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Les avantages d'une assistante administrative à distance pour votre entreprise

4/4/2023

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Les avantages d'une assistante administrative à distance pour votre entreprise

​De nos jours, la technologie a rendu possible le travail de gestion administrative de n'importe où dans le monde et offre une flexibilité accrue aux entreprises.

Cela est particulièrement vrai pour les assistantes administratives à distance, qui peuvent fournir des services professionnels de qualité.

​Dans cet article, nous allons examiner les avantages qu'elles apportent aux sociétés qui leur font confiance.
SOMMAIRE : 
  1. Flexibilité de l'organisation du prestataire administratif
  2. Communication facilitée
  3. Réduction des coûts
  4. Expertise
  5. Conclusion
  6. FAQ

​Flexibilité de l'organisation du prestataire administratif

Une des principales raisons pour lesquelles les entreprises choisissent de travailler avec une assistante administrative à distance est la flexibilité qu'elle offre dans l’organisation de l’emploi du temps.

Elles sont capables de fonctionner à des horaires différents de ceux des employés de bureau, ce qui signifie qu'elles peuvent être disponibles en-dehors des heures normales. Cela permet de bénéficier d'une assistance administrative sans avoir à payer pour des heures supplémentaires ou à embaucher un salarié à temps plein.

Cela peut être particulièrement utile pour gérer des projets urgents ou pour respecter des délais serrés.
En effet, l’assistant administratif à distance peut travailler sur des programmes spécifiques pour l’entreprise sans qu’on ait à lui fournir des équipements ou un espace de travail physique, d'où une réduction de coûts.


​Communication facilitée

La communication est essentielle pour toute entreprise, et c'est particulièrement vrai lorsque l'on travaille avec une assistante administrative à distance.

Tout d’abord, la plupart des assistants administratifs à distance sont très compétents en matière de communication écrite et orale, ce qui signifie qu’ils peuvent échanger aisément avec les clients, fournisseurs et autres partenaires, souvent en plusieurs langues.

Micro-entrepreneur la plupart du temps, l’assistante administrative à distance est équipée de logiciels qui facilitent l'envoi de courriels, l'organisation des appels ou réunions Skype, Zoom, Google Meets, ou des services de messagerie instantanée, outils habituels mais nécessaires pour seconder les clients.

De plus, la liberté dont elle dispose assure une disponibilité quasi immédiate par téléphone, mail ou chat en temps réel quand ses clients ont besoin de la joindre.

Enfin, grâce à ces mêmes outils et ses connaissances en bureautique et gestion, l’assistante pourra organiser des réunions d’équipe en ligne, planifier des appels téléphoniques, aider à l’élaboration de projets, tenir des registres, etc., tout cela depuis son bureau.

Dans l’ensemble, l’assistance administrative à distance facilite la communication en offrant un soutien compétent, une disponibilité rapide et une coordination efficace des projets et des interactions entre les membres de l’équipe.

Réduction des coûts

Engager une assistante administrative à distance en freelance peut permettre à une entreprise de réduire les coûts de plusieurs façons.

  • Économies sur les coûts d’exploitation : en effet, en travaillant à distance, le prestataire administratif n'a pas besoin de bureau physique, d’équipement de bureau, de fournitures ou d’autres dépenses liées à la location de mètres carrés supplémentaires.
  • Économies sur les coûts du recrutement et de formation : le recrutement d’un nouveau salarié est extrêmement onéreux et chronophage, sans compter qu'une période de formation et d’intégration demeure obligatoire. En signant un contrat avec une assistante freelance à distance, l’entreprise peut économiser sur ces coûts, car les assistants administratifs sont généralement très expérimentés et ne nécessitent pas de formation approfondie.
  • Économies sur les coûts salariaux : les assistants administratifs à distance travaillent souvent en tant que travailleurs indépendants ou prestataires de services. Cela signifie qu’ils ne sont pas considérés comme employés à temps plein et n’entrent pas dans le cadre du paiement des salaires, avantages sociaux, assurances et congés payés.

En travaillant avec un prestataire administratif externe, on dirait bien que ces trois pans de la vie financière d’une entreprise peuvent être diminués. Cela contribue sans nul doute à l’amélioration de l’efficacité et de la rentabilité d’une entreprise.

