Dans cet article, nous explorerons les avantages de l'externalisation de l'administratif pour les entrepreneurs à la recherche de moyens pour développer l’activité tout en préservant temps et énergie.
SOMMAIRE :
Les avantages de l'externalisation de l'administratif
Externaliser l'administratif présente de nombreux avantages pour les petites entreprises, TPE ou PME. Tout d'abord, un secrétariat externalisé permet aux dirigeants de se libérer du temps pour se recentrer sur les aspects essentiels, tels que le développement technique, le commercial ou la fabrication.
En effet, en déléguant les tâches administratives, vous pouvez consacrer davantage d'efforts à la création de nouveaux produits, à la recherche de partenariats commerciaux ou à l'amélioration de vos processus de production. Si vous vous décidez à sous-traiter certaines tâches en ayant recours à un prestataire externe, vous diminuerez votre stress et retrouverez votre motivation pour faire prospérer votre entreprise. Un autre avantage d’externaliser l'administratif est la réduction des coûts. Engager un employé à temps plein pour gérer les tâches administratives peut s'avérer coûteux, surtout pour une TPE. Avec l'externalisation, vous ne payez que pour les services dont vous avez besoin, sans les frais supplémentaires liés à l'embauche, à la formation et aux avantages sociaux. Vous pouvez ainsi réaliser des économies substantielles tout en bénéficiant d'un service professionnel. En outre, externaliser l’administratif vous permet de profiter de l'expertise d'une organisation spécialisée. Les sous-traitants sont des professionnels expérimentés dans leur domaine, ce qui signifie qu'ils peuvent effectuer les tâches administratives plus rapidement et plus efficacement que vous ou votre équipe réduite. Ils sont à jour sur les réglementations en vigueur et les meilleures pratiques, ce qui garantit une gestion de haute qualité pour votre société. Comment externaliser un service administratif ?
Lorsque vous décidez d'externaliser l'administratif de votre entreprise, vous allez simplement travailler en sous-traitance avec une secrétaire indépendante. Vous devez donc miser sur un service de qualité qui correspond à vos besoins et à votre image de marque.
Le recours à un prestataire externe nécessite de suivre ces quelques conseils : Évaluez vos besoins : identifiez les tâches spécifiques qui vous demandent trop d’énergie et estimez celles que vous voulez déléguer pour gagner du temps. Effectuez des recherches approfondies : renseignez-vous sur les différents prestataires disponibles sur le marché. Comparez les propositions et évaluez-les en fonction de critères tels que l'expérience, les compétences, la flexibilité, la réactivité et les tarifs. Consultez leurs sites web, lisez les avis et les témoignages de leurs clients. En effet, tous les prestataires n'exécutent pas les mêmes travaux de secrétariat. Certains sont spécialistes de la gestion commerciale, d’autres des prises de rendez-vous téléphoniques, ou enfin, du secrétariat médical. Dans le plus haut de gamme, vous aurez le choix entre une assistante de direction ou une assistante administrative polyvalente. Ces disparités expliqueront en partie le niveau des tarifs. Méfiez-vous des tarifs extrêmement bas. Demandez des recommandations : n'hésitez pas à vous rapprocher d'autres entrepreneurs ou collègues qui ont déjà externalisé leurs tâches administratives. Le bouche-à-oreille reste un excellent moyen de trouver des services fiables et de qualité. Rencontrez les prestataires potentiels : une fois que vous avez présélectionné quelques prestataires, prenez le temps de les rencontrer en personne ou par le biais d'une vidéoconférence. Planifiez des entretiens ou des réunions pour discuter de vos attentes, poser des questions sur leurs méthodes de travail et évaluer leur compréhension de votre entreprise. Vérifiez les garanties de confidentialité et de sécurité : lorsque vous externalisez vos tâches administratives, vous confiez des informations sensibles à un tiers. Contrôlez que le prestataire dispose de mesures de sécurité adéquates pour protéger vos données. Réclamez des renseignements sur leurs protocoles de sécurité, leur politique de confidentialité et les accords de non-divulgation qu'ils peuvent proposer. Évaluez la flexibilité et la réactivité : assurez-vous que le prestataire de services est capable de s'adapter à vos besoins changeants et de répondre rapidement à vos exigences. La flexibilité et la réactivité sont essentielles pour garantir une collaboration efficace et harmonieuse. Demandez des exemples de travail antérieur : n'hésitez pas à demander des exemples de projets réalisés par le prestataire. Cela vous donnera une idée de la qualité de leur travail et de leur aptitude à fournir des résultats satisfaisants. Établissement d'un contrat : une fois que vous avez choisi un prestataire, il rédigera un contrat clair et détaillé. Il définit les délais, les tarifs et les conditions de collaboration. Assurez-vous qu’il inclue les clauses de confidentialité et de protection des données pour vos informations sensibles. Communication et suivi réguliers : maintenez une communication ouverte et régulière avec votre prestataire tout au long du processus. Fixez des points de contact pour évaluer les progrès et ajuster si nécessaire. Instaurez une relation-client saine. Une assistante externalisée de qualité devra être en mesure de répondre à ces différents points. Secrétariat externalisé : un processus bénéfique
Externaliser l’administratif peut être un processus bénéfique pour votre entreprise. Il peut s'agir de tâches telles que la petite comptabilité (facturation, devis, rapprochements), les ressources humaines, des activités informatiques, le support client, ou des services plus spécialisés comme le marketing digital, la gestion des réseaux sociaux ou le développement web.
Les secrétaires indépendantes sont à même de réaliser pour vous plusieurs services administratifs, y compris à distance : suivi des courriers électroniques, planning, permanence téléphonique, suivi des tableaux de bord, archivage, etc. Un secrétariat indépendant connaît la bureautique sur le bout des ongles et sera opérationnel en un claquement de doigt. Le télésecrétariat a le vent en poupe et apparait comme le meilleur compromis pour des actions ponctuelles ou au long cours. Déterminez vos priorités et les compétences nécessaires pour accomplir ces tâches. Notez qu’une externalisation bien planifiée et gérée vous permettra de vous focaliser sur les aspects clés de votre activité et d'améliorer l'efficacité globale de votre établissement. En conclusion, externaliser l'administratif peut être une décision judicieuse si vous disposez d'une équipe réduite. Celle-ci pourra se décharger des travaux chronophages et se concentrera sur votre cœur de métier. Lorsque vous aurez débusqué la perle idéale pour votre sous-traitance administrative, effectuez des recherches approfondies, demandez des recommandations, rencontrez-la et vérifiez ses garanties de confidentialité et de sécurité. Avec un service de qualité, vous pourrez bénéficier d'une collaboration fructueuse et d'une gestion administrative professionnelle, à la hauteur de l'image de marque de votre entreprise. Déléguer ne signifie pas perdre le contrôle. Au contraire, faire appel à un prestataire spécialisé vous permettra de retrouver une grande liberté d’action. L’externalisation des services à un sous-traitant freelance sera une véritable valeur ajoutée pour vous. Vous pourrez plus facilement vous développer de manière efficace et durable si vous choisissez d’externaliser l’administratif.
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |