3 façons de gagner du temps pour gérer sa boîte mail et 1 bonus personnel

La messagerie électronique, la boîte mails, le courriel... 

Excellent outil de communication pour le business, moins intrusif que le téléphone et plus rapide, il permet de gérer votre activité où que vous soyez.

Pourtant, mal utilisé, il peut devenir un redoutable tueur de productivité !

Une étude de Mc Kinsey Global Institute (2012) a révélé que les travailleurs passaient en moyenne plus d'1/4 de leur journée à lire et répondre à leurs mails. 

Voici quelques conseils pour vous éviter, VOUS, d'y perdre votre temps...

1 - Libérez-vous de l'espace !

Merlin Mann est le créateur du concept "inbox zero".

Cela ne veut pas dire 0 mails, mais 0 perte de temps pour votre cerveau !

Pour commencer, désinscrivez-vous de toutes les listes d'e-mails qui ne vous intéressent pas.

Je suis sure que vous en avez quelques dizaines que vous n'ouvrez jamais. Cela prend du temps de se désinscrire, mais pour l'avoir fait moi-même récemment, c'est terriblement efficace et satisfaisant autant pour la zone de stockage de vos mails que celle de votre cerveau !
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Ensuite, centralisez vos mails autant que possible : soit sur un serveur qui vous permet de regrouper plusieurs adresses, soit avec le système existant sur votre mobile ou celui de votre PC qui permet de sélectionner ou tout voir au même endroit. Sinon, vous pouvez faire un renvoi de messagerie.

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2 - Automatisez

Il faut gagner du temps intelligemment et c'est ce que GMAIL propose dans la rédaction de vos e-mails.

Depuis quelques mois, l'automatisation des phrases de réponses est possible puisque GMAIL anticipe la dactylographie des mots qu'il devine lorsque vous rédigez. Il suffit alors de tabuler pour valider la proposition qui apparaît à l'écran.

Toujours dans GMAIL, lorsque vous recevez un mail et que vous cliquez sur "répondre", trois choix de réponse automatique vous sont proposés. Par exemple : "merci !" ou "merci beaucoup".

Une autre solution pour des réponses récurrentes toutes faites : préparez des modèles de mails pour envoyer des réponses standardisées. Cela peut se révéler intéressant lorsque vous devez répondre de façon régulière aux mêmes types de mails.

Par exemple, envoi de facture, confirmation d'un rendez-vous, prise de connaissance préalable d'éléments d'informations, etc.... Il vous suffira de modifier les éléments date, heure, lieu, etc...

​Pour activer les réponses standardisées dans GMAIL, tout se passe dans les paramètres généraux, puis les paramètres avancés. Il ne reste plus qu'à mettre le curseur sur "activer" devant l'item correspondant.

Je les agrémente d'un emoji particulier dans l'objet de façon à attirer l’œil de mon correspondant : un marteau pour un suivi de chantier, un signe dollar pour les factures à payer, etc.

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3 -  Faites appel à une assistante à distance

C'est effectivement une des tâches des secrétaires et assistantes : la gestion des messageries électroniques des uns et des autres. Puisque nous traitons déjà le courrier papier, il est naturel de suivre le courrier électronique.

Les technologies d'aujourd'hui nous permettent très facilement de prendre la main à distance dès lors que l'on nous en donne la permission, bien évidemment !

Pas question de laisser gérer votre boite mail personnelle si ce n'est pas ce que vous souhaitez, par exemple !

En revanche, pour toute la partie professionnelle, faites bien le point avec votre assistante virtuelle pour lui indiquer ce que vous souhaitez précisément :

• Quels sont les mails que vous voulez jeter systématiquement ?
• A quelle fréquence voulez-vous que votre messagerie soit nettoyée ?
• Quels sont les mails auxquels votre assistante peut répondre sans hésiter ?
• Envisager une création de dossiers et sous-dossiers pour trier les mails, etc...

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Bonus

Avec mes nombreuses années d'expérience, j'ai mis en place quelques astuces personnelles pour gérer la ou les messageries électroniques tout au long de la journée : 

• Ne regardez pas dès qu'une notification de nouveau message apparaît !
• Fermez votre messagerie lorsque vous faites autre chose et rouvrez-la 2 ou 4 fois par jour maxi : le matin à l'ouverture, en fin de matinée avant le déjeuner, en début d'après-midi après manger, en fin de journée avant de clôturer.
• Rédigez une réponse comme celle-ci, citée par Tim Ferriss dans "La semaine de travail de 4 heures" : "En raison de la charge de travail élevée, je vérifie et réponds au courrier électronique deux fois par jour à midi et à 16 heures (heure de Paris). Si vous avez besoin d'une assistance urgente (veuillez vous assurer que c'est urgent) et que vous ne pouvez pas attendre jusqu'à 12h00 ou 16h00, contactez-moi par téléphone au ...............".
• Gestion des messages : définissez très vite ce qu'ils contiennent pour les traiter. Si vous savez qu'ils vous prendront plus de 2 mn de traitement, n'y répondez pas immédiatement. Ne répondez qu'à ceux qui vous demandent 2 mots ou 2 lignes de réponse maxi.
• Pour les autres, réservez-vous du temps pour y répondre, ou transférez-les à une personne qui sera mieux placée que vous pour apporter la réponse adéquate.
• Ensuite, classez ou supprimez !
• Un e-mail qui demande une action de votre part deviendra une ligne supplémentaire sur votre liste de tâches : ce sont tous ceux que vous avez laissés en suspens car "+ de 2 minutes" de traitement.

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CONCLUSION

La gestion des mails est une opération longue, chronophage et qui peut mettre très vite sous pression.

Ce mode de fonctionnement met l'accent sur un sentiment d'obligation de réponse urgente, de danger imminent si on n'y répond pas.

Tout va toujours très vite, trop vite, de plus en plus vite, pourtant, rien ne se résout dans la précipitation.

Il ne faut surtout pas se laisser envahir par le stress, l'énervement ou le désarroi devant la pile de mails qui s'amoncelle dans la boite ! 

Respirez, soufflez ! Créez vos dossiers, vos astuces personnelles, et soyez intransigeant avec vous-même : pas d'écart mais une discipline de fer !
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Et n'oubliez pas qu'une aide extérieure peut vous changer la vie.

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