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ASSISTANTE DE GESTION ADMINISTRATIVE
Je livre ici les informations du secrétariat indépendant pour tous les dirigeants |
Même si Google, Microsoft et Apple ont annoncé un accord la semaine dernière visant à construire un système d’authentification sans mot de passe, ce système n’est pas encore d’actualité. Il est donc toujours prioritaire de vous assurer de créer des mots de passe sûrs, quasi inviolables et surtout, sans y passer des heures !
Voici quelques conseils et habitudes à prendre dès maintenant.
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Aujourd’hui, de nombreux dirigeants d’entreprises se posent des questions sur la manière dont ils gèrent leur société. Des questions souvent difficiles qui concernent la direction que prend l’entreprise, les relations avec les employés, les clients et les fournisseurs, la fiscalité, ainsi que la gestion des finances. Dans cet article, nous allons vous révéler les questions les plus fréquemment posées, mais aussi les qualités d’entrepreneur nécessaires pour pouvoir y répondre.
Dirigeants : quelles questions se poser pour faire briller votre société ?Les "vraies" questions que se pose tout entrepreneur
Un dirigeant d'entreprise est un "touche à tout". Il doit pouvoir faire de la prospection commerciale, de l'administratif, du juridique, du recrutement, etc. C’est vrai aussi pour les professions libérales ou pour toute personne en création d’entreprise.
Si vous avez le syndrome de la phobie administrative, le mieux est de déléguer à quelqu'un de compétent. Les questions du dirigeant d'entreprise sont récurrentes, et ce, qu’on soit gérant auto-entrepreneur, patron d’EURL ou SARL, SAS ou autre : 1. Quel est l’objectif de votre entreprise ? 2. Quelles sont vos valeurs ? 3. Quels sont vos clients ? 4. Quels sont vos concurrents ? 5. Quelles sont vos principales sources de revenus ? 6. Quelles sont vos principales dépenses ? 7. Quel est votre plan de croissance ? 8. Quels sont vos risques et opportunités ? 9. Quels sont vos principaux processus ? 10. Quelles sont vos principaux KPI ? Il est pourtant un domaine crucial qui restera toujours le nerf de la guerre pour un entrepreneur et/ou un dirigeant. Un secteur qui ne souffre pas qu'on l'ignore : la gestion financière, incluant le suivi des indicateurs de performance et l'analyse des scenarii qui permettront une gestion visionnaire. Et c'est précisément dans ce domaine que les questions les plus importantes se posent :
C'est en effet la banque qui va être le moteur... Toutes ces questions doivent obtenir des réponses après une analyse pas toujours agréable, certes, mais qui permettront d'avancer vers l'objectif à atteindre. Les occulter peut engendrer des conséquences financières désastreuses. C'est pourquoi une des caractéristiques essentielles du dirigeant, c'est de savoir positiver et prendre du recul. 
Qualités principales de l'entrepreneur averti
Ces qualités, en tout ou en partie, permettront sans nul doute de répondre aux questions du dirigeant d’entreprise !
Cette liste n'est pas exhaustive, mais elle est déjà bien complète. Je ne suis pas sûre de pouvoir me targuer d'en réunir 5 ou 6. C'est en effet la panoplie du dirigeant idéal et les utiliser toutes en même temps, c'est assurément l'étoffe d'un grand patron du CAC 40 !
J'ajoute à ma liste personnelle ce que j'appelle les "3 P" : passion, persévérance, patience. Quelles responsabilités pour un dirigeant ?
"Quelles sont mes responsabilités en tant que patron" ?
Voilà une question du dirigeant d'entreprise incontournable ! En effet, un chef d'entreprise n’a pas toujours le luxe de pouvoir prendre du recul et de réfléchir à ce qu'il fait au moment T. Certains choix semblent anodins, mais ils peuvent entraîner des répercussions importantes sur la société. Il faut donc toujours peser le pour et le contre avant de prendre une décision. D’après le Code civil, les dirigeants d’une entreprise sont tenus de la gérer de manière loyale et dans l’intérêt de celle-ci. Ils sont également responsables de veiller à ce que l’entreprise respecte la loi et les règlements en vigueur. Ils sont par ailleurs tenus de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des employés et des biens de l’entreprise. En cas de faute de gestion, les dirigeants peuvent être tenus personnellement responsables des dommages causés à l’entreprise ou à ses employés. Ainsi, négligence, erreur de gestion, concurrence déloyale, fausse déclaration peuvent conduire les dirigeants au tribunal. Une simple assurance Responsabilité Civile ne suffira pas ! À noter toutefois : pour un micro-entrepreneur, cette assurance RC Pro est obligatoire dans certains secteurs d'activité. Pour d'autres, elle assure une protection en cas de dommages causés aux tiers ou après livraison de produits ou prestations défectueuses. Questions, réponses et décisions : attention au burn out !
En conclusion, être dirigeant, c’est prendre des décisions quotidiennes qui peuvent impacter l’entreprise.
C’est en effet important de se poser des questions, de s’interroger sur ses pratiques, son organisation et de se demander comment on pourrait faire les choses autrement. Parfois, on s'interroge parce que l’on n’est pas sûr de la direction que l’on veut donner à son entreprise. Il faut réfléchir à ce que l’on désire accomplir, à ce que l’on souhaite changer et à la façon dont on va y parvenir. Enfin, il est bon de se poser des questions sur son propre leadership. On doit se demander ce que l’on fait bien et ce que l’on pourrait améliorer. Il faut écouter les critiques et essayer de comprendre ce que les autres attendent de nous. Mais attention ! C'est un stress réel au quotidien. A un moment donné, il faut savoir se poser, "rafraîchir l'écran" afin d’éviter d'aller jusqu'à l'épuisement professionnel. Apprendre à gérer ses émotions, c'est bien aussi : pleine conscience, méditation, sport, yoga... vous aideront probablement à prendre les bonnes décisions sans mettre votre santé en péril.
Pour approfondir la question, vous pouvez visiter le site complet de l'IRCE.
Gestion des SAV et petites entreprises
La gestion des SAV est cruciale pour toute entreprise qui souhaite prospérer. Le service après-vente (SAV) est une activité importante de toute entreprise, mais elle peut souvent être négligée. Cela peut se traduire par des clients mécontents et une perte de revenus.
Les petites entreprises rencontrent fréquemment des difficultés à gérer les SAV de manière efficace, car elles n’ont pas les moyens de mettre en place les processus et les outils nécessaires. Cependant, il existe quelques moyens simples de traiter les SAV. Identifier les problèmes précis et définir les attentes des clients
Le premier facteur à prendre en compte lorsqu'on gère les SAV d’une petite entreprise, c’est la satisfaction clients. En effet, la relation-client reste au cœur du problème.
Cela peut se compliquer lorsque cette petite entreprise est elle-même un sous-traitant, prestataire d’enseignes commerciales importantes. Il faut non seulement répondre aux attentes de ses clients, mais également des clients de ses clients… Le bout de la chaîne est loin, mais il est bien réel ! Cela signifie qu’il faut non seulement répondre rapidement et efficacement aux plaintes éventuelles, mais aussi continuer à proposer un service de très haute qualité. Ensuite, il faut maîtriser les coûts de gestion des SAV. Cela implique de pouvoir gérer le matériel au mieux (disponibilité, livraison) et de minimiser les déplacements des techniciens. Les outils informatiques permettent d’assurer la gestion de la relation client grâce à différents canaux : réseaux de chat en direct, logiciel professionnel de SAV, outils de gestion de projet, enregistrement des dossiers, etc. L’important, c’est le pilotage de votre service client pour assurer une réactivité sans faille. Établir les priorités en matière de SAV et définir les actions à mener pour répondre aux attentes
Lorsque les demandes d’intervention SAV tombent, le plus difficile c’est de faire comprendre aux clients que les plannings ne sont pas extensibles.
Quatre critères sont primordiaux pour organiser le planning SAV :
Inutile de vous dire que les clients se fichent éperdument de tout ce qui ne les concerne pas directement. La personnalisation de la gestion de la relation client prend ici tout son sens. C’est un gage de fidélisation et l’assurance d’un parcours client optimisé. La clé d’une intervention réussie : diplomatie, écoute et patience ! Déterminer les ressources et les outils nécessaires à la bonne gestion du SAV
En gestion de SAV, on va encore parler de transformation digitale. En effet, selon les moyens financiers des entreprises, des solutions spécialisées dans la gestion de SAV permettent un travail collaboratif pour les TPE ou PME.
Le back-office, ou plus communément le secrétariat, n’aura plus qu’à gérer les appels clients, la récupération des pièces administratives (PV, photos), et transmettre les dossiers à qui de droit. Si le logiciel professionnel n’existe pas, une assistante digne de ce nom saura gérer efficacement les attentes de sa clientèle en mettant des outils en place elle-même : agenda, dossiers partagés, outils numériques de communication en direct. Le tout, c’est de suivre méticuleusement chaque client comme s’il était le seul sur terre ! Assurer la qualité des services fournis en tenant compte des attentes des clients
Les attentes des clients sont simples : ils veulent des réponses rapides et de qualité. Comment faire quand un client s’attend à ce que vous interveniez le lendemain alors que votre planning est complet pour un mois ?
C’est là qu’il est parfois très facile de perdre patience avec des personnes qui ne se remettent pas en question. La gestion des SAV demande maîtrise de soi et savant mélange de diplomatie et de patience. Les plannings qui « bloquent » sont souvent le fait de soucis techniques ou de problèmes de livraison de matériel dont vous n’êtes pas directement responsable. Toutefois, le client s’en moque. C’est à vous de lui faire comprendre poliment que vous allez répondre à son problème, quoiqu’il arrive. Se faire connaître auprès des clients et mettre en place des mesures de communication pour assurer une bonne continuité des services, voilà le coeur du problème. 
L’idéal, si cela bloque toutefois au niveau relationnel, c’est le geste commercial pour compenser le désagrément.
Les clients peuvent être rapides à critiquer les petites entreprises lorsqu’ils rencontrent un problème. C’est pourquoi il est primordial de placer le client au centre de toute l’activité, de A à Z, et le SAV en fait partie. Le relais administratif est un appui certain pour libérer les techniciens qui doivent être sur le terrain. Si un progiciel peut paraître onéreux, la continuité du service client via une assistante administrative se déroulera parfaitement si la chaîne logistique est bien suivie depuis le début. Les opérationnels de terrain sont parfois déconnectés des difficultés administratives. Ils ne s’imaginent pas toujours qu’un dossier SAV incomplet ne permet pas, par exemple, de le facturer. Enfin, l’équipe de terrain est un élément majeur de la communication avec les clients. Tant qu’un SAV n’est pas allé à son terme, le client sera convaincu que le service n’est pas rendu dans son intégralité. Communiquer avec lui, sans relâche et personnaliser la relation client, c’est avant tout une méthode simple pour mesurer la satisfaction client. En effet, certains d’entre eux refuseront de vous rendre un questionnaire de satisfaction tant que le service SAV n’a pas été mené à son terme. Le ressenti du client doit donc être pris en compte. L'attente des clients doit rester au cœur des échanges. Personnaliser la relation pour une clientèle satisfaite, c’est peut-être une des clés d’une gestion de SAV 100% réussie ! 
L’indépendance financière est le rêve de beaucoup de travailleurs. C’est pourquoi beaucoup décident de se lancer dans l’entrepreneuriat.
Cependant, il est difficile de savoir combien peuvent gagner les travailleurs indépendants. Les revenus peuvent varier énormément en fonction du domaine d’activité et du statut juridique. Voici quelques informations pour vous aider à déterminer votre rémunération en tant d'indépendant 
Quels logiciels utiliser pour la gestion de planning ?
Les logiciels de planning sont des outils indispensables pour la gestion de planning. Ils permettent :
- de planifier et de gérer efficacement les tâches - de définir les délais pour les accomplir - de suivre l'avancement des travaux en cours - d'évaluer les performances. Il en existe beaucoup et chacun d'entre eux est adapté à des besoins spécifiques. La gestion de planning, c'est une de mes spécialités. Je vous emmène pour une petite visite dans le monde de la planification digitale. 
