Quelle que soit la raison pour laquelle vous voulez devenir secrétaire indépendant(e), les motivations doivent être réelles et sérieuses. Peu importe quand vous voulez la créer. Ce qui compte, c’est l’envie d’y travailler plus que tout. Tout le cheminement viendra alors naturellement, de moments clés en décisions à prendre.
 
Vous pourrez ensuite vous jeter dans le monde de l’entreprise en tant que :
Secrétaire externalisée, ou indépendante, ou freelance, ou virtuelle ou encore « à distance ».
 
Oui, ce sont tous les noms qu’on pourra vous donner pour des prestations de services en secrétariat indépendant.
 
Prêt(e) à se lancer ? C’est parti pour quelques trucs et astuces !

Pour créer son entreprise en tant que secrétaire indépendant(e), ​différents statuts de sociétés sont possibles. Tout dépend de la façon dont vous voulez travailler : entreprise individuelle (EIRL), SASU ou micro-entreprise sont des solutions auxquelles vous devrez réfléchir.
 
La micro-entreprise (anciennement appelée auto-entreprise) permet de bénéficier d’un régime fiscal allégé au niveau des taxes. C’est aussi une solution pour exercer en parallèle une autre activité (étudié, salarié ou demandeur d’emploi).
 
Pour les prestations de services en secrétariat, un micro-entrepreneur est déclaré à la Chambre des Métiers et de l’Artisanat en tant qu’entreprise de services réalisant des Bénéfices Non Commerciaux (BNC). Ce régime vous exonère de la TVA (sauf si vous souhaitez la déclarer) et vos factures seront donc en HT (article 293 B du CGI) sous réserve de ne pas dépasser un seuil maxi décrété par l’état.
 
De la même manière, votre C.A. ne devra pas dépasser un montant maximum. Si tel est le cas, vous devrez opter pour un statut d’entreprise autre.
 
Pour créer votre micro-entreprise, les règles à respecter sont :

• Être majeur ou mineur émancipé
• Ne pas être déjà travailleur non salarié
• Avoir une adresse en France
• Pour les ressortissants hors Union européenne, être titulaire d'une carte de séjour temporaire autorisant l'ouverture d'une auto-entreprise en France (se renseigner auprès de votre préfecture).

 
Les formalités pour l’immatriculation sont assez simples : soit vous constituez votre dossier et vous vous déplacez auprès de l’administration dont vous dépendez, soit vous faites votre inscription en ligne. Plusieurs sites en ligne vous accompagnent pour cela. « Portail Auto-Entrepreneur » est l’un de ceux que recommande la Fédération Nationales des Auto-Entrepreneurs (FNAE) et Secrétariat Excellence également. C'est un des sites dont je me sers assez souvent.
 
Ils vous guideront sur des sujets complexes liés à la création de l’entreprise, jusqu’à la cessation d’activité, si besoin, en passant par la gestion quotidienne.

​Bien entendu, vous serez taxé au titre des cotisations et charges sociales. L’aide la plus connue est l’ACRE ou Aide à la Création ou Reprise d’entreprise. Ce dispositif est en lien direct avec l’URSSAF à qui vous déclarerez votre chiffre d’affaires.  
 
Il vous permet de bénéficier de 50 % d’allègement de charges calculées sur les 12 premiers mois d’activité. Le principe de la déclaration de votre C.A. est qu’il vous garantit une protection sociale.
 
Côté impôt sur le revenu, ils seront à déclarer sur le formulaire 2042C PRO accessible depuis votre profil « particulier ».
 
La C.F.E : cotisation foncière des entreprises (cfe). Il s’agit d’un impôt obligatoire qui correspond à une taxe sur l’utilisation de locaux pour votre entreprise, y compris si vous travaillez à domicile. Il est calculé par les mairies et à régler en fin d’année. Il dépend entièrement de la ville, du type de votre activité, etc. Il peut varier de 200 € à plusieurs milliers.
 
Il ne vous faut surtout pas vous « braquer » sur ces contraintes financières, mais bien au contraire, en tenir compte dans votre business plan, votre plan prévisionnel de trésorerie sur 3 ans, etc.
 
Il est très important de ne pas les occulter, c’est tout. Une fois que c’est intégré dans vos calculs, il n’y aura pas de surprise pour le futur.
 
Faites-vous aider sans hésiter par des personnes spécialisées au pire : comme je l’ai dit, des sites comme le Portail des Auto-Entrepreneurs ou de la FNAE peuvent vous donner de précieuses informations et vous accompagner.

​Si vous êtes arrivé à lire jusqu’ici, c’est que votre idée de création d’entreprise en tant que secrétaire indépendant est déjà bien ancrée en vous. Les travailleurs indépendants sont de plus en plus nombreux.
 
Votre démarche est peut-être toute jeune, et vous ne savez même pas ce qu’est un statut juridique, mais vous avez envie de creuser. On ne se jette pas tête baissée sans réfléchir dans un tel changement de vie.
 
Je ne vous mentirai pas : vous allez jouer aux montagnes russes au niveau moral. C’est une aventure passionnante, certes, mais il vous faudra savoir amorcer des montées très lentes et parfois, redescendre en piqué !
 
Au bout du compte ? Vous aurez gagné la liberté de choisir vos clients au bout d’un moment et de travailler selon vos propres valeurs. Vous saurez vous faire respecter en tant que « patron » et travailler d’égal à égal.
 
Soyez enthousiaste et construisez vos fondations avant de monter les murs : vision, mission, valeurs sont les trois fondamentaux de l’entrepreneuriat, en prestations de services ou pas.
 
Le 4è pilier de cette nouvelle activité professionnelle, c’est vous !  

Pour en savoir plus, n'hésitez pas à vous procurer mes deux ebooks de création d'entreprise :
Devenir travailleur indépendant dans le secrétariat
L'essentiel du secrétariat indépendant (extrait disponible gratuitement en cliquant ici)

Enfin, pensez à visiter le blog, la boutique, et à vous inscrire à la Newsletter de Secrétariat Excellence !

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Vous venez de créer votre entreprise et vous ne savez pas quelles applications numériques ou logiciels vont vous être utiles pour démarrer votre activité rapidement. En effet, les produits disponibles sont quasi illimités, et ce, dans tous les domaines.

Difficile de se faire une idée : quels outils, pour quels métiers ? Sur mobile ou sur PC, les applications numériques peuvent vous accompagner idéalement à la création de votre business.

​Et si on faisait un petit tour d’horizon en fonction de votre projet et de votre type d’entreprise ?

​Tout d’abord, petit rappel : si on parle « numérique », c’est parce qu’il s’agit d’un langage constitué du système binaire composé de 0 et de 1. Ce système permet la création de lignes de code informatique pour une large gamme d’équipements : PC, téléphone portable, appareil photo ou caméra numérique, etc.
 
Un logiciel est une composition de programmes qui permet de faire fonctionner un matériel informatique. Par exemple, sur votre PC, le logiciel de base essentiel est le système d’exploitation, le plus connu étant Windows dont la plupart des entreprises sont équipées.
 
Une application ou logiciel d’application, est un programme destiné à une fonction bien précise. L’application numérique vous permet ainsi d’utiliser directement des programmes pour réaliser des tâches répondant à vos propres besoins. Les plus populaires sont utilisées dans la bureautique. Une application « verticale » ne sera conçue que pour un secteur d’activité en particulier, la santé, par exemple ; à l’inverse, « horizontale », elle servira à plusieurs secteurs d’activités, car polyvalente.

​Les applications bureautiques sont essentielles pour tout business, du jeune entrepreneur à la plus grande entreprise.
 
Vous ne pourrez pas passer à côté d’un traitement de texte et d’un tableur, a minima. Les plus courants sont Word et Excel (Microsoft), dont les jumeaux se trouvent chez Google avec Google Docs et Google Sheets. En général, la suite Microsoft Office est préinstallée sur les ordinateurs, puisque Microsoft occupe 95% du marché des systèmes d’exploitation.
 
Le traitement de texte vous servira à créer :

• Courriers,
• Rapports,
• C.V.,
• Factures,
• Contrats
• Etc.

 
En fait, il vous sert à dactylographier tout type de documents et à les mettre en forme, les corriger, les partager, y insérer des photos ou des images.
 
