SECRETARIAT EXCELLENCE
  • Bienvenue !
    • A propos
    • Pour qui?
    • Etes-vous débordé?
  • Services
    • Gestion administrative
    • Rédaction >
      • Rédacteur web >
        • Rédacteur Web SEO
      • Rédac Print - Ecrivain public
    • Assistance numérique
  • Tarifs
  • BLOG
  • BOUTIQUE
    • Ebooks >
      • Essentiel du Secrétariat Indépendant
      • Occupez-vous de vos affaires
      • Comment devenir travailleur indépendant dans le secrétariat
    • Fichiers à télécharger à l'unité
    • Packs complets >
      • Le pack complet
      • Gestion de projet
      • Productivité
      • Assistante pro
      • Création d'entreprise
      • Indicateurs
      • Chiffre d'affaires
  • Contact
Photo
​

​
​ASSISTANCE ADMINISTRATIVE


Le blog ultime de
la gestion administrative, organisationnelle, numérique, rédactionnelle,
​pour tous les dirigeants

Suivi du temps de travail et facturation

21/2/2022

0 Commentaires

 
Photo

Les entrepreneurs indépendants sont souvent seuls et se débrouillent un peu comme ils peuvent. Voulez-vous suivre la gestion de votre temps de travail en lien avec votre facturation ?

Améliorer votre productivité tout en suivant de près le temps consacré à vos clients, a fortiori si vous facturez à l’heure ou au forfait d’heures, cela semble évident, mais pas pour tout le monde.
 
Le suivi du temps de travail implique rigueur et analyse des enregistrements dans un logiciel de gestion. Un planning et une bonne gestion des tâches vous feront gagner du temps.
 
Dans cet article, vous trouverez plusieurs solutions de logiciels de gestion du temps de travail et de projets.
 
De plus, vous pourrez télécharger gratuitement une feuille de temps créée sur tableur Microsoft Excel pour votre saisie, puis lier vos données à la liste des factures clients. Vous pourrez vous en inspirer pour créer un tableau personnalisé et modifier la feuille de calcul.

​Outil de suivi du temps de travail et facturation

​Pourquoi la gestion du temps est-elle importante ? Qu’il s’agisse de facturer vos clients ou de planifier vos propres stratégies d’entrepreneur, vous devez éviter le chaos sans rien oublier.
 
Un tableau de bord pour la saisie des temps de travail est une clé essentielle des petites entreprises.
 
10 logiciels de suivi de temps de travail :
  • Time Doctor
  • RescueTime
  • Toggl.com
  • GetHarvest
  • Everhour
  • Asana
  • Trello
  • Todoist
  • Tomato Timer
  • Monday.com         
 
+ 1       My Hours
 
Avec ce type d’applications, vous pourrez organiser au mieux votre journée, votre semaine, votre mois. Cependant, comme chacun fonctionne différemment, vous trouverez peut-être tel outil plus adapté que l’autre.

Pour Asana, Trello et Monday, il faut préciser que ce sont plus des applications de gestion de projets que de suivi du temps de travail. De plus, un outil de gestion de projet permet le travail collaboratif si vous voulez partager avec d’autres collaborateurs.
 
J’utilise My hours pour suivre le temps passé au travail pour chacun de mes clients. Je peux même détailler chaque acticité. Je déclenche un chrono au début de l’activité, puis en fin de mission, je l’arrête. Il est possible de saisir un tarif horaire ou un budget. Ainsi, en fin de mois ou fin de projet, My Hours calcul automatiquement le montant qui vous est dû. Vous pouvez même en éditer une facture.
 
Revenons à nos moutons !

Une fois le temps de travail effectué, copiez-le sur une fiche Excel de suivi du temps de travail par client.
 
Vous pouvez télécharger gratuitement le fichier en vous inscrivant ci-dessous : 

 L’onglet « détail horaires » : c’est ici que saisit le temps passé par jour, pour un client. Le format est personnalisé « hh:mm:ss » pour que la somme se fasse automatiquement au format HEURE.
 
Les tableaux de la feuille sont mensuels, comme vous le constatez, avec le numéro de facture correspondante. Les calculs en bas de tableau précisent ainsi automatiquement où vous en êtes en termes de cumul d’heures.
 