Ecrire une newsletter est un moyen de faire connaître votre site internet et de créer du lien avec une communauté. Prospection et emailing sont aujourd’hui indissociables. Toutefois, entre les applications numériques et la méthodologie, beaucoup de chemin est à parcourir avant de publier et d’attirer des visiteurs. Sans oublier la stratégie marketing…
Les entrepreneurs indépendants sont souvent seuls et se débrouillent un peu comme ils peuvent.
Voulez-vous suivre la gestion de votre temps de travail en lien avec votre facturation ? Améliorer votre productivité tout en suivant de près le temps consacré à vos clients, a fortiori si vous facturez à l’heure ou au forfait d’heures, cela semble évident, mais pas pour tout le monde. Le suivi du temps de travail implique rigueur et analyse des enregistrements dans un logiciel de gestion. Un planning et une bonne gestion des tâches vous feront gagner du temps. Dans cet article, vous trouverez plusieurs solutions de logiciels de gestion du temps de travail et de projets. De plus, vous pourrez télécharger gratuitement une feuille de temps créée sur tableur Microsoft Excel pour votre saisie, puis lier vos données à la liste des factures clients. Vous pourrez vous en inspirer pour créer un tableau personnalisé et modifier la feuille de calcul. 
Les impayés ou créances clients peuvent ruiner tous vos efforts d’équilibre financier. Votre petite entreprise ne peut pas se permettre de « laisser l’argent dormir dehors » !
Régulièrement, il est nécessaire d’appliquer méthodes ou protocoles de relances pour soulager votre trésorerie. Vous aussi vous pouvez réduire les impayés ! Voici quelques pistes. 9 Solutions immédiates pour gérer les impayés
Penser à facturer : oui, cela peut sembler idiot, mais il arrive parfois que dans une entreprise indépendante, quand on est seul à tout gérer, on oublie de facturer un client.
Suivre les encours : sur un tableau de bord que vous tenez à jour, vérifier où en sont les règlements. Il vous servira à effectuer les relances nécessaires. Acquérir un logiciel de facturation (ou s’abonner à une plateforme de facturation en ligne) : gratuites pour les indépendants dans leur version de base, ces applications automatisent vos relances. Elles vous alertent des retards de paiement et demandent votre autorisation pour envoyer la relance. Imposer un acompte dans vos conditions de paiement si le montant le justifie. Rédiger et tenir à jour ses conditions générales de vente ; les faire signer à vos clients. Communiquer régulièrement avec vos clients, vérifier que tout va bien en amont du règlement. Opter pour une assurance « impayés » si les montant facturés le justifient. Ainsi vous pourrez être rémunéré à 90 % de la valeur de l’impayé. Faire appel à un cabinet de recouvrement qui se chargera des mesures juridiques à mettre en place. À noter : un cabinet en libre-service qui vous permet de gérer vos impayés en ligne, Recouvr’up, puis de leur passer la main en cas d’intervention d’huissier et autres démarches judiciaires. Mettre en place un protocole de recouvrement : en effet, vous ne pouvez pas attaquer en justice un client qui a un jour de retard de paiement ! Écrivez votre protocole : 30 jours + 8 jours = relance par mail. + 15 jours : 2ᵉ relance + 20 jours = mise en demeure RAR puis : mesures judiciaires par vos propres moyens ou avec l’aide d’un cabinet de recouvrement. 6 causes possibles d’un impayé
Une facture contestée par le client : si votre prestation ou votre produit présente un défaut ou un problème empêchant la bonne réalisation ou vente au client, il peut en effet contester légitimement son règlement.
Des problèmes financiers de votre client : les difficultés de paiement, cela peut arriver à tout le monde. Ce n’est pas toujours évident d’en parler librement.
Un circuit de validation de règlement trop compliqué : si votre client est un grand compte, il peut arriver que les factures se promènent de service en service avant d’arriver au moment du règlement. Si le circuit est long et compliqué, il appartient toutefois à votre client de régler en temps et en heure. Sachez que les CGV priment sur les CGA (Loi Hamon 2014 – art L 441 – 6 du Code du Commerce).
Le débiteur fantôme ! Vous avez laissé une dizaine de messages sur un répondeur laconique ? Envoyé des mails sans réponse ou à l’adresse inconnue ? Votre réaction peut diverger selon que votre client est juste sourd et aveugle ou qu’il a disparu de la circulation !
Le créancier de mauvaise foi : si vous pouvez prouver cette mauvaise foi (courriers, signatures sur CGV, dates justifiant d’un envoi, etc.), cela pourra jouer en défaveur du client devant un tribunal.
L’oubli involontaire : oui ! Cela peut arriver… Surtout si vous connaissez le client et que vous savez qu’il est de bonne foi. Ne lui en voulez pas.
Conditions de paiement : s’éviter des retards de paiement ou les facturer
Traiter vos impayés pour une comptabilité équilibrée
Les créances clients regroupent les factures impayées dont l’échéance est dépassée. Chaque créance correspond à des liquidités en moins dans votre trésorerie.
Le recouvrement est donc essentiel si vous avez des clients mauvais payeurs. Engager une procédure peut être nécessaire si le règlement amiable n’a pas abouti. Un cabinet peut vous soulager de cette tâche juridique qui demande des connaissances spécifiques. Enfin, rédigez correctement vos documents commerciaux. Révisez vos conditions générales de vente tous les ans. Peut-être faut-il les corriger, peut-être qu’il ne s’agit que d’une vérification, mais il faut en tous les cas en vérifier la cohérence.
La prospection en secrétariat freelance, c’est une des difficultés classiques. Nous avons tous des préoccupations en entreprise. Une des plus courante, c’est de prospecter de nouveaux clients régulièrement.
La majorité mon entourage professionnel me dit que c’est une « véritable bête noire ». Voici quelques techniques de prospection à connaître pour franchir cet obstacle. 
Canaux de prospection à disposition
Pour trouver des clients en B2B, la prospection commerciale en secrétariat freelance utilise de nombreux canaux :
Quel canal privilégier ? Cela dépend de plusieurs facteurs, en tout premier lieu, le ciblage des prospects que vous souhaitez atteindre prioritairement. De plus, vous aurez à inclure votre temps de démarchage : envoyer un mail est plus facile et moins chronophage que passer un coup de téléphone (je ne parle pas du temps de recherche des coordonnées). Enfin, cela dépendra également de l’aspect financier, le fameux « coût d’acquisition ». Ne vous ruinez pas en achat de listings d’emails ou autres affiches publicitaires en 4X3 m si votre CA reste en dessous d’un certain seuil ! S’organiser pour une acquisition de clients efficace
Prospecter en secrétariat freelance, c’est s’organiser avant tout. L’organisation en amont de la prospection permet de suivre ses efforts et de fluidifier ses actions.
Pour faciliter cette tâche ingrate, planifiez 1 h 30, temps de concentration maximum idéal pour rester concentré, a fortiori si vous choisissez de téléphoner.
La prospection par téléphone
La maîtrise de la prospection téléphonique nécessite un mental d’acier. Confronté à de nombreux obstacles, dont le fameux barrage de l’assistante, mais aussi les personnes absentes ou injoignables, les faux numéros, etc.
L’organisation en amont reste primordiale, mais ici, tel un sportif, préparez-vous mentalement. En effet, le téléphone ne cache rien et chaque intonation, chaque émotion se perçoit de l’autre côté du fil. Un sourire s’entend au téléphone. Lever les yeux au ciel également. C’est une forme de préparation sportive : anticipez les barrages et refus, prévoyez les réussites. Restez présent pendant l’entretien et positif. Plus on pratique, plus on progresse. Le plus dur, c’est de trouver les bons numéros de téléphone, les bonnes personnes et… le bon moment ! La prospection digitalisée en secrétariat freelance
Pour prospecter en tant que secrétaire freelance, votre site internet et votre blog sont des outils très importants. De plus, les réseaux sociaux font partie des « armes » de la prospection digitale.
Écrire pour un blog en format optimisé SEO permet une prise de contact naturelle des acheteurs et/ou clients potentiels. S’ils n’achètent pas immédiatement, ils vous ont vu et vous inscrivent dans les « favoris ». La conquête de nouveaux clients passe aussi par l’acquisition de nouveaux outils, telles des plateformes en ligne de marketing par courriel. Ces logiciels, en version gratuite et/ou payante, permettent d’introduire des formulaires sur votre site ou de créer des pages de conversion. Ces sites d’acquisition de prospects vous permettent de créer des newsletters et de convertir en clients certains des lecteurs qui achèteront vos services ou vos produits. J’utilise « Get Response » pour mes campagnes d’e-mailing, par exemple. Prospection par recommandation ou bouche-à-oreille
La recommandation apporte une méthode simple pour développer votre clientèle. Elle permet de faire intervenir directement vos clients pour prospecter pour vous. Si cela se passe bien avec un client, pourquoi ne pas lui demander s’il connaît des personnes que vous pourriez appeler de sa part ?
C’est une formule économique et rapide. Certains n’y répondront peut-être pas favorablement, mais dans le « petit » milieu des indépendants, c’est chose assez courante. Je ne parle pas ici des recommandations obligatoires, comme celles des groupes de type BNI. Certains clients pourront montrer des objections à votre demande de recommandation : temps de réflexion demandé, gêne ou confidentialité. On peut toujours creuser, mais en aucun cas insister lourdement. Enfin, le bouche-à-oreille automatique peut se mettre en place sans que vous ayez à lever le petit doigt. C’est un outil remarquable ! Attention toutefois : il fonctionne aussi bien pour le positif que pour le négatif. Campagne de prospection : rechercher les futurs clients
Prospecter efficacement et trouver de nouveaux clients nécessite de la régularité. Si les résultats se révèlent ardus, inutile de baisser les bras pour autant. Même si votre campagne semble rapporter des cacahuètes, elle aura été vue ou entendue. C’est pourquoi l’idée de la prospection numérique a du sens, car elle reste « écrite dans le marbre ».
Un coup de téléphone qui n’aboutit pas, c’est un coup d’épée dans l’eau. Rappelez-vous que les secrétaires indépendantes ne disposent pas d’équipe commerciale complète, aux techniques de vente affûtées ! Vous êtes, peut-être encore pour le moment, votre propre directeur commercial et agent d’appel actif ! Prenez-donc le soin d’utiliser les moyens (commerciaux et financiers) adaptés à votre situation pour conquérir le client idéal.
Hâte d’en savoir plus !
Malgré une triste crise sanitaire, les statistiques de la création d'entreprise en 2021 sont plutôt bonnes. Les statistiques 2020 étaient déjà surréalistes. Le record du nombre de nouvelles entreprises a été pulvérisé en 2021. Ce qu’il faut souligner, c’est le nombre de micro-entreprises qui représente à lui seul 96 % des entreprises Françaises.
État des lieux. 
Création d’entreprises selon le secteur d’activité
995 900 nouvelles entreprises ont vu le jour en 2021, dont 641500 en entreprises individuelles sous le régime de la micro-entreprise. C’est une augmentation de 17% par rapport à 2020.
Si des secteurs comme la livraison ou le transport ont été naturellement mis en avant (+31%), ce sont les services aux entreprises qui ont été les plus représentés (229 900 créations). Les secteurs des activités de conseils pour les affaires, des activités de design, et de conseil en relations publiques et communication ont été très favorablement impactés. Dans le domaine des services personnels tels que coachs, naturopathes, tatoueurs, etc., ce sont 15700 entreprises individuelles qui ont vu le jour. Les créations de sociétés ne sont pas en reste : 68% SAS ont vu le jour en 2021 et 30% de SARL. Secteurs du commerce et de la réparation automobile ont fleuri avec 9600 nouvelles entreprises, ainsi que la vente à distance, assez naturellement compte tenu de la situation sanitaire et des habitudes liées aux confinements de 2020. L’effet de « rebond » en 2021 est lié à l’arrêt de l’activité en 2020, même si le nombre de créations de cette année hors norme avait déjà été exponentiel. Voici le nombre de créations d'entreprises 2021 par trimestres : 
Le constat de cette augmentation est valable sur toutes les régions de France et DOM-TOM,
Les statistiques de création d’entreprise par sexe et âge
On ne sera pas étonné de constater que certains secteurs de création sont privilégiés par rapport au sexe.