Le tableur a longtemps été réservé à la gestion comptable ou aux spécialistes des chiffres. En effet, cette application se présente sous forme de lignes et de colonnes dans lesquelles on peut écrire du texte, mais surtout, saisir des chiffres, organiser des données, faire des graphiques.
 
On saisit les chiffres dans les cellules, on y insère des formules (moyenne ou somme pour les plus courantes), on crée des feuilles de calculs entièrement automatisées. En créant des bases de données très longues, les calculs automatiques permettent un gain de temps inestimable tout en diminuant le risque d’erreurs de saisie.
 
Les fonctionnalités des tableurs sont incroyablement poussées et rendront un service de qualité pour la plupart des métiers.
 
En fonction de votre degré d’aptitude, vous pourrez soit gérer seul ces outils, soit vous former en ligne gratuitement, ou grâce à des formations payantes plus élaborées et certifiantes.
 
Bien entendu, pour compléter votre panoplie, vous aurez sous la main une messagerie type Outlook pour Microsoft, ou Gmail chez Google.
 
Pour compléter cet ensemble d’applications bureautiques, on s’amusera sur PowerPoint pour créer des supports initialement destinés à une présentation vidéo. Vous créerez une base de données sur Access (attention, si vous n’êtes pas formé, prévoyez du temps car l’interface peut paraître peu intuitive). Enfin, vous pourrez peut-être avoir besoin de dessiner sur Paint, ou Autocad.

​Si vous venez de finaliser la création de votre entreprise, votre idée immédiate c’est de trouver tous les services qui vous permettront d’avancer au quotidien sans embûches.

Pour cela, de nombreux entrepreneurs font appel à des applications spécialisées. L’idée, c’est de trouver celle qui convient le mieux à votre activité.

​Si vous vous lancez dans l’écriture pour les réseaux sociaux pour votre entreprise, voici quelques outils numériques pratiques.
 
Text Focus : outil d’analyse sémantique SEO pour vous aider à optimiser une page ou plusieurs d’un site web.
 
1.fr : en téléchargeant un texte complet, vous propose des pistes d’améliorations SEO grâce à toute une liste de mots à ajouter, si possible à votre texte original. Your Text Guru est un concurrent.
 
Vous voulez écrire un livre électronique facilement ? Achetez l’accès à l’application app.designrr.io, c’est celle que j’utilise quand je veux transformer mes articles en documents sous format PDF ebook.

​Tous les domaines de gestion d’une entreprise sont exploités dans la création d’applications ou logiciels : comptabilité, gestion documentaire, gestion des interventions clientèles, design, dessin, informatique, etc.
 
C’est à vous de trouver ce qui vous correspondra le mieux, tout en vous rappelant que le mieux est l’ennemi du bien. En effet, les jeunes entrepreneurs ont autre chose à faire que de passer du temps à chercher les bons outils pour travailler.
 
Parmi mes responsabilités d’assistante administrative indépendante, j’ai celle de trouver la meilleure appli pour telle ou telle activité, pour mes clients ou pour moi-même. Sachez que la recherche et les essais sont chronophages. 

​Si vous êtes entrepreneur solo, de nombreuses applications numériques sont vendues directement sur internet, en ligne. Il vous suffit de chercher votre besoin dans une barre de recherche sur internet, ou encore de vous renseigner dans différents articles spécialisés.
 
Prenez l’appli la plus simple au départ, celle qui vous permet de passer la seconde. Puis, en phase de croisière, vous pourrez peut-être faire appel à des solutions plus complexes et de plus en plus fines pour vos besoins.
 
Je vous conseille de visiter Appvizer, site comparateur de logiciels incontournable pour recueillir des informations qui vous guideront dans votre choix. L’avantage, c’est que vous avez accès à des versions gratuites ou d’essai sur une durée limitée.
 
La solution de l’utilisation par abonnement est un autre moyen de ne pas acheter un outil dont vous ne vous servirez plus dans 1 an. C’est la méthode que j’ai choisie pour la gestion de projet ou de contenus (abonnement annuel Monday.com), ou l’achat de packs à la demande pour la rédaction web (Your Text Guru).
 
Et si je ne trouve pas l’application qui convient à mon activité ?

Dans ce cas, des éditeurs de logiciels et applications développeront pour vous une application sur mesure. De ce fait, le prix ne sera peut-être pas forcément bon marché, mais pourquoi pas, si vous l’intégrez dans votre budget ?
 
Enfin, la plupart des fournisseurs proposent des offres de services élargies pour appli mobiles, android ou autre. Pensez à vérifier la langue de la version que vous téléchargez, même si le français est désormais disponible partout.

Pour d'autres idées, lisez : 
Quels outils numériques pour un entrepreneur qui manque de temps ?
 Qu’est-ce qu’un outil bureautique ? Revue de logiciels connus.

Et vous ? Quelles sont vos applis favorites ?

Le classement virtuel doit être réalisé aussi souvent que le classement « papier ».

Un environnement de travail peu encombré permet d’augmenter votre productivité.

Dès que possible, sans attendre l’embrasement de votre disque dur, à la maison ou au travail, appliquez ces quelques astuces simples et de bon sens pour gagner en productivité et liberté d’esprit.

Un classement virtuel efficace commence par le rangement du bureau virtuel.

Le bureau virtuel, c’est ce magnifique fond d’écran que vous avez choisi avec attention, mais qui disparait au fur et à mesure derrière tous vos raccourcis bureau.
 
L’idée, c’est de « vider » les écrans pour vider votre cerveau !
 
J’ai comme méthode de classement un dossier sur le bureau que j’ai appelé « bibliothèque de raccourcis », mais donnez-lui le petit nom que vous voudrez.
 
Ensuite, j’y ai glissé tous les raccourcis dont je me sers régulièrement, sans pour autant les supprimer. Je n’ai gardé en « visuel » que l’application pour ma facturation et le suivi de mon compte bancaire.
 
Le jour où j’ai terminé ce rangement qui ne m’a pris que quelques minutes, et que j’ai redécouvert un écran quasi vierge, j’ai poussé un soupir de soulagement. L’espace propre et rangé m’a donné immédiatement un sentiment de sérénité.
 
Méthode sous Windows : en cliquant sur le bureau avec le bouton droit, vous accédez au menu qui vous permet de sélectionner « nouveau », puis « nouveau dossier ». Ce dossier apparaît sur le bureau et vous pouvez lui donner le nom que vous voulez. Glissez-y dès maintenant tout ou partie des icônes de bureau qui polluent votre environnement visuel.
 
Si vous préférez supprimer une icône directement, faites-le. Rassurez-vous, cela ne supprime que le raccourci, pas le fichier ou le programme. Vous pourrez ensuite bénéficier de vos fonds d’écran favoris pour personnaliser votre environnement de travail.
 
Enfin, il vous est toujours possible d’épingler une application favorite à la barre des tâches, comme Google. Sélectionnez le fichier source dans le menu Windows, clic droit magique et « épingler à la barre des tâches ».

​La méthode de classement la plus adaptée à votre mode de fonctionnement sera la bonne. Ne copiez pas celle du voisin.
 
Classez vos dossiers virtuels par client, par catégorie, par date, par sujet ou par objectif dans le cadre de la gestion de projets. Je tiens tout de suite à vous mettre en alerte sur votre dossier « téléchargements » (ou « downloads »). Ceci n’est pas un classeur ou une armoire de rangement. Les fichiers qui apparaissent ici doivent rester de façon temporaire.
 
Tout ce qui s’y trouve doit être classé ailleurs ou supprimé définitivement.
 
Supprimez également tous les dossiers ou les applications dont vous ne vous servez pas. Nous avons tous essayé des logiciels gratuits qui squattent désormais notre disque dur. Vous ne les utilisez pas ? Poubelle ! Sélectionnez-les, faites un clic droit, « désinstaller ». Et hop ! Quelques méga-octets libérés.
 
Si vous faites le choix du classement par catégorie, sans sous-classement particulier, vous choisirez tous les fichiers en extension .png, .jpg et les glisserez vers le dossier « images ». Tous les autres, .pdf, .odt, .doc, etc., dans le dossier « documents ». Attention : ne touchez pas aux extensions .exe si vous doutez, car ce sont les fichiers source d'installation des applications.  
 
