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Comment nettoyer mon bureau virtuel ?
Un classement virtuel efficace commence par le rangement du bureau virtuel.
Le bureau virtuel, c’est ce magnifique fond d’écran que vous avez choisi avec attention, mais qui disparait au fur et à mesure derrière tous vos raccourcis bureau. L’idée, c’est de « vider » les écrans pour vider votre cerveau ! J’ai comme méthode de classement un dossier sur le bureau que j’ai appelé « bibliothèque de raccourcis », mais donnez-lui le petit nom que vous voudrez. Ensuite, j’y ai glissé tous les raccourcis dont je me sers régulièrement, sans pour autant les supprimer. Je n’ai gardé en « visuel » que l’application pour ma facturation et le suivi de mon compte bancaire. Le jour où j’ai terminé ce rangement qui ne m’a pris que quelques minutes, et que j’ai redécouvert un écran quasi vierge, j’ai poussé un soupir de soulagement. L’espace propre et rangé m’a donné immédiatement un sentiment de sérénité. Méthode sous Windows : en cliquant sur le bureau avec le bouton droit, vous accédez au menu qui vous permet de sélectionner « nouveau », puis « nouveau dossier ». Ce dossier apparaît sur le bureau et vous pouvez lui donner le nom que vous voulez. Glissez-y dès maintenant tout ou partie des icônes de bureau qui polluent votre environnement visuel. Si vous préférez supprimer une icône directement, faites-le. Rassurez-vous, cela ne supprime que le raccourci, pas le fichier ou le programme. Vous pourrez ensuite bénéficier de vos fonds d’écran favoris pour personnaliser votre environnement de travail. Enfin, il vous est toujours possible d’épingler une application favorite à la barre des tâches, comme Google. Sélectionnez le fichier source dans le menu Windows, clic droit magique et « épingler à la barre des tâches ». Comment classer mes dossiers sereinement ?
La méthode de classement la plus adaptée à votre mode de fonctionnement sera la bonne. Ne copiez pas celle du voisin.
Classez vos dossiers virtuels par client, par catégorie, par date, par sujet ou par objectif dans le cadre de la gestion de projets. Je tiens tout de suite à vous mettre en alerte sur votre dossier « téléchargements » (ou « downloads »). Ceci n’est pas un classeur ou une armoire de rangement. Les fichiers qui apparaissent ici doivent rester de façon temporaire. Tout ce qui s’y trouve doit être classé ailleurs ou supprimé définitivement. Supprimez également tous les dossiers ou les applications dont vous ne vous servez pas. Nous avons tous essayé des logiciels gratuits qui squattent désormais notre disque dur. Vous ne les utilisez pas ? Poubelle ! Sélectionnez-les, faites un clic droit, « désinstaller ». Et hop ! Quelques méga-octets libérés. Si vous faites le choix du classement par catégorie, sans sous-classement particulier, vous choisirez tous les fichiers en extension .png, .jpg et les glisserez vers le dossier « images ». Tous les autres, .pdf, .odt, .doc, etc., dans le dossier « documents ». Attention : ne touchez pas aux extensions .exe si vous doutez, car ce sont les fichiers source d'installation des applications. Enfin, si vous vous êtes trompé, la corbeille est là pour vous sauver. Restaurez le fichier supprimé par erreur (clic droit puis « restaurer »). Il reviendra à sa place d’origine. Toutefois, une fois que vous êtes sûr de vous, il est nécessaire de vider la corbeille pour gagner en espace disque. 
Vous avez nettoyé ? Triez et rangez maintenant !
Vous devez absolument rester « minimaliste », c’est-à-dire créer le moins de sous-dossiers possible sinon vous ne vous y retrouverez jamais ! Par exemple, voici l’arborescence de classement que j’utilise :
Il ne s’agit que d’un « extrait », je n’ai pas recopié tous les sous-dossiers.