Ainsi, dans le secteur du transport, 90% d’hommes ont créé leur entreprise. En revanche, les sociétés de services aux ménages ont été créées par 74% de femmes, tout comme dans le secteur de la santé ou l’action sociale (74% également). Au total, 41 % de femmes ont créé leur entreprise en 2021, soit 4 créateurs sur 10, proportion qui évolue peu depuis 2015. Les moins de 30 ans représentent 40.2 % de la totalité des créateurs en 2021, un peu moins qu’en 2020 (40.6%), toutefois en constante augmentation depuis 2010. 
Les statistiques impactantes liées au COVID
La crise de l’année 2020 a été sans précédent, mais a été à l’origine du taux exponentiel de créations d’entreprises jusqu’en 2021. Les statistiques de création d'entreprises 2021 ont en effet progressé sans cesse, mais... pas le C.A.
En effet, en volume de chiffre d’affaires total, on observe un montant de 192 milliards d’euros en avril 2020 contre 298 milliards estimés si la crise sanitaire n’avait pas eu lieu, soit une perte estimée de 35.6 %. C’est ce qu’on appelle un « choc d’activité »., ci-dessous exprimé en pourcentage. 
Cela n’aura échappé à personne, le secteur ayant subi le plus important choc d’activité économique entre mars et décembre 2020 est celui de l’hébergement et de la restauration (-71 % sur la période de mars-mai).
Les statistiques impactantes liées au COVID
La crise de l’année 2020 a été sans précédent, mais a été à l’origine du taux exponentiels de créations d’entreprises jusqu’en 2021.
En effet, le volume de chiffre d’affaires total observé en avril 2020 est de 192 milliards d’€ contre 298 milliards estimés si la crise sanitaire n’avait pas eu lieu, soit une perte estimée de 35.6 %. C’est ce qu’on appelle un « choc d’activité ». Les petites entreprises : pilier de l’économie française
Les petites entreprises représentent une part non négligeable du tissu économique français : 3.65 millions de micro-entreprises. Une part à ne pas négliger.
Sans salariés, composées essentiellement de dirigeants travailleurs indépendants, c’est un statut facile à mettre en place que l’on soit entrepreneur, artisan ou commerçant. De plus, les charges sont allégées, les règles de TVA et les démarches administratives simplifiées. Cela explique probablement l’envolée des créations en 2020/2021. On peut ajouter que sur le fond de crise sanitaire traversé depuis 2020, ce régime de micro-entreprise permet de travailler en tant que salarié en parallèle. Si la crise a provoqué de nombreuses créations d'entreprises en 2021, il restera à suivre avec attention le tableau de bord 2022 de l’INSEE pour surveiller une autre donnée en parallèle : celle des fermetures. En effet, confinements et autres couvre-feux ont mis à terre des petits commerces, laissant place à une croissance fulgurante des commerces en ligne : + 96.5 % en 7 ans, soit 112.2 milliards d’€ en 2021. La vente de produits sur internet est de + 32% (source : https://www.oberlo.fr/blog/ecommerce-france). Secteur d’avenir, tout comme l’ensemble des produits digitaux, c’est peut-être le seul point positif que l’on peut faire ressortir de ces deux dernières années de crise sanitaire et économique. 
SOURCE : https://www.insee.fr/fr/outil-interactif/5367857/tableau/60_ETP/1.61_DCE
La rédaction SEO fait partie des incontournables de la visibilité sur internet. Pourquoi ? Parce que c’est souvent par votre site internet que vous pourrez vous faire connaître. Un site vitrine ou un blog soigneusement tenu et régulièrement mis à jour est une carte de visite puissante pour prospecter.
Mais savez-vous comment faire ? Avec qui le faire ? Tout à l’air si facile, pourquoi pas vous ? Comment faire pour que son blog décolle ou qu’un site internet soit en tête de liste ? Par où commencer ? Voici quelques pistes qui m’ont aidée à améliorer le positionnement de mon site de 20 places en moins de deux ans. C’est quoi un site SEO Friendly ?
Rédiger SEO, ce n’est pas uniquement réservé aux blogs. Les règles sont valables pour chacune des pages d’un site internet. Un moteur de recherche permet d’accéder à toute page qui répond à une question posée, d’où l’importance de travailler votre référencement naturel.
Quand je repense aux premières pages de mon site web, je regrette de ne pas en avoir fait de copie écran ! Il était très désuet visuellement, il y avait trop de texte, pas assez de titres, des photos sans balise ALT, des entêtes impossibles à lire, des balises Title trop longues ou des H1 absents. Donc, pour optimiser son site, la première des choses à intégrer, c’est qu’il faut que vous soyez intéressé par la création de site web et que vous appreniez par vous-même. Ou que vous vous formiez, à commencer sur l’utilisation de votre site « clé en main », type Wordpress, par exemple. Comment se mesure la performance d’un site internet ? C’est un indicateur que vous retrouvez sur Google Search Console. En rattachant l’URL de votre site internet, vous accéderez à l’analyse du contenu :
J’avoue que vu mon activité et le temps que je peux y consacrer, ainsi que mes compétences dans le domaine, je ne gère pas du tout l’expérience utilisateur. Ainsi, vous pourrez voir des « erreurs » lors de l’analyse, c’est souvent un problème de temps de chargement sur mobile, ou des codes HTML à intégrer sur certaines pages. Il y a un moment, et si cela ne gêne pas le bon fonctionnement du site, où il faut arrêter de perdre du temps. Soit vous laissez tomber pour plus tard, soit vous déléguez à des personnes dont c’est le métier à temps plein. Pour évaluer si vous faites bien votre job, utilisez Google Analytics ou servez-vous d’applications proposées sur le net. Il en existe de nombreuses et varient selon vos besoins, la taille de l’entreprise, etc. Rédaction web SEO pour blog
Pour rédiger SEO un article de blog, et apparaître sur les pages de résultats de recherche google, certaines règles doivent donc être appliquées. Pas d’autre solution si vous voulez que les moteurs de recherche vous trouvent et vous aiment !
Au tout début, les bases suffiront pour établir un format repérable par les bots de référencement. Toutefois, sachez qu’il n’y a aucune autre solution que de rédiger régulièrement. Très régulièrement. Une fois par semaine est un minimum pour débuter, et ce pendant de longs mois. Enfin, quantité rime ici avec contenu de qualité. Cela implique de connaître les musts de l’optimisation d’un article, sachant que la toile préfère les textes d’au moins 1000 mots. De plus, sachant que les algorithmes changent tous les ans, il faut toujours avoir un œil sur les nouvelles informations du monde des rédacteurs qui vous tiendront informé. D’une manière générale, pour qu’un texte soit reconnu, il lui faut un seul titre H1, quelques H2, mais pas trop, et des H3 de façon facultative. Vos mots clés ou dérivés du champ sémantique seront présentés dans ces titres Hn. Attention : le titre H1 est primordial. Pour en savoir plus, visitez le site bloguerfacile.fr. Vous élargirez le champ lexical dans votre rédaction, tout en restant naturel et honnête avec vos lecteurs. Les paragraphes seront aérés et non en paquets illisibles. Attention bien sûr : le plagiat est doublement puni. En premier lieu, c’est interdit ; en second lieu, votre site sera purement et simplement relégué en fond de liste. Le contenu visuel a son importance : il doit être pertinent et casser le rythme parfois monotone d’un texte. Vous devrez donc choisir le format de votre publication, sa taille, son « poids » de manière que les ouvertures de pages ne dépassent pas 1 à 2 secondes. Si les images ne sont pas les vôtres, il faut absolument noter les sources. Idem pour les textes que vous citez. Plan d’action pour une rédaction pro SEO
Évidemment, ce ne sont que quelques exemples de ce qu’il faut suivre pour rédiger comme un pro sur le web ! La rédaction seo est un travail de très longue haleine et obtenir un bon référencement ne s’improvise pas entre deux dossiers clients, vite fait, bien fait.
Ainsi, tous les mois vous aurez à assurer le suivi de vos indicateurs clés (voir premier paragraphe). Si vous en avez créé une, l’analyse du taux de retour de votre newsletter mensuelle vous indiquera si des améliorations sont à prévoir pour les suivantes. Mais, mais, mais…. Il m’arrive de désobéir, soyons honnête ! Vous pouvez être discipliné et vous autoriser quelques petites libertés. Par exemple :
Voilà. L’important, c’est de rester vous-même. Continuellement. Sinon, vous ne serez qu’une pâle copie au milieu de l’océan des rédacteurs. Être unique, voilà un grand pas pour être reconnu et qu’on se rappelle de vous. La technique, les priorités du calendrier éditorial, les petites améliorations à apporter sur votre site, tout cela viendra au fur et à mesure. 
Check-list de rédaction web ou…. Délégation ?
Si tout cela ne vous a pas encouragé à prendre le taureau par les cornes, je vous invite à vous laisser guider grâce à ma check-list à télécharger.
Je m’en suis servie au tout début à chaque fois que je commençais un nouveau texte. C’est dans la répétition qu’on apprend. Obtenir du trafic ne repose pas seulement sur le nombre de mots d’un texte, ni sur le taux de clic qui ne rapporte aucun clients… Le premier onglet est un plan basique d’article de blog que vous pouvez modifier à loisir bien sûr. L’idée principale doit toujours être au début de votre texte, puis vous déclinez le tout jusqu’au plus général. Pour me faciliter la tâche, j’écris les chapô (et/ou introduction selon les différentes écoles), les métadonnées et le H1 (le plus important de tout) une fois mon texte entièrement rédigé. Tous ces éléments sont nécessaires à Google et doivent donc répondre à ses exigences. Si vous désirez vous assurer la parfaite optimisation SEO de votre article, suivez l’onglet « auto-évaluation » et cochez chaque item une fois que vous l’aurez contrôlé. Vous y découvrirez d’autres aspects impératifs de la rédaction web SEO pour plaire à Google. Je vous ai également joint ma liste de mots "magiques" pour varier un peu le vocabulaire ou l’adapter au but recherché. Par exemple, pour tout ce qui touche au luxe : pur bonheur, rare, reconnu, référence, somptueux, splendide, un must, etc. Vous y trouverez des verbes de CTA, des mots pour les prix, la facilité, la promotion, la nouveauté. Les verbes de CTA ou call to action : l’idée est d’attirer du monde pour vendre vos prestations, vos services, vos produits. C’est bien pour cela que vous voulez générer du trafic, n’est-ce pas ? Le dernier onglet concerne les indicateurs que j’ai évoqués plus haut.
D’autre part, je vous ai concocté un cadeau à télécharger gratuitement :
« Les mots de la rédaction print et web : quand les mots vous manquent ». Il s'agit d'un guide des mots de la rédaction print et web pour améliorer votre contenu.
Enfin, si vous ne vous sentez pas d'attaque pour écrire, la délégation est une solution. Elle peut paraître stupide : « comment peut-elle connaître mon travail, mes services, mes produits, etc., mieux que moi ? ». Détrompez-vous ! C’est aussi tout l’attrait de cette deuxième facette de mes spécialités : être capable d’écrire sur tout de façon professionnelle.