Enfin, si vous vous êtes trompé, la corbeille est là pour vous sauver. Restaurez le fichier supprimé par erreur (clic droit puis « restaurer »). Il reviendra à sa place d’origine. Toutefois, une fois que vous êtes sûr de vous, il est nécessaire de vider la corbeille pour gagner en espace disque.

​Vous avez nettoyé ? Triez et rangez maintenant !
 
Vous devez absolument rester « minimaliste », c’est-à-dire créer le moins de sous-dossiers possible sinon vous ne vous y retrouverez jamais !
 
Par exemple, voici l’arborescence de classement que j’utilise : 

​Il ne s’agit que d’un « extrait », je n’ai pas recopié tous les sous-dossiers.
 
Dans chaque dossier client, j’ai ajouté les « factures », les « dossiers en cours », les « procédures », les « contrats de prestations », etc. En revanche, je suis une adepte de l’archivage, c’est-à-dire que les dossiers qu’on n’utilise plus sont classés dans un dossier « _Archives ». Encore une fois, c’est le nettoyage « visuel » de votre bureau « virtuel » qui va vous aider à y voir plus clair.
 
La numérotation de vos dossiers vous permet, si vous le souhaitez, de leur donner un ordre de priorité de classement.
 
L’idée est de rester « minimaliste », c’est-à-dire de ne pas dépasser 20 dossiers, déjà pour qu’ils apparaissent tous à l’écran, ensuite, pour que votre cerveau ne disjoncte pas.

Si vous avez de nombreux fichiers dont la date est essentielle pour le classement, choisissez l’option de date anglophone, c’est-à-dire ANNEE, MOIS, JOUR.
 
En effet, si vous choisissez la version française, vous allez vous retrouver avec ça :

• 5 avril 2021
• 6 février 2016
• 10 janvier 2018
• 20 septembre 2017

En version dates anglaises, cela donnera :

• 05 avril 2021 =         2021/05/01
• 10 janvier 2018 =     2018/01/10
• 20 septembre 2017 = 2017/09/20
• 06 février 2016 =      2016/02/06

 
L’ordre chronologique annuel est respecté.
 
D’autre part, n’hésitez pas à simplifier le nom du dossier que vous créez. Ainsi, une facture de téléphone ne doit pas se limiter à sa date, ni à « FACTURE N°X ».
 
Préférez :

• 2021/12/20 – Facture Orange – Portable
• 2021/12/15 – Facture SFR – Box
• Etc.

 
Vous pouvez ainsi renommer fichiers et dossiers pour les retrouver facilement grâce à votre explorateur de fichiers.
 
Soit vous classez tout dans un dossier « factures », soit vous aurez préalablement créé vos dossiers « Téléphonie et Internet », ou encore « Orange » ou « SFR ». Glissez-les dans le dossier de destination concerné et c’est terminé.

Dès le départ, séparez les deux. Ce n’est pas une « astuce », c’est du bon sens. Y compris sur votre drive, si vous en avez un, type Google Drive. Un dossier « maison », un dossier « travail ». C’est une condition sine qua non, surtout à l’ère du télétravail quasi quotidien.

Cette solution est pratique à partir du moment où vous utilisez vos documents « originaux » toujours à partir du même endroit.

Soit le cloud vous sert à archiver, donc à sauvegarder vos données régulièrement de votre disque dur, soit c'est depuis votre drive que vous travaillez directement.

En effet, il peut arriver d'oublier quel est le dernier emplacement utilisé pour le fichier X.  Le choc émotionnel en ouvrant un fichier datant d'il y a un an peut être court, mais violent ! Évitez en conséquence les doublons ou triplons d'emplacement si vous n'êtes pas sûr de vous.

Petite astuce si vous avez trop de dossiers et que votre drive gratuit est plein à craquer et devient payant : créez une adresse mail pro et une personnelle, voire, une pour chaque membre de la famille.

Certes, vous vous retrouvez avec plusieurs drives, mais bon, vous économisez. Je vous rappelle toutefois que les serveurs tels que Google Drive ne sont pas écologiques. La consommation énergétique du parc numérique a d’ailleurs fait l’objet d’un rapport en décembre 2019.
 
Une méthode de classement et d’archivage à l’ancienne reste toujours le bon vieux disque dur externe. Ainsi, il ne vous reste plus qu’à sauvegarder vos données dans un endroit privé et secret. Attention : il faut être régulier dans vos sauvegardes et peut-être multiplier vos endroits de stockage par deux. Tout comme cela m’est arrivé, un plantage de disque dur externe peut également arriver !

Et voilà ! Le tour est joué et vous pouvez vous détendre !

Il n’est pas question ici de faire table rase de toutes vos petites habitudes mais de rationaliser votre mode de fonctionnement. Le mot-clé : désencombrez.
 
Soyez sans crainte, les raccourcis bureau ne le ralentissent pas, en revanche, cela peut ralentir votre cerveau. Créer un raccourci est facile, chercher ensuite la bonne icône sur son bureau virtuel relève d’un exploit !
 
La base, c’est de vous sentir à l’aise avec la méthode de classement virtuel choisie. Elle doit vous ressembler et coller à votre façon de travailler ou d’agir.  Et je me permettrai d'ajouter : faites la même chose avec votre espace de bureau "réel" !

• Pour en savoir plus sur l’organisation et la gestion du temps, cliquez ici. 
• Si vous voulez poursuivre votre apprentissage du classement papier, voici un site intéressant : être-minimaliste.co

Et si vous avez besoin des conseils ou de l'aide d'une personne dont l'organisation est le métier, faites appel sans attendre à Secrétariat Excellence. 

La collaboration des équipes au quotidien, que ce soit au travail ou entre fournisseurs et clients, est la base de tout pour atteindre de meilleurs résultats. D’ailleurs, vous avez sans doute entendu parler des pratiques collaboratives positives. Invariablement, on évoque « la mutualisation des missions », « le travail en commun », le fait d’être « porteur de valeurs professionnelles communes pour que l’entreprise progresse », etc.
 
Pourtant, collaborer est beaucoup moins facile qu’il n’y parait.
 
J’ai constaté que pour atteindre l’intelligence collective souhaitée, le style de management a toute son importance.

Collaborer efficacement dans notre société « moderne » dépend de plusieurs facteurs :
 

• Le poids de la hiérarchie et le fonctionnement néandertalien de certaines structures qui entravent bon nombre de projets.
• Des nouvelles pratiques, notamment la transformation digitale et les outils numériques
• Le style de management qui doit fédérer et motiver des parties prenantes en quête de reconnaissance au travail.

 
Les relations humaines trouvent ici leur sens premier.
 
En effet, qu’on soit le responsable du courrier ou l’assistant du N°2, l’implication ne peut venir que d’une forte adhésion au groupe et à la culture d’entreprise. A mon sens, c’est primordial pour faire fonctionner une entreprise qui s’appuie sur de fortes et réelles valeurs professionnelles.
 
C’est dans la gestion de projets que l’on retrouve ce tissage de liens le plus souvent. Travailler en équipe permet des rapprochements transversaux, mélange différentes strates hiérarchiques, différents métiers, instaure une culture d’équipe indispensable à l’atteinte d’un ou plusieurs objectifs.
 
Les nouvelles pratiques managériales essayent d’en tirer tout le profit pour travailler en synergie, mais le sens de la collaboration n’est pas toujours compris par tous.
 
Créer du lien, c’est la base d’une collaboration efficace. Pourtant, l’épanouissement au travail, la créativité et la productivité passent le plus souvent au second plan.

« De l’audace, encore de l’audace, toujours de l’audace » !  Danton en a réclamé pour sauver la France, et c’est exactement ce qu’il faut pour avancer et pousser à l’action, quels que soient les motifs. Encore faut-il ne pas étouffer les idées dans l’œuf !
 
En effet, l’émergence des idées doit être rendue possible, provoquée, exploitée (dans le bon sens du terme). Un management collaboratif doit permettre à tous de partager ses idées sans crainte ni contrainte, puis de les mettre en pratique en toute liberté.
 
Bien entendu, le cadre du projet et les objectifs doivent être clairs. Ainsi, il m’est arrivé de prendre un projet à la légère parce qu’il me semblait très court, simple, classique. Il s’est avéré que la personne avec qui je travaillais était bien moins structurée que ce que j’avais imaginé.
 
