre en forme un texte en fonction de sa destination, en proposant un contenu professionnel. Rédacteur web : c'est quoi ?
"Le métier de rédacteur web consiste à produire des contenus rédactionnels adaptés au web. Les règles d'écriture diffèrent de celles de la presse écrite : l'écriture doit être concise, rapidement compréhensible et le style dynamique."
C’est la définition de Wikipédia. En pratique, c’est beaucoup plus compliqué que ça. Les rédacteurs web sont là pour rédiger des contenus optimisés pour le référencement naturel. Le rédacteur web doit obéir à un des maîtres du web : Google. Pourquoi ? Pour remonter le plus haut possible dans les résultats du moteur de recherche en question. C’est un jeu du chat et de la souris qui commence : que va chercher l’internaute ? Quelle question sera posée pour que y répondre par un article de blog ou un post ? Quels mots-clés pertinents utiliser ? Ensuite ? Il faut adapter son texte à sa « cible » potentielle, s’arranger pour que le texte soit lu comme l’attend le cerveau humain, c’est-à-dire la lecture en « Z », donc, inclure les visuels qui vont bien, là où ils doivent être, etc., etc… Vous n’avez pas envie de faire ça vous-même, n’est-ce pas ? Pourtant, vous vous sentez l’âme d’un écrivain. Oui, mais non… Vous n’écrivez pas pour le lectorat de l’Académie Française. Vous voulez vous faire reconnaître par la qualité de vos textes philosophiques ? Pour le commerce, ce n’est pas tout à fait recommandé. Peut-être sur un site littéraire, et encore… Vous pensez écrire en mode sympa, cool, et tous vos clients sont vos "copains" ? Toujours pas bon. Être « bon rédacteur » ne suffit pas. Un mode d’écriture expert pour attirer vos clients sur le net demande certaines connaissances, un nombre de mots précis et des secrets bien gardés par les professionnels. Compliqué, très compliqué… La concurrence est rude et si vous n’y connaissez rien, autant jeter une bouteille à la mer. La rédaction web est un chemin ardu : les techniques de rédaction pour une publication sont rigoureuses et ne s’improvisent pas. Cela demande a minima une certification en content marketing, voire en copywriting, technique qui permet de produire un contenu éditorial certes, mais un contenu de qualité. La qualité de votre communication marketing augmentera votre réputation numérique et votre référencement dans les moteurs de recherche. Gestion administrative et rédaction web : cumul de compétences gagnant
La première chose qu’on demande à un futur rédacteur web, c’est d’être « à l’aise » avec les outils bureautiques et internet. Or, une assistante administrative ou de direction n’est pas "à l’aise" : elle maîtrise Word, PowerPoint, parfois Excel, et la messagerie, pour ce citer que ceux-là.
De plus, elle se doit de connaître la réglementation liée aux usages d’internet, comme les RGPD, par exemple. Enfin, nous l’avons vu plus haut, une assistante administrative indépendante possède déjà deux atouts majeurs :
Ecrire pour internet devient alors une évidence. Vous ajoutez à cela sa passion pour le webmarketing et la stratégie éditoriale, et vous obtenez une assistante administrative freelance, avec une formation rédactionnelle pour l’optimisation SEO. En plus, le travail à distance n’a plus de secret pour elle depuis des années… Alors pourquoi ne pas recruter ce prestataire unique pour votre propre entreprise ? Souvent à l’initiative des textes pour des articles de journaux, des discours, des courriers officiels, etc, on lui a confié peu à peu le blogging des petites entreprises, par exemple. Pour résumer
Bien entendu, la production de contenus dépend de nombreux facteurs : la taille de votre entreprise, votre souhait de développement numérique, la rédaction d’une charte éditoriale très haut de gamme. Peut-être envisagez-vous de travailler à grande échelle avec des rédacteurs professionnels de grandes entreprises ?
Si vous souhaitez un minimum de qualité, avec un budget plus réduit qu’une multinationale, le choix d’un prestataire indépendant est un bon compromis. Travailler avec une Assistante administrative indépendante/Rédactrice web :
Vous pourrez lui confier :
Puis, comme vous ne souhaitez pas négliger votre réputation numérique, vous pourrez lui déléguer :
Et si vous commenciez par lui confier la newsletter mensuelle qui vous fait si cruellement défaut (je le sais, je ne la reçois pas…) ? Plus besoin de chercher midi à 14 h : un prestataire pour deux prestations.
Avez-vous d’autres questions ? Des commentaires ? N'hésitez pas à les partager en laissant vos remarques ci-dessous.
Je vous propose mon accompagnement pour vous aider à développer votre entreprise sans vous ruiner. Je vous décharge des tâches chronophages administratives et rédactionnelles qui pèsent sur votre développement. Rédactrice freelance, je peux vous accompagner à améliorer votre image numérique par la rédaction SEO. Partagez cet article et likez-le sans hésiter !
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Une société peut se démarquer de la concurrence par une organisation structurée, et ce, dès le départ. Passer de la création à la réussite de votre société ne dépendra pas que de votre envie profonde de réussir. Elle se nourrit de votre volonté de construire des fondations solides.
Pourquoi veiller à l'organisation de l’entreprise dès le départ ?
Organisation de l'entreprise : pourquoi ?
Je ne vais pas rentrer dans une grande étude des théories de l’organisation, ni faire un exposé sur le taylorisme ou autre courant de pensée. Ce n’est pas le sujet.
L’organisation c’est avant tout la base de toute action collective, permettant de mettre en place tout un système social afin d’atteindre un ou plusieurs objectifs. Le tout est de coordonner tous les individus avec les tâches qu’ils auront à mener, pour :
La responsabilité d’une entreprise est alors de créer les méthodes et process internes qui permettront d’atteindre le résultat souhaité. La responsabilité du dirigeant est de veiller au fonctionnement de tous ces process de façon à faire les bons choix stratégiques et opérationnels. Dès le départ de création d’une entreprise, et même en tant que porteur de projet, il est indispensable de se préparer à toute éventualité. Construire les fondations et améliorer sa propre activité sans se perdre dans des réseaux de tâches exponentiels, vous permettra d’atteindre votre objectif avec la réussite qu’il mérite. 
Organisation de l'entreprise : une responsabilité de créateur
Pour organiser son entreprise, il est nécessaire de pouvoir trouver des solutions à un problème avec rapidité. Si vous n’avez pas les outils nécessaires pour avancer, votre efficacité s’en verra affectée.
