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Faire appel à une secrétaire à distance : un mode de fonctionnement gagnant

22/4/2019

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​Faire appel à une secrétaire à distance, ou à domicile, quel que soit le nom qu'on lui donne, (voir mon article à ce sujet ici) oui, c'est possible !

Pourquoi l'idée de faire appel à ce type de services pour votre société ne vous a-t-elle pas encore effleuré  ?

Si ce n'est pas si évident que cela pour vous, je vais vous énumérer quelques avantages qui vont peut-être vous permettre d'envisager un changement de mode d'organisation...

Quelques chiffres pour commencer :
  • 36 % des télétravailleurs sont des indépendants (source : "Tour de France 2015-2016 du télétravail").
  • 79 % des télétravailleurs travaillent depuis leur domicile (source : "Tour de France 2015-2016 du télétravail").
  • 5.5 jours d'arrêt de travail en moins par télétravailleur (source DARES, Direction de l'Animation et de la Recherche, des Etudes et des Statistiques, Ministère du Travail), lorsqu'ils sont salariés.
​Alors, quels sont les avantages dans ce mode de fonctionnement gagnant/gagnant ?
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Régler le problème des arrêts maladie ou absences impromptues

Un rhume, une entorse, une sciatique, un virus ?

Le plus compliqué dans tout ça, ce n'est pas de travailler, c'est de se déplacer, c'est d'être opérationnel en même temps que toute le monde, de 9 à 17 heures, de rester concentré 8 h "pour faire genre". Faire du présentéisme par obligation.

En fait, dans ces cas-là, on n'est bon "qu'à faire de la présence" : 8 heures sans aucune efficacité, en regardant l'heure passer trop lentement avant de rentrer chez soi pour se soigner. Ou pire : partir plus tôt parce "qu'on ne se sent pas bien".

Que ce soit un professionnel freelance ou un salarié, ces exemples de problèmes de santé n'empêchent pas de travailler depuis chez soi.

​Mieux encore : on peut se reposer,  se soigner quand la douleur ou les éternuements vous assaillent, attendre que les médicaments fassent effet.

​Et on reprend gentiment... mais en se chouchoutant, pieds dans les pantoufles !

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Une organisation du temps de travail assouplie mais sûre !

Et oui !
Lorsque vous faites appel à un travailleur à domicile, il va vous facturer (le plus souvent) un nombre d'heures travaillées, mais pas pour des créneaux horaires "de telle heure à telle heure".

La souplesse de son organisation va permettre un meilleur suivi des tâches qu'il doit faire pour vous.

Exemple concret : 
Un client me demande de travailler sur site 4 h, de 13h30 à 17h30, tous les mardis et jeudis, soit 8 heures/semaine.

Je fais mes heures, je pars, je rentre chez moi.

Dans ma tête, cette organisation me dérange car :

  • je suis obnubilée par le fait d'arriver à l'heure  sur site, donc, je stresse (oui, car le client paye),

  • je termine toujours 15 ou 20 mn plus tard (je finis proprement ce que j'ai en cours, gratuitement),

  • dans l'après-midi, j'ai appelé un bon nombre de clients, sans toujours avoir pu les avoir au téléphone, laissant des messages pour... qu'on me rappelle.

  • je m'en vais et ne reviens que deux jours plus tard, donc, pas de suivi, ce qui n'est pas franchement convaincant pour la qualité du contact commercial.

Si on envisage la même prestation à domicile :

Les clients sont souvent plus disponibles après 17h30. Qu'à cela ne tienne !

Si je pense que c'est mieux pour l'organisation de l'entreprise pour laquelle je travaille et pour ses clients, je peux décider de faire une amplitude différente, comme 15-19 h par exemple.

Cela me permet en plus d'ouvrir un créneau horaire plus intéressant pour les personnes à qui j'aurai laissé des messages et qui veulent me rappeler après leur travail.

Je peux aussi décider d'étaler la prestation totale de 8 h sur 4 ou 5 jours de la semaine au lieu de 2 après-midis.

J'organise des rendez-vous pendant 2 h, le lendemain je programme 2 heures pour assurer une permanence téléphonique auprès des clients injoignables la veille.

Le lendemain, je travaille sur la gestion administrative des dossiers que j'aurais bouclés, et ainsi de suite jusqu'au vendredi.

Je peux ainsi m'approprier les dossiers et faire qu'ils deviennent vraiment "mes" clients. 

L'organisation de l'activité des travailleurs à domicile est de leur responsabilité, à partir du moment où elle répond aux besoins du client et qu'elle n'entache pas les objectifs de ce dernier. 

De plus, elle garantit une prise en charge de qualité et fait du prestataire un membre à part entière de la société du client qu'il représente.

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La zénitude !

Le travail à distance, c'est avant tout pour une meilleure qualité de vie personnelle et familiale, la tranquillité d'esprit du travailler ET du client.

L'espace de travail personnel 

En travaillant chez soi, on répond à ses besoins physiologiques quand on veut, comme on veut.

Personnellement, je travaille dans un bureau spécialement aménagé à ma convenance, avec mon espace ergonomique (oui, j'en ai besoin, voir mon article sur les troubles physiques liés au travail assis pendant 8 h sur PC).

D'autres peuvent recourir aux espaces de coworking.

Notre client n'a pas à se préoccuper d'un lieu de travail dédié, ni de PC...

L'environnement

Pas de transports polluants, de bouchons, de problèmes pour trouver à se garer, de frais d'essence exponentiels, pas de transports en commun fatigants, malodorants, ou inexistants.

Moins de stress, moins de fatigue, beaucoup plus de performance.

Vous avez parlé de grèves des transports et des bouchons ? Connais pas ! Signe des temps que le télé-travail devrait être opérationnel pour tous, mais il existe déjà pour les assistantes indépendantes qui travaillent à distance, comme moi.

La productivité

Tous ces éléments cumulés (environnement adapté, matériel à soi, habitudes, etc...) vont faire du prestataire à domicile (ou du salarié en télétravail) quelqu'un de plus productif, plus concentré sur ses tâches (de nombreuses études ont déjà été réalisées qui le prouvent, par exemple : une enquête de Regus).

Je vous invite également à lire à ce sujet l'excellent l'article de Influcencia à ce sujet.


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En résumé : sérénité !

Un tarif +
Un nombre d'heures +
Un client +
Un domicile +
Une organisation et une confiance réciproque infaillibles =

Productivité, souplesse, bonheur au travail 
et des clients HEU-REUX,
​qui peuvent se concentrer sur leur activité propre en toute sérénité 
! 

Voilà un mode de fonctionnement gagnant-gagnant !

Prenez contact et tentez l'expérience !

« Donner l’exemple n’est pas le principal moyen d’influencer les autres,
​c’est le seul moyen. » Albert Schweitzer
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A lire aussi :
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6 raisons pour travailler avec une secrétaire indépendante
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    Laurence BERRY

    Auteur

    Je suis Laurence Berry-Brisson.
    Assistante de gestion administrative, rédactrice web, je partage mon savoir-faire toutes les semaines sur ce blog. 
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