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Assistante administrative indépendante : profilQui est secrétaire indépendant ?
Un secrétaire indépendant exerce majoritairement sous le statut de micro-entreprise (anciennement auto-entrepreneur). Il vient majoritairement du monde du salariat qu’il a laissé derrière lui pour devenir chef d’entreprise à son tour.
Les secrétaires disposent d'un socle de compétences commun polyvalent puis se spécialisent. Ainsi, un(e) secrétaire peut prendre en charge la gestion :
Les clients peuvent également choisir de travailler avec un prestataire administratif avec différents niveaux de formation et d’expérience qui peuvent expliquer leurs multiples appellations :
L’expérience professionnelle varie de 1 an à 30 ans. L'important reste de pouvoir s'adresser à des personnes qualifiées, qui peuvent justifier d'une expérience solide dans les compétences ciblées dont vous avez besoin. Le tarif horaire peut largement varier d'un professionnel freelance à l'autre en fonction de cette expérience justement et de la spécialisation parfois. Pour devenir secrétaire indépendant, même si un niveau bac suffit, un bac professionnel, ou un BTS assistant de gestion PME/PMI sont recommandés. Dans la branche des prestataires de services administratifs, voici les diplômes que l'on retrouve parmi les freelances après formation initiale :
Profil et avantages d'une secrétaire freelance
L'assistanat administratif est souvent considéré péjorativement. On le considère comme non prioritaire. Or, il s'agit d'un socle indispensable pour le bon fonctionnement d'une entreprise. Non seulement il passe pour le plus chronophage des postes, mais de plus, il nécessite des connaissances et techniques approfondies pour absorber les tâches administratives.
Ainsi, sans un minimum de savoir-faire comme la maîtrise des techniques administratives, de l'organisation d'entreprise ou du numérique (NTIC), vous ne saurez que retarder votre propre activité. On dit qu'on ne fait bien que ce que l'on fait souvent. Encore faut-il savoir le faire correctement... D'autre part, dans notre métier, les compétences techniques ne suffisent pas. Savoir-être et qualités psychologiques particulières n'appartiennent qu'aux assistantes. Il faut savoir être force de proposition, conseiller, diriger vers des solutions auxquelles les clients n'auraient pas forcément pensé. De plus, des soft-skills innés font également partie des requis pour les métiers du secrétariat : qualités relationnelles, discrétion, expression écrite maîtrisée, etc. L'efficacité en temps et qualité de travail du secrétaire indépendant est un bon indicateur sur lequel vous pourrez vous appuyer pour évaluer votre partenariat. Vous aurez donc le choix entre des exécutants ou des personnes à la responsabilité déterminante pour votre entreprise. Un autre bénéfice qui apparait évident, c'est le coût de l'auto-entrepreneur administratif. En effet, vous pourrez dire au revoir aux charges salariales, adieu à l'arrêt maladie inopiné. De plus, si vous choisissez un prestataire qui travaille à domicile, vous n'aurez ni poste de travail supplémentaire à prévoir sur site ni licences informatiques puisque le freelance à distance en dispose déjà. Le bénéfice ultime pour vous : reprendre la main sur le retard de traitement des dossiers, pouvoir appeler vos clients au bon moment, obtenir la rédaction de vos comptes-rendus ou rapports en un temps record et sans aucun délai, préparer vos réunions à l'avance, organiser vos projets, etc. La gestion du secrétariat peut donc être assurée en tout ou partie par un assistant administratif indépendant. Vous disposerez d'une prestation et, en regard de celle-ci, un tarif le plus souvent horaire (une heure = X euros) ou au forfait.
