Assistant administratif freelance : expert de la gestion d'entreprise

28/4/2021

Un assistant administratif freelance est un professionnel de la gestion administrative indépendant.

Sur place ou à distance la plupart du temps, ces prestataires sauront se rendre indispensables pour accompagner les TPE en pleine période de COVID.

Assistante indépendante freelance : ce qui manque à votre entreprise

La question essentielle à se poser rapidement, c’est « Comment améliorer la gestion d’une entreprise ? », et je veux plus particulièrement parler des TPE. Vous qui êtes dans cette configuration, vous les connaissez ces questions ou ces conseils « pour être au top » (des banalités, en somme) :

« Être acteur de sa gestion »,
« Tenir sa comptabilité »,
« Établir un calendrier des échéances »,
Et… « Faites-vous aider ».

Celle-là, elle me plait bien, et j’ajouterais même : « Faites-vous aider par une Assistante de gestion indépendante », ou « Assistante de direction freelance », « Office manager », « Secrétaire administrative et commerciale », etc… Peu importe le nom que vous lui donnerez.

Car c’est là que vous pouvez jouer une carte fondamentale : celle de la remise à zéro pour redémarrer l’activité telle la tortue de La Fontaine. Nettoyage, contrôle, mise en action, accompagnement : voilà les quatre piliers à reprendre en main dans le secteur administratif de votre gestion d’entreprise.

L’important dans tout cela, c’est de trouver une forme judicieuse de fonctionnement avec un indépendant du métier.

Spécialisation ou généralisation des compétences ?

Un assistant administratif freelance a plus d’une corde à son arc. Souvent issu d’une longue période de salariat à des postes de cadre de gestion administrative, il dispose d’une expérience professionnelle solide. C’est la colonne vertébrale de toute entreprise. Polyvalent, les aptitudes de base sont donc acquises pour les premières étapes d’une reprise en main de votre gestion efficace. Petit panorama.

Nettoyage de votre environnement de travail

Si vous voulez vous démarquer de votre copain entrepreneur désordonné, rien de tel que de tout reprendre depuis le début.

Il est important de savoir trier, classer, jeter (si, si ! Je vous assure que c'est nécessaire), détecter les documents importants, les courriers qui nécessitent une réponse et dans quels délais.

"Nettoyer" au sens propre peut simplement aérer votre environnement de travail. Combien de bureaux où s’amoncellent les dossiers, les stylos hors d’usage, des papiers laissés là depuis des mois ! Cette opération permet de libérer l’esprit : plus les choses sont en ordre, plus votre cerveau l’est, et mieux vous avancerez sereinement vers vos priorités.

Contrôle de l'administratif

Une fois que les piles de documents sont en ordre, que les dossiers numériques sont triés eux aussi, il faut reprendre sans attendre tout ce qui doit être fait, par ordre chronologique croissant. De la plus immédiate des échéances à la plus lointaine, il est maintenant impératif d’organiser le traitement des affaires courantes. Bref, il faut s’y mettre.

Mise en action : au boulot !

Maintenant que tout est trié et contrôlé, c’est simple : il faut se mettre au travail ! Répondre aux relances d’impayés, facturer ses propres factures en retard, organiser les rendez-vous clients qui attendent votre visite depuis des semaines malgré la pandémie, etc.

Comment ça, « vous n’avez pas le temps ? ».

Pourquoi un assistant administratif indépendant ?

Bien sûr que vous n’avez pas le temps « de tout faire » et c’est justement sur ce « tout » que vous devez vous pencher.
Pour ne pas sombrer dans la phobie administrative ou le burn-out, « faites-vous aider » !

L’externalisation de vos tâches administratives avec un Assistant de gestion est une solution simplissime à mettre en place. Et puis je parlais de spécialisations possibles plus haut : Vous avez besoin d’aide uniquement sur la partie classement ? Ou la numérisation (ou digitalisation), car les outils numériques n’ont pas de secrets pour nous ? Ou pour écrire vos courriers ou vos articles de blog (vide depuis des mois, désespérément vide…), ou simplement la facturation ?

C’est en cela que le 4ᵉ pilier est primordial : une Assistante Administrative indépendante jouera un rôle de conseil et vous accompagnera jusqu’à ce que tout soit opérationnel. La routine s’installera toujours sous son œil professionnel vigilant.

Vous avez de nombreuses possibilités pour vous faire accompagner par un assistant administratif freelance. L’avantage du freelance (ou « indépendant »), c’est qu’il n’intervient que ponctuellement, quelques heures par semaine ou par mois, à définir ensemble.

S’il vient une heure par semaine, vous paierez quatre heures de prestations de services par mois. Ni plus, ni moins.

Avouez que ce n’est pas la lune !

Pour les tarifs, vous verrez de tout. Tout dépend du temps que vous passez à rechercher la perle rare.

Si vous êtes pressé, et que vous souhaitez la qualité, préférez des assistantes au parcours chevronné et aux compétences polyvalentes.

Pour des tarifs « bas », certaines plateformes spécialisées vous proposeront des secrétaires indépendantes, mais qui seront payées en fonction du tarif imposé par cette plateforme. Autant dire qu’on peut en vivre difficilement.

Gardez à l’esprit que le métier de secrétaire comprend de nombreuses spécialités et que vous trouverez certainement chaussure à votre pied ! Petite remarque qui a son importance en cette période pandémique : le secrétariat à distance est une cartouche de plus dans votre barillet !

Alors, tenté par l’aventure ? C’est plus que simple : appelez, demandez un devis, faites un test et surtout… foncez !

Ne perdez pas le temps précieux qui vous sera absolument nécessaire pour l’après Covid… Il vous suffit d’être plus Tortue que Lièvre…

Si vous recherchez le moyen de vous sortir la tête hors de l'eau, si vous voulez vous assurer que tout est en place dans votre gestion, si vous voulez une assistante qui vous conseille et vous accompagne :

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