5 Définitions de la secrétaire à distance

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Le « télétravail » existe depuis les années 1970, grâce aux technologies promues à l’époque comme le téléphone, le fax, et plus tard, les ordinateurs.

Les autorités européennes ont poussé les entreprises à instaurer cette nouvelle façon de travailler pour tout un tas de raisons, notamment économiques et écologiques.

En mars 2020, c'est malheureusement le COVID-19 qui nous a imposé de travailler de chez nous quand c'était possible.

Tous les métiers sont concernés puisque l’on estime que 60 % des tâches de chacun peuvent être réalisées en télétravail. D’ailleurs, qui n’a jamais « télétravaillé » depuis le bus, le RER ou le métro ?

Les recruteurs ont toujours un peu de mal à comprendre que celle qui s’occupe si bien de l’accueil des visiteurs du DG ou du DRH, et qui fait si bien le café (ce n’est pas forcément un cliché, et je sais de quoi je parle…), peut travailler…. de chez elle ??? Oui. Sans être salariée ?? Encore oui !

Nous sommes nombreuses à vouloir enfin mettre en œuvre nos capacités à 100 % pour des clients qui auront besoin de réactivité, rapidité, qualité, compétences diverses, et toujours à moindre coût qu’un CDI, CDD ou de l’intérim.

Aujourd’hui, on nous donne des noms différents mais finalement, tous se rejoignent.

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1- Secrétaire externalisée

Comme son nom l’indique, la secrétaire (ou assistante) externalisée ne fait pas partie de votre entreprise.

Vous avez la possibilité de choisir l’externalisation des tâches administratives et de ne pas payer les frais liés à l’embauche, ni les charges sociales liées au contrat de travail.

2- Secrétaire indépendante

Pourquoi indépendante ?

Parce que le fait d’être à son compte permet de se libérer des contraintes des contrats, quels qu’ils soient.

L’indépendant fonctionnera sur devis après analyse de vos besoins.

3- Secrétaire freelance

Une secrétaire indépendante peut aussi être appelée "freelance", ce n’est pas réservé aux graphistes, photographes, développeurs, etc…

Le principe est le même : on propose de travailler sur une période définie, sur un dossier complet ou en partie, avec un règlement des prestations une fois le travail réalisé.

4- Secrétaire virtuelle

Pourquoi "virtuelle" ?

Parce que souvent, les secrétaires indépendantes ne se déplacent pas et peuvent aisément travailler depuis leur domicile (ou ailleurs), mais en tout cas, derrière leur écran.

Pas besoin de se déplacer pour certaines tâches, ni pour entrer en contact avec les clients, même si les rencontres ponctuelles sont nécessaires.

Ce terme nous vient directement des anglo-saxons qui utilisent le terme de "virtual assistant", ou V.A.

5- Secrétaire à distance

La définition à mi-chemin entre « à domicile » et « virtuelle ».
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Une secrétaire à domicile est "virtuelle", car derrière un écran, et à distance, parce qu’elle n’est pas dans votre entreprise.

J'ajoute que nous pouvons travailler avec l'étranger dans ces conditions de "virtualité".

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En conclusion

Le secrétariat (dans toute sa définition généraliste) est une des professions qui s’est modernisée rapidement avec les technologies numériques.

​Du télétravail salarié au secrétariat à distance, il n’y a qu’un pas…

Le métier de secrétaire se retrouve donc face à des possibilités grandissantes et facilitées par l’envol des créations d’entreprises (souvent en micro-entreprises).

​La sous-traitance devient alors possible.

Pour résumer cela, vous aurez compris que la somme de toutes ces définitions donne comme résultat : secrétaire indépendante, externalisée, à distance ou sur site (pour certaines d’entre nous), proposant des prestations de services administratifs.

Il n’y a pas de clause d’engagement, pas de période d’essai, l’avantage d’être indépendant (ou de choisir de travailler avec), c’est de ne pas retrouver les contraintes du salariat.

En tant qu’entrepreneur, vous êtes libre d’arrêter une collaboration infructueuse dès lors que vous le décidez, ou tout simplement, de travailler sur une durée qui vous convient.

On peut éventuellement rédiger une lettre de mission, notamment pour les missions à long terme, régulières, sans date de fin immédiatement envisageable, mais avec une notion de renouvellement annuel par tacite reconduction par exemple ; on peut inclure un délai de préavis si la collaboration doit s'arrêter, etc....

La finalité de tout cela ? Sé-cu-ri-sa-tion du client ET de la secrétaire indépendante.

En revanche, en tant qu'employeur, vous ne pourrez pas demander "un essai", ce n’est pas logique : autant embaucher.

« Faire un test pour voir » ? Non plus, car nous ne sommes pas des stagiaires, mais des professionnelles indépendantes.

Des chefs d’entreprises, tout comme vous !

Si vous souhaitez en apprendre plus sur Secrétariat Excellence

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