Ça tombe bien : j’adore la recherche documentaire ! Alors ? Convaincus ? Vous allez faire quoi du coup ? Ça m’intéresse vraiment de le savoir. N’hésitez pas à m’en faire part dans les commentaires ou faites appel à mes services sans plus perdre de temps ! Quelle que soit la raison pour laquelle vous voulez devenir secrétaire indépendant(e), les motivations doivent être réelles et sérieuses. Peu importe quand vous voulez la créer. Ce qui compte, c’est l’envie d’y travailler plus que tout. Tout le cheminement viendra alors naturellement, de moments clés en décisions à prendre. Vous pourrez ensuite vous jeter dans le monde de l’entreprise en tant que : Secrétaire externalisée, ou indépendante, ou freelance, ou virtuelle ou encore « à distance ». Oui, ce sont tous les noms qu’on pourra vous donner pour des prestations de services en secrétariat indépendant. Prêt(e) à se lancer ? C’est parti pour quelques trucs et astuces !  Comment ouvrir son entreprise : le choix du statut ?Pour créer son entreprise en tant que secrétaire indépendant(e), différents statuts de sociétés sont possibles. Tout dépend de la façon dont vous voulez travailler : entreprise individuelle (EIRL), SASU ou micro-entreprise sont des solutions auxquelles vous devrez réfléchir. La micro-entreprise (anciennement appelée auto-entreprise) permet de bénéficier d’un régime fiscal allégé au niveau des taxes. C’est aussi une solution pour exercer en parallèle une autre activité (étudié, salarié ou demandeur d’emploi). Pour les prestations de services en secrétariat, un micro-entrepreneur est déclaré à la Chambre des Métiers et de l’Artisanat en tant qu’entreprise de services réalisant des Bénéfices Non Commerciaux (BNC). Ce régime vous exonère de la TVA (sauf si vous souhaitez la déclarer) et vos factures seront donc en HT (article 293 B du CGI) sous réserve de ne pas dépasser un seuil maxi décrété par l’état. De la même manière, votre C.A. ne devra pas dépasser un montant maximum. Si tel est le cas, vous devrez opter pour un statut d’entreprise autre. Pour créer votre micro-entreprise, les règles à respecter sont :
Les formalités pour l’immatriculation sont assez simples : soit vous constituez votre dossier et vous vous déplacez auprès de l’administration dont vous dépendez, soit vous faites votre inscription en ligne. Plusieurs sites en ligne vous accompagnent pour cela. « Portail Auto-Entrepreneur » est l’un de ceux que recommande la Fédération Nationales des Auto-Entrepreneurs (FNAE) et Secrétariat Excellence également. C'est un des sites dont je me sers assez souvent. Ils vous guideront sur des sujets complexes liés à la création de l’entreprise, jusqu’à la cessation d’activité, si besoin, en passant par la gestion quotidienne. Les aides de l’état, taxes et autres cotisations socialesBien entendu, vous serez taxé au titre des cotisations et charges sociales. L’aide la plus connue est l’ACRE ou Aide à la Création ou Reprise d’entreprise. Ce dispositif est en lien direct avec l’URSSAF à qui vous déclarerez votre chiffre d’affaires. Il vous permet de bénéficier de 50 % d’allègement de charges calculées sur les 12 premiers mois d’activité. Le principe de la déclaration de votre C.A. est qu’il vous garantit une protection sociale. Côté impôt sur le revenu, ils seront à déclarer sur le formulaire 2042C PRO accessible depuis votre profil « particulier ». La C.F.E : cotisation foncière des entreprises (cfe). Il s’agit d’un impôt obligatoire qui correspond à une taxe sur l’utilisation de locaux pour votre entreprise, y compris si vous travaillez à domicile. Il est calculé par les mairies et à régler en fin d’année. Il dépend entièrement de la ville, du type de votre activité, etc. Il peut varier de 200 € à plusieurs milliers. Il ne vous faut surtout pas vous « braquer » sur ces contraintes financières, mais bien au contraire, en tenir compte dans votre business plan, votre plan prévisionnel de trésorerie sur 3 ans, etc. Il est très important de ne pas les occulter, c’est tout. Une fois que c’est intégré dans vos calculs, il n’y aura pas de surprise pour le futur. Faites-vous aider sans hésiter par des personnes spécialisées au pire : comme je l’ai dit, des sites comme le Portail des Auto-Entrepreneurs ou de la FNAE peuvent vous donner de précieuses informations et vous accompagner.  La création d’entreprise en secrétariat indépendant : l’imagination créativeSi vous êtes arrivé à lire jusqu’ici, c’est que votre idée de création d’entreprise en tant que secrétaire indépendant est déjà bien ancrée en vous. Les travailleurs indépendants sont de plus en plus nombreux. Votre démarche est peut-être toute jeune, et vous ne savez même pas ce qu’est un statut juridique, mais vous avez envie de creuser. On ne se jette pas tête baissée sans réfléchir dans un tel changement de vie. Je ne vous mentirai pas : vous allez jouer aux montagnes russes au niveau moral. C’est une aventure passionnante, certes, mais il vous faudra savoir amorcer des montées très lentes et parfois, redescendre en piqué ! Au bout du compte ? Vous aurez gagné la liberté de choisir vos clients au bout d’un moment et de travailler selon vos propres valeurs. Vous saurez vous faire respecter en tant que « patron » et travailler d’égal à égal. Soyez enthousiaste et construisez vos fondations avant de monter les murs : vision, mission, valeurs sont les trois fondamentaux de l’entrepreneuriat, en prestations de services ou pas. Le 4è pilier de cette nouvelle activité professionnelle, c’est vous ! Pour en savoir plus, n'hésitez pas à vous procurer mes deux ebooks de création d'entreprise : Devenir travailleur indépendant dans le secrétariat L'essentiel du secrétariat indépendant (extrait disponible gratuitement en cliquant ici) Enfin, pensez à visiter le blog, la boutique, et à vous inscrire à la Newsletter de Secrétariat Excellence ! Partagez si vous pensez que cet article pourrait aider ou convaincre !
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Quelles applications numériques pour démarrer une jeune entreprise ?
Vous venez de créer votre entreprise et vous ne savez pas quelles applications numériques ou logiciels vont vous être utiles pour démarrer votre activité rapidement. En effet, les produits disponibles sont quasi illimités, et ce, dans tous les domaines.
Difficile de se faire une idée : quels outils, pour quels métiers ? Sur mobile ou sur PC, les applications numériques peuvent vous accompagner idéalement à la création de votre business. Et si on faisait un petit tour d’horizon en fonction de votre projet et de votre type d’entreprise ? Application numérique ou logiciel : quelle différence ?
Tout d’abord, petit rappel : si on parle « numérique », c’est parce qu’il s’agit d’un langage constitué du système binaire composé de 0 et de 1. Ce système permet la création de lignes de code informatique pour une large gamme d’équipements : PC, téléphone portable, appareil photo ou caméra numérique, etc.
Un logiciel est une composition de programmes qui permet de faire fonctionner un matériel informatique. Par exemple, sur votre PC, le logiciel de base essentiel est le système d’exploitation, le plus connu étant Windows dont la plupart des entreprises sont équipées. Une application ou logiciel d’application, est un programme destiné à une fonction bien précise. L’application numérique vous permet ainsi d’utiliser directement des programmes pour réaliser des tâches répondant à vos propres besoins. Les plus populaires sont utilisées dans la bureautique. Une application « verticale » ne sera conçue que pour un secteur d’activité en particulier, la santé, par exemple ; à l’inverse, « horizontale », elle servira à plusieurs secteurs d’activités, car polyvalente. Les applications numériques bureautiques de base
Les applications bureautiques sont essentielles pour tout business, du jeune entrepreneur à la plus grande entreprise.
Vous ne pourrez pas passer à côté d’un traitement de texte et d’un tableur, a minima. Les plus courants sont Word et Excel (Microsoft), dont les jumeaux se trouvent chez Google avec Google Docs et Google Sheets. En général, la suite Microsoft Office est préinstallée sur les ordinateurs, puisque Microsoft occupe 95% du marché des systèmes d’exploitation. Le traitement de texte vous servira à créer :
En fait, il vous sert à dactylographier tout type de documents et à les mettre en forme, les corriger, les partager, y insérer des photos ou des images. Le tableur a longtemps été réservé à la gestion comptable ou aux spécialistes des chiffres. En effet, cette application se présente sous forme de lignes et de colonnes dans lesquelles on peut écrire du texte, mais surtout, saisir des chiffres, organiser des données, faire des graphiques. On saisit les chiffres dans les cellules, on y insère des formules (moyenne ou somme pour les plus courantes), on crée des feuilles de calculs entièrement automatisées. En créant des bases de données très longues, les calculs automatiques permettent un gain de temps inestimable tout en diminuant le risque d’erreurs de saisie. Les fonctionnalités des tableurs sont incroyablement poussées et rendront un service de qualité pour la plupart des métiers. En fonction de votre degré d’aptitude, vous pourrez soit gérer seul ces outils, soit vous former en ligne gratuitement, ou grâce à des formations payantes plus élaborées et certifiantes. Bien entendu, pour compléter votre panoplie, vous aurez sous la main une messagerie type Outlook pour Microsoft, ou Gmail chez Google. Pour compléter cet ensemble d’applications bureautiques, on s’amusera sur PowerPoint pour créer des supports initialement destinés à une présentation vidéo. Vous créerez une base de données sur Access (attention, si vous n’êtes pas formé, prévoyez du temps car l’interface peut paraître peu intuitive). Enfin, vous pourrez peut-être avoir besoin de dessiner sur Paint, ou Autocad. Des applications pour la gestion de votre business
Si vous venez de finaliser la création de votre entreprise, votre idée immédiate c’est de trouver tous les services qui vous permettront d’avancer au quotidien sans embûches.
Pour cela, de nombreux entrepreneurs font appel à des applications spécialisées. L’idée, c’est de trouver celle qui convient le mieux à votre activité. Applications de gestion collaborative (ou solo...)
Applications de rédaction web
Si vous vous lancez dans l’écriture pour les réseaux sociaux pour votre entreprise, voici quelques outils numériques pratiques.
Text Focus : outil d’analyse sémantique SEO pour vous aider à optimiser une page ou plusieurs d’un site web. 1.fr : en téléchargeant un texte complet, vous propose des pistes d’améliorations SEO grâce à toute une liste de mots à ajouter, si possible à votre texte original. Your Text Guru est un concurrent. Vous voulez écrire un livre électronique facilement ? Achetez l’accès à l’application app.designrr.io, c’est celle que j’utilise quand je veux transformer mes articles en documents sous format PDF ebook. Autres applis
Tous les domaines de gestion d’une entreprise sont exploités dans la création d’applications ou logiciels : comptabilité, gestion documentaire, gestion des interventions clientèles, design, dessin, informatique, etc.
C’est à vous de trouver ce qui vous correspondra le mieux, tout en vous rappelant que le mieux est l’ennemi du bien. En effet, les jeunes entrepreneurs ont autre chose à faire que de passer du temps à chercher les bons outils pour travailler. Parmi mes responsabilités d’assistante administrative indépendante, j’ai celle de trouver la meilleure appli pour telle ou telle activité, pour mes clients ou pour moi-même. Sachez que la recherche et les essais sont chronophages. 
Où trouver mes applications ?
Si vous êtes entrepreneur solo, de nombreuses applications numériques sont vendues directement sur internet, en ligne. Il vous suffit de chercher votre besoin dans une barre de recherche sur internet, ou encore de vous renseigner dans différents articles spécialisés.
Prenez l’appli la plus simple au départ, celle qui vous permet de passer la seconde. Puis, en phase de croisière, vous pourrez peut-être faire appel à des solutions plus complexes et de plus en plus fines pour vos besoins. Je vous conseille de visiter Appvizer, site comparateur de logiciels incontournable pour recueillir des informations qui vous guideront dans votre choix. L’avantage, c’est que vous avez accès à des versions gratuites ou d’essai sur une durée limitée. La solution de l’utilisation par abonnement est un autre moyen de ne pas acheter un outil dont vous ne vous servirez plus dans 1 an. C’est la méthode que j’ai choisie pour la gestion de projet ou de contenus (abonnement annuel Monday.com), ou l’achat de packs à la demande pour la rédaction web (Your Text Guru). Et si je ne trouve pas l’application qui convient à mon activité ? Dans ce cas, des éditeurs de logiciels et applications développeront pour vous une application sur mesure. De ce fait, le prix ne sera peut-être pas forcément bon marché, mais pourquoi pas, si vous l’intégrez dans votre budget ? Enfin, la plupart des fournisseurs proposent des offres de services élargies pour appli mobiles, android ou autre. Pensez à vérifier la langue de la version que vous téléchargez, même si le français est désormais disponible partout.