Ainsi, si vous travaillez au forfait, la cellule « reste à faire » vous indique si vous êtes en-dessous ou au-dessus du temps de travail à effectuer. À noter qu’une mise en forme conditionnelle est installée sur la formule : une cellule rouge indiquera qu’il vous reste X heures à travailler et une cellule verte que vous avez atteint ou dépassé l’objectif.
 
L’onglet C.A TOTAL vous permet de saisir toutes les factures de votre client et d’en détailler le contenu, jusqu’au calcul de vos revenus nets une fois les charges URSSAF déduites. De plus, chaque numéro de facture renvoie sur l’onglet « détail horaires » grâce à un lien hypertexte. Il se peut que votre système antivirus empêche l'ouverture des liens hypertextes. Mode d'emploi !
 
Pour ajouter un lien hypertexte :

  1. Sur la feuille où le texte renverra, visualiser exactement la colonne et la ligne de destination. EX. : E6 pour la facture de février.
  2. Sur la feuille C.A., placez-vous sur le numéro de facture concerné, cliquez droit et cliquez sur « lien ». Une fenêtre s’ouvre.
  3. Dans la colonne de droite « lier à », cliquez sur « fichier ou page web existant » (normalement, il sera déjà sélectionné »), puis recherchez votre fichier « feuille de temps mensuel » dans la liste des dossiers et sélectionnez-le simplement. NE DOUBLE-CLIQUEZ PAS et NE CLIQUEZ PAS SUR OK.
  4. Cliquez sur le bouton à droite « Signet ».
  5. Une autre fenêtre s’ouvre, reprenant les différents onglets de votre fichier excel. Sélectionnez alors la page d’atterrissage de votre lien, ici « détail horaires ». Tout en haut de cette fenêtre, dans la barre « entrez la référence de la cellule », saisissez la cellule où vous voulez que votre lien renvoie. Dans notre exemple : E6.
  6. Cliquez sur OK.
  7. Vérifiez.
 
Avec ce suivi, vous tenez en main votre indicateur de performance entre le réalisé et le facturé. Cet indicateur vous permettra de calculer votre rendement, évaluer et/ou revoir vos tarifs et vérifier que vos clients sont facturés équitablement.

​Suivi du temps de travail et productivité

​Le suivi de votre temps de travail est un moyen de vérifier l’évolution de votre productivité. Faites le lien sur rapidité et qualité du travail (efficacité) tout en tenant compte de votre coût, de la fiabilité et de la cohérence du temps passé sur vos tâches.
 
Pour améliorer votre productivité, plusieurs pistes :
 
  • Optimisez vos conditions de travail. Des choses faciles à mettre en place comme un bureau aéré tous les jours et propre. Un environnement calme et zen ou au contraire aux couleurs vives, avec de la musique de fond ? Choisissez ce qui vous correspond le mieux.
  • Utilisez vos compétences et rien d’autre : ne perdez pas de temps à proposer des activités que vous ne maîtrisez pas. Ne faites que ce que vous aimez faire, vous le ferez mieux. Par exemple, si vous n’aimez pas faire de la relance téléphonique, ne proposez pas cette activité.
  • Investissez dans les bons outils : pour le suivi du temps de travail, j’ai choisi MyHours.com ; pour le suivi de mon entreprise et des dossiers clients, j’ai opté pour l’outil de gestion Monday.com (version gratuite possible).
  • Automatisez : paiements des factures récurrentes, logiciel marketing, CRM, etc.
  • Formez-vous si nécessaire : au numérique, au web, à la gestion commerciale, etc.
  • Déléguez : si vous vous sentez mal à l’aise avec certaines tâches, si vous êtes surchargé de travail, passez le relais à un confrère ou un prestataire de services externe.
  • Fixez-vous des objectifs faciles à atteindre.
 
Il ne vous restera plus qu’à faire un tableau de bord qui permettra de gérer les points à améliorer.

​Gérer son temps de travail à domicile

Vous êtes salarié en télétravail ou freelance indépendant uniquement à domicile ? Le challenge vie privée / vie professionnelle est un vrai défi.
 