Mettre en œuvre les processus de votre structure peut se faire simplement. Outils de gestion de tâches Il existe des outils de gestion élaborés, souvent payants. Le choix que vous ferez vous appartient puisque le financement des logiciels fait partie intégrante de votre management économique. Toutefois, au démarrage, vous pouvez commencer par un outil simple, utile, rapide. Des outils de gestion de tâches comme Asana ou Trello aident efficacement à la gestion des idées, des actions, et à leur répartition dans le temps ou entre individus. Dans les entreprises où le personnel est salarié, les managers d’une équipe s’organisent pour un partage de ces applications, permettant le travail à distance. Si vous êtes micro-entrepreneur et seul à bord, ils sont parfaits dans leurs versions gratuites pour administrer votre société. On s’organise en fonction de son statut économique et juridique, bien évidemment. Outils de gestion des chiffres : tableaux de bord et indicateurs De la même façon, lorsque votre banque vous demande des comptes, combien de nouveaux clients, ou prospects par mois, par exemple, il est utile de remplir un tableau de bord ultrasimple, avec les colonnes qui vont bien, les mois, les années, etc. Il ne reste plus qu’à saisir REGULIEREMENT. Ces tableaux de bord sont généralement saisis sur un tableur, type Excel. Pour suivre la croissance d’une entreprise et vérifier que vous suivez toujours la bonne direction, les indicateurs (ou KPI) vous permettront de manager sans stress. Ces tableaux pointent avec rapidité et visuellement où se situe tel ou tel problème. Outils d’organisation Vous aurez besoin, au moins, de créer ces outils dès la création (postulat d’un statut en Entreprise Individuel, indépendant, micro-entreprise) :
Puis, une fois lancé, et pour assurer la pérennité de votre « œuvre » :
Cela vous semble peut-être rébarbatif au premier abord, mais le suivi de ces documents relève de votre responsabilité de fondateur.
La comptabilité n’est pas très glamour, je vous l’accorde, mais si vous êtes micro-entrepreneur, c’est vous qui devrez assurer ce service pour éviter de payer un expert-comptable. Il existe cependant une alternative assez peu utilisée, alors qu’elle diminue très nettement votre niveau d’anxiété. Elle est parfaite si votre niveau d’informatique, par exemple, ne vous permet pas de mettre en application les points précédents. Voyons cela immédiatement. Un outil percutant : la délégation
En tant que dirigeant ou chef d’entreprise, vous vous retrouverez, ou êtes déjà en face de responsabilités qui vous occupent à 200 %.
Vous n’avez plus le temps pour les tâches dites subalternes, mais qui sont pourtant le socle, voire la colonne vertébrale de votre entreprise : la gestion administrative d’entreprise, la rédaction, la communication, tout ce qui vous prend un temps fou, mais qui reste indispensable, voilà ce que vous pouvez déléguer.
Si vous n’avez pas d’équipe, dans les domaines tels que je viens de les citer, la solution est en effet l’externalisation : freelances, travailleurs indépendants, Secrétariat Excellence. Ne vous engluez pas dans des tâches qui ne relèvent pas de vos compétences et lâchez du lest. Votre marque doit savoir se défendre de la concurrence. Déléguer ou externaliser est un travail sur soi à réaliser, je le concède, certains n’y parvenant pas immédiatement. Et si vous ne réalisiez que le travail dont vous avez besoin pour votre métier ou le projet que vous pilotez ? Sous-traitez tout le reste à un associé, un partenaire, un autre service, etc. Dès que vous aurez franchi le pas de la délégation, vous reprendrez le pouvoir sur votre structure et votre mode de management. Si votre système d’organisation est bien défini et que vous en suivez le plan pas à pas, votre productivité va se décupler très rapidement. Si votre activité ralentit du fait d’une mauvaise organisation, n’hésitez plus et travaillez avec un prestataire externalisé pour vous aider.
Avez-vous bien cerné les enjeux de l'organisation d'entreprise ?
Les résultats des choix que vous ferez en termes d'organisation seront très vite répercutés sur votre travail. Ces résultats sont :
Et à la création ? Selon votre statut juridique, les méthodes de mise en place de l'organisation générale d'entreprise et de son suivi seront plus ou moins complexes. L'idéal est de créer une cartographie de process et de mettre les outils de gestion évoqués plus haut, le plus tôt possible.
Avez-vous d’autres questions ? Des commentaires ? N'hésitez pas à les partager en laissant vos remarques ci-dessous.
Pour aller plus loin, à lire absolument : L'Essentiel du Secrétariat Indépendant, guide à l'usage des entrepreneurs. Je vous propose mon accompagnement pour vous aider à développer votre entreprise sans vous ruiner. Je vous décharge des tâches chronophages administratives et rédactionnelles qui pèsent sur votre développement. Je peux vous accompagner à améliorer l'organisation de votre entreprise. Partagez cet article et likez-le sans hésiter !  Pour gagner en visibilité, toutes les petites entreprises restent assez classiques : Google My Business, site internet (souvent à l’abandon), rédaction d’articles ou de posts sur les réseaux sociaux, Instagram ou page Facebook, etc… Mais connaissez-vous Pinterest ? Pourquoi devriez-vous être présent sur Pinterest ? La réponse est simple : Pinterest est un moteur de recherche, comme d’autres moteurs de recherche, mais celui-ci attire 416 millions d’utilisateurs actifs par mois dans le monde. Et son utilisation continue de grimper. C’est un média qui propose des contenus de qualité. Pourquoi ne pas en faire profiter votre entreprise ? Pinterest : une audience décuplée pour votre entreprisePour gagner en visibilité sur internet, il existe des méthodes plus ou moins compliquées qui font partie de la stratégie marketing. Vous faites du « content marketing » en publiant vos photos et vos visuels, en les publiant sur Instagram ou en rédigeant vos articles de blog. Pour générer du trafic vers votre site internet, Pinterest va vous servir, avec une extrême simplicité, à attirer une audience exponentielle. Il propose du contenu de qualité et pertinent. C’est ainsi que j’attire la majorité de mes lecteurs sur mon blog. Mon compte Pinterest cumule à ce jour près de 10000 visiteurs par mois et 124 abonnés. Je ne peux pas en dire autant de mon compte Facebook. En tant que professionnel qui cherche à augmenter la visibilité de son entreprise, ce moteur de recherche vous aidera :
C’est simple : sur Pinterest vous trouverez des utilisateurs qui cherchent des idées, des annonceurs (vous) qui les aident à aller au-delà d’une simple réflexion, c’est-à-dire jusqu’à l’acte d’achat : répondre à leurs envies. Attirer de nouveaux clients et les fidéliser, n’est-ce pas la base même du commerce ? De même, vous pourrez y trouver très facilement vos propres concurrents, en tout cas, ceux qui développent leur ligne éditoriale via Pinterest.  Qui sont les utilisateurs de Pinterest et que recherchent-ils ?L’audience traditionnelle de Pinterest se compose de cibles multiples aux profils très variés. Les femmes représentent en France 60 % des utilisateurs. Les générations Y et Z sont très présentes également mais la grande nouveauté 2020, probablement due au confinement, c’est l’envol de la fréquentation masculine : + 48 % par rapport à 2019. D’après une étude très récente de Pinterest Business parue dans leur newsletter de Septembre, les utilisateurs de Pinterest sont 1.4 fois plus susceptibles de passer à l’action que les utilisateurs d’autres médias sociaux. ¼ des ménages présents sur ce moteur de recherche ont des revenus supérieurs à 90000 €. Ce sont les décideurs du ménage au pouvoir d’achat supérieur des internautes des autres plateformes. En venant voir des produits particuliers sur Pinterest, ses utilisateurs recherchent l’inspiration, se tournent vers des contenus utiles immédiatement. Toujours d’après l’étude Pinterest, les recherches les plus marquantes de ces derniers mois se sont focalisées, entre autres, sur l’optimisation de la maison :
