Déléguez sans peur vos activités grâce à la psychologie

Le fait de déléguer sans peur des tâches apparaît comme un véritable défi pour les dirigeants ou managers.
Cette peur est liée à plusieurs facteurs psychologiques qui freinent la prise de décision. Dans cet article, nous allons explorer les raisons pour lesquelles la délégation vous semble difficile et comment y remédier.

SOMMAIRE : 

1. Pourquoi ai-je peur de déléguer ?
2. Comment surmonter la peur de déléguer ?
3. Les avantages de l'externalisation 
4. Conclusion

En savoir plus

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​Pourquoi ai-je peur de déléguer ?

​Souvent, des raisons personnelles vous empêchent de confier certaines activités à d’autres que vous. Déléguer sans peur devient totalement irrationnel pour vous. Le facteur psychologique est pourtant bien présent :

La peur de perdre le contrôle

En psychologie, la peur de la perte de contrôle est une émotion qui peut être liée à des problèmes de confiance en soi, d'anxiété et de perfectionnisme. Dans le contexte professionnel, cette peur se manifeste par la difficulté à déléguer des tâches importantes à des membres de l'équipe ou à des employés subalternes.

Les dirigeants peuvent avoir l'impression que s'ils ne supervisent pas chaque étape du processus, les choses risquent de mal tourner, ce qui peut nuire à leur réputation ou à celle de leur entreprise. Cette attitude contre-productive peut entraver la croissance de la société.

La peur de l'échec

De la même façon, la peur de l’échec peut se manifester par la difficulté à prendre des risques professionnels ou à s'engager dans des projets ambitieux. Cela se traduit par un dilemme : « Si je donne ces tâches à X, je vais sûrement faire rater le projet ».

Cependant, maîtriser cette peur peut aider les individus à prendre des risques calculés ; apprendre de ses échecs contribue au développement professionnel et personnel.

La peur de ne pas être respecté

Certaines personnes disposent d'une forte identité professionnelle relative à leur aisance dans l'exécution de certaines tâches ou à leur expertise dans un domaine particulier.

Si ces personnes délèguent ces tâches à d'autres, elles peuvent craindre de perdre leur statut ou leur influence. En outre, elles pensent qu’elles sont alors perçues comme paresseuses ou incapables de gérer leur équipe. Enfin, elles sont persuadées que leurs collègues ou leur supérieur hiérarchique ne seront pas satisfaits du travail accompli, ou bien d'être tenues responsables des erreurs ou des retards qui peuvent survenir.

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​Comment surmonter la peur de déléguer ?

​Déléguer sans peur en identifiant ces freins psychologiques est donc tout à fait possible. Et maintenant, comment faire ? L’idée, c’est de surmonter la peur de déléguer grâce à de nouvelles habitudes à transmettre à votre cerveau : 

Identifier les tâches à déléguer

1. Dressez une liste de toutes les tâches que vous devez accomplir. Incluez tout ce qui vous vient à l'esprit.
2. Évaluez ensuite chacune d'entre elles en fonction de sa priorité, de son importance, selon votre rôle dans l'entreprise, de vos compétences et capacités.
3. Déterminez celles qui peuvent être facilement enseignées à quelqu'un d'autre.
4. Débusquez les activités qui ne sont pas de votre responsabilité ou qui peuvent être partagées avec un collègue.
5. Enfin, notez celles que vous n'aimez pas effectuer ou peu stimulantes pour vous. Cela peut inclure des tâches ennuyeuses, répétitives ou qui ne sont pas liées à votre passion ou à votre expertise.

Sont à déléguer sans peur et sans attendre les tâches suivantes :

• Non prioritaires et moins importantes pour votre poste 
• Celles pour lesquelles vous n’avez pas les compétences ou moins d’expérience

Choisir la bonne personne

Trouver la bonne personne pour la bonne tâche est essentiel pour déléguer sans peur et avec efficacité. Comment faire ?

1. Évaluez les compétences et les forces de chaque membre de votre équipe. Prenez en compte leur expérience, leur formation, leur savoir-faire technique.
2. Déterminez les exigences, compétences et capacités nécessaires pour effectuer le travail à déléguer.
3. Identifiez les individus qui ont le potentiel indispensable pour accomplir la tâche avec succès.
4. Discutez de l'activité avec les personnes qui peuvent être en mesure de l’exécuter. Évaluez leur intérêt et leur disponibilité au préalable.