Pour d'autres idées, lisez :
Quels outils numériques pour un entrepreneur qui manque de temps ? Qu’est-ce qu’un outil bureautique ? Revue de logiciels connus.
Et vous ? Quelles sont vos applis favorites ?
Classement virtuel : miser sur le minimalisme
Le classement virtuel doit être réalisé aussi souvent que le classement « papier ».
Un environnement de travail peu encombré permet d’augmenter votre productivité. Dès que possible, sans attendre l’embrasement de votre disque dur, à la maison ou au travail, appliquez ces quelques astuces simples et de bon sens pour gagner en productivité et liberté d’esprit.
Un classement virtuel efficace commence par le rangement du bureau virtuel.
Le bureau virtuel, c’est ce magnifique fond d’écran que vous avez choisi avec attention, mais qui disparait au fur et à mesure derrière tous vos raccourcis bureau. L’idée, c’est de « vider » les écrans pour vider votre cerveau ! J’ai comme méthode de classement un dossier sur le bureau que j’ai appelé « bibliothèque de raccourcis », mais donnez-lui le petit nom que vous voudrez. Ensuite, j’y ai glissé tous les raccourcis dont je me sers régulièrement, sans pour autant les supprimer. Je n’ai gardé en « visuel » que l’application pour ma facturation et le suivi de mon compte bancaire. Le jour où j’ai terminé ce rangement qui ne m’a pris que quelques minutes, et que j’ai redécouvert un écran quasi vierge, j’ai poussé un soupir de soulagement. L’espace propre et rangé m’a donné immédiatement un sentiment de sérénité. Méthode sous Windows : en cliquant sur le bureau avec le bouton droit, vous accédez au menu qui vous permet de sélectionner « nouveau », puis « nouveau dossier ». Ce dossier apparaît sur le bureau et vous pouvez lui donner le nom que vous voulez. Glissez-y dès maintenant tout ou partie des icônes de bureau qui polluent votre environnement visuel. Si vous préférez supprimer une icône directement, faites-le. Rassurez-vous, cela ne supprime que le raccourci, pas le fichier ou le programme. Vous pourrez ensuite bénéficier de vos fonds d’écran favoris pour personnaliser votre environnement de travail. Enfin, il vous est toujours possible d’épingler une application favorite à la barre des tâches, comme Google. Sélectionnez le fichier source dans le menu Windows, clic droit magique et « épingler à la barre des tâches ». Comment classer mes dossiers sereinement ?
La méthode de classement la plus adaptée à votre mode de fonctionnement sera la bonne. Ne copiez pas celle du voisin.
Classez vos dossiers virtuels par client, par catégorie, par date, par sujet ou par objectif dans le cadre de la gestion de projets. Je tiens tout de suite à vous mettre en alerte sur votre dossier « téléchargements » (ou « downloads »). Ceci n’est pas un classeur ou une armoire de rangement. Les fichiers qui apparaissent ici doivent rester de façon temporaire. Tout ce qui s’y trouve doit être classé ailleurs ou supprimé définitivement. Supprimez également tous les dossiers ou les applications dont vous ne vous servez pas. Nous avons tous essayé des logiciels gratuits qui squattent désormais notre disque dur. Vous ne les utilisez pas ? Poubelle ! Sélectionnez-les, faites un clic droit, « désinstaller ». Et hop ! Quelques méga-octets libérés. Si vous faites le choix du classement par catégorie, sans sous-classement particulier, vous choisirez tous les fichiers en extension .png, .jpg et les glisserez vers le dossier « images ». Tous les autres, .pdf, .odt, .doc, etc., dans le dossier « documents ». Attention : ne touchez pas aux extensions .exe si vous doutez, car ce sont les fichiers source d'installation des applications. Enfin, si vous vous êtes trompé, la corbeille est là pour vous sauver. Restaurez le fichier supprimé par erreur (clic droit puis « restaurer »). Il reviendra à sa place d’origine. Toutefois, une fois que vous êtes sûr de vous, il est nécessaire de vider la corbeille pour gagner en espace disque. 
Vous avez nettoyé ? Triez et rangez maintenant !
Vous devez absolument rester « minimaliste », c’est-à-dire créer le moins de sous-dossiers possible sinon vous ne vous y retrouverez jamais ! Par exemple, voici l’arborescence de classement que j’utilise :
Il ne s’agit que d’un « extrait », je n’ai pas recopié tous les sous-dossiers.
Dans chaque dossier client, j’ai ajouté les « factures », les « dossiers en cours », les « procédures », les « contrats de prestations », etc. En revanche, je suis une adepte de l’archivage, c’est-à-dire que les dossiers qu’on n’utilise plus sont classés dans un dossier « _Archives ». Encore une fois, c’est le nettoyage « visuel » de votre bureau « virtuel » qui va vous aider à y voir plus clair. La numérotation de vos dossiers vous permet, si vous le souhaitez, de leur donner un ordre de priorité de classement. L’idée est de rester « minimaliste », c’est-à-dire de ne pas dépasser 20 dossiers, déjà pour qu’ils apparaissent tous à l’écran, ensuite, pour que votre cerveau ne disjoncte pas. Des trucs et astuces pour vous aider au classement virtuelLe classement virtuel par date
Si vous avez de nombreux fichiers dont la date est essentielle pour le classement, choisissez l’option de date anglophone, c’est-à-dire ANNEE, MOIS, JOUR.
En effet, si vous choisissez la version française, vous allez vous retrouver avec ça :
En version dates anglaises, cela donnera :
L’ordre chronologique annuel est respecté. D’autre part, n’hésitez pas à simplifier le nom du dossier que vous créez. Ainsi, une facture de téléphone ne doit pas se limiter à sa date, ni à « FACTURE N°X ». Préférez :
Vous pouvez ainsi renommer fichiers et dossiers pour les retrouver facilement grâce à votre explorateur de fichiers. Soit vous classez tout dans un dossier « factures », soit vous aurez préalablement créé vos dossiers « Téléphonie et Internet », ou encore « Orange » ou « SFR ». Glissez-les dans le dossier de destination concerné et c’est terminé. Pro ou perso ?
Dès le départ, séparez les deux. Ce n’est pas une « astuce », c’est du bon sens. Y compris sur votre drive, si vous en avez un, type Google Drive. Un dossier « maison », un dossier « travail ». C’est une condition sine qua non, surtout à l’ère du télétravail quasi quotidien.
Stocker ou archiver les dossiers sur un cloud
Cette solution est pratique à partir du moment où vous utilisez vos documents « originaux » toujours à partir du même endroit.
Soit le cloud vous sert à archiver, donc à sauvegarder vos données régulièrement de votre disque dur, soit c'est depuis votre drive que vous travaillez directement. En effet, il peut arriver d'oublier quel est le dernier emplacement utilisé pour le fichier X. Le choc émotionnel en ouvrant un fichier datant d'il y a un an peut être court, mais violent ! Évitez en conséquence les doublons ou triplons d'emplacement si vous n'êtes pas sûr de vous. Petite astuce si vous avez trop de dossiers et que votre drive gratuit est plein à craquer et devient payant : créez une adresse mail pro et une personnelle, voire, une pour chaque membre de la famille. Certes, vous vous retrouvez avec plusieurs drives, mais bon, vous économisez. Je vous rappelle toutefois que les serveurs tels que Google Drive ne sont pas écologiques. La consommation énergétique du parc numérique a d’ailleurs fait l’objet d’un rapport en décembre 2019. Une méthode de classement et d’archivage à l’ancienne reste toujours le bon vieux disque dur externe. Ainsi, il ne vous reste plus qu’à sauvegarder vos données dans un endroit privé et secret. Attention : il faut être régulier dans vos sauvegardes et peut-être multiplier vos endroits de stockage par deux. Tout comme cela m’est arrivé, un plantage de disque dur externe peut également arriver ! 
Conclusion
Et voilà ! Le tour est joué et vous pouvez vous détendre !
Il n’est pas question ici de faire table rase de toutes vos petites habitudes mais de rationaliser votre mode de fonctionnement. Le mot-clé : désencombrez. Soyez sans crainte, les raccourcis bureau ne le ralentissent pas, en revanche, cela peut ralentir votre cerveau. Créer un raccourci est facile, chercher ensuite la bonne icône sur son bureau virtuel relève d’un exploit ! La base, c’est de vous sentir à l’aise avec la méthode de classement virtuel choisie. Elle doit vous ressembler et coller à votre façon de travailler ou d’agir. Et je me permettrai d'ajouter : faites la même chose avec votre espace de bureau "réel" !
Et si vous avez besoin des conseils ou de l'aide d'une personne dont l'organisation est le métier, faites appel sans attendre à Secrétariat Excellence.
Collaborer, valoriser et pousser vers l'action
La collaboration des équipes au quotidien, que ce soit au travail ou entre fournisseurs et clients, est la base de tout pour atteindre de meilleurs résultats. D’ailleurs, vous avez sans doute entendu parler des pratiques collaboratives positives. Invariablement, on évoque « la mutualisation des missions », « le travail en commun », le fait d’être « porteur de valeurs professionnelles communes pour que l’entreprise progresse », etc.
Pourtant, collaborer est beaucoup moins facile qu’il n’y parait. J’ai constaté que pour atteindre l’intelligence collective souhaitée, le style de management a toute son importance. Créer du lien entre individus pour collaborer sereinement
Collaborer efficacement dans notre société « moderne » dépend de plusieurs facteurs :
Les relations humaines trouvent ici leur sens premier. En effet, qu’on soit le responsable du courrier ou l’assistant du N°2, l’implication ne peut venir que d’une forte adhésion au groupe et à la culture d’entreprise. A mon sens, c’est primordial pour faire fonctionner une entreprise qui s’appuie sur de fortes et réelles valeurs professionnelles. C’est dans la gestion de projets que l’on retrouve ce tissage de liens le plus souvent. Travailler en équipe permet des rapprochements transversaux, mélange différentes strates hiérarchiques, différents métiers, instaure une culture d’équipe indispensable à l’atteinte d’un ou plusieurs objectifs. Les nouvelles pratiques managériales essayent d’en tirer tout le profit pour travailler en synergie, mais le sens de la collaboration n’est pas toujours compris par tous. Créer du lien, c’est la base d’une collaboration efficace. Pourtant, l’épanouissement au travail, la créativité et la productivité passent le plus souvent au second plan. Être audacieux pour une collaboration efficace
« De l’audace, encore de l’audace, toujours de l’audace » ! Danton en a réclamé pour sauver la France, et c’est exactement ce qu’il faut pour avancer et pousser à l’action, quels que soient les motifs. Encore faut-il ne pas étouffer les idées dans l’œuf !
