D’une manière générale, les outils bureautiques servent à améliorer la productivité, mettre en valeur des documents, présenter efficacement des documents de communication comme des bilans, des projets, des rapports, des CV. De la Suite Office à d’autres applications collaboratives en ligne, les nombreuses solutions présentes sur le marché incitent néanmoins à réfléchir à une utilisation la plus parfaite possible. Qu’est-ce que la bureautique ?
Il s’agit d’un ensemble de techniques et d'outils servant à automatiser les travaux de bureau. Plus largement, les outils bureautiques désignent tout logiciel qui aide à la création de documents, de présentations ou de tableurs (feuilles de calculs). Plus largement encore, cela englobe les logiciels de gestion d'agenda, messagerie, CRM, etc.
Quels sont les logiciels bureautiques les plus utilisés ?La suite Microsoft Office
Vous connaissez sans doute Word, le logiciel le plus utilisé au monde, accompagné de son acolyte Excel pour les fanas des calculs en tous genres, et de son digne présentateur de diapositives, j’ai nommé Powerpoint.
Word, c’est quoi ? C’est un logiciel de traitement de texte, c’est-à-dire qu’il permet d’écrire, de corriger, de traduire, de mettre en forme avec des titres, des sous-titres, des pieds de page, des formes, des images, etc., bref, d’assurer la mise en page de tous vos documents. C’est l’outil de référence pour créer des documents personnalisés, ce qui est fort utile pour un CV ou un document qui se veut « corporate ». Ainsi, insérer un logo ou une photo et adapter votre charte graphique à tous vos textes devient un jeu d’enfant. Pour la gestion de vos données numériques, le tableur Microsoft Excel est le plus connu de tous. Il permet d’optimiser et d’analyser rapidement des chiffres saisis au kilomètre dans des feuilles de calcul. En apprenant quelques fonctionnalités simples, Excel réussit la prouesse de vous faire aimer les chiffres (ce qui a été mon cas… ). Depuis une liste de données bien structurée, vous pouvez par exemple :
Evidemment, quelques astuces sont très utiles pour démarrer avec Excel, pour moi, LE tableur le plus parfait et complet qui soit. Les fonctions de base sont très simples à mettre en place et une fois qu’une formule est créée, il suffit de la copier/coller pour la reproduire à l’identique. De là, il n’y a qu’un pas pour utiliser cet outil bureautique pour piloter vos tableaux de bord. Powerpoint est l’outil de la suite Office qui permet de diffuser des diaporamas. Les utilisations et prises en mains se sont simplifiées au fil des années. J’ai utilisé la première version à mes débuts. L’apprentissage est nettement plus aisé aujourd’hui. Citons également un l'outil de gestion de de base de données, Access ; et Publisher, un logiciel de design des supports de communication, type plaquettes, flyers, etc. Ces deux logiciels sont remarquables mais vraiment dédiés à des fonctions particulières. Pour être efficaces, il est nécessaire qu’ils soient utilisés par des personnes formées à leur utilisation. La suite Google ou G Suite
Il fallait bien une alternative à la suite bureautique de Microsoft Office.
Donc, en face de Word, Google a créé Google Docs, pour Excel, c’est Google Sheets, et enfin, pour Powerpoint, c’est Google Slides. Au début, la compatibilité entre les documents issus de ces deux mondes concurrents était quasi inexistante. Inévitablement, les adeptes de Microsoft sont donc restés réfractaires, mais désormais, tout a changé ! On peut passer d'un système bureautique à l'autre sans dysfonctionnement majeur (ici, je ne parle pas d'environnement Mac que je ne connais pas, et qui me semble encore plus complexe d'un point de vue compatibilité, mais dites-moi ce que vous en pensez en commentaires...). Ce qui différencie principalement Google de Microsoft, c’est bien entendu sa plateforme en ligne, accessible de n’importe quel PC, où que vous soyez. Gardez vos identifiants et mots de passe sous le coude, et embarquez pour un espace de travail collaboratif à distance très facile à utiliser. Google offre un pack « clé en main » : logiciels de bureautique cités plus haut, messagerie (Gmail), espace de stockage (Google Drive), et une multitude d’applications bureautiques diverses (Google Apps). 
Autres alternatives ou logiciels spécialisés
Il existe des alternatives à ces deux monstres de la bureautique, comme Libreoffice par exemple, mais les versions gratuites présentent parfois des anomalies, ou des versions anglaises, ou encore, des publicités.
Dans le monde des applications et autres logiciels professionnels, c’est une quantité phénoménale d’outils que vous pourrez tester souvent gratuitement pendant une période définie :
Vidéos en ligne, analyse de mots clés, analyse de « ranking » de site, gestion d’agenda, etc… Le web foisonne d’idées, et d’outils divers et variés. Il faudrait des heures pour tous les découvrir et les tester. Formations bureautiques : utiles ou indispensables ?
Est-ce que les formations bureautiques sont juste "utiles" ou vraiment indispensables ? Je dirais les deux.
Imaginez-vous que je suis née à une époque où l’informatique n’existait pas dans le milieu scolaire, familial ou en entreprise. Il y a avait deux PC disponibles dans mon lycée, exclusivement réservés aux élèves de Terminale dans la section Gestion administrative, et prioritairement, pour les élèves de bon niveau. Mon premier PC était un cube énorme accompagné de disquettes souples et d’un système informatique qui fonctionnait sous MS DOS. Les connaisseurs apprécieront. J’ai dactylographié mes premiers documents officiels en tant que salariée sur une machine électrique, puis électronique…. Un an plus tard, je tâtonnais sur un Macintosh. J’ai adoré le futur qui nous attendait au travers des outils bureautiques et des possibilités offertes par le partage de données et internet. La formation informatique n’existait pas comme aujourd'hui. Self-made Office Manager, j’ai navigué avec énormément de curiosité sur les guides d’utilisation de la touche "F1". Au fil des années, je suis devenue référente informatique dans les services que je gérais, accompagnant les novices sur certains logiciels professionnels, créant des documents sous toutes les formes possibles. Toutefois, la maîtrise du pack office (ou autres) n’est jamais acquise, c’est pourquoi il me semble important de se former pour acquérir les compétences de base utiles pour exercer son métier, ou gérer son business. Une formation bureautique permet de découvrir ou d’améliorer vos compétences (ou celles de vos équipes) :
Finalité des outils bureautiques ?
Savoir utiliser les suites bureautiques traditionnelles ou tout autre produit du web devient une évidence pour le monde professionnel et privé.
Maîtriser les outils d’un environnement bureautique ne peut se faire qu’en passant par la case formation ou un accompagnement par un professionnel habitué à ces outils. Petite entreprise ou particulier, si dans l’absolu un tutoriel sur les outils bureautiques peut vous aider à démarrer, se perfectionner vous permettra de gagner du temps. Dans mon métier, c’est le B.A.BA…
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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