C’est vrai que Pinterest est une bible en décoration d’intérieur ! Comment fonctionne PinterestPour gagner en visibilité sur Pinterest, et augmenter votre notoriété, ce n’est pas vraiment compliqué. Il faut créer :
Vous pouvez utiliser plusieurs designs différents pour un même contenu, idéal pour attirer l’œil. Ce qui est un élément clé majeur de Pinterest, c’est que vos publications ne se diluent pas dans un fil d’actualité. Votre contenu est accessible, tout le temps, aux endroits que vous aurez décidé, et sur une longue durée de vie. Ici, vous pourrez avoir des interactions avec des publications postées plusieurs mois en arrière, les visiteurs pouvant les enregistrer sur leur propre compte, ou surtout, les partager. En effet, plus les internautes interagissent avec vos épingles, plus votre contenu sera visible. Pinterest fonctionne aussi avec des publicités (peu onéreuses de mon point de vue) et un suivi analytique de vos publications. De son côté, l’utilisateur lambda se contente de chercher des mots-clés pertinents dans la barre de recherche. Il est donc impératif de votre côté de ne pas oublier l’exercice du référencement naturel et de bien positionner vos mots-clés Quels avantages à utiliser Pinterest pour augmenter son audience, donc ses prospects ?L’inscription à un compte professionnel est gratuit. Vous trouverez forcément l’univers qui est le vôtre parmi les milliers d’inspirations disponibles, et vous pourrez ainsi vous différencier en créant des visuels de marque. Très simple d’utilisation, on peut se lancer pour débuter assez facilement, puis se faire aider si besoin. Pinterest fonctionne particulièrement bien sur des moments clés des fêtes calendaires comme Noël, la Saint-Valentin ou la Fête des Mères, par exemple. Un contenu peut-être publié plusieurs fois. Vous pourrez vous appuyer sur la solidité d’un tel moteur de recherche : 5 milliards de tableaux, 240 milliards d’épingles, et une publication, la vôtre. C’est un fabuleux outil d’aide à la décision pour de potentiels clients et visuellement très agréable pour tous. Proposez vos produits, photographiez vos réalisations, postez-les sous forme de fiches (épingles) où toutes les informations seront centralisées, et programmez des campagnes de pub ! Augmenter votre présence sur ce réseau social peut aider à faire connaître votre entreprise. Gagner en visibilité sur Pinterest, un jeu d’enfant que j’apprécie (vous l’aurez remarqué) beaucoup. Je me demande pourquoi de nombreuses TPE/PME ne l’utilisent pas encore. Convaincu mais difficile pour vous de générer du contenu ? Avez-vous d’autres questions ? Des commentaires ? N'hésitez pas à les partager avec tous en laissant vos remarques ci-dessous. Pour aller plus loin, à lire absolument : L'Essentiel du Secrétariat Indépendant, guide à l'usage des entrepreneurs.
Je vous propose mon accompagnement pour vous aider à développer votre entreprise sans vous ruiner. Je vous décharge des tâches chronophages administratives et rédactionnelles qui pèsent sur votre développement. Je peux vous aider à créer votre page Pinterest. Partagez cet article et likez-le sans hésiter !
"Valeur", mot utilisé dans un nombre incroyable de domaines : les arts, la linguistique, la philosophie, l'écologie, les sciences économiques, les sciences sociales, les sciences exactes.
Le partage de valeurs communes et fondamentales est indispensable pour véhiculer mission et vision d'une société. Le management fait en sorte que chaque collaborateur suive un "code de conduite". La culture des affaires ne suffit pas. Un socle de valeurs fortes donne une vision de l'entreprise la plus proche de celle de son responsable ou directeur, voire, de ses managers. Voici 4 exemples de valeurs professionnelles. 
Les 4 valeurs professionnelles par excellence
Corporate culture : état d'esprit ou fondamentaux ?
Les valeurs professionnelles rejoignent assez souvent l'état d'esprit personnel de son dirigeant principal. C'est lui qui en sera à l'origine et c'est lui qui devra en faire appliquer les principes.
La culture d'entreprise est un magnifique sacerdoce quand on veut bien lui adjoindre une personnalité professionnelle certes, mais morale également. Si chacun se sent concerné par une ligne de conduite clairement évoquée, la cohésion sera naturelle. Travail acharné, respect, volonté.
Respect : une valeur profonde
Le respect est la considération que l'on porte à autrui, ce qui paraît sinon important, du moins, fondamental.
C'est pour moi une des notions à laquelle il faut attacher de l'importance au quotidien, partout, tout le temps, respect de soi, des autres, de l'environnement, etc. Une société qui inclue ceci dans ses fondamentaux travaille sur la loyauté de ses équipes, et c'est le fondement même de nos relations interpersonnelles. Sans respect, aucune autre interaction saine n'est possible. Pourtant, dans notre culture d'entreprise française ultra hiérarchisée, on peut se poser des questions sur la possibilité d'un respect mutuel, sans contrainte, et non soumis à l'obligation d'admiration d'un supérieur. Exigence, responsabilité, audace.
Responsabilité : courage ou bon sens ?
La responsabilité, c'est savoir être garant de ce que l'on vend, ce que l'on propose, pour les salariés comme pour les clients. C'est pourquoi la satisfaction est régulièrement évaluée, par exemple.
C'est également être capable de prendre des décisions individuelles et ainsi, répondre de ses actions. Inscrite dans le code civil en 1804, puis portée par le Conseil d'Etat, la responsabilité de l'homme n'est pas seulement d'être capable de réparer le mal causé à autrui. Il s'agit également d'en assumer les conséquences, notamment pour l'image de marque de la société, par exemple. Encore une valeur qui semble couler de source pour tout un chacun mais qui prend une mesure sociétale toute particulière, car encadrée juridiquement. L'éthique et la bienveillance doivent être des partenaires de confiance, et cela, c'est une vraie responsabilité sociale.
Les valeurs d'un dirigeant, ADN de l'entreprise
Les valeurs professionnelles d'une entreprise sont intrinsèquement liées aux valeurs personnelles de son dirigeant. C'est son ADN.
Une petite structure qui n'a ni le temps, ni les moyens, ni l'intérêt de créer une multitude de procédures ou de créer des fiches de poste avec objectifs à atteindre, peut simplement écrire ses valeurs et ses missions sur une charte, et les afficher. Comment les définir ? Commencez par :
Sans valeurs, nul honneur
Une ligne de conduite partagée par tous les acteurs entrepreneuriaux donne du sens à son travail. C'est un fil rouge conducteur.