Elle s’est éparpillée, m’envoyant des informations cruciales trop tard. Comme je n’avais pas posé de cadre précis dès le départ, le projet a duré deux fois plus longtemps que prévu, me faisant refaire deux fois le même travail, heureusement, sans dépasser les délais. Ce mode de fonctionnement aléatoire est à bannir.
 
Autre sujet : la considération pour chacun. J’ai vu bon nombre de personnes sur des groupes de travail qu’on aurait pu appeler les « travailleurs de l’ombre ». Pas de reconnaissance, pas de considération, un nom effacé sur la présentation d’une Assemblée Générale et remplacé par un autre, par exemple…
 
Ça coupe net l’envie de redonner des propositions d’amélioration aux autres ! Donc, pour enrichir toujours plus le débat, rien de tel que de continuer à reconnaitre les idées de chacun et favoriser la prise d’initiatives.
 
Pour cela, il faut être capable de changer les vieilles méthodes et s’approprier de nouvelles façons de faire. Stop aux traditions poussiéreuses et aux sanctions si une belle initiative échoue ! Les nouvelles organisations se sont modernisées, parfois trop vite et sans aucun apprentissage.
 
Faire progresser l’entreprise, mais pas seulement. Les collaborateurs aussi ont besoin de progresser pour atteindre un objectif, quel qu’il soit.
 
En effet, et c’est ce que j’ai constaté le plus souvent en entreprise, les qualités propres de chaque individu sont étouffées, parfois inconsciemment, parfois pas. Il faut se battre ou être « connu » pour obtenir une écoute attentive lorsqu’on veut être force de proposition.  

Autrefois, j’ai été assistante projets, voire chef de projet par intérim. Je m’appuyais sur mon travail de suivi d’indicateurs et d’amélioration des performances pour tirer le meilleur parti de toutes les expériences.
 
Mais voilà…
 
Malgré un bon leadership et des séances de brainstorming audacieuses, un barrage monumental se dressait devant chaque nouvelle proposition de changement. Les structures trop rigides imprègnent le collectif dans des méthodes archaïques difficiles à modifier. Les mille-feuilles hiérarchiques ralentissent la prise de décisions pour des actions lambda.
 
De plus, toute erreur était pointée du doigt, comme à l’école quand on nous collait une mauvaise note. Pourtant, pour éviter que les fautes ne se reproduisent, on doit les analyser, les comprendre. Des erreurs graves, parfois punissables, surviennent, mais dans l’ensemble, elles restent exceptionnelles. Quel que soit le niveau de gravité, on doit en tirer une expérience positive pour tous.
 
Dans ma fonction d’assistante administrative indépendante, j’ai trouvé cette possibilité de valoriser les idées de mes clients, ou d’apporter les miennes pour de meilleures performances. C'est très agréable de pouvoir perfectionner des méthodes de travail en place mais non structurées. Ou encore, de détecter les failles ou les points positifs non exploités. J’arrive sans encombre à proposer des actions d’amélioration dans un cadre bienveillant.
 
Bien travailler ensemble ne repose que sur une chose fondamentale : la confiance mutuelle.
​

Gérer un agenda est rentré dans les moeurs. Pourtant, la plupart du temps, les cadres et autres dirigeants ne font que le "remplir". 
L'effet d'une page "blanche" d'agenda sur quelqu'un, c'est : "je suis nul" ; "je suis inutile" ; "je ne sers à rien" ; "je n'ai pas ma place dans la société".
A l'inverse, un agenda qui ne laisse aucun moment de répit renvoie un faux sentiment de "journée bien remplie", le syndrome du "je suis incontournable" ou "indispensable".
Pourquoi alors réfléchir à "comment gérer un agenda" ? Parce que certaines lois de productivité sont nécessairement affectées dans votre journée de travail. Un simple rendez-vous décalé, voire annulé peut s'avérer une catastrophe.

Un agenda rempli, c'est bien. Ou ça donne l'impression d'être quelqu'un d'important, ce qui est sans doute le cas.
En revanche, le remplir à outrance, de 7 h à 19 h, en donnant des rendez-vous tous les 1/4 d'heures comme chez le médecin, c'est loin d'être une bonne idée.

Le rôle d'un agenda, c'est de vous organiser, pas de frôler le burn-out, ni de mettre vos interlocuteurs en rogne parce que vous les mettez en retard ou que vous-même êtes réputé pour être toujours à la bourre ! Mauvais pour votre image...

Comment se sortir de cela ? En planifiant à l'avance les créneaux horaires où vous travaillez et ceux où vous passez en mode "vie privée". Ensuite, imaginez que vous devez faire le point avec vous-même ou avec votre assistante sur la réunion ou le rendez-vous qui vient de se terminer : moment pour relire ses notes ou prendre un café. Ce qui nous amène au point suivant.

Si vous n'avez personne pour gérer votre agenda, prenez soin de vous octroyer des moments pour pallier les imprévus. 

Pour ce faire, dès que possible, il est impératif de prévoir 10 mn de battement entre chaque rendez-vous ou réunion.
Si vous avez gagné du temps sur le précédent événement, tant mieux ! Vous aurez 15 ou 20 mn de plus pour prendre une pause, vous dégourdir les jambes et l'esprit, passer un coup de fil rapide.

Les assistantes ont l'habitude de gérer un ou plusieurs agendas. D'expérience, sachez que ces "petits" moments entre chaque rendez-vous sont une véritable bénédiction parfois. Soit ils permettent d'absorber le retard d'une réunion sans mettre en péril la suivante, soit ils vous permettent de souffler ! Votre productivité augmentera assurément.

Si vous voulez vous donner du répit, arrêtez de dire "oui" à toutes les demandes de rendez-vous ou de réunions.

Un sondage d'OpinionWay pour le Cabinet Empreinte Humaine a fait ressortir que 48% des réunions sont jugées non productives par les cadres, soit 1/2. Manque de préparation, mauvaise personne au mauvais endroit, au mauvais moment...

​Si on vous invite quelque part, et si vous manquez de temps pour votre travail, réfléchissez-à deux fois. 
Vous pouvez dire "non" et reporter, tout simplement.

Et si vous pensiez à vous bloquer du temps pour vous ? Un agenda bien géré est avant tout organisé aussi pour votre vie privée.
Si vous avez une famille, ne la négligez pas et notez tous les rendez-vous sur un seul et unique agenda.
Vous pouvez imaginer que ce sont des limites imposées pour faire exploser votre productivité !

Pour gérer un agenda correctement, ce n'est pas très compliqué. Vous pouvez en lire plus en lisant mon récent article : Gestion du temps : méthodes d’organisation des tâches et activités

Mais c'est vrai que le travail de gestion du temps de travail et l'organisation d'un ou plusieurs agendas, c'est aussi une tâche que vous pouvez déléguer à quelqu'un dont c'est le métier.

Si vous voulez retrouver un équilibre pro/perso tout en développant votre entreprise naturellement, vous devez rapidement réfléchir à "faire autrement". 

Trouver une solution d'accompagnement administratif devient urgent pour la pérennité de vos neurones ou pire, de votre entreprise. En choisissant la méthode de la délégation externe, grâce à un secrétariat indépendant, vous allez retrouver très rapidement une sérénité absolue.

Le secrétariat indépendant propose un accompagnement administratif des TPE/PME de façon externalisée.

Vous n'embauchez personne mais vous travaillez avec une société extérieure qui vous livrera des prestations de service administratif. 

Les secrétaires administratifs indépendants sont des chefs d'entreprise qui ont créé leur propre micro-entreprise, SASU, EURL, entreprise individuelle..., sous-traitant de tous les travaux de secrétariat.

Issus du monde de l'entreprise en tant que salariés, souvent de formation Bac + BTS, avec plusieurs années d'expérience pour les plus aguerris, les activités qu'ils (ou elles) proposent sont garanties par leur formation initiale et leurs compétences acquises au long des années.  

Ainsi, les secrétaires indépendantes sont techniquement formées aux techniques administratives de base :

• Organisation (plannings, agendas, projets)
• Rédaction (courriers, mails, rapports)
• Numérisation (mise en place ou prise en main de divers logiciels métiers ou applications)

Mais elles sont souvent spécialisées : juridique, médical, commercial, assistante de direction (votre bras droit), rédaction de contenus web, etc.

