Externalisation de votre support administratif : quand et pourquoi ?

L'externalisation du support administratif, ou « outsourcing » peut devenir une stratégie gagnante pour atteindre vos objectifs. En tant que dirigeant de TPE ou PME, vous êtes constamment à la recherche de moyens pour améliorer l'efficacité opérationnelle, optimiser les coûts et stimuler la croissance de votre entreprise.
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Dans cet article, nous explorerons les avantages, les moments propices et les raisons pour lesquelles vous devriez envisager l'externalisation de votre support administratif. Ne laissez pas les risques vous freiner dans cette démarche cruciale pour votre développement.

SOMMAIRE : 

1. Pourquoi externaliser votre gestion administrative ?
2. Quand externaliser votre support administratif ?
3. Qu'est-ce que l'externalisation des services ?
4. Quel est le but de l'externalisation ?
5. Que peut-on externaliser ?

Pourquoi externaliser votre gestion administrative ?

L'externalisation de votre support administratif peut sembler une décision difficile à prendre, mais il est essentiel de comprendre les risques auxquels vous vous exposez en choisissant de ne pas le faire :

Ralentir les opérations et la croissance

Si vous hésitez à externaliser la gestion administrative, en tout ou en partie, vous risquez de vous retrouver submergé par des tâches qui, bien que cruciales, ne sont pas directement liées à votre cœur de métier.

​Cela peut entraîner des retards dans les opérations quotidiennes et freiner la croissance de votre entreprise. En externalisant ces fonctions, vous permettez à votre équipe interne, ou à vous-même, de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée et d’améliorer la productivité

Augmenter les coûts inutiles

La gestion interne du support administratif peut engendrer des coûts cachés tels que la formation et le recrutement de personnel supplémentaire, la mise en place d'infrastructures et d'outils spécifiques, ainsi que la gestion des absences et des congés. En externalisant différentes activités, vous pouvez transformer ces coûts fixes en coûts variables, adaptés à vos besoins réels et à l'évolution de votre entreprise.

Perdre en flexibilité et en expertise

Les besoins administratifs évoluent sans cesse. Sans les externaliser, vous risquez de manquer de flexibilité pour ajuster vos ressources en fonction des fluctuations de la demande. De plus, les prestataires spécialisés en externalisation disposent d'une expertise pointue dans leur domaine, vous assurant ainsi des services de haute qualité et conformes aux dernières normes et réglementations.

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Quand externaliser votre support administratif ?      

L'opportunité de l'externalisation peut avoir un impact significatif sur votre entreprise, mais attendre trop longtemps pourrait entraîner certains aléas. Par exemple :

Dépasser la capacité interne

Si vous attendez que vos équipes internes soient débordées par les tâches administratives, vous pourriez déjà subir des retards et des erreurs. En externalisant avant d'atteindre ce point critique, vous évitez les interruptions opérationnelles et garantissez une transition en douceur. Si vous travaillez seul, épargnez-vous un burn-out !
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Négliger l'innovation

En consacrant trop de temps et de ressources à la gestion administrative en interne, vous risquez de négliger l'innovation et la recherche d’autres opportunités sur le marché. L'externalisation vous libère d'un énorme fardeau, vous donnant le temps et l'espace nécessaires pour innover. Restez compétitif !
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Manquer des opportunités de croissance

Lorsque votre entreprise se développe, les besoins administratifs augmentent également. Si vous n'externalisez pas à temps, vous pourriez être confronté à des goulets d'étranglement qui freinent votre croissance. Externaliser vous permet de gérer efficacement cette croissance sans compromettre la qualité de vos opérations. Reprenez votre souffle et faites preuve de réactivité !
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Qu’est-ce que l’externalisation des services ?

L'externalisation de certains travaux ou services est devenue une démarche fréquente parmi les entreprises de toutes tailles, en particulier dans le contexte de la mondialisation et des technologies de communication avancées.  En fait, selon des recherches récentes, elle croît constamment sans saborder le budget.

Les différentes formes d’externalisation existantes :

• La sous-traitance classique (donneur d’ordre, maître d’ouvrage et maître d’œuvre),
• La sous-traitance de capacité (en cas de surcroît d’activité, une société sous-traitante prend en charge la production supplémentaire en tout ou en partie),
• La sous-traitance de spécialité (pour des problématiques ou compétences non maîtrisées par l’entreprise),
• L’impartition. Cela correspond à des travaux chronophages qui ne génèrent pas de chiffre d’affaires, ce que l'on retrouve dans le support administratif (accueil, saisie, secrétariat, gestion standard, etc.). C’est pourquoi les sociétés cherchent à déléguer des tâches telles que la gestion du personnel, la comptabilité, la paie, la gestion des documents, la planification des voyages d'affaires, etc.​

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Quel est le but de l’externalisation ?

Tout d’abord, cela permet de réduire leurs coûts en évitant les investissements initiaux en infrastructures, en équipements et en formation. Les coûts variables associés à l'externalisation sont prévisibles et flexibles, ce qui est un avantage financier non négligeable.

Ensuite, externaliser les tâches administratives offre aux entreprises l'opportunité de rester concentré sur le cœur de métier, de concentrer leurs ressources et leurs efforts sur leurs activités principales et d'améliorer leur compétitivité sur le marché.

Pour continuer, les prestataires spécialisés dans les services administratifs disposent souvent d’une expertise pointue dans leurs domaines respectifs. Cela peut conduire à une meilleure qualité de service.

C’est également une source de flexibilité, car on peut augmenter ou réduire les ressources en fonction des fluctuations de la charge de travail, sans avoir à supporter le fardeau du recrutement d’employés à temps plein et des charges sociales qui vont avec !
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Enfin, inutile de vous faire un dessin sur les progrès technologiques, en particulier les logiciels et outils de communication en ligne, qui ont facilité la collaboration à distance et la gestion externalisée de la quasi-totalité des activités administratives, quelles qu’elles soient. 

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Que peut-on externaliser ?

L’externalisation informatique (une hotline, par exemple) ou de la gestion de la paie est assez courante dans les petites entreprises. Vous pouvez également sous-traiter à un prestataire externe des activités telles que la facturation, la dématérialisation de vos documents papiers, l’archivage numérique.

Un sous-traitant comptable ou expert-comptable pourra prendre en charge le suivi de votre trésorerie, réalisera vos bilans, vérifiera vos tableaux de bord financiers, etc. Un spécialiste externalisé du marketing digital s’occupera de votre site internet, vos publications sur les réseaux, votre publicité. Un prestataire spécialisé en gestion de projets vous aidera avec une expertise que vous n’avez peut-être pas en interne.

Et bien entendu, le recours à un assistant administratif indépendant vous accompagnera sur certaines tâches chronophages et sans aucune valeur ajoutée pour vous. Il pourra saisir les notes de frais qu’il enverra à son tour à votre cabinet comptable.

Externaliser certaines activités peut donc offrir des avantages significatifs pour votre entreprise, tels que la réduction des coûts, l'optimisation des opérations et la mise à disposition d'une expertise spécialisée.

Évaluez soigneusement vos besoins, pesez les avantages et les inconvénients, suivez les signes avant-coureurs et agissez avant que les problèmes ne surviennent. Le support administratif aux entreprises sera réalisé par un service de secrétariat à distance ou un assistant de gestion indépendant et performant.

​N’attendez plus et positionnez-vous sur la voie de la croissance durable et de la réussite à long terme en choisissant l’externalisation de votre support administratif.

J'EXTERNALISE MAINTENANT

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