Voici 5 pistes de stratégie de délégation, pour améliorer votre organisation et diminuer votre stress.
SOMMAIRE
Déléguer de manière efficace en lâchant prise
Déléguer des responsabilités ou déléguer le travail, c’est souvent un problème auquel la plupart des dirigeants sont confrontés. Parfois, ils sont tellement impliqués qu’ils refusent de laisser les autres les aider pour rester productif. Pour savoir déléguer efficacement, il faut se libérer du temps ; les managers doivent eux aussi vaincre la résistance au changement, passer outre leurs peurs de déléguer entièrement leurs tâches. Plusieurs freins sont évoqués :
La première stratégie pour déléguer efficacement est donc d’apprendre à lâcher prise. C’est le principe d’un bon management. Au début, ne déléguez que les plus petites tâches. Apprenez à mieux connaître les personnes avec qui vous travaillez : équipe, collègues, prestataires. La confiance doit s’instaurer entre vous et eux. Oui, vous devrez abandonner votre travail pour réussir à avancer et pour gagner du temps. Priorisez les tâches à déléguer en entreprise
Savoir déléguer efficacement commence toujours par l’élaboration d’une liste de tâches ou responsabilité à déléguer. Tout d’abord, priorisez les activités qui se feront sans peine par d’autres que vous. Le temps de travail ainsi libéré vous permettra de prendre en charge des tâches plus importantes.
Ainsi, vous pouvez confier les tâches qui deviendront récurrentes, ou celles qui suscitent l’intérêt d’un membre de l’équipe en particulier, ou qui se rapprochent de ses objectifs personnels. Ou enfin, externalisez des tâches qui n’auront pas d’impact pour vous en termes d’atteinte d’objectifs (administration, rédaction, saisie, prise de rendez-vous, etc.) auprès d’un assistant virtuel freelance, par exemple. Le cas classique de délégation des tâches ou des responsabilités, c’est quand le manager concerné s’absente. Certaines actions routinières devant absolument être réalisées, elles sont confiées à un collaborateur. Dans votre stratégie de délégation, commencez à développer un système de priorité pour les tâches. Bien sûr, ce système peut évoluer en fonction de l’expertise, du secteur d’activité et des types de tâches que vous gérez habituellement. Créez des catégories, selon le degré d’effort requis par une tâche et le degré de compétence. Pour commencer, confiez une tâche ou une responsabilité dont le degré d’effort et de compétences n’est pas important. Gardez les autres. L’établissement de ce système de priorités vous aidera à organiser vos tâches et à les déléguer efficacement. Vous pouvez vous aider d’outils de gestion de projet et de gestion du temps, comme Asana, Monday, Trello. Elles permettent à toute une équipe de suivre les échéances et de mener à bien l’avancement d’un projet. Vous pouvez également vous appuyer sur l’ouvrage « Occupez-vous de vos affaires ! Guide de l’organisation d’entreprise ». Compétences et délégation
En tant que leader, votre propre travail a une forte valeur ajoutée, mais vous devez connaître parfaitement les gens avec qui vous travaillez, ainsi que leurs forces, faiblesses et potentiel de compétences.
Cela semble évident, pourtant, nombreux sont les dirigeants qui pensent savoir déléguer efficacement, mais…. se trompent ! Ils se tournent vers une personne la moins surchargée sans prêter attention aux compétences requises pour l'activité qu'on lui dédie. Mieux déléguer, c’est aussi vérifier que les tâches sont distribuées à la bonne personne, celle qui dispose des aptitudes nécessaires. Une fois la transmission assurée par vos soins, ces personnes doivent travailler de façon autonome. Elles pourront même vous donner une vision novatrice sur le dossier/projet en question. Si vous n’avez personne dans votre équipe capable de réaliser une tâche en particulier, deux options se présentent à vous :
Une délégation efficace avec des transmissions claires
Savoir déléguer efficacement, même si le processus de tâches paraît simple, c’est avant tout transmettre les instructions aussi précisément que possible. Si vous avez des préférences spécifiques sur le mode d’exécution d’une tâche, dites-le. Informez votre équipe ou le prestataire à qui vous avez délégué qu'il existe une échéance ou des jalons à atteindre à des dates précises.
Dès le départ, donnez à vos partenaires tous les détails accompagnés d’instructions précises. Une bonne communication est une stratégie de délégation proactive que tout le monde appréciera. Transmettez a minima :
Bien déléguer, « c’est avancer ensemble en regardant dans la même direction, pas en se regardant l’un l’autre », comme le dit l’adage ! Savoir déléguer efficacement et faire confiance
Oui, savoir déléguer efficacement, c’est faire confiance. En effet, une fois qu’une tâche est déléguée, faites confiance à la personne pour l’exécuter à sa façon. On peut arriver au même résultat avec des méthodes différentes. Ce n’est pas tant le process qui compte, mais l’atteinte de l’objectif.
L’équipe ou la personne à qui vous confiez une nouvelle tâche se sentira ainsi impliquée dans des projets plus intéressants, réelle opportunité de faire valoir ses compétences et sa motivation. Cependant, ne craignez pas d’intervenir de temps à autre pour vérifier que tout avance comme prévu. Par exemple, si une mission confiée il y a une semaine arrive à échéance le lendemain, l’exécutant est probablement le premier au courant. Néanmoins, un débriefing régulier avec cette personne fait partie de votre rôle de manager. De cette manière, vous mettrez du liant dans votre mode de délégation. Vous encouragerez vos partenaires et insufflerez confiance et respect. Enfin, la rétroaction est la partie la plus importante du processus de délégation et elle fonctionne dans les deux sens. Si les collaborateurs ont parfaitement rempli leur mission, faites-le leur savoir en les remerciant et en les félicitant publiquement. C’est toujours dégradant de voir un chef de service se garder les louanges d’un travail qu’il n’a pas réalisé ! S’ils n’ont pas été à la hauteur, échangez avec eux en émettant des critiques constructives. D’autre part, invitez ces personnes à partager leurs réflexions sur votre mode de fonctionnement. C’est en effet le moment opportun pour vous de déterminer si vous savez déléguer correctement. La délégation apparait comme une dimension managériale de la gestion de projet dans laquelle on ne peut que progresser. Elle s’appuie sur :
Toutefois, cela reste bien plus que cela, car savoir déléguer efficacement, c’est admettre que vous transmettez également la responsabilité du résultat. Vous devrez emmener toute l’équipe vers l’atteinte d’un objectif commun. Vous aurez vite compris qu’on travaille mieux ensemble que seul, à condition de donner les bonnes tâches aux bonnes personnes. C’est ça, savoir déléguer efficacement ! BONUS
Pour en savoir plus sur la délégation, consultez le blog de Secrétariat Excellence !
Vous y retrouverez des informations ciblées sur la délégation, l'externalisation et la gestion de l'organisation qui sont le coeur de mon activité de prestataire. Par exemple :
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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