Très souvent, les cabinets juridiques, d'avocats, notaires ou les cabinets médicaux font appel aux secrétaires indépendants pour une assistance administrative ou pour leur permanence téléphonique, par exemple.

​Les particuliers peuvent également recourir à une secrétaire à domicile ou secrétaire à distance, pour une aide administrative ponctuelle. On parle souvent dans ce cas "d'écrivain public".

Enfin, les associations, les indépendants les TPE/PME de tous domaines utilisent les entreprises de secrétariat indépendant pour des raisons organisationnelles et financières. En effet, l'externalisation des tâches administratives permet non seulement de gagner du temps à moindre coût, mais encore de bénéficier des connaissances bureautiques d'une profession dont c'est le B.A.BA.

Cette solution d'accompagnement administratif propose un avantage majeur : sa simplicité de mise en place.
En effet, il suffit de se jeter à l'eau et de contacter une entreprise de secrétariat indépendant. En étudiant votre projet, elle vous proposera un devis et une fois validé, vous commencerez à travailler ensemble selon un cahier des charges (ou contrat de prestation) établi ensemble.

Les coûts sont très réduits par rapport à une éventuelle embauche de salarié puisque vous ne serez pas ennuyé par les congés payés, les charges sociales seront totalement absentes, pas de prise de tête avec les heures supplémentaires à rémunérer, etc. Le prestataire s'adapte aux besoins du client et facture selon son devis ou ses horaires, en fonction des options que vous aurez validés au préalable.

Toutefois, la réglementation est implacable : vous ne pourrez pas travailler à temps plein avec un prestataire indépendant. En effet, ceci est considéré comme du salariat déguisé et vous seriez contraint d'embaucher le prestataire en CDD ou CDI, soit de payer une amende importante. Dans le même ordre d'idées réglementaires, une secrétaire administrative indépendante ne fera jamais de comptabilité, activité qui lui est également interdite.

Comme je vous l'expliquais, mettre en place un accompagnement administratif pour TPE/PME, c'est très simple.

Dans votre moteur de recherche, tapez au choix les mots clés :

• assistante administrative indépendante
• prestations secrétaire indépendante
• écrivain public
• etc.

Je vous recommande de ne pas vous arrêter aux trois ou quatre premiers résultats qui sont souvent des entreprises sponsorisées qui sous-traitent avec nous, indépendants, mais à des prix bradés. Rendez-nous service, sans intermédiaire : contactez-nous directement.

Contactez plusieurs prestataires, échangez, demandez un devis. Les prestations sont facturées entre 30 et 60 € de l'heure en moyenne. Tout dépend de votre besoin en volume d'heures, s'il s'agit d'une prestation ponctuelle ou sur le long terme et régulière, si vous faites appel à une débutante ou assistante chevronnée, s'il y a besoin d'une spécialisation, si vous êtes en province ou à Paris, et ainsi de suite. 

De plus, des forfaits dégressifs peuvent vous être proposés.

Votre choix est fait ?

Un entrepreneur qui vous apportera l'aide dont vous avez besoin pour votre activité :

​La gestion du temps, vaste programme ! Énième article ou simple lecture pour vous rassurer ? Le temps ralentit, passe vite, accélère, mais jamais ne s’arrête. Comment organiser le futur pour que votre présent ne reproduise pas sans cesse les erreurs du passé ? Gestion du temps et organisation, combat perdu d’avance ? A vous de voir !

​La gestion du temps nécessite un minimum de bon sens, au moins pour commencer. C’est souvent la planification des tâches, rendez-vous et autres « deadlines » qui va aider à atteindre son ou ses objectif(s).
 
Définissez les priorités de votre agenda bien en amont de leur date d’échéance. Pour cela, le plus court chemin pour y arriver, c’est de les noter dans votre planning, électronique de préférence afin de planifier des rappels si vous en avez besoin. Pour rester en accord avec vos objectifs, ne procrastinez pas et appliquez les méthodes classiques. Vous y gagnerez en énergie.

Vos décisions organisationnelles auront un impact sur votre activité. C’est pourquoi il convient d’utiliser les bons outils :

• Outils de gestion de tâches : Asana, Trello, ou Monday.com (celui que j’utilise).
• Les tableaux de bord
• Outils de création d’entreprise (business canva model, business plan, plan de trésorerie, etc.)
• Outils pratiques : un timer (pomodoro, chronomètre en ligne), ou la délégation de certaines tâches chronophages.
• La sacro-sainte « to do list » : en version papier ou électronique, sa simplicité est redoutable d’efficacité !

 
En savoir plus :
Lire « Organiser son entreprise dès sa création »

Dans la vie de tous les jours, tous les conseils ne sont pas toujours applicables. La planification s'avère un travail conséquent, demandant un minimum de volonté, surtout quand on n’est pas vraiment fait pour ça.
 
Toutefois, pour les exigeants perfectionnistes, c’est l’effet inverse qui risque de se produire à force de vouloir tout gérer, mais surtout, tout planifier. Si vous passez plus de temps à programmer un projet qu’à le réaliser, posez-vous les bonnes questions !
 
À ce sujet, lisez l’article "Planification : entre noyade et procrastination".
 
Utilisez votre énergie à bon escient. L’idée primordiale dans votre organisation, c’est de rester en accord avec vous-même, de garder votre sphère privée bien détachée de l’activité professionnelle.
 
Si vous faites partie de ceux dont les idées s'éparpillent, utilisez le mind-mapping :

​Chaque idée deviendra ensuite un objectif : le niveau de priorité vous incombera pour prendre une décision. Cette méthodologie a le mérite de « vider » votre cerveau des informations importantes, mais trop nombreuses.
 
En savoir plus : « Organiser ses idées »

La démarche de la gestion du temps pour une organisation efficace demande analyse, pratique et technique. Certaines structures ou individus choisissent de s’y former, indispensable lorsqu’on est assistant chef de projet, par exemple. Vous pouvez facilement adopter certaines connaissances de base en gestion du temps. Ainsi, le grand classique de la gestion des tâches, c’est de « savoir distinguer l’urgent de l’important ». Voici quelques exemples.

Le principe de Pareto soutient qu’environ 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes.  On doit se concentrer alors sur ces 20 %. En découle ensuite la méthodologie « urgent/non urgent », ou la matrice d’Eisenhower que j’évoque dans l’article « Comment manager ? ».

Un élément à bannir absolument, c’est la procrastination. C’est la loi de Gaborit (un chirurgien) ou "loi du moindre effort" qui dit que l’homme fuit les tâches les plus ennuyeuses et recherche avant tout le plaisir immédiat.  
 
En effet, un dossier épineux qui vous fait baisser les bras dès que vous l’évoquez, vous donnera la tentation de le laisser trainer. Pourtant, urgent ou pas, c’est une activité à positionner en priorité dans votre emploi du temps. Traitez tout ce qui vous ennuie avant le reste. Votre soulagement sera démultiplié quand vous aurez bouclé votre tâche !

Autre loi, celle de Carlson (économiste). Selon lui, « le temps perdu à cause de l’interruption d’une tâche est supérieur au temps de l’interruption ». Évitez quand c’est possible tous les « distracteurs » :
 

• Notifications PC ou téléphone portable
• Antivirus intempestif (programmer les plages des analyses en dehors de vos heures de travail)
• Mises à jour système soudaines (idem antivirus)
• Messageries Slack, Messenger, What’s App

 
Malheureusement, en entreprise les salariés se sentent obligés d'écouter leurs collègues qui entrent inopinément dans leur bureau, causant une perte de productivité jamais mesurée, ô combien dévastatrice !
 
Vous devez pouvoir travailler en restant concentré.

Attention ! Surveillez votre espace de travail et ne voyez pas les choses trop en grand.
Qu’est-ce que cela veut dire ? Que plus votre espace de travail est démesuré, plus vous aurez tendance à empiler les dossiers, éparpiller toutes vos affaires, bref, vous désorganiser visuellement et concrètement. Comment trouver le document X, du dossier Y dans tout ce bazar ?
 
Donc, petit espace, petit bureau, bon rangement ! En savoir plus : « Organiser son espace de travail »
 
A contrario, Éric Abrahamson, formateur en management, soutient que trop de rangement tue la créativité ! Ranger son bureau le soir avant de partir n’est pas forcément signe qu’on est un "bon travailleur".
 
