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ASSISTANTE DE GESTION ADMINISTRATIVE
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Comment déléguer à une assistante indépendante - Episode 2
Pour ne pas faire durer le suspense, nous allons commencer par la comptabilité.
Tout d'abord, inutile de tergiverser, un travailleur indépendant, quelle que soit sa formation, n'a pas le droit de faire de la comptabilité : enregistrer des comptes, faire de la saisie de comptable, ou quoi que ce soit qui relève d'un diplôme comptable. Non... En salariat, oui, en indépendant, non. Pour plus d'explications, je vous renvoie à l'article que j'ai publié récemment à ce sujet en cliquant ici. En revanche, voici quelques exemples "comptables" que vous pouvez déléguer :
1 - Saisir des bons de commandes, factures et devis
2- Envoyer les documents ci-dessus aux clients 3- Recevoir les paiements 4- Relancer les paiements Si vous avez d'autres travaux "experts" en comptabilité à faire faire, soit vous recrutez un comptable, soit vous faites appel à votre expert-comptable. CQFD. 
Ressources Humaines
Le domaine des RH est vaste et une des tâches que l'on peut déléguer dans ce domaine est liée au recrutement.
1 - Tri des C.V.
Il m'est arrivé d'avoir à collecter et trier plus de 1000 CV à l'année, en version numérique ou papier. C'est un vrai travail de fourmi à réaliser avec respect pour les personnes qui postulent. Il n'est donc pas incohérent de confier cette tâche à une tierce personne bien au fait de vos besoins.
2 - Première entrevue téléphonique
Une fois les premiers CV sélectionnés et validés par le recruteur, les appels téléphoniques de premier contact peuvent se faire par une assistante dédiée.
3 - Planification des entretiens
Dans la logique des événements précédents, il ne reste plus qu'à organiser les rendez-vous ! Il m'est arrivé d'en planifier 300 en moyenne par an !
4 - Vérification des références
Les appels aux anciens employeurs sont longs et fastidieux... A déléguer d'urgence !
5 - Élaboration du questionnaire d'embauche
En délégation totale ou en partenariat avec vous, l'élaboration de votre questionnaire est un élément fondamental pour sélectionner vos candidats.
6 - Création dossier d'accueil "nouveau salarié"
Il faut que les nouvelles recrues se sentent intégrées dans votre structure et accueillies convenablement. Quoi de mieux qu'un manuel spécifique ? Peut-être que vous souhaiterez aussi organiser un pot de bienvenue (que vous pouvez déléguer également, bien entendu !). Conclusion
Voilà les quelques idées qui me sont venues à l'esprit pour vous aider à déléguer en comptabilité et en recrutement.
Toutefois, dans ce dernier domaine, je n'ai pas ajouté en tâche une activité fondamentale : les réponses négatives à rédiger. En effet, c'est selon moi une évidence, mais pas pour tous, faute de temps souvent. Secrétariat Excellence est très attaché au respect des personnes et à la personnalisation des échanges, c'est pourquoi nous répondons à chaque candidat qui a pris le temps d'écrire et d'envoyer des documents, documents qu'il a mis un temps fou à faire pour une entreprise qui ne le recrutera peut-être pas. J'ai vu beaucoup trop de candidatures non retenues à qui on ne répondait même pas. Déléguer cette tâche aussi, c'est donner un minimum d'attention à autrui et vous gagnerez en notoriété comportementale ! Et vous, avez-vous des idées de délégation à ce sujet ? N'hésitez pas à les laisser en commentaires. Je serai ravie d'échanger avec vous !
Pour profiter de notre offre promotionnelle à ce sujet, cliquez en dessous et nous pourrons nous reparler très rapidement sur les activités que vous pourriez déléguer.
Ne ratez pas le prochain épisode :
Déléguer les tâches liées à votre site internet et au design graphique
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