Le partage de valeurs communes renforce l'esprit d'équipe. Le regard est porté sur une attention finale : la réussite d'un groupe avec le sentiment d’œuvrer pour autre chose que le salaire en fin de mois. Le sentiment d'appartenance est un fort levier de motivation. Pour faire vivre les valeurs qui caractérisent sa société, son dirigeant se doit d'être sincère et honnête avec les principes qu'il aura imposés lui-même. En adoptant des valeurs d'excellence avec humilité, je me sens fidèle à moi-même, et c'est en voulant les atteindre que j'inspire confiance à mes clients. Et puis, par les temps qui courent, notre vie doit reposer sur une valeur essentielle qui tend à disparaître : la fraternité. Le travail d'équipe ne doit pas juste se jouer au bureau. Notre mission, et nous devons l'accepter, c'est de garantir le respect dans une société responsable. Alors ? Et vous ? Quelles sont vos valeurs personnelles et professionnelles ? Quelles sont les valeurs qui vous portent au travail ? J'ai hâte de les découvrir en commentaires ! 
Qu’est-ce qui pourrait pousser quelqu’un comme vous à travailler avec une secrétaire indépendante ?
Et pourquoi travailler à distance alors que vous pouvez avoir quelqu’un « sous la main » ? Les entrepreneurs, a fortiori les petites entreprises, TPE ou PME, voire les indépendants et commerçants, n’ont pas toujours un volume de travail suffisant pour embaucher. Les entrepreneurs, a fortiori les petites entreprises, TPE ou PME, voire les indépendants et commerçants, n’ont pas toujours un volume de travail suffisant pour embaucher. Vous savez combien les tâches administratives (entres autres) peuvent être chronophages et source d’enlisement pour le développement de votre société. En recourant à un prestataire de service indépendant, spécialisé dans la gestion administrative, vous avez également la possibilité de soulager pour un temps une surcharge de travail. Le travail à distance avec une secrétaire administrative indépendante est une source d’avantages multiples pour les entrepreneurs :
Voici comment. 
Travailler à distance avec un indépendant : comment gagner de l’argent ?
Je sais qu’avant de savoir comment, vous vous dites déjà « pourquoi ? ».
Pourquoi se priver d’un salarié que vous allez former pendant 1 mois puis attendre la fin de sa période d’essai ? Pourquoi se priver du coût de son recrutement ? Pourquoi payer licences, PC, bureau, investir dans la formation, etc… ? J’ironise, mais oui, le travail avec un prestataire indépendant en gestion administrative, c’est un bénéfice financier certain ! Oui, gagner de l’argent avec une secrétaire indépendante c’est possible. Quelques chiffres à l’appui pour vous le prouver.
Embaucher un salarié en CDI
Gagner du temps, c’est gagner de l’argent, tout le monde est d’accord pour le dire.
Imaginez que vous deviez recruter un salarié 70h par mois, pour qu’il s’occupe des rendez-vous clients, de la facturation et des relances.
La rémunération brute de votre salarié est maintenant calculée. Additionnons maintenant vos cotisations patronales.
En fonction des taux en vigueur au moment de la rédaction de cet article, la part patronale due pour ce salarié (hors surplus versés selon le type de convention collective) sera de : 531.45 € Partons du principe que vous faites bénéficier vos salariés de titres restaurant d’une valeur de 10 € (vous en payez 50 %), vous devrez payer pour ce salarié 1400 € de salaire brut + 531.45 € de cotisations patronales + 100 € de tickets restaurant soit : 2031.45 € Le paiement du salaire est une chose, mais il faudra encore compter sur les absences pour congés (à organiser et rémunérer), ou pour maladie, impromptue, à la durée courte ou longue.
Embaucher un salarié en CDD
Reprenez le postulat de départ ci-dessus, mais vous souhaitez cette fois-ci embaucher un CDD.
Ce type de contrat vous coûtera en plus :
Embaucher un salarié en Intérim
Vous êtes dépité : embaucher un salarié supplémentaire, ce n’est pas dans vos moyens pour l’instant.
Vous vous tournez vers l’intérim. Voici des exemples de tarifs si vous souhaitez recruter une assistante en intérim pendant 15 jours, avec le même taux horaire que précédemment. Société X = 3970 € HT Société Y = 4284 € HT Ces exemples ont été faits en simulation internet sur des sites de grandes entreprises d’intérim, elles sont donc plus ou moins proches de la réalité. Pour avoir été moi-même responsable du contrôle de factures intérimaires en très grande quantité, l’estimation n’est pas étonnante.
Prestataire indépendant
Pour rester avec le même plafond horaire qu’avec nos exemples précédents, à 20 € de l’heure pour 70 heures de travail, un prestataire ne vous coûtera que… 1400 €. Un point, c’est tout.
Un tarif proposé à 20 € de l’heure dans le monde du secrétariat/assistanat administratif indépendant, il peut y en avoir, en province parfois, ou non diplômé, non spécialisé, ou via des cabinets de recrutement de prestataires. Soyons réaliste… En partant du postulat que vous souhaitez un profil « cadre », c’est-à-dire avec de l’expérience, des compétences, une connaissance maîtrisée des outils informatiques, etc… nous pouvons partir sur environ 38 € de l’heure en freelance. Là encore, vous y gagnez : vous n’aurez à payer qu’une facture de moins de 2700 € HT, et 4292 € charges comprises pour un CDI. De plus, vous n’aurez pas besoin de :
Prestation de service en secrétariat : comment gagner du temps ?
Comment en gagner avec une assistante indépendante à distance ?
A partir du moment où vous déléguez entièrement une tâche, même une simple activité que vous externalisez ponctuellement, vous allez gagner du temps. En partant du principe que vous rencontrez au moins une fois le prestataire choisi, pour faire connaissance et prendre la mesure du travail à faire et comment l’organiser, ensuite, il vous suffit de faire confiance. Une fois les promesses tenues par le prestataire, vous aurez enfin le champ libre pour vous focaliser sur d’autres activités bien plus rémunératrices pour votre entreprise : prospection, suivi d’équipe, développement de projets, retour sur le terrain, rencontres avec les clients, etc… Si vous vous rendez compte que cela ne fonctionne pas, vous n’aurez rien à rembourser, pas de délai de rupture. Le contrat s’arrête lorsque la mission est terminée, ou lorsque l’une des deux parties souhaite l’interrompre. Là aussi, vous gagnez du temps en formalités administratives. Durée de la mission : c’est vous qui décidez, en commun avec votre prestataire. Libre à vous d’en changer les modalités d’une mission ou d’un contrat sur l’autre. D’autres activités à lui confier ? Une secrétaire indépendante qualifiée est souvent issue du salariat et possède des compétences affutées sur lesquelles vous pourrez vous appuyez. Sachez les identifier pour aller droit au but sur votre besoin. Comment organiser le travail à distance avec une secrétaire indépendante ?
Les tâches que vous pouvez déléguer à distance sont nombreuses :
Les outils numériques d’aujourd’hui sont tous orientés pour une utilisation en équipe et à distance.
Il suffit d’avoir une bonne liaison internet et les outils digitaux partagés, adaptés, et nécessaires. Vous travaillez uniquement sur Google ou un autre système de drive partagé ? Créez une adresse mail personnalisée à votre prestataire et donnez-lui les accès. Vous disposez d’une gestion comptable centralisée chez votre expert-comptable ? Idem : partage d’accès. Le travail à distance effraie, pourquoi ? Là, c’est une question de confiance qui se pose pareillement avec les salariés. On le voit bien depuis la crise du COVID-19. Pourtant, il a été prouvé que l’on travaille plus, plus vite et mieux depuis chez soi. Pourquoi ? Je vais vous le dire car c’est ma façon de travailler :
La liste pourrait être plus longue encore… Comment faire alors ? C’est extrêmement simple :
Le travail à distance avec une secrétaire administrative indépendante, c’est plutôt intéressant pour deux raisons principales : gagner de l’argent et vous développer.
