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La gestion administrative : un pilier de la réussite
La gestion administrative est souvent sous-estimée. Elle constitue pourtant un pilier fondamental pour le succès d’une entreprise. Sa solidité permet une meilleure gestion des ressources, une prise de décision éclairée (normalement !) et une amélioration de l’efficacité opérationnelle. Toutefois, de nombreuses entreprises se heurtent à des freins ou des murs infranchissables lorsqu’il s’agit d’optimiser la gestion administrative.
Identifier les tâches « clés »
La première étape pour optimiser votre organisation administrative est d’identifier les tâches « clés » qui nécessitent votre attention. Toutes les entreprises sont différentes et il est donc important de comprendre quelles sont les opérations qui doivent éveiller prioritairement votre intérêt. Cela peut inclure la comptabilité, la GRH, la gestion des contrats fournisseurs, ou bien d’autres aspects que vous définirez comme spécifiques et prioritaires. Une fois que ces tâches sont identifiées, hiérarchisez-les en fonction de leur importance et de leur impact sur l’entreprise. Les tâches critiques doivent être gérées en interne et les moins importantes peuvent tout à fait être externalisées. Externaliser pour gagner en efficacité L'externalisation est en effet un moyen puissant d'optimiser votre gestion administrative. Au lieu de consacrer des ressources internes à des tâches administratives, vous pouvez faire appel à des prestataires extérieurs experts dans ces domaines. Par exemple : Comptabilité et finances : La comptabilité est une fonction vitale. Elle demeure complexe et chronophage. Externaliser ce domaine à un cabinet comptable vous permettra d’éviter la perte de temps et les erreurs. Cela garantit de plus la précision et la conformité de vos finances, rapports et autres déclarations. Gestion des ressources humaines : La gestion des ressources humaines implique de traiter un grand nombre d’informations chiffrées : effectifs, paie, avantages sociaux, etc. Elle demande en outre de veiller à la conformité règlementaire. En externalisant cette fonction, vous pouvez bénéficier de l’expertise de professionnels des RH. Vous saurez ainsi maintenir un environnement de travail serein et positif et respecter les lois en vigueur. Gestion des contrats : La gestion des contrats achats ou fournisseurs est essentielle pour la conclusion d’accords commerciaux solides. En faisant appel à des professionnels en externe, vous vous éviterez des erreurs coûteuses et optimiserez vos relations commerciales. Externalisation du secrétariat : une option à considérer
L’externalisation du secrétariat est une stratégie de gestion de plus en plus courante dans le monde des affaires pour optimiser la gestion administrative. Elle offre de nombreux avantages, en particulier pour les TPE/PME qui souhaitent se concentrer sur leur cœur de métier.
De multiples activités sont concernées par ce type d’externalisation auprès de professionnelles expérimentées : la gestion des appels téléphoniques, la rédaction, la communication, la planification. Externaliser le secrétariat peut réduire considérablement les coûts par rapport à l’embauche d’un personnel à temps plein. Vous n’avez pas à vous soucier des dépenses liées aux avantages sociaux, aux congés payés, ou à la formation. Les prestataires de services de secrétariat facturent généralement des honoraires fixes ou basés sur leur volume de travail. Vous agissez ainsi sur la maîtrise de votre budget. En outre, vous pourrez ajuster la charge de travail en fonction des besoins uniquement. Un pic saisonnier ou une réduction temporaire de personnel dans votre entreprise ? Un prestataire externe indépendant peut s’adapter à votre demande. Les prestataires en secrétariat sont des professionnels expérimentés dans un ou plusieurs domaines. Ils maîtrisent des tâches administratives, des plus courantes aux plus complexes. Leur niveau de maîtrise garantit un service de haute qualité. À vous de le vérifier. D’un point de vue disponibilité, les gestionnaires administratifs indépendants peuvent tout à fait travailler en dehors des heures de travail normales. Cela peut être avantageux si vous travaillez avec des clients internationaux ou si vous souhaitez offrir un service client 24/7. En externalisant le secrétariat ou les tâches administratives en général, vous vous débarrasserez de beaucoup de stress ! À vous-même ou à vos employés ! Enfin, un secrétariat professionnel et bien géré va donner un éclat particulier à l’image de votre entreprise. Les clients, partenaires et fournisseurs verront votre entreprise comme bien organisée, professionnelle, bien représentée. Un gage de confiance en somme… Choisir le bon prestataire de secrétariat
Pour éviter de faire le mauvais choix, voici quelques points clés à considérer avant de sélectionner votre futur partenaire.
Commencez par rechercher un prestataire disposant d’une solide expérience et de bonnes références ou témoignages. Les commentaires des clients sont de très bons indicateurs. Vous pouvez également vous assurer que votre nouveau prestataire s’adapte aux besoins spécifiques de votre entreprise, si la flexibilité est un enjeu pour vous. D’autre part, vérifiez que la sécurité de vos données est garantie et que ce professionnel suit des protocoles de sécurité stricts (assurance, antivirus, destruction des données non utilisées, etc.). Pour éclaircir tous ces points, la communication est primordiale. Elle doit être transparente et au cours d’une prestation, le prestataire doit comprendre les besoins et informer l’entreprise de l’état d’avancement des travaux demandés. Enfin, examinez les tarifs et assurez-vous qu’ils correspondent à votre budget tout en offrant la qualité de service requise. Un prestataire n’est jamais « trop cher ». En revanche, des tarifs trop bas doivent vous mettre la puce à l’oreille. Soit vous n’obtiendrez pas la qualité escomptée, soit les prix sont tirés vers le bas. L’externalisation du secrétariat est une stratégie puissante pour améliorer l'efficacité de votre organisation administrative. Elle offre des avantages financiers, opérationnels et stratégiques. Cependant, il est crucial de choisir le bon prestataire de services pour garantir le succès de cette démarche. Utiliser la technologie pour automatiser
L'automatisation est un autre outil puissant pour optimiser votre organisation administrative. De nombreuses tâches répétitives peuvent être automatisées : plus de temps, moins de risques d’erreurs ! Voici quelques domaines dans lesquels l'automatisation peut faire une réelle différence :
En identifiant les tâches administratives clés, en externalisant lorsque cela est approprié et en utilisant la technologie pour automatiser, vous pouvez gagner du temps, réduire les erreurs et libérer des ressources pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. N'oubliez pas que chaque entreprise est unique, alors adaptez ces conseils à vos besoins spécifiques. La clé de votre réussite ? Optimiser votre organisation administrative !
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |