1 - Libérez-vous de l'espace !
Merlin Mann est le créateur du concept "inbox zero".
Cela ne veut pas dire 0 mails, mais 0 perte de temps pour votre cerveau ! Pour commencer, désinscrivez-vous de toutes les listes d'e-mails qui ne vous intéressent pas. Je suis sure que vous en avez quelques dizaines que vous n'ouvrez jamais. Cela prend du temps de se désinscrire, mais pour l'avoir fait moi-même récemment, c'est terriblement efficace et satisfaisant autant pour la zone de stockage de vos mails que celle de votre cerveau ! Ensuite, centralisez vos mails autant que possible : soit sur un serveur qui vous permet de regrouper plusieurs adresses, soit avec le système existant sur votre mobile ou celui de votre PC qui permet de sélectionner ou tout voir au même endroit. Sinon, vous pouvez faire un renvoi de messagerie. 
2 - Automatisez
Il faut gagner du temps intelligemment et c'est ce que GMAIL propose dans la rédaction de vos e-mails.
Depuis quelques mois, l'automatisation des phrases de réponses est possible puisque GMAIL anticipe la dactylographie des mots qu'il devine lorsque vous rédigez. Il suffit alors de tabuler pour valider la proposition qui apparaît à l'écran. Toujours dans GMAIL, lorsque vous recevez un mail et que vous cliquez sur "répondre", trois choix de réponse automatique vous sont proposés. Par exemple : "merci !" ou "merci beaucoup". Une autre solution pour des réponses récurrentes toutes faites : préparez des modèles de mails pour envoyer des réponses standardisées. Cela peut se révéler intéressant lorsque vous devez répondre de façon régulière aux mêmes types de mails. Par exemple, envoi de facture, confirmation d'un rendez-vous, prise de connaissance préalable d'éléments d'informations, etc.... Il vous suffira de modifier les éléments date, heure, lieu, etc... Pour activer les réponses standardisées dans GMAIL, tout se passe dans les paramètres généraux, puis les paramètres avancés. Il ne reste plus qu'à mettre le curseur sur "activer" devant l'item correspondant. Je les agrémente d'un emoji particulier dans l'objet de façon à attirer l’œil de mon correspondant : un marteau pour un suivi de chantier, un signe dollar pour les factures à payer, etc. 
3 - Faites appel à une assistante à distance
C'est effectivement une des tâches des secrétaires et assistantes : la gestion des messageries électroniques des uns et des autres. Puisque nous traitons déjà le courrier papier, il est naturel de suivre le courrier électronique.
Les technologies d'aujourd'hui nous permettent très facilement de prendre la main à distance dès lors que l'on nous en donne la permission, bien évidemment ! Pas question de laisser gérer votre boite mail personnelle si ce n'est pas ce que vous souhaitez, par exemple ! En revanche, pour toute la partie professionnelle, faites bien le point avec votre assistante virtuelle pour lui indiquer ce que vous souhaitez précisément :
Avec mes nombreuses années d'expérience, j'ai mis en place quelques astuces personnelles pour gérer la ou les messageries électroniques tout au long de la journée :
La gestion des mails est une opération longue, chronophage et qui peut mettre très vite sous pression.
Ce mode de fonctionnement met l'accent sur un sentiment d'obligation de réponse urgente, de danger imminent si on n'y répond pas. Tout va toujours très vite, trop vite, de plus en plus vite, pourtant, rien ne se résout dans la précipitation. Il ne faut surtout pas se laisser envahir par le stress, l'énervement ou le désarroi devant la pile de mails qui s'amoncelle dans la boite ! Respirez, soufflez ! Créez vos dossiers, vos astuces personnelles, et soyez intransigeant avec vous-même : pas d'écart mais une discipline de fer ! Et n'oubliez pas qu'une aide extérieure peut vous changer la vie.
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Faire appel à une secrétaire à distance Guide et solutions pour un agenda parfait
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