Les entrepreneurs dont la surcharge de travail quotidien est exponentielle peuvent se saisir de cette solution bon marché sur le plan financier, et en général, vous y trouverez des prestataires de qualité. Gardez en tête ces trois raisons principales :
Le télétravail organisé avec une assistante indépendante répond à tous ces critères. Une petite note écolo pour finir ?
Pour aller plus loin, à lire absolument : L'Essentiel du Secrétariat Indépendant, guide à l'usage des entrepreneurs.
Je vous propose mon accompagnement pour vous aider à développer votre entreprise sans vous ruiner.
Je vous décharge des tâches chronophages administratives et rédactionnelles qui pèsent sur votre développement. Je peux vous aider à préparer une collaboration à distance. Contactez-moi sans hésiter pour obtenir plus de renseignements. Partagez cet article et likez-le sans hésiter !
Un projet, c’est banal. Tout le monde « fait des projets ». Dans la vie, je sais qu’on peut projeter tout ce que l’on souhaite, avec le recul de l’âge, on se rend compte que rien ne s’est passé comme prévu.
Donc, autant faire au mieux professionnellement et tout mettre sur le papier. Un projet, c’est un système d’organisation complexe et des méthodes existent pour ne pas se tromper. J’en parle dans l’article « Créer un cahier des charges fonctionnel ». Le projet est à la mode. Pour le mener à bien, il vous faut du temps, un sens de l’organisation, une équipe, des partenaires, des ressources matérielles et financières. Dans votre tête, tout est en vrac à ce stade. Vos questions sont simples :
Les méthodes de gestion de projet ne s’improvisent pas et permettent d’étudier les risques, de perfectionner en permanence le déroulement du projet et bien sûr, de suivre le planning pour respecter les délais et le budget. Quelle que soit la durée envisagée, faire de la planification de projet est l'étape de base pour que l'ensemble soit parfaitement réalisé. Dans cet article, je vous évoquerai les principaux outils d’ordonnancement dont on ne peut se passer en planification de projet :
Pour commencer, voyons ensemble la création des tâches. 
Création et avancement des tâches
Votre planning repose sur une liste de tâches que vous aurez créée au préalable.
Pour aboutir à la réalisation d'un projet, il faudra produire des « livrables ». Un livrable est l’outil, le document, l’action qui doit être réalisée à un moment T. Par exemple, pour un salon professionnel auquel vous participez, vous avez besoin de produire un livrable type : « Brochure de l’entreprise pour les sous-traitants ». Les tâches seront décortiquées en « lots de travail » (c’est ici que vous retrouverez vos verbes d’action). Pour créer votre liste de tâches :
Pour cette estimation, n’hésitez pas à exploiter des projets identiques et terminés, ou encore, demander l’avis de vos ressources internes, ou enfin, si le projet est d’envergure, l’avis de plusieurs experts extérieurs, et comparez. Une fois ce travail réalisé, le moment de s’attaquer à l’ordonnancement des tâches (leur organisation dans un ordre chronologique) est venu. L’ordonnancement vous permettra de créer un organigramme des tâches (OT) qui précisera la durée (délais), la responsabilité et les ressources nécessaires. La distribution des ressources est la dernière étape de votre création de liste de tâches. Chaque tâche aura une tâche « prédécesseur » ou une tâche « successeur », ou encore, un jalon marquant la fin de la tâche ou du projet, créant ainsi ce qu’on appelle des « dépendances » entre les tâches. Les dépendances entre les tâches concernent leur fin et leur début et impactent le déroulement du projet :
Le rétro-planning
Vous partez d’une date de fin de projet, souvent ce que nous appelons la « deadline », et vous estimez les actions à mener en reculant jusqu’à la date de début envisagée.
Vous jouez un peu à « retour vers le futur ». Par exemple, vous participez à un salon professionnel. En général, la date d’ouverture du salon est immuable. Vous n’avez aucun levier d’action dessus. Vous allez partir de cette date et planifier votre organisation en remontant le temps.
PERT est l’acronyme de Program Evaluation and Review Technic.
Pour être franche avec vous, cette méthode que j’ai apprise en classe de Terminale (il y a longtemps...) m’a toujours un peu déconcertée, car complexe à mes yeux. Aujourd’hui, les outils de planification simples à utiliser nous épargnent les calculs et des tracés manuels extrêmement pointus. Le réseau PERT est un outil d’ordonnancement des tâches sous forme d’un réseau. Il donne une vue globale d’un projet avec les connexions, les dépendances (liaisons, chevauchement…) entre les tâches, les tâches simultanées, les délais, etc… De nombreux spécialistes l'utilisent et je vous invite vivement à faire des recherches passionnantes sur le net à ce sujet.
Gantt est le nom du créateur, Monsieur Henry Gantt qui a créé cette méthode en 1910.
Le planning de Gantt permet de visualiser l’intégralité d’un projet sous forme d’un graphique sur lequel les tâches s’étalent dans la durée grâce à des histogrammes horizontaux. Il permet ainsi d’optimiser l’organisation, la planification (à rectifier par exemple) et le suivi du projet en cours, ou d’une tâche en particulier s’il y a besoin. En effet, ce type de planning permet de suivre d’un seul coup d’œil l’enchaînement des tâches, les délais, les jalons, d’identifier les anomalies et l’impact d’un retard potentiel, etc… Sur un planning Gantt, chaque tâche est directement reliée aux ressources, coût, et responsables. Pour faire de la planification de projet, j’utilise personnellement l’application Gantt Project. Jalon de projet
Un jalon de projet est un point d’arrêt où toute l’équipe projet doit réaliser un bilan intermédiaire des actions réalisées, ou valider la fin d’une phase (étape).
A ce stade, le comité de pilotage donne son « GO » ou « NO GO » sur des actions particulières et décide de la poursuite et du mode de déroulement du projet. Dans un diagramme de Gantt, les jalons sont facilement identifiables puisqu’ils ont une durée égale à zéro. Ils sont décidés en concertation par l’équipe de pilotage, et chacun, qu’il soit fournisseur ou client, peut proposer des échéances de jalon. La concertation en équipe et entre partenaires, l’analyse commune de certaines tâches à un moment « T » sont nécessaires pour corriger les anomalies ou défaillances avant qu’il ne soit trop tard. Une fois un jalon franchi, il est impossible de retourner en arrière. La structuration des plannings avec les jalons permet de suivre l’avancement du projet avec les chefs de projets et les autres intervenants, en toute transparence et sécurité. Quelques astuces et définitions supplémentaires
Chemin critique : Il s’agit du chemin chronologique où les tâches s’enchaînent sans aucune marge possible de durée. Ainsi, tout retard sur une de ces tâches entraînera de fait un retard sur la date de fin de projet.