En effet, l’émergence des idées doit être rendue possible, provoquée, exploitée (dans le bon sens du terme). Un management collaboratif doit permettre à tous de partager ses idées sans crainte ni contrainte, puis de les mettre en pratique en toute liberté. Bien entendu, le cadre du projet et les objectifs doivent être clairs. Ainsi, il m’est arrivé de prendre un projet à la légère parce qu’il me semblait très court, simple, classique. Il s’est avéré que la personne avec qui je travaillais était bien moins structurée que ce que j’avais imaginé. Elle s’est éparpillée, m’envoyant des informations cruciales trop tard. Comme je n’avais pas posé de cadre précis dès le départ, le projet a duré deux fois plus longtemps que prévu, me faisant refaire deux fois le même travail, heureusement, sans dépasser les délais. Ce mode de fonctionnement aléatoire est à bannir. Autre sujet : la considération pour chacun. J’ai vu bon nombre de personnes sur des groupes de travail qu’on aurait pu appeler les « travailleurs de l’ombre ». Pas de reconnaissance, pas de considération, un nom effacé sur la présentation d’une Assemblée Générale et remplacé par un autre, par exemple… Ça coupe net l’envie de redonner des propositions d’amélioration aux autres ! Donc, pour enrichir toujours plus le débat, rien de tel que de continuer à reconnaitre les idées de chacun et favoriser la prise d’initiatives. Pour cela, il faut être capable de changer les vieilles méthodes et s’approprier de nouvelles façons de faire. Stop aux traditions poussiéreuses et aux sanctions si une belle initiative échoue ! Les nouvelles organisations se sont modernisées, parfois trop vite et sans aucun apprentissage. Faire progresser l’entreprise, mais pas seulement. Les collaborateurs aussi ont besoin de progresser pour atteindre un objectif, quel qu’il soit. En effet, et c’est ce que j’ai constaté le plus souvent en entreprise, les qualités propres de chaque individu sont étouffées, parfois inconsciemment, parfois pas. Il faut se battre ou être « connu » pour obtenir une écoute attentive lorsqu’on veut être force de proposition. Collaborer avec mes clients pour les valoriser
Autrefois, j’ai été assistante projets, voire chef de projet par intérim. Je m’appuyais sur mon travail de suivi d’indicateurs et d’amélioration des performances pour tirer le meilleur parti de toutes les expériences.
Mais voilà… Malgré un bon leadership et des séances de brainstorming audacieuses, un barrage monumental se dressait devant chaque nouvelle proposition de changement. Les structures trop rigides imprègnent le collectif dans des méthodes archaïques difficiles à modifier. Les mille-feuilles hiérarchiques ralentissent la prise de décisions pour des actions lambda. De plus, toute erreur était pointée du doigt, comme à l’école quand on nous collait une mauvaise note. Pourtant, pour éviter que les fautes ne se reproduisent, on doit les analyser, les comprendre. Des erreurs graves, parfois punissables, surviennent, mais dans l’ensemble, elles restent exceptionnelles. Quel que soit le niveau de gravité, on doit en tirer une expérience positive pour tous. Dans ma fonction d’assistante administrative indépendante, j’ai trouvé cette possibilité de valoriser les idées de mes clients, ou d’apporter les miennes pour de meilleures performances. C'est très agréable de pouvoir perfectionner des méthodes de travail en place mais non structurées. Ou encore, de détecter les failles ou les points positifs non exploités. J’arrive sans encombre à proposer des actions d’amélioration dans un cadre bienveillant. Bien travailler ensemble ne repose que sur une chose fondamentale : la confiance mutuelle. 
Gestion d'agenda : les 4 erreurs à éviter absolument
Gérer un agenda est rentré dans les moeurs. Pourtant, la plupart du temps, les cadres et autres dirigeants ne font que le "remplir".
L'effet d'une page "blanche" d'agenda sur quelqu'un, c'est : "je suis nul" ; "je suis inutile" ; "je ne sers à rien" ; "je n'ai pas ma place dans la société". A l'inverse, un agenda qui ne laisse aucun moment de répit renvoie un faux sentiment de "journée bien remplie", le syndrome du "je suis incontournable" ou "indispensable". Pourquoi alors réfléchir à "comment gérer un agenda" ? Parce que certaines lois de productivité sont nécessairement affectées dans votre journée de travail. Un simple rendez-vous décalé, voire annulé peut s'avérer une catastrophe. 
Agenda surchargé, productivité condamnée
Un agenda rempli, c'est bien. Ou ça donne l'impression d'être quelqu'un d'important, ce qui est sans doute le cas.
En revanche, le remplir à outrance, de 7 h à 19 h, en donnant des rendez-vous tous les 1/4 d'heures comme chez le médecin, c'est loin d'être une bonne idée. Le rôle d'un agenda, c'est de vous organiser, pas de frôler le burn-out, ni de mettre vos interlocuteurs en rogne parce que vous les mettez en retard ou que vous-même êtes réputé pour être toujours à la bourre ! Mauvais pour votre image... Comment se sortir de cela ? En planifiant à l'avance les créneaux horaires où vous travaillez et ceux où vous passez en mode "vie privée". Ensuite, imaginez que vous devez faire le point avec vous-même ou avec votre assistante sur la réunion ou le rendez-vous qui vient de se terminer : moment pour relire ses notes ou prendre un café. Ce qui nous amène au point suivant. Gérer les imprévus en prévoyant du temps libre
Si vous n'avez personne pour gérer votre agenda, prenez soin de vous octroyer des moments pour pallier les imprévus.
Pour ce faire, dès que possible, il est impératif de prévoir 10 mn de battement entre chaque rendez-vous ou réunion. Si vous avez gagné du temps sur le précédent événement, tant mieux ! Vous aurez 15 ou 20 mn de plus pour prendre une pause, vous dégourdir les jambes et l'esprit, passer un coup de fil rapide. Les assistantes ont l'habitude de gérer un ou plusieurs agendas. D'expérience, sachez que ces "petits" moments entre chaque rendez-vous sont une véritable bénédiction parfois. Soit ils permettent d'absorber le retard d'une réunion sans mettre en péril la suivante, soit ils vous permettent de souffler ! Votre productivité augmentera assurément. Et si vous disiez "non" !
Si vous voulez vous donner du répit, arrêtez de dire "oui" à toutes les demandes de rendez-vous ou de réunions.
Un sondage d'OpinionWay pour le Cabinet Empreinte Humaine a fait ressortir que 48% des réunions sont jugées non productives par les cadres, soit 1/2. Manque de préparation, mauvaise personne au mauvais endroit, au mauvais moment... Si on vous invite quelque part, et si vous manquez de temps pour votre travail, réfléchissez-à deux fois. Vous pouvez dire "non" et reporter, tout simplement. Pensez à vous octroyer des moments personnels
Et si vous pensiez à vous bloquer du temps pour vous ? Un agenda bien géré est avant tout organisé aussi pour votre vie privée.
Si vous avez une famille, ne la négligez pas et notez tous les rendez-vous sur un seul et unique agenda. Vous pouvez imaginer que ce sont des limites imposées pour faire exploser votre productivité !
Pour gérer un agenda correctement, ce n'est pas très compliqué. Vous pouvez en lire plus en lisant mon récent article : Gestion du temps : méthodes d’organisation des tâches et activités
Mais c'est vrai que le travail de gestion du temps de travail et l'organisation d'un ou plusieurs agendas, c'est aussi une tâche que vous pouvez déléguer à quelqu'un dont c'est le métier.
Accompagnement administratif pour TPE/PME
Si vous voulez retrouver un équilibre pro/perso tout en développant votre entreprise naturellement, vous devez rapidement réfléchir à "faire autrement".
Trouver une solution d'accompagnement administratif devient urgent pour la pérennité de vos neurones ou pire, de votre entreprise. En choisissant la méthode de la délégation externe, grâce à un secrétariat indépendant, vous allez retrouver très rapidement une sérénité absolue. Qu'est-ce que le secrétariat indépendant ?
Le secrétariat indépendant propose un accompagnement administratif des TPE/PME de façon externalisée.
Vous n'embauchez personne mais vous travaillez avec une société extérieure qui vous livrera des prestations de service administratif. Les secrétaires administratifs indépendants sont des chefs d'entreprise qui ont créé leur propre micro-entreprise, SASU, EURL, entreprise individuelle..., sous-traitant de tous les travaux de secrétariat. Issus du monde de l'entreprise en tant que salariés, souvent de formation Bac + BTS, avec plusieurs années d'expérience pour les plus aguerris, les activités qu'ils (ou elles) proposent sont garanties par leur formation initiale et leurs compétences acquises au long des années. Ainsi, les secrétaires indépendantes sont techniquement formées aux techniques administratives de base :
Mais elles sont souvent spécialisées : juridique, médical, commercial, assistante de direction (votre bras droit), rédaction de contenus web, etc. Accompagnement administratif : quels clients ?
Très souvent, les cabinets juridiques, d'avocats, notaires ou les cabinets médicaux font appel aux secrétaires indépendants pour une assistance administrative ou pour leur permanence téléphonique, par exemple.
Les particuliers peuvent également recourir à une secrétaire à domicile ou secrétaire à distance, pour une aide administrative ponctuelle. On parle souvent dans ce cas "d'écrivain public". Enfin, les associations, les indépendants les TPE/PME de tous domaines utilisent les entreprises de secrétariat indépendant pour des raisons organisationnelles et financières. En effet, l'externalisation des tâches administratives permet non seulement de gagner du temps à moindre coût, mais encore de bénéficier des connaissances bureautiques d'une profession dont c'est le B.A.BA. Les avantages de l'accompagnement administratif indépendant
Cette solution d'accompagnement administratif propose un avantage majeur : sa simplicité de mise en place.
En effet, il suffit de se jeter à l'eau et de contacter une entreprise de secrétariat indépendant. En étudiant votre projet, elle vous proposera un devis et une fois validé, vous commencerez à travailler ensemble selon un cahier des charges (ou contrat de prestation) établi ensemble. Les coûts sont très réduits par rapport à une éventuelle embauche de salarié puisque vous ne serez pas ennuyé par les congés payés, les charges sociales seront totalement absentes, pas de prise de tête avec les heures supplémentaires à rémunérer, etc. Le prestataire s'adapte aux besoins du client et facture selon son devis ou ses horaires, en fonction des options que vous aurez validés au préalable. Toutefois, la réglementation est implacable : vous ne pourrez pas travailler à temps plein avec un prestataire indépendant. En effet, ceci est considéré comme du salariat déguisé et vous seriez contraint d'embaucher le prestataire en CDD ou CDI, soit de payer une amende importante. Dans le même ordre d'idées réglementaires, une secrétaire administrative indépendante ne fera jamais de comptabilité, activité qui lui est également interdite. Comment externaliser votre administratif ?
Comme je vous l'expliquais, mettre en place un accompagnement administratif pour TPE/PME, c'est très simple.
Dans votre moteur de recherche, tapez au choix les mots clés :
Je vous recommande de ne pas vous arrêter aux trois ou quatre premiers résultats qui sont souvent des entreprises sponsorisées qui sous-traitent avec nous, indépendants, mais à des prix bradés. Rendez-nous service, sans intermédiaire : contactez-nous directement. Contactez plusieurs prestataires, échangez, demandez un devis. Les prestations sont facturées entre 30 et 60 € de l'heure en moyenne. Tout dépend de votre besoin en volume d'heures, s'il s'agit d'une prestation ponctuelle ou sur le long terme et régulière, si vous faites appel à une débutante ou assistante chevronnée, s'il y a besoin d'une spécialisation, si vous êtes en province ou à Paris, et ainsi de suite. De plus, des forfaits dégressifs peuvent vous être proposés. Votre choix est fait ? Quelques articles pour vous guider
Un entrepreneur qui vous apportera l'aide dont vous avez besoin pour votre activité :
Gestion du temps et organisation : méthodes d'organisation des tâches
La gestion du temps, vaste programme ! Énième article ou simple lecture pour vous rassurer ? Le temps ralentit, passe vite, accélère, mais jamais ne s’arrête. Comment organiser le futur pour que votre présent ne reproduise pas sans cesse les erreurs du passé ? Gestion du temps et organisation, combat perdu d’avance ? A vous de voir !
Méthodes de gestion des tâches
La gestion du temps nécessite un minimum de bon sens, au moins pour commencer. C’est souvent la planification des tâches, rendez-vous et autres « deadlines » qui va aider à atteindre son ou ses objectif(s).
Définissez les priorités de votre agenda bien en amont de leur date d’échéance. Pour cela, le plus court chemin pour y arriver, c’est de les noter dans votre planning, électronique de préférence afin de planifier des rappels si vous en avez besoin. Pour rester en accord avec vos objectifs, ne procrastinez pas et appliquez les méthodes classiques. Vous y gagnerez en énergie.