La vérité doit sans doute être au milieu. À vous de trouver votre espace…

Vous pouvez tout à fait contrôler votre temps de « travail » sur une activité en particulier en utilisant un timer (par exemple eggtimer). Pour ma part, j’utilise actuellement la version payante (prix minimum) de « My Hours », idéale pour les travailleurs indépendants.
 
Les rapports hebdomadaires que vous en sortez vous donnent une perception bien plus affinée de vos activités, mais également de votre productivité. Vous saurez ainsi combien de temps vous mettez sur la rédaction d’un texte X, par exemple ; ou encore, combien de temps vous avez passé à prospecter la semaine Y. Très intéressant pour mettre en exergue ce qui vous prend le plus ou le moins de temps.
 
Si vous vous déplacez entre des rendez-vous, élargissez les plages horaires pour tenir compte du temps de trajet et mettez-vous des rappels.

Gardez-vous du temps pour des pauses : c’est comme pour les longs voyages en voiture. Accordez-vous 10 mn toutes les deux heures. Certains timers en ligne permettent de programmer les temps de pause à l’avance : buvez, mangez, méditez, mais coupez l’activité professionnelle.
 
Enfin, programmez les moments où vous gérez votre messagerie.  Par exemple, le matin avant toute activité, ou le soir à partir d’une certaine heure. Vous pourrez ainsi répondre à tous en une fois et pas sporadiquement à chaque fois que vous recevez un mail. Vous serez ainsi concentré sur l’activité en cours, y compris pour répondre aux mails sérieusement et pas à la « va vite ».

Les habitudes se mettront en place lentement, mais sûrement. En évaluant l’avancement des tâches programmées versus celles que vous aurez traitées au petit bonheur la chance, vous constaterez par vous-même que mettre en place une méthode de gestion du temps est plus productif.
 
Pour les plus déterminés, des formations dédiées peuvent vous intéresser. Assurez-vous que celle que vous choisirez sera adaptée à votre activité, votre pratique et vos besoins réels.​

N’attendez pas de vous noyer sous le travail et la désorganisation pour mettre des solutions en place. Les outils cités pourront vous être utiles, à condition de vous en servir avec rigueur et discipline.
 
Toutefois, restez zen et cohérent avec vous-même. Différents facteurs interviennent dans la mise en place d’une meilleure organisation. Le plus efficace sera celui qui "colle" à votre personnalité. Si vous mettez en place de nouvelles méthodes pour vous améliorer, mais que vous les appliquez à contrecœur, vous n'y trouverez aucun intérêt.
 
Si jamais vous voulez vous amuser de la gestion du temps au travail, il existe encore une loi dont je n’ai pas parlé : la loi de Parkinson. A vous d'être curieux. Cela vaut son pesant d’or !
 
Si enfin vous souhaitez étudier philosophiquement le temps, tel qu’il est perçu par nous autres, pauvres humains, je vous conseille de lire Étienne Klein, astrophysicien et philosophe qui a étudié le phénomène du temps qui passe de long en large. Extrait :
 
« Le temps est une “chose” introuvable dont l’existence ne fait aucun doute. Une “chose” dont tout le monde parle, mais que personne n’a jamais vue. Nous voyons, entendons, touchons, goûtons dans le temps, mais non le temps lui-même. Contre toute attente, Chronos est un planqué, un caméléon qu’il faut débusquer sous nos habitudes de langage et de perception. Pour le déjouer, il va falloir l’effeuiller peu à peu, le déshabiller, le distinguer de ses effets les plus sensibles : la durée, la mémoire, le mouvement, le devenir, la vitesse, la répétition… Parce que les horloges ne mesurent pas forcément du temps. Parce que le temps est toujours là alors qu’on dit qu’il s’écoule ».

45% des règles d’orthographe seulement sont maîtrisées par les Français et ce chiffre diminue continuellement.

Des textes remplis d’erreurs peuvent nuire sérieusement à l’image de marque d’une entreprise.
​
Améliorer son orthographe, c’est une démarche indispensable pour soi et tout ce qu’on représente.
​Voici quelques pistes de réflexion.

La facturation dématérialisée, déjà connue pour ceux qui travaillent avec les marchés publics, va s’imposer à toutes les entreprises assujetties à la TVA dès le 1er/01/2024. Destinée à simplifier le circuit et limiter les fraudes, cette dématérialisation deviendra donc obligatoire selon un calendrier bien défini. Suivez le guide !

Une facture dématérialisée, ou e-invoice, reste une facture, quel que soit le nom qu’on lui donne (si vous êtes en B2C, commerce de détail ou prestations de services auprès des particuliers, par exemple, on parlera de e-reporting). C’est le transfert de l’émetteur au destinataire qui ne pourra plus se faire par simple courrier postal. Adieu la facture papier !
 
Comment dématérialiser ses factures quand on est l’émetteur ? Selon l’article 289 bis du Code Général des Impôts, il faut passer par un des formats suivants :

1. Par échange de données informatisées (EDI), via une plateforme de dématérialisation (prestataire choisi par vous), habilitée à transmettre la facture à votre client sous le format que ce dernier aura choisi. A la réception des éléments de facturation, la plateforme sera responsable de l’extraction des données destinées à l’administration fiscale (identités fournisseur/client, montant HT, montant TVA).
2. Word ou PDF, si et seulement si le destinataire vous dit qu’il est d’accord. Dans ce cas, pour renforcer la sécurité du document et son intégrité, une signature électronique serait un plus. 

Émises et transmises par voie électronique, une des raisons de la mise en place de la dématérialisation des factures, c’est de limiter les fraudes, notamment sur les déclarations de TVA.
 
Ainsi, les principes suivants assureront la valeur probante des factures électroniques :
 
Garantie d’authenticité
Le document électronique doit apporter la preuve de l’identification de l’émetteur et du récepteur, de la date de création et décrire le contenu. Pour l’authentifier, il faut qu’il soit horodaté et scellé (c’est-à-dire qu’on ne peut plus y toucher une fois qu’il est validé).

Intégrité du document
De la création à l’archivage, il faut prouver qu’il n’y a pas eu de modification ou d’altération du document. Cela passe par le contrôle de la confidentialité, la traçabilité des actions réalisées sur le document, la conservation à long terme (pérennité).
 
Document intelligible
Le document final remis au destinataire sera sous format PDF pour pouvoir être lu par un humain, et pas une machine. Attention : en cas d’archivage électronique, le format Excel ou Word seront incompatibles.
 
Concernant l’archivage électronique, si tous ces principes sont appliqués, on parlera d’un espace d’archivage à valeur probatoire donnant ainsi une valeur juridique à tous vos documents. De plus, notez que toutes les anciennes factures papier devront être numérisées sous format PDF et archivées à leur tour.

​Les solutions choisies se feront en fonction des besoins, des moyens financiers et humains.

Entre le 1er/01/2024 et le 01/01/2026 au plus tard, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être passées à la dématérialisation de leurs factures.
 
Janvier 2024 :

• Toutes les entreprises auront l’obligation de recevoir les factures de leurs fournisseurs sous format dématérialisé.
• Toutes les grandes entreprises auront l’obligation de les émettre.

Juillet 2024 : obligation d’émission pour les ETI (Entreprise de taille intermédiaire).
Janvier 2026 : obligation d’émission pour les TPE/PME, micro-entreprises.

1. Fin 2019, 76% des entreprises étaient équipées d’une solution de facturation électronique.
2. Économies réalisées versus papier : 50 à 75 % (selon le Gouvernement).
3. Durée de conservation des factures pour l’administration fiscale :

• Sous format sécurisé par signature électronique ou par EDI (échange de données informatisées) : 6 ans.
• Sur support informatique : 3 ans + 3 ans sur tout autre support.

      4. Durée de conservation pour le droit comptable : 10 ans.

L’obligation de la facture dématérialisée aux entreprises assujetties à la TVA dépend de la loi de finances 2020, article 153, et de l’ordonnance du 15/09/2021.
 
Par cette mise en place, le Gouvernement a souhaité :

• Alléger la tâche administrative des entreprises en espérant ainsi diminuer les délais de paiement et assurer des gains de productivité (gain prévu par l’Etat : 4.5 milliards d’€).
• Simplifier les obligations déclaratives de la TVA.
• Limiter les fraudes.
• Connaître l’activité des entreprises.