Tâche critique : sa marge est nulle, une marge étant la possibilité de retarder une tâche. Sur une tâche critique, c’est impossible. Marge totale : elle indique le retard maximum que peut prendre une tâche sans impacter la fin du projet. Tâches « tampon » : ajoutées après chaque étape, elles peuvent permettre d’absorber des retards éventuels. Gardez une version originale du planning de façon à mesurer les écarts en fin de projet. Pour mémoire :
En revanche, et si vous me connaissez déjà un peu, vous savez que c’est mon crédo : on ne touche jamais à ce qui peut nuire à la qualité du résultat final de votre projet. La planification du projet est donc l’élément essentiel du suivi de projet, de la gestion des tâches, l’évaluation des durées pour chaque activité, l’élaboration d’un tableau de bord, le contrôle de la charge de travail. Pour démarrer le travail en équipe, vous pouvez utiliser le logiciel de gestion de projet Trello, ou encore, Asana. Approfondir le sujet :
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Vous voulez démarrer un projet pour votre site e-commerce ? Ou pour la création de votre référentiel de produits ? Sans personnel qualifié pour le faire à votre place, ce n’est pas simple.
Comment utiliser les normes de réalisation d’un projet sans vous perdre en cours de route ? La conduite de projet nécessite la rédaction d’un document dans lequel vous exprimerez votre besoin en détails : le cahier des charges fonctionnel. Ce document écrit détaillera les fonctions, services, contraintes, etc. avec des critères d’appréciation et possiblement, un niveau de performance attendue. Il sera établi avec des critères de coûts, qualité, délais. Rédigé après l’étude de faisabilité, c’est le point de départ de la conception et ponctue la fin de la phase de lancement. Il sera le document « fil rouge » entre vous, le demandeur et tous les autres participants à son élaboration. Comment le réaliser et quels sont les grands chapitres de ce document ? Lisez la suite pour le découvrir. 
Les grands chapitres du cahier des charges fonctionnel
Tout projet naît du besoin de changer un mode de fonctionnement ou une méthode de travail, ou pour créer un produit.
Le cahier des charges fonctionnel permet de prévoir une organisation précise pour un sujet particulier (la construction d’un nouveau bâtiment, la création d’un nouveau produit, l'organisation d'un événement majeur, etc.). Il implique différentes personnes (prestataires, salariés, fournisseurs, financiers…), et nécessite des matériaux, locaux, matériels, etc. Que ce soit en recherche et développement, en management et assurance de la qualité, pour les services, l’organisation des entreprises, l’administration, etc., tous les secteurs créent des projets et les bâtissent en partant d’un cahier des charges fonctionnel, ou CDCF. En fonction de l’envergure de votre projet, de votre société et de vos objectifs, le modèle utilisé sera plus ou moins simplifié. Certains utilisent un tableau basique, mais il faut garder à l’esprit qu’il doit être complet, synthétique, et mis à jour régulièrement. Les grands chapitres d’un tel document sont :
Il vous permettra de mesurer les écarts entre ce qui avait été prévu au début et le réel en fin de projet (coûts, délais, performance, équipes, etc). Analyse fonctionnelle du besoin
Le cadrage du projet répond aux questions quoi et pourquoi ? Qui fait quoi ? Quand et comment ?
Baliser clairement les besoins permet à vos interlocuteurs de répondre à votre demande dans les meilleures conditions, et ce, sur nos trois critères en particuliers : coûts, délais, qualité. Il conviendra :
Expression fonctionnelle du besoin
Vous connaissez peut-être déjà cette image qui tourne dans tous les exposés de gestion de projets, avec plus ou moins de vignettes, et qui montre à quel point le cahier des charges fonctionnel est un passage obligé. Il est donc nécessaire de bien délimiter ce dont vous avez « BESOIN » pour que votre projet voie le jour, et surtout, soit pérenne. Pour cela, vous devrez préciser quelles sont les fonctions de ce besoin. Un besoin créé sans fonction génère de l’insatisfaction. Exemple : un téléphone portable au design magnifique, mais avec lequel on ne peut pas téléphoner. Au contraire, une fonction sans besoin est totalement inutile : un téléphone portable qui produit des bulles tout seul par exemple (quelle imagination !). Pour bien envisager toutes les fonctions, utiliser le mind-mapping ou un diagramme « pieuvre » est un excellent outil. Je vous invite à voir un exemple très parlant dans le lien en fin de page. C’est ici que vous préciserez clairement votre budget et les délais envisagés. 
L’équipe
C’est qui le patron ?
Identifiez clairement le chef de projet, ou directeur de projet, l’assistant de projet, le client et l'utilisateur final. Vous préciserez les missions déléguées, à qui elles le sont, en précisant le nom et la fonction de la personne concernée et en joignant sa lettre de mission. La réussite du projet dépendront de toute l’équipe qui sera responsable du suivi du projet et de son pilotage. Les jalons de projet
Un jalon, dans le cadre de la gestion de projet, est la fin d’une étape, d’un travail. La plupart du temps, le jalon est aussi un événement important, comme la signature d’un contrat, le lancement d’un produit, ou le démarrage d’une nouvelle activité….
Vous pouvez inclure ici les différentes phases (jalons) : diagnostic, cadrage, validation des plans d’actions en cours, et rappeler la date prévue de fin de projet. Le découpage de votre calendrier sera réalisée sur un diagramme de Gantt par exemple, le plus couramment utilisé. Les assomptions de projet
Quel joli terme !
Il désigne des « suppositions » que vous devrez envisager : Organisationnelles, environnementales (dans une entreprise, ne voyez pas forcément le côté écolo, mais surtout le niveau d’autorité de votre environnement…), et externes. Il s’agit ici d’envisager tout ce qui peut :
Un exemple de suppositions externes peut être notamment dans une norme gouvernementale, ou sanitaire, à ne surtout pas négliger. Les parties prenantes
Ce sont toutes les personnes qui composent votre groupe projet en interne, en détaillant bien qui se trouve au comité de pilotage.
Vous annexerez à la suite tous les documents créés pour l’occasion : calendrier prévisionnel, lettres de mission, note de cadrage du projet, check-lists éventuelles. Ce travail collaboratif aura conduit à la réussite du projet donc n’hésitez pas à lister tous les chargés de projet qui feront partie des différents acteurs responsables de suivre le portefeuille ou le tableau de bord des coûts, ou encore, le cahier des charges techniques. Conclusion
Des outils de gestion existent selon la taille de votre projet et la rédaction du cahier des charges peut aussi l’évoquer dès le début.
Les fondamentaux de votre projet devront donc être parfaitement définis. Mettre en place des projets, c’est bien. Gérer et planifier, c’est mieux. La planification est même au coeur de la réussite d'un projet (ce qui fait l'objet d'un autre article). L’expression du besoin est donc fondamentale. N’hésitez pas à vous faire aider de professionnels dans le domaine si votre projet est vraiment d’envergure. Votre cadeau pour m’avoir lue jusqu’ici : un lien pour télécharger gratuitement mon CDCF !
