En tant qu’assistante administrative indépendante, j’ai misé sur le télétravail dès la création de mon entreprise.
C’est en accompagnant mon principal client, EASY INSTAL, que nous avons préparé ensemble, puis consolidé le travail à distance sur la partie administrative. La situation de départ : janvier 2019EASY INSTAL : présentation
EASY INSTAL est une entreprise qui a débuté son activité d’installation de cuisine en mars 2013.
Composée d’une équipe de techniciens de terrain (l’équipe des « poseurs »), d’un métreur, et de son dirigeant Joël HAMPARSUMYAN, la société développe ses services auprès des grandes enseignes de la cuisine et les installe pour leur compte. Sa grande force est la relation client de haute qualité, que ce soit auprès de ses partenaires, ou auprès des clients de ces derniers chez qui elle intervient. EASY INSTAL en mars 2019
Lorsque j’ai lancé ma première campagne de prospection en janvier 2019, EASY INSTAL faisait partie des PME qui avaient retenu mon attention par sa taille, son activité, sa situation géographique.
En effet, ce dernier point m’importait au début de mon activité pour rencontrer les décideurs comme cela se faisait « avant » : en « vrai » !
Pour la petite histoire, figurez-vous que cette première campagne de prospection a été faite « à l’ancienne » : un courrier postal. Et le plus surprenant ; à l’heure de l’entreprise digitale, c’est qu’elle a fonctionné !
Après un silence courtois d’un mois environ, j’ai envoyé un mail de relance, puis un autre pour prévenir de mon absence sur une courte période. Ma méthode de prise de contact a été un des premiers facteurs d’intérêt pour EASY INSTAL : approche « en douceur » qui a fait penser, à juste titre, que ce que je faisais si bien pour mes prospects/clients, je le ferais tout autant pour les clients de mes clients. Ensuite, le moment était tout à fait opportun, sans que je le sache bien sûr. En effet, plusieurs expériences avec plus ou moins de réussite avec des salariées avaient déjà eu lieu chez EASY INSTAL, pour la gestion administrative :
L’idée de travailler avec un freelance en micro-entreprise administrative a fait son chemin dans l’esprit de Joël Hamparsumyan. Ma proposition de partenariat est donc arrivée au bon moment, afin de pouvoir « tester le produit » sans aucun engagement, puisque c’est un des points positifs majeurs du travailleur indépendant. « J’ai dû reprendre la main sur ce métier (administratif) pendant un certain temps .» Les objectifs à atteindre
C’est le 06 mars 2019 que nous avons fixé notre premier rendez-vous.
Notre échange a porté sur le « pourquoi ? » d’un appel à mes services de secrétaire indépendante et les grandes lignes du besoin. Ensuite, vient le « comment ? ». C’est le plus difficile à appréhender du point de vue du prestataire administratif. En effet, la charge de travail et le volume d’heures à prévoir varient en fonction de la posture : vision du néophyte (même s’il est chef d’entreprise, je pratique la gestion administrative depuis 30 ans), et ma perception des choses. Mais on ne peut évaluer réellement qu’une fois qu’on a plongé dans le grand bain et fait quelques longueurs. Le tout est de répondre à toutes les attentes, y compris budgétaires.
Avec EASY INSTAL, la prise en main administrative était prévue à la base sur toute la partie organisationnelle des rendez-vous clients, la gestion des mails, la facturation.
A ce stade, nous n’avions pas encore parlé de travail en distanciel, mais sur site. Pour le premier mois, j’ai travaillé d’arrache-pied à me former au sein de l’entreprise, 8 h par semaine pour évaluer et m’habituer au mode de fonctionnement EASY INSTAL. Très vite, j’ai constaté que mon activité pouvait tout à fait se réaliser à distance. Le défi était de le mettre en place rapidement. J’ai pris aussi la mesure de la difficulté à ce que la confiance s’installe. Les habitudes des patrons (habitudes de gestion, relations avec des salariés, etc.) doivent laisser la place à l’autonomie d’un professionnel indépendant.
La tâche s’est compliquée lorsqu’il a fallu imposer des méthodes de travail qui me sont propres pour atteindre des résultats communs. Le faire entendre clairement a été un enjeu majeur pour moi. Une explication claire a été nécessaire.
En effet, il est très important de souligner qu’un prestataire indépendant n’est pas un salarié, donc pas placé sous une quelconque hiérarchie.
C’est ainsi que j’ai pu démarrer une réelle collaboration en distanciel avec EASY INSTAL, après un mois de « prise en main » sur site. Mon objectif de chef d'entreprise, c'est en effet la gestion de la relation client qui passe par la fidélisation. « Je pense qu'entre deux patrons, les choses doivent être dites rapidement et ne laisser aucun doute possible pour assurer une relation saine et transparente, c'est comme ça que j'aime travailler et que tout le monde y gagne. » Joël HAMPARSUMYAN - Gérant EASY INSTAL 
Mise en place du télétravail : les premières étapes
Pour aller au plus rapide, c’est la dématérialisation de pratiquement tous les éléments de travail qui m’a permis la mise en place du télétravail.
En effet, la plupart des documents se trouvaient sur un « cloud », la facturation était déjà dématérialisée, les contacts par mail. Ainsi, les tâches administratives pouvaient s’organiser depuis chez moi sans problème. Voici les éléments bureautiques créés le vendredi pour une prise en main à distance le lundi suivant :
La mise en place de ces différents points ne prend que quelques minutes. Il suffit ensuite de les tester. Le champ d’action laissé doit être aussi large que possible et je le rappelle s’il le faut, la relation est basée sur la confiance et un devoir de confidentialité absolu. Ensuite, l’évaluation du temps de ce mois sur site a permis de réajuster le volume d’heures et de le doubler mensuellement. L’assistance administrative portait initialement sur : Organisation du planning
Gestion du flux entrant
Gestion de la facturation (il est à noter que toute la partie comptabilité pure et dure, en-dehors de la facturation et des relances est strictement interdite pour une secrétaire indépendante, même si elle comptable). Je me consacre en moyenne 2 heures par jour à EASY INSTAL Cela peut varier d’une heure à plus de 3 heures par jour. Le flux de travail fourni s’adapte parfaitement au flux d’activité du client. En 2020, j’ai contacté 340 clients, organisé 245 rendez-vous initiaux, 215 poses et 142 rendez-vous de service après-vente. Cela représente autant de mails, voire le double d’appels téléphoniques. L'atout majeur de compétences ici : la réactivité. L'évolution du partenariat et les propositions d'amélioration
L’amélioration des process est au cœur de mon activité et fait partie intégrante de mes valeurs professionnelles.
De plus, le télétravail fonctionne parfaitement avec l’automatisation de ces process, via la digitalisation. C’est dans ce sens que nous avons réfléchi ensemble très rapidement à quelques nouvelles orientations, mises en place depuis :
Les résultats
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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