Les clients des secrétaires à distance sont ceux qui ont besoin d’un professionnel pour effectuer les travaux de secrétariat, tels que la rédaction de documents, la tenue de l’agenda ou la gestion des e-mails.
Ces services s'adaptent parfaitement aux entreprises qui cherchent à réduire leurs coûts et simplifier leur fonctionnement en externalisant des tâches chronophages. Les secrétaires à distance peuvent travailler pour plusieurs clients à la fois et demeurent accessibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Non, je plaisante… Petit tour d’horizon sur l’externalisation du secrétariat. Identifier les clients des secrétaires à distance
Les clients des secrétaires à distance sont des entreprises qui cherchent à externaliser certaines tâches administratives. Ces clients occupent des emplois exigeants qui leur prennent beaucoup de temps et d'énergie. Ainsi, les secrétaires à distance peuvent être appelées pour :
Pas toujours simple, la gestion administrative figure parmi les tâches les plus chronophages. Elle laissera peut-être 20% du temps pour commercer, aller sur le terrain, manager la ou les équipe(s). Bref, la paperasse reste un frein au développement. Les clients font donc appel à des secrétaires à distance, indépendantes (ou freelance), pour le faire à leur place. Ce sont des professionnels polyvalents, expérimentés et qualifiés : assistant administratif, assistant de gestion, assistante de direction, secrétaire médicale ou juridique, etc. Elles sont capables de prendre en charge toutes les tâches administratives de leurs clients, mais pas seulement. En effet, le secrétariat externalisé a évolué considérablement du fait des outils numériques existants. La numérisation permet de mettre en place le travail à distance plus facilement et de déléguer de nombreuses activités. Les secrétaires en télétravail ont cette habitude depuis des années et les outils bureautiques n’ont plus de secrets pour elles. Elles savent s’approprier les outils des entreprises ou les installer et les organiser elles-mêmes. D’autres se spécialiseront pour rédiger des posts sur les réseaux sociaux pour leurs clients, ou des articles, ou encore, des ebooks.
Plusieurs types de clients sont intéressés par les services de secrétaires à distance :
Le partenariat avec une secrétaire à distance intéresse tous les profils médicaux et para-médicaux: généralistes, spécialistes, infirmiers, kinésithérapeutes, etc.
Services possibles : prise de rendez-vous, gestion d’agenda, transcription audio des courriers, comptes-rendus, etc.
Ici, certains prestataires disposent de compétences juridiques qui seront d’autant plus appréciées.
Les très petites entreprises qui emploient moins de 10 salariés disposent très rarement d’un profil administratif. C’est souvent le dirigeant qui s’en occupe, l’empêchant de travailler sur son développement commercial. Une secrétaire à distance peut prendre en charge la gestion de la facturation, la prise de rendez-vous, le suivi administratif quotidien, etc.
Les PME, entreprises plus « imposantes », font intervenir les secrétaires à distances comme soutien administratif lors de pics d’activité ponctuels, ou simplement pour renforcer l’équipe administrative en place en externalisant une partie de son travail.
Les tâches peuvent aller de la création de la structure des clients jusqu’à l’accompagnement au long cours, l'élaboration des devis et et factures, support pour les réseaux sociaux ou la page internet.
Déterminer les besoins des clients pour organiser le secrétariat à distance
Les besoins du client sont évalués précisément avant de signer afin d’établir un devis au plus juste. Rester attentif aux informations données ne suffit pas. Il existe un fossé entre ce que va dire le client et la réalité. C’est là qu’intervient l’expertise de la secrétaire indépendante qui saura poser les bonnes questions, soulever les non-dits, répertorier les besoins non implicites :
Les secrétaires à distance sont indépendantes dans le fond (c’est leur statut juridique) et dans la forme (c’est leur façon de travailler). Ainsi, elles ont l’habitude de s’adapter seules aux exigences ; elles sont force de proposition quand les solutions suggérées par les clients semblent compliquées ou non viables. En bon prestataire de service, les assistants indépendants à distance se baseront toujours sur l’expérience de l’équipe en place et poseront des questions si besoin d’affiner l’organisation. Développer un plan d’action pour la mise en place du télétravail
Cette étape d’identification des besoins du client est très importante. Elle permettra de préparer le contrat de prestations initial au plus près des attentes du client. Bien sûr, ce contrat n’est pas figé et peut-être revu si nécessaire.
Par la suite, et toujours si le client en fait la demande, l’étape suivante consistera à évaluer la ou les prestations réalisée(s) de façon à connaître les points d’amélioration. Le client souhaitera poursuivre plus longtemps que prévu. La liste des compétences des différents prestataires est longue et variera de l'un à l'autre. Ainsi, mes services sont variés, mais si je suis par exemple très à l’aise dans l'organisation, la rédaction et les outils numériques, je refuse de faire de la prospection téléphonique ou des relances d’impayés. Toutes les entreprises peuvent organiser un partenariat avec une secrétaire à distance. Leurs atouts : discrétion et flexibilité. Gagner du temps est précieux. Anticipez pour une gestion administrative efficace, respectez les délais qui vous incombent pour le bon fonctionnement de votre entreprise en DÉLÉGANT ! L’air de rien, une prestation administrative externalisée peut contribuer à la survie de votre entreprise. Les assistantes indépendantes peuvent se révéler de très bonnes sources d’informations sur l’activité de l’entreprise. Elles ont un œil affûté et extérieur qui peut rendre de grands services aux entreprises. Alors, quel client serez-vous ?
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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