Assistance administrativeLe blog de Secrétariat Excellence
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"La plus coûteuse des dépenses, c’est la perte de temps."  Depuis bien longtemps, l’agenda fait partie de nos vies. Cet outil aujourd’hui incontournable a envahi le monde professionnel puis s’est propagé dans celui de la vie personnelle, à tel point que les deux ont fusionné pour la plupart d'entre nous. Son utilisation est très simple, nos vies, un peu moins... Malgré ces outils « magiques » et bien pratiques, tous synchronisés, réglés pour vous rappeler vos rendez-vous, pour saisir n’importe quelles notes, on retiendra :
La gestion d'agenda, c’est un des services que je vous propose avec Secrétariat Excellence. Revisitez cet outil parfois vicieux. Agenda papier versus agenda électronique Autrefois, l’agenda papier était roi et tous les ans chacun voulait s’offrir le dernier agenda-trieur-cuir dernier cri. Désormais, l’outil informatique a tout bouleversé : Outlook, Google Agenda, et de nombreux autres calendriers digitaux aux fonctionnalités et designs différents, que chacun choisit en fonction de ses goûts, ses besoins, sa personnalité, sont apparus. (A ce sujet, visitez : http://www.logitheque.com/articles/google_agenda_cal_wave_calendar_les_10_meilleurs_agendas_gratuits_pour_android_et_ios_815.htm) Mais connaissez-vous le B.A.BA de l'utilisation de VOTRE temps, donc, de l'agenda parfait ! Lorsque j’ai commencé à travailler en tant que secrétaire de direction, j'étais chargée de l'agenda papier du PDG, crayon dans une main et gomme dans l’autre. J’ai plus tard connu le plantage du nouvel Outlook qui venait d’être installé sur le réseau informatique de notre société, solution miraculeuse qui s'est avérée dangereuse en l'espace de 30 secondes. Heureusement que j’avais continué à suivre le planning sur la version papier. Je sais : "je vous parle d'un temps que les moins de 20 ans ne peuvent pas connaître !". Peut-être ai-je été traumatisée par la somme considérable de travail que cette panne nous a imposée, à nous les « petites mains » assistantes, car aujourd’hui, si j’utilise Google Agenda sur PC et mobile, je note en parallèle mes rendez-vous sur un agenda papier. Moins qu'avant, c'est vrai, et surtout les rendez-vous personnels. Comment se rater avec tout cela ? Eh bien cela arrive ! La technologie va de plus en plus vite et les cerveaux ralentissent, c’est bien connu…  Savoir optimiser son tempsAlors, pour gérer votre vie pro et perso : papier ? PC ? Téléphone ? Les trois ? Vous pouvez choisir de le gérer à distance également, solution efficace et parfaitement adaptée lorsque l'on travaille avec une assistante indépendante à distance. L’outil le plus commun aujourd’hui pour cela : Google agenda. Compatible avec la plupart des outils comme Exchange ou Gmail, disponible sur Android comme en ligne, il est utilisable n’importe où quand la synchronisation est activée. Pour optimiser votre activité, vous pouvez déléguer cette activité de gestion d’agenda en la partageant avec un ou plusieurs de vos contacts, selon votre besoin. Pour Gmail, par exemple, cela peut-être utile si vous souhaitez qu’une personne accède à votre agenda sans le modifier, ou bien choisir que cette personne s'en occupe intégralement à votre place. Dans ce cas, elle pourra créer des événements en votre nom. Vous pourrez partager ou déléguer, pour un collaborateur (ou autre) ou plusieurs, voire, créer un nouvel agenda partagé.  La gestion du temps est un artSavoir jongler avec le temps est un art et et pour plus de simplicité, vous aurez compris que vous pouvez déléguer cette activité à un professionnel. Lorsqu'il va s’occuper de votre agenda, il va faire appel à ses compétences d’organisateur, gymnastique cérébrale dont nous disposons dans notre métier d’assistants. Il (ou elle) va également :
Le côté obscur de l'agenda La multiplication des événements rend le manager/responsable/chef d’entreprise confiant : l’effet de remplissage lui garantit (psychologiquement) la réussite de ses affaires, ou bien il se sent utile/important, etc… Saisir une opportunité de rendez-vous qu'on attend depuis des semaines est normale et prioritaire, mais il faut absolument gérer ce que j'appelle "le risque de la prise de rendez-vous euphorique" :
Enchaîner des rendez-vous toutes les heures est utopique, ne sert à rien et est contre-productif. Dans ces conditions, tout va finir par se décaler (qui a déjà eu une journée où tout le monde était strictement à l'heure ?). En fin de journée, on est lessivé et assurément peu disponible pour la vie familiale… La solution existeVous l’aurez compris, tout n’est pas juste une question de simples clics. C’est le travail d’un(e) assistant(e) d’envisager toutes ces tracasseries qui étouffent, prennent du temps, polluent le cerveau. Il (elle) prévoira, anticipera, organisera de façon cohérente des emplois du temps déjà bien chargés, évitera les oublis et les rendez-vous « ratés ». Laisser la main à une personne qualifiée pour cela qui contrôlera votre agenda régulièrement, c'est permettre aux chefs d'entreprise de lâcher prise. Cela invite à une prise de conscience : "Quelle place je laisse à ma vie personnelle ?" "Je rentre trop tard chez moi, trop souvent." "Quel temps pour mes loisirs finalement ?". Alors, tenté pour faire appel à une pro de l’organisation du temps ? Contactez-moi pour que nous prenions rendez-vous ! 
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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