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Site à visiter : https://www.hoggarsolution.com/le-cahier-des-charges-fonctionnel
Le business plan est un support incontournable si vous voulez discuter d’un plan de financement avec votre banquier, vos financeurs, ou investisseurs.
Il leur permettra d’évaluer la viabilité de votre projet. Pour ouvrir une entreprise, il semble très rébarbatif, mais pourtant, il peut vous ouvrir les yeux également à vous sur les difficultés que vous pourriez rencontrer. Donc, les anticiper. Dans cet article, je vous donne quelques clés pour créer un business plan simplifié.
Un business plan ? Pour quoi faire ?
Vous avez voulu briser les chaînes et prendre votre envol en tant que chef d'entreprise. Vous êtes porteur de projet ? Alors vous devez créer un business plan !
Ce document écrit concerne tout porteur de projet (ou presque), soucieux de faire de son projet de création d’entreprise, une réussite. Je dis « presque » car si vous n’avez pas d’enjeu financier, ni à batailler avec les banques, il n’est pas obligatoire. En revanche, c’est un outil personnel qui m’a aidé sur bien des points, à commencer sur mon propre parcours et mes compétences. Pour mémoire, le business plan est un document qui va formaliser votre projet entrepreneurial d’un point de vue commercial et financier. Outil stratégique, il permet ainsi de fixer des objectifs à long terme, peut être utilisé en création d’entreprise, mais aussi en reprise d’entreprise ou pour le développement. Quand j’ai commencé à écrire mon plan de développement pour Secrétariat Excellence, je me suis heurtée immédiatement à un problème de taille : le nom de mon entreprise que je n’avais pas. Puis, laissant ce « petit » problème de côté, j’ai été confrontée au difficile exercice de parler de moi, après 30 ans d’exercice salarié, et de mettre mes atouts professionnels en valeur. Une fois lancé, cela peut devenir passionnant : vous vous redécouvrez, vous découvrez des atouts dont vous n’aviez pas conscience, vous imaginez d’autres façons de voir les choses, vous faites participer votre entourage. Voici les grandes lignes pour créer un business plan simplissime ! Executive summary ou définition de projet
Cette partie permet de présenter :
Une fois posées ces bases de vous-même, vous allez ensuite pouvoir décrire votre projet dans les moindres détails, partant du général (vos atouts pour atteindre votre objectif), au particulier, c’est-à-dire votre idée détaillée. Vous aurez la possibilité d’expliquer en quoi votre potentiel servira votre projet. Enfin, pour rester honnête avec vous-même, il sera nécessaire d’évoquer les freins éventuels. Dans mon cas, lorsque je me suis lancée, j’avais estimé par exemple que le fait de ne pas avoir de connaissances en commerce était un frein, car la prospection m’effrayait déjà. Description de l'entreprise
Vous allez enfin pouvoir parler concrètement de votre entreprise, votre bébé, votre projet, etc.
L’historique : précisez pourquoi vous avez eu l’idée de créer ce projet en particulier, les motivations et les objectifs que vous poursuivez à travers lui. L’état d’avancement du projet : peut-être en serez-vous à collecter des données, ou encore à préparer des rendez-vous, ou encore, à chercher des partenaires ? Ecrivez où vous en êtes au moment où vous rédigez. Revenez-y aussi souvent que nécessaire pour mettre à jour. Aides reçues ou espérées : pas besoin de vous faire un dessin ! Services proposés : dans le cadre d’une société de prestations de services, la liste peut-être aussi longue que dans le e-commerce avec une multitude de produits. Soyez réaliste, concis, et prévoyez de regrouper certaines activités de services en catégories pour simplifier. Diversifications prévues : j’ai ajouté ce paragraphe car dans mon domaine de compétences, il y a la rédaction par exemple. J’ai imaginé pouvoir écrire et vendre mes conseils sous forme d’e-books, ou de tenir un blog par exemple. Qui sont mes futurs clients et mon marché ? Pour répondre à cette question, il vous faudra une étude de marché, ou a minima, une étude que vous aurez réalisée en cherchant la concurrence sur internet ou des sites listant les sociétés (Kompass, Verif.com…). Dans cette partie, restez bref, la partie marketing vous invitant à développer massivement votre étude de marché. Caractéristiques de la demande : cette partie est très importante. Elle vous permet d’identifier clairement votre type de clientèle. En résumé, vous pourrez y inclure le profil de vos personas. Dans le même ordre de fonctionnement, vous devrez renseigner les caractéristiques de l’offre et la concurrence. L’environnement : économique, réglementaire, professionnel. Vous devez démontrer que vous êtes renseigné et que vous savez où vous mettez les pieds ! Votre stratégie : c’est un élément majeur de l’avenir de votre entreprise. Vous devrez écrire quelle est votre vision pour ce projet, à court, moyen et long terme, et quelle sera votre mission pour qu’elle perdure. Votre stratégie, ce sont vos valeurs et vous devrez vous y tenir. Chiffre d’affaires prévisionnel : vous allez enfin parler chiffre. Et bien sûr, vous ne savez pas comment, mais vous allez devoir imaginer votre futur pour présenter des chiffres dans le présent, alors que vous n’aviez jamais fait cela dans le passé ! Ne vous inquiétez pas ! Tant que vous êtes réaliste dans vos formules de progression, pas de quoi paniquer… Non, je n’ai pas réalisé les objectifs de C.A. qui étaient inscrits dans mon business plan. J’ai même trouvé difficile de réaliser des prévisions sur les premières années d’activité alors que je n’y connaissais rien et que personne n’a de boule de cristal ! Mais l’exercice est pour certains domaines, obligatoire, incontournable, et vous pouvez vous faire aider par des professionnels si l’envergure de votre projet le mérite. Marketing
Créer un business plan sans phase "marketing", c'est impossible.
L’étude de marché, l’étude de la concurrence, vos prix, les indicateurs de performance… Autant de points que vous suivrez tout au long de la vie de votre entreprise. Ces éléments ne sont pas figés, bien sûr, et c’est pour cela que votre business plan de démarrage deviendra votre plan de développement stratégique dans le futur, à chaque mise à jour. Les finances
Votre BP doit impérativement être présenté avec un bon nombre de chiffres.
Selon le statut juridique de votre future entreprise, les financements nécessaires devront être demandés avec le plus de justesse et de fiabilité possible. Vous devrez prouver sur le papier la faisabilité de votre projet en tant que créateur d’entreprise. Le tout premier tableau à prévoir pour un futur entrepreneur, c’est le plan de trésorerie prévisionnel sur 3 ou 5 ans, selon votre activité. Le flux de trésorerie vous suivra tout le long de votre vie de chef d’entreprise (et c’est bien sûr un élément à inclure dans votre budget personnel…). Ensuite, et selon les conseils d’un professionnel si vous le souhaitez, vous pourrez produire des éléments permettant de juger d’un seul coup d’œil votre budget prévisionnel.