Dans chaque dossier client, j’ai ajouté les « factures », les « dossiers en cours », les « procédures », les « contrats de prestations », etc. En revanche, je suis une adepte de l’archivage, c’est-à-dire que les dossiers qu’on n’utilise plus sont classés dans un dossier « _Archives ». Encore une fois, c’est le nettoyage « visuel » de votre bureau « virtuel » qui va vous aider à y voir plus clair. La numérotation de vos dossiers vous permet, si vous le souhaitez, de leur donner un ordre de priorité de classement. L’idée est de rester « minimaliste », c’est-à-dire de ne pas dépasser 20 dossiers, déjà pour qu’ils apparaissent tous à l’écran, ensuite, pour que votre cerveau ne disjoncte pas. Des trucs et astuces pour vous aider au classement virtuelLe classement virtuel par date
Si vous avez de nombreux fichiers dont la date est essentielle pour le classement, choisissez l’option de date anglophone, c’est-à-dire ANNEE, MOIS, JOUR.
En effet, si vous choisissez la version française, vous allez vous retrouver avec ça :
En version dates anglaises, cela donnera :
L’ordre chronologique annuel est respecté. D’autre part, n’hésitez pas à simplifier le nom du dossier que vous créez. Ainsi, une facture de téléphone ne doit pas se limiter à sa date, ni à « FACTURE N°X ». Préférez :
Vous pouvez ainsi renommer fichiers et dossiers pour les retrouver facilement grâce à votre explorateur de fichiers. Soit vous classez tout dans un dossier « factures », soit vous aurez préalablement créé vos dossiers « Téléphonie et Internet », ou encore « Orange » ou « SFR ». Glissez-les dans le dossier de destination concerné et c’est terminé. Pro ou perso ?
Dès le départ, séparez les deux. Ce n’est pas une « astuce », c’est du bon sens. Y compris sur votre drive, si vous en avez un, type Google Drive. Un dossier « maison », un dossier « travail ». C’est une condition sine qua non, surtout à l’ère du télétravail quasi quotidien.
Stocker ou archiver les dossiers sur un cloud
Cette solution est pratique à partir du moment où vous utilisez vos documents « originaux » toujours à partir du même endroit.
Soit le cloud vous sert à archiver, donc à sauvegarder vos données régulièrement de votre disque dur, soit c'est depuis votre drive que vous travaillez directement. En effet, il peut arriver d'oublier quel est le dernier emplacement utilisé pour le fichier X. Le choc émotionnel en ouvrant un fichier datant d'il y a un an peut être court, mais violent ! Évitez en conséquence les doublons ou triplons d'emplacement si vous n'êtes pas sûr de vous. Petite astuce si vous avez trop de dossiers et que votre drive gratuit est plein à craquer et devient payant : créez une adresse mail pro et une personnelle, voire, une pour chaque membre de la famille. Certes, vous vous retrouvez avec plusieurs drives, mais bon, vous économisez. Je vous rappelle toutefois que les serveurs tels que Google Drive ne sont pas écologiques. La consommation énergétique du parc numérique a d’ailleurs fait l’objet d’un rapport en décembre 2019. Une méthode de classement et d’archivage à l’ancienne reste toujours le bon vieux disque dur externe. Ainsi, il ne vous reste plus qu’à sauvegarder vos données dans un endroit privé et secret. Attention : il faut être régulier dans vos sauvegardes et peut-être multiplier vos endroits de stockage par deux. Tout comme cela m’est arrivé, un plantage de disque dur externe peut également arriver ! 
Conclusion
Et voilà ! Le tour est joué et vous pouvez vous détendre !
Il n’est pas question ici de faire table rase de toutes vos petites habitudes mais de rationaliser votre mode de fonctionnement. Le mot-clé : désencombrez. Soyez sans crainte, les raccourcis bureau ne le ralentissent pas, en revanche, cela peut ralentir votre cerveau. Créer un raccourci est facile, chercher ensuite la bonne icône sur son bureau virtuel relève d’un exploit ! La base, c’est de vous sentir à l’aise avec la méthode de classement virtuel choisie. Elle doit vous ressembler et coller à votre façon de travailler ou d’agir. Et je me permettrai d'ajouter : faites la même chose avec votre espace de bureau "réel" !
Et si vous avez besoin des conseils ou de l'aide d'une personne dont l'organisation est le métier, faites appel sans attendre à Secrétariat Excellence.
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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