Organiser son espace de travail

​Organiser son espace de travail, physique et digital est nécessaire pour avoir les idées claires.

Classement, rangement, archivage, nettoyage. Ce sont des tâches barbantes, n'est-ce pas ? Et pourtant....

​Voici quelques pistes de réflexion à mener chez vous.

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Organisation de l'espace : définitions

Classement : action de ranger dans un certain ordre, selon des critères préétablis (numérique, alphabétique...), des dossiers, documents, livres... susceptibles d'être utilisés régulièrement.

Rangement : le Larousse dit que c'est un synonyme de "classement", mais je ne suis pas d'accord. Je peux ranger sans toutefois classer. C'est l'importance de la chose qui fait qu'on la "classe" plutôt qu'on la pousse dans un placard ou un dossier "divers".

Archivage : c'est là que doivent aller tous les dossiers ou éléments numériques qui ne vous serviront plus. Gardez-les cependant "classés" selon un ordre qui vous est propre. On ne sait jamais.

Nettoyage : jetez, recyclez, lavez. Votre bureau doit être propre et sentir le frais. 

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Votre espace physique de travail

Votre bureau reflète votre cerveau et votre personnalité. Il peut paraître en désordre toute la journée, mais vous le rangez tous les soirs ? Bravo ! En revanche, un minimum de nettoyage de votre espace de travail permet de vous débarrasser physiquement et inconsciemment du "négatif", des mauvaises ondes. Ainsi, pour organiser son espace de travail, vous pouvez facilement : 

• Numériser tous les documents qui "traînent" sur votre bureau ou par terre. Vous les classerez ensuite dans un dossier numérique de votre PC. Peut-être qu'il faut juste les mettre à la poubelle.​
• Jeter (voire donner ou recycler quand c'est possible) tous les objets qui ne vous servent plus : vieux fauteuil qui prend de la place, livres, tapis plein de poussière et démodé, lampe, etc. Dans le même ordre d'idées, videz la poubelle dès qu'elle est pleine.
• Faire de la place : c'est peut-être le moment de réaménager votre bureau. J'ai modifié le mien trois fois avant de trouver ce qui me convenait le mieux. Question de sensations. Vous en profiterez pour vous débarrasser du vieux fauteuil dont je parle au-dessus.
• Garder près de vous tout ce dont vous vous servez souvent : stylos, agenda papier, répertoire, carnets de notes, écouteurs, téléphone, eau, post-it, bonbons... Que sais-je ?
• ​Acheter des fournitures sans hésiter : stylos, classeurs, chemises, boîtes de rangement. ​
• Personnaliser votre environnement de travail : chez moi, c'est plutôt méditation et zénitude comme vous pouvez le voir ci-dessous. Et vous ?

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Bonus à télécharger

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Espace digital de votre environnement 

Organiser son espace de travail, ce n'est donc pas que l'environnement physique, mais aussi, le digital, donc celui de votre ordinateur. Il doit être aussi soigné que l'espace physique. D'ailleurs, le classement des dossiers peut parfois être identique d'un espace à l'autre.

Séparez impérativement le personnel du professionnel.

Voilà un exemple : 

mon_pc.pdf
File Size:	374 kb
File Type:	pdf

Télécharger le fichier

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Commencez donc par faire le ménage :
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• Jetez les fichiers non utilisés depuis belle lurette ou archivez-les dans un dossier "ARCHIVES". Créez des dossiers clairement nommés, des sous-dossiers. Lorsque vous serez opérationnel, renouvelez cette procédure de tri une fois par mois. Sur votre disque dur, conservez uniquement ce qui vous sert au quotidien. Ainsi, vos archives pourront être "expatriées" sur un disque externe, ou sur le cloud (Google Drive, Dropbox), voire, les deux.  Sur votre disque dur, gardez sous le coude les dossiers en cours en les sauvegardant une fois par semaine.

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• Ne travaillez qu'à partir d'une seule source, a fortiori si vous démultipliez la sauvegarde de vos fichiers. Vous risqueriez de ne plus savoir quel document est le dernier en vigueur.

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• Pensez à faire le ménage dans vos photos (perso et pro) de la même manière (moi au Salon du Travail 2017, on s'en fiche un peu et l'anniversaire du chien de la voisine 2005 aussi !).

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• Le dossier "téléchargement" est bien pratique mais souvent plein de documents inutiles. Soit ils le sont vraiment (inutiles), alors jetez-les, soit ils sont à classer, donc faites-le rapidement.

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• De la même façon, videz votre corbeille. Cela prend de la place et ralentit votre PC. 

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• Vérifiez la liste de vos "favoris" internet. On est toujours tellement content d'un site X ou Y qu'on l'y enregistre très vite sans y revenir avant plusieurs mois, voire jamais... Nettoyez donc cette liste en supprimant les sites sur lesquels vous n'êtes pas revenu.

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• C'est peut-être aussi le cas de certaines applications. Vous vous êtes emballé avec les applis Google ? Moi aussi ! Supprimez-les de Chrome si vous ne vous en servez pas. Cela évitera les rappels réguliers pour "passer à la version pro".

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• Enfin, et c'est très important, n'empêchez pas votre PC d'effectuer les mises à jour automatiques, ni à votre antivirus de contrôler vos programmes. Planifiez-les pour qu'elles ne vous dérangent pas outre mesure.

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Contact

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Pour aller plus loin

Si vous voulez en savoir plus sur le classement, il existe des cours sur internet ou des logiciels de classement en ligne à télécharger.

Pour les plus grosses entreprises, les solutions GED (Gestion Electronique Documentaire) sont celles qui, de loin, sont les plus efficaces, les plus redoutables en termes de classement et d'archivage.

​C'est la machine qui décide ! L'humain n'a qu'à créer, mettre à jour, ou décider d'archiver.

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Et vous ? Quelles sont vos méthodes de classement et de rangement ? 
Etes-vous "bordélique" ou au contraire hyper maniaque ?
N'hésitez pas à m'en faire part.
Si vous avez aimé mon article, vous savez comment utiliser le petit pouce bleu.
Si pas, dites-moi pourquoi et surtout, partagez-le. C'est très précieux pour moi.

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