Assistance administrativeLe blog de Secrétariat Excellence
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Organiser l'externalisation administrative d'une TPEFaut-il recruter pour gérer l'administratif de votre entreprise ?
Bien sûr, si vous en avez les moyens financiers et le volume d'activité nécessaire, peut-être est-ce la bonne solution avant de penser à l'externalisation administrative de votre TPE/PME.
Pourtant, il faut bien y réfléchir. Recruter une secrétaire en CDI nécessite que vous ayez une activité stable, prévisible, avec des besoins réguliers. Ce type de contrat n'apporte pas vraiment la flexibilité nécessaire si votre besoin de gestion administrative n'est que de quelques heures de travail par semaine. Même à temps partiel, vous serez obligé de faire travailler cette personne un minimum de temps pour être en conformité avec le Code du Travail. Embaucher un CDD ? Pourquoi pas ? Mais vous serez contraint également par la loi. Par exemple, faire travailler la personne un minimum d'heures. Si la durée minimale d'un temps partiel n'est pas fixée par une convention collective ou un accord de branche, elle est de 24 heures par semaine (ou 104 heures par mois). Au niveau des frais financiers, vous aurez à payer 10 % de prime de précarité, des congés payés, des titres restaurants et tout autre avantage existant dans votre entreprise. Sans compter les frais de recrutement si vous faites appel à un cabinet spécialisé. Je n'imagine même pas ici les erreurs de casting, comme on les appelle : le coût engendré par le recrutement de profils non adaptés, personne ne vous en parle. Faire appel à l'intérim : une solution facile ?
La solution de l'intérim pour l'externalisation administrative d'une TPE/PME peut-être abordable financièrement pour des missions de courte durée.
Toutefois, il ne faut pas oublier la marge significative des agences sur le tarif de base. Elle peut souvent atteindre le double du tarif horaire, voire plus. Vous risquez de ne pas retrouver toujours la même personne à chaque prestation et devoir former et informer à chaque nouvelle arrivée, parfois pour une seule journée de travail. L'autonomie est difficilement envisageable dans ce cas et la qualité des profils tout à fait aléatoire. Les heures travaillées ne seront pas à votre disposition mais figées dans une période bien définie, par exemple : lundi et mardi, de 9 à 17 h. Peut-être n'aurez-vous pas le volume de travail suffisant pour ces deux jours, mais vous serez obligé de les payer. Vous devrez écrire un "motif" valable de recrutement sur le contrat d'intérim : "remplacement arrêt maladie de Mme X", par exemple. Le motif "surcroît d'activité" est également commun lors du recours aux intérims, mais aussi aux CDD. Motif vague et parfois discuté par certaines Inspections du Travail. 
Le secrétariat indépendant : une solution très efficace
Pour l'externalisation administrative de votre entreprise, en cas d'accroissement temporaire de votre activité, ou pour organiser à votre guise le travail d'un profil administratif sur du plus long terme, optez pour le confort :
de nombreuses secrétaires de tous profils sont indépendantes. Elles exercent en tant que chef d'entreprise. Outre leurs compétences liées à la gestion administrative, elles sont de ce fait en recherche permanente d'apprentissage, de formations aux nouvelles technologies, au numérique, au digital. Flexibilité, expertise, télétravail la plupart du temps, une facturation adaptée aux besoins du client, font de ce modèle de partenaire l'allié idéal des entreprises soucieuses de gagner du temps sans dépenser trop d'argent. Bien entendu, pas question de travailler plus de 25 h semaine, car cela veut dire que votre besoin équivaut à un CDD à temps partiel, nous rentrons alors dans le périmètre du salariat déguisé. Et si tel est votre besoin, alors peut-être faut-il envisager une embauche ? Un indépendant sera un véritable partenaire au long cours, que ce soit pour une heure de travail par semaine ou 70 heures par mois. La confiance une fois installée, vous pourrez vous reposer entièrement sur votre office manager externe pour les tâches que vous lui aurez confiées. Vous croiserez sûrement dans vos recherches internet des sociétés spécialisées qui vous proposeront ces secrétaires indépendantes, intermédiaires entre vous et nous. Autant faire appel directement aux professionnels indépendants plutôt qu'à une plateforme. Voici pourquoi : Un indépendant, par définition, ne souhaite se retrouver "sous la coupe" de personne. Nombreuses sont les professionnelles qui y trouvent un confort que je peux comprendre, puisqu'on leur fournit les clients et qu'elles n'ont pas besoin de prospecter, par exemple. Finalement, autant travailler en intérim. Les indépendantes autonomes travaillent avec les clients qu'elles ont choisi elles-mêmes. Le chef d'entreprise, c'est nous. Pas le responsable d'une société lambda, qui, même s'il fera le nécessaire travail de recrutement pour trouver les bons profils, n'en sera pas moins selon moi un chercheur de têtes, comme dans un cabinet de recrutement. Nous connaissons notre valeur, notre mission est bien définie. Nous savons écouter, conseiller. Faites-nous confiance et appelez les secrétaires indépendants en direct. On critique les chaînes de distribution qui gèrent le flux du producteur au consommateur. On souhaiterait tellement acheter nos pommes de terre et notre lait directement auprès des producteurs ! Pour les assistantes, secrétaires ou office manager indépendants, c'est la même chose. Nous pouvons vous aider sans intermédiaires. 
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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