Vos décisions organisationnelles auront un impact sur votre activité. C’est pourquoi il convient d’utiliser les bons outils :
En savoir plus : Lire « Organiser son entreprise dès sa création »
Dans la vie de tous les jours, tous les conseils ne sont pas toujours applicables. La planification s'avère un travail conséquent, demandant un minimum de volonté, surtout quand on n’est pas vraiment fait pour ça.
Toutefois, pour les exigeants perfectionnistes, c’est l’effet inverse qui risque de se produire à force de vouloir tout gérer, mais surtout, tout planifier. Si vous passez plus de temps à programmer un projet qu’à le réaliser, posez-vous les bonnes questions ! À ce sujet, lisez l’article "Planification : entre noyade et procrastination". Utilisez votre énergie à bon escient. L’idée primordiale dans votre organisation, c’est de rester en accord avec vous-même, de garder votre sphère privée bien détachée de l’activité professionnelle. Si vous faites partie de ceux dont les idées s'éparpillent, utilisez le mind-mapping : 
Chaque idée deviendra ensuite un objectif : le niveau de priorité vous incombera pour prendre une décision. Cette méthodologie a le mérite de « vider » votre cerveau des informations importantes, mais trop nombreuses.
En savoir plus : « Organiser ses idées » L’organisation du temps pour les pros
La démarche de la gestion du temps pour une organisation efficace demande analyse, pratique et technique. Certaines structures ou individus choisissent de s’y former, indispensable lorsqu’on est assistant chef de projet, par exemple. Vous pouvez facilement adopter certaines connaissances de base en gestion du temps. Ainsi, le grand classique de la gestion des tâches, c’est de « savoir distinguer l’urgent de l’important ». Voici quelques exemples.
Principe de Pareto
Le principe de Pareto soutient qu’environ 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. On doit se concentrer alors sur ces 20 %. En découle ensuite la méthodologie « urgent/non urgent », ou la matrice d’Eisenhower que j’évoque dans l’article « Comment manager ? ».
Loi de Gaborit
Un élément à bannir absolument, c’est la procrastination. C’est la loi de Gaborit (un chirurgien) ou "loi du moindre effort" qui dit que l’homme fuit les tâches les plus ennuyeuses et recherche avant tout le plaisir immédiat.
En effet, un dossier épineux qui vous fait baisser les bras dès que vous l’évoquez, vous donnera la tentation de le laisser trainer. Pourtant, urgent ou pas, c’est une activité à positionner en priorité dans votre emploi du temps. Traitez tout ce qui vous ennuie avant le reste. Votre soulagement sera démultiplié quand vous aurez bouclé votre tâche ! Loi de Carlson
Autre loi, celle de Carlson (économiste). Selon lui, « le temps perdu à cause de l’interruption d’une tâche est supérieur au temps de l’interruption ». Évitez quand c’est possible tous les « distracteurs » :
Malheureusement, en entreprise les salariés se sentent obligés d'écouter leurs collègues qui entrent inopinément dans leur bureau, causant une perte de productivité jamais mesurée, ô combien dévastatrice ! Vous devez pouvoir travailler en restant concentré. Loi de Douglas
Attention ! Surveillez votre espace de travail et ne voyez pas les choses trop en grand.
Qu’est-ce que cela veut dire ? Que plus votre espace de travail est démesuré, plus vous aurez tendance à empiler les dossiers, éparpiller toutes vos affaires, bref, vous désorganiser visuellement et concrètement. Comment trouver le document X, du dossier Y dans tout ce bazar ? Donc, petit espace, petit bureau, bon rangement ! En savoir plus : « Organiser son espace de travail » A contrario, Éric Abrahamson, formateur en management, soutient que trop de rangement tue la créativité ! Ranger son bureau le soir avant de partir n’est pas forcément signe qu’on est un "bon travailleur". La vérité doit sans doute être au milieu. À vous de trouver votre espace… La plus coûteuse des dépenses, c'est la perte de temps. Théophraste. Gestion du temps et travail : les astuces pour persévérer
Vous pouvez tout à fait contrôler votre temps de « travail » sur une activité en particulier en utilisant un timer (par exemple eggtimer). Pour ma part, j’utilise actuellement la version payante (prix minimum) de « My Hours », idéale pour les travailleurs indépendants.
Les rapports hebdomadaires que vous en sortez vous donnent une perception bien plus affinée de vos activités, mais également de votre productivité. Vous saurez ainsi combien de temps vous mettez sur la rédaction d’un texte X, par exemple ; ou encore, combien de temps vous avez passé à prospecter la semaine Y. Très intéressant pour mettre en exergue ce qui vous prend le plus ou le moins de temps. Si vous vous déplacez entre des rendez-vous, élargissez les plages horaires pour tenir compte du temps de trajet et mettez-vous des rappels. Gardez-vous du temps pour des pauses : c’est comme pour les longs voyages en voiture. Accordez-vous 10 mn toutes les deux heures. Certains timers en ligne permettent de programmer les temps de pause à l’avance : buvez, mangez, méditez, mais coupez l’activité professionnelle. Enfin, programmez les moments où vous gérez votre messagerie. Par exemple, le matin avant toute activité, ou le soir à partir d’une certaine heure. Vous pourrez ainsi répondre à tous en une fois et pas sporadiquement à chaque fois que vous recevez un mail. Vous serez ainsi concentré sur l’activité en cours, y compris pour répondre aux mails sérieusement et pas à la « va vite ». Les habitudes se mettront en place lentement, mais sûrement. En évaluant l’avancement des tâches programmées versus celles que vous aurez traitées au petit bonheur la chance, vous constaterez par vous-même que mettre en place une méthode de gestion du temps est plus productif. Pour les plus déterminés, des formations dédiées peuvent vous intéresser. Assurez-vous que celle que vous choisirez sera adaptée à votre activité, votre pratique et vos besoins réels. 
Pour finir vite… commencez doucement !
N’attendez pas de vous noyer sous le travail et la désorganisation pour mettre des solutions en place. Les outils cités pourront vous être utiles, à condition de vous en servir avec rigueur et discipline.
Toutefois, restez zen et cohérent avec vous-même. Différents facteurs interviennent dans la mise en place d’une meilleure organisation. Le plus efficace sera celui qui "colle" à votre personnalité. Si vous mettez en place de nouvelles méthodes pour vous améliorer, mais que vous les appliquez à contrecœur, vous n'y trouverez aucun intérêt. Si jamais vous voulez vous amuser de la gestion du temps au travail, il existe encore une loi dont je n’ai pas parlé : la loi de Parkinson. A vous d'être curieux. Cela vaut son pesant d’or ! Si enfin vous souhaitez étudier philosophiquement le temps, tel qu’il est perçu par nous autres, pauvres humains, je vous conseille de lire Étienne Klein, astrophysicien et philosophe qui a étudié le phénomène du temps qui passe de long en large. Extrait : « Le temps est une “chose” introuvable dont l’existence ne fait aucun doute. Une “chose” dont tout le monde parle, mais que personne n’a jamais vue. Nous voyons, entendons, touchons, goûtons dans le temps, mais non le temps lui-même. Contre toute attente, Chronos est un planqué, un caméléon qu’il faut débusquer sous nos habitudes de langage et de perception. Pour le déjouer, il va falloir l’effeuiller peu à peu, le déshabiller, le distinguer de ses effets les plus sensibles : la durée, la mémoire, le mouvement, le devenir, la vitesse, la répétition… Parce que les horloges ne mesurent pas forcément du temps. Parce que le temps est toujours là alors qu’on dit qu’il s’écoule ». Comment améliorer votre stratégie de contenus ?
Pourquoi l'orthographe est si importante en entreprise ?
45% des règles d’orthographe seulement sont maîtrisées par les Français et ce chiffre diminue continuellement.
Des textes remplis d’erreurs peuvent nuire sérieusement à l’image de marque d’une entreprise. Améliorer son orthographe, c’est une démarche indispensable pour soi et tout ce qu’on représente. Voici quelques pistes de réflexion. 
Facturation : dématérialisation obligatoire pour toutes les entreprises
La facturation dématérialisée, déjà connue pour ceux qui travaillent avec les marchés publics, va s’imposer à toutes les entreprises assujetties à la TVA dès le 1er/01/2024. Destinée à simplifier le circuit et limiter les fraudes, cette dématérialisation deviendra donc obligatoire selon un calendrier bien défini. Suivez le guide !
Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?
Une facture dématérialisée, ou e-invoice, reste une facture, quel que soit le nom qu’on lui donne (si vous êtes en B2C, commerce de détail ou prestations de services auprès des particuliers, par exemple, on parlera de e-reporting). C’est le transfert de l’émetteur au destinataire qui ne pourra plus se faire par simple courrier postal. Adieu la facture papier !
Comment dématérialiser ses factures quand on est l’émetteur ? Selon l’article 289 bis du Code Général des Impôts, il faut passer par un des formats suivants :
Principes d’une facture électronique
Émises et transmises par voie électronique, une des raisons de la mise en place de la dématérialisation des factures, c’est de limiter les fraudes, notamment sur les déclarations de TVA.
Ainsi, les principes suivants assureront la valeur probante des factures électroniques : Garantie d’authenticité Le document électronique doit apporter la preuve de l’identification de l’émetteur et du récepteur, de la date de création et décrire le contenu. Pour l’authentifier, il faut qu’il soit horodaté et scellé (c’est-à-dire qu’on ne peut plus y toucher une fois qu’il est validé). Intégrité du document De la création à l’archivage, il faut prouver qu’il n’y a pas eu de modification ou d’altération du document. Cela passe par le contrôle de la confidentialité, la traçabilité des actions réalisées sur le document, la conservation à long terme (pérennité). Document intelligible Le document final remis au destinataire sera sous format PDF pour pouvoir être lu par un humain, et pas une machine. Attention : en cas d’archivage électronique, le format Excel ou Word seront incompatibles. Concernant l’archivage électronique, si tous ces principes sont appliqués, on parlera d’un espace d’archivage à valeur probatoire donnant ainsi une valeur juridique à tous vos documents. De plus, notez que toutes les anciennes factures papier devront être numérisées sous format PDF et archivées à leur tour. Les solutions choisies se feront en fonction des besoins, des moyens financiers et humains. Le calendrier d’étalement de l’obligation
Entre le 1er/01/2024 et le 01/01/2026 au plus tard, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être passées à la dématérialisation de leurs factures.
Janvier 2024 :
Juillet 2024 : obligation d’émission pour les ETI (Entreprise de taille intermédiaire). Janvier 2026 : obligation d’émission pour les TPE/PME, micro-entreprises.
Les raisons de la dématérialisation
L’obligation de la facture dématérialisée aux entreprises assujetties à la TVA dépend de la loi de finances 2020, article 153, et de l’ordonnance du 15/09/2021.
Par cette mise en place, le Gouvernement a souhaité :
Les établissements publics reçoivent depuis le 1er janvier 2020 des factures dématérialisées, via la plateforme Chorus Pro. C’est un bon exemple de ce qui attendra toutes les autres très bientôt. Il convient donc de s’y préparer dès maintenant et de vérifier si la numérisation de vos anciennes factures ne vous prendra pas trop de temps, si votre logiciel de facturation sera adéquat, etc.
En savoir plus :
cegid.com chambersign.fr Pourquoi l'orthographe est-elle si importante en entreprise ?
Fautes & outils correcteurs
Commettre des fautes d’orthographe est un problème récurrent qui peut arriver à tout le monde.