En savoir plus

Expertise

​Expertise

Les assistantes administratives à distance peuvent avoir une expertise différente de celle des salariés travaillant avec un contrat classique, mais cela ne signifie pas nécessairement qu’elles ont plus d’expertise.

Les deux types de professionnels peuvent avoir des compétences et des connaissances très variées en fonction de leur expérience, de leur formation et de leur spécialisation. Cependant, les assistantes administratives à distance indépendantes sont souvent très spécialisées dans certains domaines spécifiques, grâce à des formations ciblées, à leurs connaissances apportées par leur travail dans différentes entreprises.

Ainsi, on les sait très autonomes sur des activités telles que la gestion de projet, la comptabilité ou la gestion des médias sociaux, la rédaction, etc.  Travailler pour plusieurs clients et entreprises leur donne une perspective plus large sur les différentes pratiques, stratégies et technologies utilisées dans le domaine administratif. Ces professionnelles multi-casquettes apportent des idées novatrices ou de meilleures pratiques en étant force de proposition.
​

Expertes de la bureautique, ces freelances, spécialistes de la gestion et de l’administration, aident les entreprises à réaliser des économies tout en bénéficiant d'une assistance de qualité et efficace.

Conclusion

Si on devait résumer les avantages qu’apporte une assistante administrative indépendante à distance :
 
1.    Gain de temps : vous pouvez vous concentrer sur les tâches les plus importantes pour votre entreprise, tandis que les tâches administratives sont gérées par un professionnel qualifié. Cela d'optimiser votre efficacité.
2.    Flexibilité : une assistante administrative indépendante à distance vous offre la flexibilité dont vous avez besoin pour manager votre entreprise. Vous pouvez travailler avec elle à temps partiel, selon vos contraintes et votre budget. De plus, vous pouvez bénéficier de ses services sur une base régulière ou ponctuelle en fonction de vos projets.
3.    Expertise : professionnels qualifiés, ces prestataires ont une expertise dans de multiples activités. Elles peuvent effectuer des tâches complexes et les gérer avec efficacité, en toute autonomie.
4.    Coût : travailler avec un tel professionnel peut être plus économique que d'embaucher un salarié à temps plein. Vous n'avez pas besoin de payer de salaire, de charges sociales ou d'avantages sociaux. Vous pouvez également bénéficier de ses services à la carte et ne payer qu’à l’heure ou au forfait.

En somme, la collaboration avec un tel prestataire externe peut vous aider à optimiser l'efficacité de votre entreprise tout en réduisant vos coûts. Il peut prendre en charge un très large panel d’activités administratives, commerciales, financières, etc., dans tous les domaines.

Si vous cherchez à réduire les coûts de votre entreprise tout en disposant d'une assistance professionnelle et efficace, la solution idéale pour vous, l’option à explorer de toute urgence : travailler avec une assistante administrative à distance. 

FAQ

Assistante administrative
Quel est le rôle d'un assistant administratif ?
C'est l'intermédiaire entre les dirigeants et les équipes, les autres directions, les contacts externes. Il suit toutes les réunions, organise toute la logistique d'un déplacement, d'une réunion, diffuse les décisions en assurant le contrôle de la mise en application.
En savoir plus.
Quelle est la différence entre une secrétaire et une assistante ?
Un assistant administratif a le plus souvent un profil chef de projet et ressemble plus à un "bras droit du dirigeant" ou une assistante de direction. La secrétaire aide l'assistant administratif en réalisant les tâches administratives classiques. L'assistant administratif supervise un ou plusieurs autres secrétaires.
Les qualités les plus courantes d'une assistante
Rigueur, organisation, sens des priorités, discrétion et sens de la confidentialité, diplomatie, aisance relationnelle, compétences polyvalentes, adaptabilité, etc., etc., etc. ! ?
Si vous pensez avoir besoin de l'aide d'un tel professionnel : 
Contacter Secrétariat Excellence
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    Laurence BERRY

    Auteur

    Je suis Laurence Berry-Brisson.
    Assistante de gestion administrative, rédactrice web, je partage mon savoir-faire toutes les semaines sur ce blog. N'hésitez pas à me laisser vos commentaires pour améliorer mes contenus et répondre à vos souhaits.

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