Améliorer votre productivité tout en suivant de près le temps consacré à vos clients, a fortiori si vous facturez à l’heure ou au forfait d’heures, cela semble évident, mais pas pour tout le monde.
Le suivi du temps de travail implique rigueur et analyse des enregistrements dans un logiciel de gestion. Un planning et une bonne gestion des tâches vous feront gagner du temps. Dans cet article, vous trouverez plusieurs solutions de logiciels de gestion du temps de travail et de projets. De plus, vous pourrez télécharger gratuitement une feuille de temps créée sur tableur Microsoft Excel pour votre saisie, puis lier vos données à la liste des factures clients. Vous pourrez vous en inspirer pour créer un tableau personnalisé et modifier la feuille de calcul. Outil de suivi du temps de travail et facturation
Pourquoi la gestion du temps est-elle importante ? Qu’il s’agisse de facturer vos clients ou de planifier vos propres stratégies d’entrepreneur, vous devez éviter le chaos sans rien oublier.
Un tableau de bord pour la saisie des temps de travail est une clé essentielle des petites entreprises. 10 logiciels de suivi de temps de travail : + 1 My Hours Avec ce type d’applications, vous pourrez organiser au mieux votre journée, votre semaine, votre mois. Cependant, comme chacun fonctionne différemment, vous trouverez peut-être tel outil plus adapté que l’autre. Pour Asana, Trello et Monday, il faut préciser que ce sont plus des applications de gestion de projets que de suivi du temps de travail. De plus, un outil de gestion de projet permet le travail collaboratif si vous voulez partager avec d’autres collaborateurs. J’utilise My hours pour suivre le temps passé au travail pour chacun de mes clients. Je peux même détailler chaque acticité. Je déclenche un chrono au début de l’activité, puis en fin de mission, je l’arrête. Il est possible de saisir un tarif horaire ou un budget. Ainsi, en fin de mois ou fin de projet, My Hours calcul automatiquement le montant qui vous est dû. Vous pouvez même en éditer une facture. Revenons à nos moutons ! Une fois le temps de travail effectué, copiez-le sur une fiche Excel de suivi du temps de travail par client. Vous pouvez télécharger gratuitement le fichier en vous inscrivant ci-dessous :
L’onglet « détail horaires » : c’est ici que saisit le temps passé par jour, pour un client. Le format est personnalisé « hh:mm:ss » pour que la somme se fasse automatiquement au format HEURE.
Les tableaux de la feuille sont mensuels, comme vous le constatez, avec le numéro de facture correspondante. Les calculs en bas de tableau précisent ainsi automatiquement où vous en êtes en termes de cumul d’heures. Ainsi, si vous travaillez au forfait, la cellule « reste à faire » vous indique si vous êtes en-dessous ou au-dessus du temps de travail à effectuer. À noter qu’une mise en forme conditionnelle est installée sur la formule : une cellule rouge indiquera qu’il vous reste X heures à travailler et une cellule verte que vous avez atteint ou dépassé l’objectif. L’onglet C.A TOTAL vous permet de saisir toutes les factures de votre client et d’en détailler le contenu, jusqu’au calcul de vos revenus nets une fois les charges URSSAF déduites. De plus, chaque numéro de facture renvoie sur l’onglet « détail horaires » grâce à un lien hypertexte. Il se peut que votre système antivirus empêche l'ouverture des liens hypertextes. Mode d'emploi ! Pour ajouter un lien hypertexte :
Avec ce suivi, vous tenez en main votre indicateur de performance entre le réalisé et le facturé. Cet indicateur vous permettra de calculer votre rendement, évaluer et/ou revoir vos tarifs et vérifier que vos clients sont facturés équitablement. Suivi du temps de travail et productivité
Le suivi de votre temps de travail est un moyen de vérifier l’évolution de votre productivité. Faites le lien sur rapidité et qualité du travail (efficacité) tout en tenant compte de votre coût, de la fiabilité et de la cohérence du temps passé sur vos tâches.
Pour améliorer votre productivité, plusieurs pistes :
Il ne vous restera plus qu’à faire un tableau de bord qui permettra de gérer les points à améliorer. Gérer son temps de travail à domicile
Vous êtes salarié en télétravail ou freelance indépendant uniquement à domicile ? Le challenge vie privée / vie professionnelle est un vrai défi.
Travailler de chez soi pour ses clients demande un suivi de son temps de travail précis.
Non seulement pour les clients, mais pour soi-même. S’appuyer sur des outils automatisés offre gain de temps et réduction du stress dans votre organisation personnelle. Enfin, je le redis : déléguez ! Lâcher prise n’est pas toujours simple mais la délégation est un gage réel d’augmentation de l’efficacité de votre entreprise. Un assistant virtuel peut prendre en charge une partie de votre travail. C’est même parfois réducteur de croire que nous ne faisons « que » l’administratif. Embaucher un assistant à temps plein coûte cher. Recruter une assistante indépendante au large éventail de compétences soulagera vos charges sociales. Votre trésorerie vous en sera reconnaissante ! Pendant les premiers jours, prenez le temps de guider l’assistant indépendant sur les activités que vous souhaitez lui confier. Organisez des points de communication téléphonique ou visio. Avec des astuces et des outils comme ceux de cet article, le suivi de votre temps de travail sera nettement plus simple. Et un détail qui n’en n’est pas un : vous retrouverez un équilibre certain entre vie privée et vie professionnelle.
Maintenant, vous pouvez vous reposer !
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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