Ces prévisions financières mettront l’accent sur vos apports en fonds propres, votre besoin en fonds de roulement, les amortissements éventuels, etc, etc… Cela va sans dire, à ce niveau, je vous conseille vivement de contacter un expert-comptable. Pour une micro-entreprise comme la mienne, c’est-à-dire sans nécessité d’investissements particuliers, sans salariés, sans crédits, les tableaux sont réduits à leur plus simple expression. 
Conclusion
Créer un business plan simplifié n’est pas forcément… simple !
Beaucoup de sites proposent des téléchargements payants de modèles adaptés à tout type de domaine, d’autres sont plus des conseillers. N’hésitez pas à vous faire une idée, et surtout, jetez-vous à l’eau ! De mon côté, vous trouverez un Pack Création d’entreprise contenant plusieurs modèles de documents, dont un business plan (word et excel), un plan de trésorerie, etc.
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L'été n'est pas propice au travail mais au farniente...
La semaine dernière, j'ai écrit pour les courageux qui sont au bureau (ou ailleurs) pour leur entreprise. Aujourd'hui, si vous voulez lire au bord de la plage, ou parce que le temps ne s'y prête plus, voici quelques articles que je vous ai préparé pour votre été. Vous voulez une entreprise modèle ? Alors à vos tablettes ! Au sommaire :
Booster sa productivité
C'est maintenant qu'il faut se préparer à affronter la rentrée de septembre. Elle ne sera probablement pas de tout repos, et même si elle l'est, autant en profiter pour être au top de l'organisation !
Voici mes articles à ce sujet :
Soigner sa communication
Rédaction, prise de parole, écriture "corporate"... Autant d'exemples de communication que vous devez prendre au sérieux pour paraître crédible.
Oser la délégation
Vous pouvez vous décharger de tellement de tâches dans votre business ! Comment et quoi ?
Vous avez d'autres besoins d'informations ?
Et voilà ! Avec ça, vous pouvez déjà penser à une entreprise modèle !
J'ai encore de nombreuses ressources sous le coude pour vous aider à avancer et développer vos projets :
Je vous propose mon accompagnement pour vous aider à développer votre entreprise sans vous ruiner. Je vous décharge des tâches chronophages qui pèsent sur votre développement.
Contactez-moi sans hésiter pour obtenir plus de renseignements. Partagez cet article et likez-le sans hésiter ! Le « Mémo » (ou mémorandum, en entier), n’est pas mort ! Dans cet article, suivez le guide pour savoir comment écrire un mémo efficace qui :
Qu’est-ce qu’un mémo ?C’est une note adressé à un groupe de personnes pour leur dire de faire quelque chose de précis, ou de leur donner une information primordiale. Par exemple :
Aujourd’hui, un mémo est envoyé par mail, avec un format classique : De : A : Date : Objet : Je me souviens de l’époque (oui, je suis une « ancienne ») où je devais imprimer le mémo dactylographié, le photocopier en autant d’exemplaires que nécessaire, puis le mettre dans les enveloppes internes aux destinataires concernés… Un mémo, c’est bien pratique pour éviter d’avoir à organiser une réunion, si courte soit telle, mais inutile finalement. Les mémos ont tendance à être longs et inintéressants. Ils font perdre du temps, et ceux qui les reçoivent savent, rien qu’en regardant l’expéditeur, s’ils vont le lire ou le remettre à plus tard. Choisissez d'être un spam... ou pas ! Heureusement, il existe plusieurs astuces super pratiques et faciles pour rendre vos mémos plus efficaces, rapides à lire, et pourquoi pas, amusants. ASTUCE #1 : Avant d’écrire votre mémoPour écrire un mémo efficace, assurez-vous que votre information ou votre requête est super importante et facile à comprendre par écrit. Beaucoup de mémos sont longs, flous, redondants, à tel point qu’à la fin, vous ne comprenez toujours pas de quoi il retourne. En l’écrivant, posez-vous les questions suivantes :
Si vous ne savez pas répondre, repensez à la nécessité d’envoyer votre mémo. Les mémos inutiles prennent du temps, causent de la frustration et donnent encore plus de travail à des personnes déjà surchargées. Donc, assurez-vous que votre mémo est 100 % nécessaire. ASTUCE #2 : L’information essentielle dès le titre.Faites apparaître l’information essentielle de votre mémo de façon très courte et dès le début. Parfois, l’entête d’un mémo, sommes toutes assez formelle, peut devenir trop longue à lire. Rappelez-vous que les messages sont souvent lus sur tablette ou téléphone portable. Si votre titre ou entête est trop long et écourté, les lecteurs devront scroller avant de comprendre de quoi il retourne. ASTUCE #3 : Allez droit au but !Suivez l’astuce 1 pour commencer, puis… foncez vers l’objectif principal de votre mémo. Pas de commentaires superflus ni de longs discours. Ce n’est ni un exposé, ni un rapport. Vous pouvez utiliser une image, parfois plus directe et parlante. Si votre milieu professionnel et la situation le permettent, une image amusante peut faire son effet, les messages passent plus facilement par le biais de l’humour. ASTUCE #4 : Encore l’information essentielle…A la fin de votre texte, en une seule phrase, répétez ce que les gens doivent faire ou savoir. Assurez-vous de réitérer exactement votre demande : Ce que j’attends de chacun d’entre vous : Modifier mon mot de passe avant le 15/08/2020. En ajoutant ce simple rappel en fin de texte, vous augmenterez significativement le nombre de personnes qui agiront. ASTUCE #5 : pas d’action à mettre en place ?Dites-le ! Épargnez une perte de temps à tout le monde. Si aucune action n’est attendue particulièrement (si vous passez juste une info), écrivez-le pour éviter tout malentendu. A la fin de votre mémo, écrivez simplement : pas d’action requise. Ces quelques mots suffiront à faire comprendre qu’il n’y a rien à effectuer… Il y a toujours quelqu’un qui a du mal à comprendre… Exemple de « bon » mémoDe : Laurence A : tous les lecteurs de ma newsletter A lire (ou réponse souhaitée) avant le : 10/08/2020 Objet : S’inscrire à la NSE pour bénéficier des conseils organisationnels de la plus haute qualité Bonjour, Vous devez absolument vous inscrire à la NSE (Newsletter Secrétariat Excellence) avant le 10 Août pour préparer votre rentrée sur les chapeaux de roue ! Bénéfice : plus de lecteurs = communauté riche d’échanges et d’idées. Vous lirez avant tout le monde des articles et des conseils pour améliorer votre administratif, votre gestion organisationnelle, et peut-être déciderez-vous de faire appel à mes prestations en personne. Ce que j’attends de vous : inscrivez-vous ici et si vous voulez que je vous contacte en direct, cliquez ici. RésuméDonc, avant d’envoyer un mémo formel qui doit garder son sens et son poids (car c’est un document officiel, ne l’oublions pas), refaites le tour :
Vous avez les clés pour écrire un mémo efficace. Et vous ? Avez-vous des « mémos » à faire ? Utilisez-vous toujours l’envoi de mails répétitifs qui inondent les messageries sans prêter attention à la façon dont les demandes sont exprimées ? Je vous propose mon accompagnement pour vous aider à développer votre entreprise sans vous ruiner. Je vous décharge des tâches chronophages qui pèsent sur votre développement.
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