Les plus courantes portent sur les règles d’accord, de conjugaison, d’homonymes ou de pièges. Les erreurs se glissent très facilement dans vos textes : é ou er ? Ai ou ais ? Connection ou connexion ? Les pièges de l’orthographe et de la grammaire Française sont perfides ! Sans être membre de l’Académie française ou expert du Petit Robert, on peut toutefois améliorer ses textes sans trop d’efforts. Il existe des correcteurs orthographiques sur la plupart des logiciels de traitement de texte pour corriger automatiquement. Toutefois, ils ne sont pas fiables à 100 %. Les modifications ne porteront que sur l’orthographe classique, mais des erreurs se glisseront dans les concordances de temps ou les participes passés, par exemple. Ils ne sont pas assez performants pour détecter des inexactitudes grammaticales et les rectifications proposées peuvent être fausses. D’autres outils de correction plus sûrs se téléchargent directement sur votre disque dur et s’intègrent à vos logiciels du quotidien. Un dispositif numérique comme « Antidote », un des plus connus, ou MerciApp ou enfin, Cordial, conviendront aussi bien aux rédacteurs web qu’aux enseignants, aux romanciers, ou encore à toutes les entreprises qui doivent écrire de nombreux textes, sous des formes différentes : rapports, compte-rendu, mails. Ces logiciels professionnels discernent tous les aspects d’un document : les répétitions, les verbes dits « ternes », ou trop simples, les mauvaises tournures de phrase, etc. Astuce : pour conjuguer correctement sans prise de tête, utilisez l’outil conjugateur.fr 
Les mots dans le monde de l’entreprise
Rédiger en français, ce n’est pas si simple, surtout à l’heure où tout doit être fait en 10 min. Il faut lire, se relire, checker et rechecker. Néanmoins, même si vous pensez ne pas avoir le temps, la relecture permet d’atteindre le sans-faute espéré.
De plus, on croit fréquemment à tort que les dirigeants sont trop « haut placés » pour être mauvais à l’écrit. Mon métier m’a souvent démontré le contraire. Les patrons, les décideurs ou autres cadres supérieurs ne sont pas à l’abri des erreurs orthographiques. Ils s’en cachent parfois en se reportant sur le téléphone ou sur leur secrétaire. Cependant, ces lacunes ne sont pas anodines pour l’estime de soi. Progresser pour soi, c’est également positif pour la société. Des maladresses sur un e-mail peuvent discréditer une personne, mais aussi la notoriété ou l’image de marque de l’entreprise qu’elle représente. Et que dire d’une lettre de motivation remplie d’erreurs ? Une enquête a démontré que plus de 1 DRH sur 2 avait déjà rejeté une candidature en raison des fautes d’orthographe que la lettre contenait. L’idée n’est pas d’apprendre les règles d’usage du français par cœur ni de savoir si le mot en question est un nom au féminin singulier ou un adjectif invariable. Il est courant de maîtriser les règles orthographiques et ne pas savoir distinguer un COD d’un COI. Il faut utiliser les outils à votre disposition tels que ceux exposés précédemment et faire preuve d’un peu de jugeote. Si l’orthographe du même mot vous fait perdre la tête à chaque fois que vous l’utilisez, faites-vous une liste et notez-le. Mieux ! Trouvez des synonymes que vous êtes sûr de savoir écrire correctement. D’autre part, l’orthographe ne fait pas tout : la ponctuation, les majuscules oubliées, les fautes de frappe tout simplement, ont peut-être échappé à votre vigilance. 
Leçons d’orthographe pour tout le monde
Il existe des sites gratuits pour vous entraîner à améliorer votre orthographe, comme « orthoprof ». En effet, rien ne remplacera l’exercice, et c’est bien pour cela qu’on nous obligeait à réviser pour la dictée hebdomadaire à l’école.
La lecture est un excellent moyen de mémoriser l’orthographe. Toutefois, il est bon de lire de « vrais » livres en papier. Oubliez vos tablettes pour une fois ! Ouvrez un dictionnaire ou votre Bescherelle de 6ᵉ, vous y retrouverez la nostalgie de l’école. Enfin, qui ne connaît pas le « Projet Voltaire » ? Pour une inscription gratuite, vous pouvez évaluer votre degré de compétence orthographique pour obtenir une série de tests adaptés et progresser selon vos besoins. Les formations suivantes et la certification qui vous est proposée de façon facultative sont payantes, mais cette plateforme est reconnue partout et certains C.V. en font mention. Plus qu’un gadget passé de mode, une orthographe précise améliore le niveau de compréhension des textes. C’est donc un gage de crédibilité pour qui vous lira. Si écrire vite et bien est difficile pour vous, et que de plus vous êtes fâché avec les outils numériques, alors une solution adaptée à vos besoins vous plaira sans doute : le correcteur humain ! Oui, c’est un métier et certains relecteurs sont spécialisés dans des domaines spécifiques (sciences, médecine, romans, etc.). C’est une prestation que vous trouverez également chez certaines assistantes indépendantes.
Pour vous assurer une communication à la hauteur de vos propres exigences, restez donc vigilant sur la correcte utilisation de l'orthographe, de la syntaxe et de la grammaire. Un minimum syndical, c'est toujours mieux que rien dans ce domaine.
Phishing ou whaling ? Les cybercriminels envahissent les entreprises
Le phishing, ou hameçonnage, ne vous est pas étranger. Les emails malveillants pullulent dans les messageries personnelles. Il existe un autre phénomène de piratage informatique qui concerne tout particulièrement les dirigeants : le whaling. L’aspect professionnel de ce type de piratage est encore plus sournois. Apprenez à les reconnaître.
Phishing ou whaling ? C’est quoi la différence ?
Le phishing est une attaque généralement faite par l’envoi d’un email frauduleux adressé à des cibles au hasard. Vous vous êtes certainement déjà retrouvé face à ce type de message qui vous demande de valider des coordonnées bancaires en cliquant sur un lien ?
Le « whaling », encore appelé « fraude au Président », c’est un piratage du même genre dirigé exclusivement vers des personnes très haut placé dans les entreprises, cadres mais surtout, les PDG. Le but principal : trouver une brèche pour voler des données en se faisant passer pour un « grand ponte » de l’entreprise sans qu’aucun employé ne se doute de quelque chose. Les arnaqueurs se contentent souvent de surfer sur les réseaux sociaux, d’y trouver des photos de fêtes ou d’animation d’entreprise, de retrouver des noms, des prénoms, etc. Puis, ils créent une adresse mail quasi identique et un site web frauduleux vers lequel toutes les données demandées seront envoyées si un employé répond au mail. L’indice de confiance d’un message reçu par un « haut gradé » de l’entreprise est très élevé. Les employés réfléchiront à peine avant de répondre favorablement aux demandes. Qu'est-ce qui est volé par les cybercriminels ?
En créant cette première brèche dans l’entreprise, via un employé zélé, les cybercriminels volent avant tout des données ultra-sensibles, personnelles et d’entreprise :
« Les données, c’est la nouvelle monnaie du 21è siècle ». Helena PONS-CHARLET, Microsoft Qui sont les responsables de la fuite de données en entreprise ?
Il est un point crucial à souligner ici : les hackers, même s’ils sont dangereux et qu’ils parviennent souvent à leurs fins, ne représentent que 2% des fuites en entreprise.
Ce sont les collaborateurs qui arrivent en tête de liste des fraudeurs et qui, pour certains, vendent les données ; d’autres ne font tout simplement pas attention : un écran d’ordinateur laissé ouvert à la vue de tous peut être terriblement préjudiciable ! Ensuite, on peut imaginer les failles dans la confidentialité des partenaires et prestataires. Mais revenons à nos moutons et à nos « hackers », adeptes du whaling. Le travail principal d’un hacker consistera à récupérer le plus d’informations possibles sur le dirigeant d’une société par l’intermédiaire des réseaux sociaux, professionnel ou personnel, des cookies de navigation, ou des « fuites » ou vol de données. Pour atteindre un collaborateur, rien de plus simple : avec la dimension exponentielle qu’a pris la numérisation des entreprises, donc des données, l’espionnage informatique via les « clouds » rend les systèmes informatiques extrêmement vulnérables. Trouver une brèche informatique dans le réseau et atteindre le patron via un employé est un système très bien rôdé et qui fonctionne. Pour exemple :
Les différentes méthodes de « contact » de phishing ou whaling
Que ce soit par le phishing ou le whaling, l’attaque est souvent menée de la même façon : un mail frauduleux, un manque de sécurité informatique et hop ! Une brèche est ouverte.
Le mail de « prétexte » peut vous donner des sueurs froides. Récemment, j’ai reçu un mail d’Interpol qui me disait que « dans le cadre d’un accident, je devais être un témoin », blablabla. Il se trouve qu’en deux secondes j’ai compris l’arnaque, mais sur le coup, l’impact psychologique est indéniable. Vous pouvez recevoir également un mail soi-disant de votre banque, indiquant que vos coordonnées ne sont plus à jour. En mode « phishing », le plus classique est de vous envoyer des tonnes de mails concernant un thème en vogue (Black Friday, Noël, etc.), ou de surfer sur la « peur » en mode « Covid », vous allez tous mourir ! En mode whaling, il est assez courant que les entreprises soient purement et simplement bloquées et qu’on leur demande des rançons. Peu de témoignages sortent à ce sujet, car il en va de la notoriété et de l’image de marque des sociétés concernées. Toutefois, C'est un fait certain : cela arrive très régulièrement. L’argent une fois versé, le commun des mortels n’en saura rien ; les données, une fois dérobées, seront revendues au plus offrant sur le Dark Web. Sécurité informatique et phishing
Comment contrer de telles attaques ? On sait aujourd’hui que les technologies avancées des antivirus, même si elles sont performantes, ne sont pas suffisantes.
C’est avant tout l’utilisateur derrière son écran qui doit être le premier sensibilisé à ces pratiques. C’est l’ultime rempart contre toute attaque. C’est pourquoi certaines entreprises forment leurs équipes et les sensibilisent à la cybercriminalité. En effet, un salarié qui reçoit un mail de son « boss » (le faux), lui demandant un code d’accès à tel ou tel serveur, ne saura pas forcément dire « non ». Le travail à distance imposé ces dernières années n’a pas arrangé les choses. C’est donc une étape cruciale de faire comprendre à chaque salarié qu'il doit être vigilant en matière de sécurité informatique. Comment identifier un mail de hacker ?
Une solution classique : les programmes anti-phishing des antivirus classiques, qui fonctionnent plutôt bien. En tant que particulier, il faut découvrir et paramétrer correctement votre antivirus pour être sûr qu’il fonctionnera bien, et comme vous le voulez.
Un site comme : https://isitphishing.ai vous permet d’entrer une adresse URL, ou mail, ou autre afin de vous indiquer si oui ou non votre entreprise est ciblée par une ou plusieurs attaques. Exemples de phishing
Exemples de whaling
Cybersécurité contre cybercriminalité
Les TPE/PME sont ciblées à 90 % et attaquées chaque jour. Force est de constater que leurs systèmes informatiques sont assez peu sécurisés.
Les solutions contre le phishing ou le whaling existent comme nous l’avons exposé en parlant antivirus et sensibilisation du personnel. Mais ce n’est pas tout !
Les cybercriminels frappent au hasard grâce à la puissance cumulée de leurs installations ou à cause de l’ignorance ou naïveté des utilisateurs. Les TPE/PME doivent se sentir concernées avant qu’une attaque ruine votre travail au sens propre, comme au sens figuré !
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Le monde du secrétariat indépendant s’élargit de jour en jour. Je le constate depuis que j’ai créé ma propre entreprise d’assistante indépendante.
Sites de mise en relation, plateformes d’adhésion à des répertoires payants, sites de formation spécialisée pour devenir secrétaire freelance, le choix s’est élargi. SIO, nouvelle plateforme collaborative m’est apparue différente. Je vous explique ici pourquoi. 
Les outils numériques pour la digitalisation sont plus que jamais d'actualité.
Dans des domaines divers, l’entrepreneur « tout-en-un » doit s’ouvrir à de nouvelles applications et outils en ligne pour aider au développement de sa société. De l’automatisation, en passant par la gestion du temps et à l’aide de création de contenus, voici un tour d’horizon de solutions numériques simples et efficaces. |
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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