Assistance administrativeLe blog de Secrétariat Excellence
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Pas de distractions quand on travaille à distance
Croyez-en mon expérience, deux éléments entrent en jeu pour un travail à distance productif : l'attention et la concentration. Si elles se ressemblent, elles ne jouent pas forcément le même rôle.
L'attention va nous sensibiliser aux informations reçues de l'extérieur, c'est un réflexe naturel. On entend un klaxon, on sursaute, on regarde par la fenêtre. Ou encore, on entend une information à la télévision qui va nous servir pour un prochain article ou un prochain rendez-vous et on s'arrête pour l'écouter. La concentration, au contraire, va nous fermer entièrement aux distractions extérieures qui pourraient perturber la tâche en cours. Lorsqu'on se concentre, notre esprit se ferme à tout ce qui peut nuire à la réflexion. Votre mémoire de travail est alors utilisée à son potentiel maximal. Sachant cela, même si vous vous en doutiez, les perturbations/distractions pour travailler à domicile sont faciles à identifier (mais moins à éliminer parfois !) :
Pour ceux qui travaillent en espace de coworking, il faudra peut-être vous isoler un peu plus si vous êtes sujet à la déconcentration aiguë. Nombreuses sont les distractions possibles dans un tel endroit ! La concentration est gage de productivité et la productivité n'est possible que sous certaines conditions. Donc, calme, bureau isolé si possible et pas de distractions inutiles pour un travail à distance productif. J'imagine ici les "digital nomads" au bord d'une piscine à Miami, en train de travailler en sirotant un cocktail (sans alcool bien sûr !)... Mais honnêtement, je n'en connais pas beaucoup ! « L'attention est la prise de possession par l'esprit, sous une forme claire et vive, d'un objet ou d'une suite de pensées parmi plusieurs qui semblent possibles [...] Elle implique le retrait de certains objets afin de traiter plus efficacement les autres. » 
Un chronomètre en ligne pour gérer son temps de travail
Un travail à distance productif n'existerait pas sans surveiller le temps qui passe. Pour ne pas oublier de calculer le temps de travail passé par client, rien de tel qu'un chronomètre automatique en ligne.
J'utilise celui-ci : https://www.chronometre-en-ligne.com/ Simple d'utilisation, une extraction en fichier .csv permet de l'inclure dans un fichier Excel, ce que je fais pour justifier de mon temps de travail à distance auprès de mes clients. Ouvert dans un onglet de votre navigateur, vous pouvez le lancer, l'arrêter, le redémarrer et il conserve votre parcours en mémoire. Il fonctionne jusqu'à ce qu'on clique sur "arrêter" et même si vous quittez internet, il continuera de tourner. Parfait si vous fermez votre page par erreur ! Un objectif de temps de travail
Même à distance, le travail ne peut être productif qu'en se fixant des objectifs de temps. En parlant temps de travail, il est impératif de définir des zones horaires pour telle ou telle activité, tel ou tel client.
Vous allez me rétorquer que "oui, c'est facile à dire !". Certes... Mais savez-vous qu'il existe un rythme de travail reconnu comme particulièrement efficace chez les travailleurs "freelance" ? ⇾ 50 min de travail (hors lecture de vos mails) et 10 min de pause (tiens, il est temps que je fasse la mienne !). Des pauses, bien sûr ! Une en milieu de matinée, une pause repas d'1 h minimum, une en milieu d'après-midi. Entre vous et moi, je saute souvent celles des "milieux"... Quand on télétravaille à son compte, on peut aussi travailler la nuit si cela nous chante, mais en fait, l'activité doit suivre notre rythme biologique. Si une sieste titille les yeux, un indépendant étant le seul maître à bord de son domicile, il pourra choisir de se reposer à des moments où tous les autres salariés en entreprise sont "coincés" par la routine ! Toutefois, j'ai constaté que je travaille beaucoup plus à domicile qu'au bureau. On sait en effet que 23 % des distractions au travail viennent des discussions entre collègues, donc, comme je l'ai dit plus haut : plus de concentration = plus de productivité. Du coup, une fois lancé, on ne s'arrête plus ! A contrario, lorsqu'on fatigue, on s'arrête beaucoup plus facilement une fois les tâches impératives réalisées. Utiliser la technologie moderne pour un travail à distance productif
C'est faux de dire qu'on est isolé si on travaille de chez soi. On est isolé si on le veut bien.
Pour communiquer, les visioconférences permettent d'organiser des réunions à distance, les outils de collaboration en ligne (ex. Trello) permettent de gérer des projets en équipe, les messageries instantanées permettent de travailler quasiment en direct avec vos clients et vous évitent parfois de commettre des erreurs. Non, vous n'êtes pas seul ! La solitude est un choix, pas une fatalité. Conclusion
Pourquoi un travailleur à distance serait-il plus productif qu'un employé sur site ? Parce que ses compétences sont surmultipliées dans ces conditions et croyez-moi, mes clients vous le diront, la productivité multipliée par l'implication = des résultats absolument performants pour chacun de nous !
Les choses à retenir si vous doutiez des compétences d'un professionnel "à distance" :
Ma solution vous permettrait de vous débarrasser de questions existentielles pour vous qui n'en sont pas pour moi : travail assidu, dans le calme, travail assuré trois fois plus vite, deux fois moins cher et dans le respect des délais. Voilà mon secret d'un travail à distance productif. Que demander de plus ? Un rendez-vous peut-être ? 
Pour en savoir plus
Guide méthodologique d'entreprise : "Excellent Business Entrepreneur"
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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