  • Fixez-vous des horaires de travail et essayez de ne pas « déborder ». Levez-vous et habillez-vous comme pour aller au travail normalement. Organisez-vous en fonction des moments où vous êtes le plus productif : les appels téléphoniques l’après-midi, les réunions le matin, par exemple.
  • Bloquez les dates ou horaires importants sur votre agenda mensuel. Codez avec des couleurs différentes pour le perso ou le pro.
  • Si cela vous aide, faites-vous une liste de tâches. Personnellement, je ne suis pas trop fan, mais cela peut-être psychologiquement bénéfique de marquer une tâche comme terminée. Elle peut être manuelle, dans un simple carnet dédié, ou sur votre PC ou téléphone.
  • Si possible, votre lieu de travail à domicile doit être dédié à cela. Quand la journée est finie, sortez-en ! Votre configuration de travail doit être ergonomique, des outils et un mobilier adaptés.
  • Les pauses sont plus que nécessaires, donc, prenez-les ! Il est prouvé par des études régulières qu’elles augmentent la productivité de près de 40 % ! Une sieste de 15 mn ne peut être que bénéfique.
  • Réduisez les distractions et les interruptions : notifications, entrées/sorties intempestives de votre bureau, appels téléphoniques non désirés, etc.
  • Ne procrastinez pas : faites les tâches qui vous rebutent en premier.

Photo

​Derniers conseils

​Travailler de chez soi pour ses clients demande un suivi de son temps de travail précis.
Non seulement pour les clients, mais pour soi-même.
 
S’appuyer sur des outils automatisés offre gain de temps et réduction du stress dans votre organisation personnelle.
 
Enfin, je le redis : déléguez ! Lâcher prise n’est pas toujours simple mais la délégation est un gage réel d’augmentation de l’efficacité de votre entreprise.
 
Un assistant virtuel peut prendre en charge une partie de votre travail. C’est même parfois réducteur de croire que nous ne faisons « que » l’administratif.
 
Embaucher un assistant à temps plein coûte cher. Recruter une assistante indépendante au large éventail de compétences soulagera vos charges sociales. Votre trésorerie vous en sera reconnaissante !

Pendant les premiers jours, prenez le temps de guider l’assistant indépendant sur les activités que vous souhaitez lui confier. Organisez des points de communication téléphonique ou visio.
 
Avec des astuces et des outils comme ceux de cet article, le suivi de votre temps de travail sera nettement plus simple. Et un détail qui n’en n’est pas un : vous retrouverez un équilibre certain entre vie privée et vie professionnelle.
Contacter Laurence
​Maintenant, vous pouvez vous reposer !
En savoir plus : 
Le classement virtuel
Gestion du temps : méthodes d'organisation et productivité
Comment sous-traiter la gestion administrative de son entreprise ?

0 Commentaires

Votre commentaire sera publié dès qu’il aura été approuvé.


Laisser une réponse.

    rECEVOIR DES INFOS
    Laurence BERRY

    Auteur

    Je suis Laurence Berry-Brisson.
    Assistante de gestion administrative, rédactrice web, je partage mon savoir-faire toutes les semaines sur ce blog. N'hésitez pas à me laisser vos commentaires pour améliorer mes contenus et répondre à vos souhaits.

    Flux RSS

Mentions légales et Protection des données​
CGV
​​
Crédits photos : ​https://www.canva.com
Site créé par Laurence Berry, powered by Weebly. Managed by FreeLogoServices.com​
  • Bienvenue !
    • A propos
    • Pour qui?
    • Etes-vous débordé?
  • Services
    • Gestion administrative
    • Rédaction >
      • Rédacteur web >
        • Rédacteur Web SEO
      • Rédac Print - Ecrivain public
    • Assistance numérique
  • Tarifs
  • BLOG
  • BOUTIQUE
    • Ebooks >
      • Essentiel du Secrétariat Indépendant
      • Occupez-vous de vos affaires
      • Comment devenir travailleur indépendant dans le secrétariat
    • Fichiers à télécharger à l'unité
    • Packs complets >
      • Le pack complet
      • Gestion de projet
      • Productivité
      • Assistante pro
      • Création d'entreprise
      • Indicateurs
      • Chiffre d'affaires
  • Contact