Donner des instructions claires et précises

1. Prenez le temps de réfléchir à la tâche que vous allez déléguer et préparez toutes les informations nécessaires à sa réalisation. Identifiez les objectifs à atteindre, les paliers à respecter et les résultats attendus.
2. Communiquez clairement et directement l'objectif du travail.
3. Donnez des instructions claires, détaillées et spécifiques pour chaque étape. Précisez les attentes quant aux résultats, les délais, les normes de qualité, les ressources disponibles et les procédures à suivre.
4. Vérifiez que votre collègue a bien compris les consignes en lui demandant de reformuler.
5. Encouragez votre collaborateur à poser des questions ou à solliciter des éclaircissements. Restez accessible pour répondre.

Contrôlez régulièrement la progression de la tâche et offrez un feedback constructif pour aider votre collaborateur à améliorer son travail. Récompensez également les réussites pour le motiver.

Les tâches pouvant être déléguées en entreprise 

Les tâches administratives
Réception du courrier, tri, réponses, suivi de la messagerie, classement,
prise d’appels téléphoniques, contrôle des factures, etc.

La gestion des réseaux sociaux
Mise à jour des différentes plateformes, suivi des commentaires,
réponses aux questions, écriture des textes, etc.

Les tâches répétitives
Éditer des factures, faire signer les contrats, relance des impayés, encaisser les paiements,
​gérer les notes de frais, envoyer des questionnaires de satisfaction, saisir des données, etc.

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Les avantages de l'externalisation

Déléguer sans peur, c’est également l’enjeu de l’externalisation.

Les tâches pouvant être externalisées ont toutes a minima les mêmes caractéristiques. Elles sont répétitives, à faible valeur ajoutée, avec une faible valorisation du personnel, ennuyeuses, demandent une expertise non disponible en interne, etc.
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L'externalisation présente certains avantages que ne possède pas la délégation.

Elle peut s’organiser de 3 manières différentes :
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• Offshore : prestataires situés à l’étranger
• Onshore : prestataires situés dans le pays de l’entreprise cliente
• Nearshore : prestataire situé dans un pays frontalier de l’entreprise cliente

Pour faire votre choix, analysez les coûts (embauche ou externalisation ?), le niveau d’expertise attendu, votre degré de flexibilité pour travailler avec une équipe externe à la vôtre.

Réduction des coûts et accès à des compétences spécialisées

L'externalisation peut réduire les coûts pour une entreprise de plusieurs façons :

• Pas besoin de recruter ou de former du personnel supplémentaire pour les effectuer.
• Pas d’investissements en équipements additionnels.
• Pas de coût de recrutement en personnel expert.

Voici des compétences spécialisées que l’on peut externaliser :
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• Le marketing et la publicité
• La gestion des ressources humaines
• La gestion de la chaîne d'approvisionnement et des opérations
• La recherche et l'analyse de données
• La gestion de la comptabilité et de la finance
• La rédaction technique et la traduction
• La rédaction Web et gestion réseaux sociaux
• Le secrétariat et la gestion administrative
• L’accueil d’entreprise et le standard
• La conception graphique et le développement de sites Web

Flexibilité accrue

L’externalisation peut être un facteur de flexibilité accrue pour une entreprise, car elle peut :
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• Se concentrer sur ses activités principales,
• Se donner la possibilité de réagir plus rapidement aux changements et besoins du marché.
• Réduire ou augmenter rapidement son effectif en fonction des contraintes, sans avoir à se soucier des coûts liés au recrutement et à la formation de personnel supplémentaire. 

Concentration sur les activités principales

Déléguer sans peur, c’est donc savoir externaliser ; c’est pouvoir se concentrer sur les activités essentielles à son fonctionnement et qui génèrent de la valeur ajoutée : le "cœur de métier".

Par exemple, en externalisant des fonctions telles que la comptabilité, la paie, la gestion des ressources humaines ou la maintenance informatique, l'entreprise peut libérer des ressources et des compétences internes qui peuvent être utilisées pour se concentrer sur les activités principales.
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Cela libère du temps pour développer de nouveaux produits, services ou marchés, d'innover, d'améliorer sa qualité ou encore de renforcer ses relations avec ses clients.

J'EXTERNALISE

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Conclusion

Si vous vous êtes reconnu dans ce portrait, vous savez ce qu’il vous reste à mettre en place pour redevenir efficace dans votre entreprise. Une fois que vous vous serez débarrassé de ces peurs, vous saurez quelles activités déléguer ou externaliser. En analysant les facteurs psychologiques qui vous en empêchent, vous pourrez enfin crever l’abcès et déléguer sans peur.