Le "secrétariat", terme "valise" qui contient tellement plus que l'image qu'il renvoie, reste un poste clé, stratégique pour nos clients. Ils ne le savent pas toujours et nous devons le leur démontrer. Les profils courants d'entreprises que nous rencontrons, en tant que secrétaires indépendant(e)s, sont :
Pourtant, arrive un jour où cela ne suffit plus... Lorsqu'une surcharge de travail occasionnelle ou au long cours survient, le personnel en poste ne parvient plus à respirer. Le burn-out professionnel guette. C'est le moment d'engager la réflexion pour travailler avec une secrétaire administrative freelance à domicile, si cela facilite votre organisation. S'il s'agit d'une surcharge de travail ponctuelle, organisez la répartition des tâches avec votre salarié déjà en poste et le secrétariat indépendant que vous aurez choisi. Si vous cherchez à vous soulager vous-même parce que vous travaillez seul, votre prestataire en gestion administrative va vous sauver ! Vous déléguerez ainsi, au choix :
La facilité d'organisation réside dans le fait qu'un secrétaire indépendant à domicile est un prestataire de services comme les autres. Il suffit de voir ensemble votre cahier des charges et vous demandez un devis sur mesure, chaque client étant unique. La prestation démarrera sur base d'un contrat de prestations, document établi par votre secrétaire indépendant administratif, incluant, et c'est important de le souligner, une clause de confidentialité. La facturation s'effectue ensuite à la tâche, ou périodiquement, selon l'accord commercial que vous aurez signé. Secrétariat freelance : une assistance pour chefs d'entreprise avisés
Lorsque vous aurez signé votre contrat de prestation avec le professionnel indépendant de votre choix, vous pourrez le reconduire tacitement ou l'interrompre dès que la mission est terminée. Solution qui peut vous aider lorsque vous avez besoin d'aide ponctuellement sur un dossier, par exemple.
La solution de ce type d'externalisation du secrétariat ne se ramène pas simple à une prestation et un tarif. Au contraire, elle offre un véritable partenariat de confiance qui peut durer aussi longtemps que les deux parties le souhaitent. Bien entendu, il peut également s'interrompre avant le terme choisi si quelque chose ne se passe pas bien. L'information du délai de prévenance doit être indiquée sur le contrat. Bien entendu, si vous optez pour un freelance qui connaît bien votre domaine, la recherche doit définir précisément vos préférences en termes de budget, de volume de travail, la récurrence, etc. Néanmoins, un contrat sur le long terme demeure la solution la plus judicieuse. En effet, le prestataire vous connaîtra parfaitement au bout d'un moment et vous aurez confiance en lui. Ses périodes de vacances (car il peut en prendre parfois) s'anticipent et s'organisent. Comment juger de la qualité, du sérieux, des connaissances et de l'expertise du professionnel au terme de votre recherche de prestataire ? Avant de le laisser s'installer dans votre domaine, organisez un rendez-vous préalable, demandez un portfolio ou un CV, réservez un appel téléphonique ou une visio. Une information importante à retenir sur la démarche d'externalisation de votre administratif, c'est que vous ne pourrez pas gérer les horaires ou les dates de travail. Le client propose, mais en aucun cas ne doit obliger à travailler sur les créneaux de son choix. De même en termes de durée de travail : un temps plein est interdit, car considéré comme du salariat déguisé. Le métier d'assistant administratif indépendant à domicile, ou freelance, reste un investissement efficace et à moindre coût pour la gestion d'entreprise. Le prestataire de service deviendra un collaborateur proche du client et de son équipe. Exemple de spécialisation d'un secrétaire indépendant
Dans la formation initiale d'un assistant administratif, la maîtrise de la communication en langue française, écrite et orale (orthographe, grammaire, syntaxe) demeure une exigence. En effet, ce besoin apparait pour une tâche de relecture ou la correction d'un document de travail.
Les qualités rédactionnelles apparaissent également comme un atout majeur de notre activité. Nous ne rédigeons pas que des PV d'assemblée générale ! Exemples en rédaction print (c'est-à-dire tout ce qui ne s'écrit pas sur le web) :
Le travail de correction et d'amélioration stylistique intervient sur le même type de document, en y ajoutant des romans en préparation, des rapports de VAE, etc. Nous devons par ailleurs maîtriser les NTIC ou nouvelles technologies de l'information et de la communication. Le digital, pour faire court. Incontournables de notre activité, certains clients sont ravis de se débarrasser de ce qui, pour eux, pèse autant qu'un fardeau. Tout cela pour dire que lorsqu'on maîtrise qualité rédactionnelle et NTIC, qu'on s'intéresse au WEB et à l'écriture optimisée pour le net, le pas est vite fait. En ce qui me concerne, j'ai associé à mon offre commerciale la rédaction de contenus marketing pour le web :
Quand je pense qu'on disait de notre métier qu'il allait disparaître avec l’essor des outils bureautiques ! Hésitez-vous encore à tester une prestation d'un secrétaire indépendant ? Souhaitez-vous engager une réflexion plus approfondie sur votre souci administratif ? Si vous avez des questions ou des commentaires, n'hésitez pas à les partager en laissant vos remarques ci-dessous ou en me contactant. POUR EN SAVOIR PLUS SUR SECRÉTARIAT EXCELLENCE,VISITEZ LE SITE !
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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