 
Les établissements publics reçoivent depuis le 1er janvier 2020 des factures dématérialisées, via la plateforme Chorus Pro. C’est un bon exemple de ce qui attendra toutes les autres très bientôt. Il convient donc de s’y préparer dès maintenant et de vérifier si la numérisation de vos anciennes factures ne vous prendra pas trop de temps, si votre logiciel de facturation sera adéquat, etc.

En savoir plus :
cegid.com
chambersign.fr

Commettre des fautes d’orthographe est un problème récurrent qui peut arriver à tout le monde.

Les plus courantes portent sur les règles d’accord, de conjugaison, d’homonymes ou de pièges. Les erreurs se glissent très facilement dans vos textes : é ou er ? Ai ou ais ? Connection ou connexion ? Les pièges de l’orthographe et de la grammaire Française sont perfides !
 
Sans être membre de l’Académie française ou expert du Petit Robert, on peut toutefois améliorer ses textes sans trop d’efforts.
 
Il existe des correcteurs orthographiques sur la plupart des logiciels de traitement de texte pour corriger automatiquement. Toutefois, ils ne sont pas fiables à 100 %. Les modifications ne porteront que sur l’orthographe classique, mais des erreurs se glisseront dans les concordances de temps ou les participes passés, par exemple. Ils ne sont pas assez performants pour détecter des inexactitudes grammaticales et les rectifications proposées peuvent être fausses.
 
D’autres outils de correction plus sûrs se téléchargent directement sur votre disque dur et s’intègrent à vos logiciels du quotidien. Un dispositif numérique comme « Antidote », un des plus connus, ou MerciApp ou enfin, Cordial, conviendront aussi bien aux rédacteurs web qu’aux enseignants, aux romanciers, ou encore à toutes les entreprises qui doivent écrire de nombreux textes, sous des formes différentes : rapports, compte-rendu, mails. Ces logiciels professionnels discernent tous les aspects d’un document : les répétitions, les verbes dits « ternes », ou trop simples, les mauvaises tournures de phrase, etc.
 
Astuce : pour conjuguer correctement sans prise de tête, utilisez l’outil conjugateur.fr

Rédiger en français, ce n’est pas si simple, surtout à l’heure où tout doit être fait en 10 min. Il faut lire, se relire, checker et rechecker. Néanmoins, même si vous pensez ne pas avoir le temps, la relecture permet d’atteindre le sans-faute espéré.
 
De plus, on croit fréquemment à tort que les dirigeants sont trop « haut placés » pour être mauvais à l’écrit. Mon métier m’a souvent démontré le contraire.
 
Les patrons, les décideurs ou autres cadres supérieurs ne sont pas à l’abri des erreurs orthographiques. Ils s’en cachent parfois en se reportant sur le téléphone ou sur leur secrétaire. Cependant, ces lacunes ne sont pas anodines pour l’estime de soi. Progresser pour soi, c’est également positif pour la société.
 
Des maladresses sur un e-mail peuvent discréditer une personne, mais aussi la notoriété ou l’image de marque de l’entreprise qu’elle représente. Et que dire d’une lettre de motivation remplie d’erreurs ? Une enquête a démontré que plus de 1 DRH sur 2 avait déjà rejeté une candidature en raison des fautes d’orthographe que la lettre contenait.
 
L’idée n’est pas d’apprendre les règles d’usage du français par cœur ni de savoir si le mot en question est un nom au féminin singulier ou un adjectif invariable. Il est courant de maîtriser les règles orthographiques et ne pas savoir distinguer un COD d’un COI.
 
Il faut utiliser les outils à votre disposition tels que ceux exposés précédemment et faire preuve d’un peu de jugeote. Si l’orthographe du même mot vous fait perdre la tête à chaque fois que vous l’utilisez, faites-vous une liste et notez-le. Mieux ! Trouvez des synonymes que vous êtes sûr de savoir écrire correctement.
 
D’autre part, l’orthographe ne fait pas tout : la ponctuation, les majuscules oubliées, les fautes de frappe tout simplement, ont peut-être échappé à votre vigilance.

Il existe des sites gratuits pour vous entraîner à améliorer votre orthographe, comme « orthoprof ». En effet, rien ne remplacera l’exercice, et c’est bien pour cela qu’on nous obligeait à réviser pour la dictée hebdomadaire à l’école.
 
La lecture est un excellent moyen de mémoriser l’orthographe. Toutefois, il est bon de lire de « vrais » livres en papier. Oubliez vos tablettes pour une fois ! Ouvrez un dictionnaire ou votre Bescherelle de 6ᵉ, vous y retrouverez la nostalgie de l’école.
 
Enfin, qui ne connaît pas le « Projet Voltaire » ? Pour une inscription gratuite, vous pouvez évaluer votre degré de compétence orthographique pour obtenir une série de tests adaptés et progresser selon vos besoins.
 
Les formations suivantes et la certification qui vous est proposée de façon facultative sont payantes, mais cette plateforme est reconnue partout et certains C.V. en font mention.
 
Plus qu’un gadget passé de mode, une orthographe précise améliore le niveau de compréhension des textes. C’est donc un gage de crédibilité pour qui vous lira. Si écrire vite et bien est difficile pour vous, et que de plus vous êtes fâché avec les outils numériques, alors une solution adaptée à vos besoins vous plaira sans doute : le correcteur humain !
 
Oui, c’est un métier et certains relecteurs sont spécialisés dans des domaines spécifiques (sciences, médecine, romans, etc.). C’est une prestation que vous trouverez également chez certaines assistantes indépendantes.

Pour vous assurer une communication à la hauteur de vos propres exigences, restez donc vigilant sur la correcte utilisation de l'orthographe, de la syntaxe et de la grammaire. Un minimum syndical, c'est toujours mieux que rien dans ce domaine.

Le phishing, ou hameçonnage, ne vous est pas étranger. Les emails malveillants pullulent dans les messageries personnelles. Il existe un autre phénomène de piratage informatique qui concerne tout particulièrement les dirigeants : le whaling. L’aspect professionnel de ce type de piratage est encore plus sournois. Apprenez à les reconnaître.

Le phishing est une attaque généralement faite par l’envoi d’un email frauduleux adressé à des cibles au hasard. Vous vous êtes certainement déjà retrouvé face à ce type de message qui vous demande de valider des coordonnées bancaires en cliquant sur un lien ?
 
Le « whaling », encore appelé « fraude au Président », c’est un piratage du même genre dirigé exclusivement vers des personnes très haut placé dans les entreprises, cadres mais surtout, les PDG.
 
Le but principal : trouver une brèche pour voler des données en se faisant passer pour un « grand ponte » de l’entreprise sans qu’aucun employé ne se doute de quelque chose. Les arnaqueurs se contentent souvent de surfer sur les réseaux sociaux, d’y trouver des photos de fêtes ou d’animation d’entreprise, de retrouver des noms, des prénoms, etc.
 
Puis, ils créent une adresse mail quasi identique et un site web frauduleux vers lequel toutes les données demandées seront envoyées si un employé répond au mail.
 
L’indice de confiance d’un message reçu par un « haut gradé » de l’entreprise est très élevé. Les employés réfléchiront à peine avant de répondre favorablement aux demandes.

En créant cette première brèche dans l’entreprise, via un employé zélé, les cybercriminels volent avant tout des données ultra-sensibles, personnelles et d’entreprise :

• Informations financières,
• Numéros de comptes bancaires, de cartes de paiement,
• Les fournisseurs, les clients, via la base de données du CRM,
• Le lieu d’habitation du directeur, ses habitudes, etc.

Il est un point crucial à souligner ici : les hackers, même s’ils sont dangereux et qu’ils parviennent souvent à leurs fins, ne représentent que 2% des fuites en entreprise.
 
Ce sont les collaborateurs qui arrivent en tête de liste des fraudeurs et qui, pour certains, vendent les données ; d’autres ne font tout simplement pas attention : un écran d’ordinateur laissé ouvert à la vue de tous peut être terriblement préjudiciable ! Ensuite, on peut imaginer les failles dans la confidentialité des partenaires et prestataires.
 
Mais revenons à nos moutons et à nos « hackers », adeptes du whaling.
 
Le travail principal d’un hacker consistera à récupérer le plus d’informations possibles sur le dirigeant d’une société par l’intermédiaire des réseaux sociaux, professionnel ou personnel, des cookies de navigation, ou des « fuites » ou vol de données.
 
Pour atteindre un collaborateur, rien de plus simple : avec la dimension exponentielle qu’a pris la numérisation des entreprises, donc des données, l’espionnage informatique via les « clouds » rend les systèmes informatiques extrêmement vulnérables. Trouver une brèche informatique dans le réseau et atteindre le patron via un employé est un système très bien rôdé et qui fonctionne.
 
Pour exemple :

• Pathé Cinéma a fait l’objet d’un whaling en règle en 2017, pour un préjudice final de
  19 millions d’euros.
• Microsoft Outlook a été récemment victime d’un piratage des serveurs de messagerie avec un accès aux historiques d’e-mails des clients. Le résultat à attendre : une vaste campagne de phishing à prévoir !
• Plus récemment, nous savons que l’Assistance Publique-Hôpitaux de Paris a été piratée et que des millions de résultats de tests PCR ont été volés.

Que ce soit par le phishing ou le whaling, l’attaque est souvent menée de la même façon : un mail frauduleux, un manque de sécurité informatique et hop ! Une brèche est ouverte.
 
Le mail de « prétexte » peut vous donner des sueurs froides. Récemment, j’ai reçu un mail d’Interpol qui me disait que « dans le cadre d’un accident, je devais être un témoin », blablabla.
Il se trouve qu’en deux secondes j’ai compris l’arnaque, mais sur le coup, l’impact psychologique est indéniable.
 
Vous pouvez recevoir également un mail soi-disant de votre banque, indiquant que vos coordonnées ne sont plus à jour.
 
En mode « phishing », le plus classique est de vous envoyer des tonnes de mails concernant un thème en vogue (Black Friday, Noël, etc.), ou de surfer sur la « peur » en mode « Covid », vous allez tous mourir !
 
En mode whaling, il est assez courant que les entreprises soient purement et simplement bloquées et qu’on leur demande des rançons. Peu de témoignages sortent à ce sujet, car il en va de la notoriété et de l’image de marque des sociétés concernées. Toutefois, C'est un fait certain : cela arrive très régulièrement.
 
L’argent une fois versé, le commun des mortels n’en saura rien ; les données, une fois dérobées, seront revendues au plus offrant sur le Dark Web.

​Comment contrer de telles attaques ? On sait aujourd’hui que les technologies avancées des antivirus, même si elles sont performantes, ne sont pas suffisantes.
 
C’est avant tout l’utilisateur derrière son écran qui doit être le premier sensibilisé à ces pratiques. C’est l’ultime rempart contre toute attaque. C’est pourquoi certaines entreprises forment leurs équipes et les sensibilisent à la cybercriminalité.
 
En effet, un salarié qui reçoit un mail de son « boss » (le faux), lui demandant un code d’accès à tel ou tel serveur, ne saura pas forcément dire « non ». Le travail à distance imposé ces dernières années n’a pas arrangé les choses. C’est donc une étape cruciale de faire comprendre à chaque salarié qu'il doit être vigilant en matière de sécurité informatique.

• Un mail à l’objet étrange, pressant, ou inquiétant : Police judiciaire, Interpol, Compte bloqué…
• Vérifier l’adresse e-mail de l’envoi : les pirates n’ont pas toujours d’imagination ou de possibilité de vous tromper. Souvent, l’adresse est à rallonge, avec une suite de lettres et de chiffres interminable. Pensez à cliquer sur « détails » si l’adresse n’est pas affichée en entier.
• Un lien à cliquer dans le corps du mail. 

Une solution classique : les programmes anti-phishing des antivirus classiques, qui fonctionnent plutôt bien. En tant que particulier, il faut découvrir et paramétrer correctement votre antivirus pour être sûr qu’il fonctionnera bien, et comme vous le voulez.

Un site comme : https://isitphishing.ai vous permet d’entrer une adresse URL, ou mail, ou autre afin de vous indiquer si oui ou non votre entreprise est ciblée par une ou plusieurs attaques. 

Exemples de phishing

• Facture à payer « rapidement ».
• Alertes de sécurité : votre mot de passe est arrivé à échéance et doit être changé, sinon, votre compte va fermer.
• Votre moyen de paiement va expirer.

 
Exemples de whaling

• Attaque de fichiers partagés (One Drive, Sharepoint)
• Document à télécharger
• Demandes de codes
• Blocage de site internet de l’entreprise via un « déni de service » ou DDoS. Il s’agit d’un envoi très important de requêtes au même moment à un site internet qui ne pourra plus y répondre. Dans ce type d’attaque, qui nuit fortement à l’image de marque, il faut environ ½ journée pour s’en rendre compte en interne, puis ½ journée pour réparer les dégâts, au mieux. Manque à gagner assuré !
• Copie de site internet : j’ai en tête le site BNP PARIBAS, maintes fois copié, assez bien égalé !

Les TPE/PME sont ciblées à 90 % et attaquées chaque jour. Force est de constater que leurs systèmes informatiques sont assez peu sécurisés.
 
Les solutions contre le phishing ou le whaling existent comme nous l’avons exposé en parlant antivirus et sensibilisation du personnel. Mais ce n’est pas tout !
 

• Il faut changer de mots de passe TRES régulièrement. Certaines grandes entreprises en ont l’obligation et bloque votre PC si vous ne l’avez pas fait.

 

• Il est impératif d’exécuter les mises à jour de logiciels, d’antivirus, de messageries.

 

• Il ne faut JAMAIS transmettre des codes ou mots de passe par mails, ou par téléphone, même si c’est le big boss qui vous les a demandé (que ce soit vrai, ou pas). Dans le doute, vérifiez et demandez de vive voix à la personne concernée ou son secrétariat s’il est bien à l’origine de la demande.

 
Les cybercriminels frappent au hasard grâce à la puissance cumulée de leurs installations ou à cause de l’ignorance ou naïveté des utilisateurs.

Les TPE/PME doivent se sentir concernées avant qu’une attaque ruine votre travail au sens propre, comme au sens figuré !

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​Le monde du secrétariat indépendant s’élargit de jour en jour. Je le constate depuis que j’ai créé ma propre entreprise d’assistante indépendante.

Sites de mise en relation, plateformes d’adhésion à des répertoires payants, sites de formation spécialisée pour devenir secrétaire freelance, le choix s’est élargi.

SIO, nouvelle plateforme collaborative m’est apparue différente. Je vous explique ici pourquoi.

Les outils numériques pour la digitalisation sont plus que jamais d'actualité.
Dans des domaines divers, l’entrepreneur « tout-en-un » doit s’ouvrir à de nouvelles applications et outils en ligne pour aider au développement de sa société.
De l’automatisation, en passant par la gestion du temps et à l’aide de création de contenus, voici un tour d’horizon de solutions numériques simples et efficaces.

Gérer son site internet soi-même, c’est souvent par volonté d’être autonome et de ne pas être sous la contrainte d’un budget hors de prix. Et c’est vrai que tous les fournisseurs de site internet vous le garantissent : créer un site internet, c’est simple et pas cher !
Oui, mais….
Voici quelques conseils pour créer votre site à zéro :

• Faire votre choix de fournisseur,
• Gérer les points essentiels de vos pages,
• Assurer la maintenance de votre site.

Améliorer le profil LinkedIn, c’est simple. Les réseaux sociaux ont envahi notre quotidien : Instagram, Facebook, Twitter, Pinterest, pour les plus courants, et LinkedIn.
 
Ce réseau social professionnel s’adresse à tous les entrepreneurs ou salariés qui veulent se construire de solides fondations dans le monde du travail.   

Comment payer une secrétaire indépendante ou se faire payer quand on l'est soi-même ?

Forfait ? Horaire ? Plateforme ? A la tâche ou à la durée ?

A quel niveau de prix ? 
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Tour d'horizon des solutions.

​Dans la gestion de projet, le tableau de type Kanban est très utilisé. On pourrait dire « à la mode », mais ce n’est pas vraiment une mode. C’est une méthode basée sur l'approche agile : simple, visuelle et facilement accessible.
 
Tour d’horizon et détails.