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ASSISTANTE DE GESTION ADMINISTRATIVE
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Rédiger les annonces, trier les CV, contacter les potentiels candidats, organiser les rendez-vous... mais pas que... La gestion des candidatures pour le recrutement va engendrer une dépense en énergie et en temps de travail (donc en argent...) plus ou moins élevée selon le profil du candidat recherché et du nombre de candidatures reçues. Qui va gérer tout cela dans votre entreprise ? Savez-vous qu'il existe une solution simple pour vous soulager de certaines étapes de ce travail ?  Le recrutement, c'est quoi ?Le gestion du recrutement doit permettre de trouver la perle rare pour un poste, une équipe, une entreprise en particulier, à un moment clé de sa vie. Une multinationale ne recrutera pas de la même façon qu'une TPE. Les moyens engagés et le modèle de recrutement ne seront pas les mêmes. Selon le type de poste et de statut d'entreprise, le recrutement peut être géré entièrement par des équipes dédiées ou sous-traité. Les personnes dédiées en interne ne font souvent que trier les candidatures reçues via les plateformes de CV, et les dispatchent aux managers concernés. C'est ce que j'appelle le recrutement "industriel" : un poste, 1000 CV ! Mais il ne faut pas s'y tromper, la gestion des candidatures est pourtant une activité qui peut s'avérer intense à chaque étape :
Si votre entreprise n'a pas d'équipe pour cela, il est possible de faire appel à un cabinet de recrutement qui gérera tout cela du début à la fin, y compris sur le suivi de la période d'essai du candidat recruté. Mais peut-être faites-vous partie de ces petites entreprises dont le budget "recrutement" n'est pas suffisamment important ? Peut-être n'avez-vous pas envie de tout déléguer et qu'une aide sur le tri des candidatures et leur suivi vous suffirait ? A moins que vous souhaitiez simplement travailler en amont avec une personne externe, dont l'expérience en gestion des candidatures et des relations candidats vous suffiront ? Cette solution est pour vous : voici ce qu'il est possible de faire pour votre recrutement avec une assistante indépendante externalisée.  Définir le profil de posteC'est bien sûr avec le client que l'on découvre le profil de poste recherché ou que l'on débat sur les critères tels : missions, équipe, pourquoi ce recrutement, quel profil idéal, etc... Il conviendra ensuite d'envisager la stratégie de sourcing en choisissant les différents médias qui seront utilisés pour la diffusion de l'annonce : quels sites d'emplois, quels médias sociaux, quels sites internet ? Ce travail préalable commun est indispensable. Rédiger l'annonce et la diffuserUne fois les souhaits du client repris et intégrés dans le cahier des charges, l'assistante indépendante peut proposer la rédaction de l'annonce. Il se peut aussi qu'elle soit déjà rédigée et le travail commencera alors seulement à sa diffusion. La diffusion sur les job-boards est assez classique et performante en quantité de candidatures reçues. Ces plateformes on-line (de 900 à 8000 € par an en moyenne, selon le type d'abonnement choisi) permettent de gérer l'intégralité des candidatures reçues, de les trier, de créer des lettres de réponses type, envoyer les convocations aux entretiens, etc... Si le coût peut sembler trop élevé pour les petites structures, il reste la possibilité de faire gérer les candidatures par votre assistante indépendante sur un fichier excel, si le volume n'est pas trop conséquent. Peut-être que le site "corporate" de votre entreprise dispose d'une page "offres d'emplois" ? Les parutions presse se font un peu moins souvent désormais car leur coût est souvent rédhibitoire.  Réception des candidaturesVous l'aurez compris, l'avantage de la réception des candidatures par internet est primordial : le gain de temps, même si le volume semble parfois insurmontable. Que ce soit sur les CV-Thèques internes (certaines entreprises compilent leurs candidatures spontanées intéressantes dans un fichier "vivier de recrutement") ou externes (les sites d'emplois), le tri va devoir commencer assez rapidement pour présenter une short-list des candidats sélectionnés au client. J'ai été habituée à gérer une CV-Thèque professionnelle de 1200 candidatures spontanées par an, dans le domaine soignant secrétariat administratif et médical. Autant vous dire qu'il faut s'y coller tous les jours ! Le pré-tri peut s'appuyer simplement sur des appels téléphoniques aux postulants pour répondre à certaines interrogations. Selon les exigences du client et des tâches que auront été demandées à votre assistante externe, une première short-list sera envoyée avec le dossier de candidature de chaque candidat (CV + Lettre de motivation). Le nombre de candidatures reçues varie bien entendu en fonction du recrutement lancé. Sur certains postes, le taux de retour de candidatures peut s'avérer malheureusement insuffisant. C'est un paradoxe bien connu des recruteurs à ce jour : un taux de chômage élevé et peu de candidatures sur des postes de cadres notamment. Il est très difficile par exemple, de recruter un Cadre Ingénieur en CDI (cf étude de la DARES du 4/7/2019 - voir plus bas). Après un premier retour du client, le travail de l'assistante externalisée consistera ensuite à préparer une fiche de synthèse pour compléter le dossier de candidature avant entretien : Si besoin d'aller plus loin, une fiche de synthèse sera complétée et jointe au dossier :
 Organisation des rendez-vousLe choix des rendez-vous : qui fait quoi et quand ? Le client ou l'assistante RH externe ? Selon le cahier des charges, soit les premiers entretiens de sélection se feront par le client, soit par l'assistante indépendante (en fonction du type de poste, c'est tout à fait possible). Si le client décide de prendre la main sur les rendez-vous, il ne renverra que les dossiers non retenus pour la réponse à faire. Peut-être qu'il y aura des tests métiers à faire passer ? Voire des tests techniques qu'il faut donc organiser in situ ? Un test d'anglais par exemple, peut très bien se faire en ligne, à distance. Idem pour un test sous forme de questionnaire que l'on peut échanger sur une plateforme dédiée, ou via un échange de mails. Peut-être aurez-vous des entretiens complémentaires à organiser avec des opérationnels ou d'autres membres de l'équipe concernée ? Ce sera défini au préalable mais l'organisation des rendez-vous peut devenir complexe et chronophage. Il faudra donc bien tout anticiper. Et n'oubliez pas : il faudra laisser la main à distance à votre agenda !  Décision d'embauche et bilanUn débriefing sera à faire à l'issue du recrutement pour évaluer si le travail demandé sur ce recrutement vous aura comblé, au moins jusqu'à cette prise de poste. L'équipe en place (non indépendante) prendra le relais pour l'intégration du nouveau recruté, le contrat de travail à rédiger, le suivi de la période d'essai. Il restera à l'assistante indépendante qui vous aura accompagné (si vous avez fait ce choix) de répondre aux candidats non retenus. C'est une condition sine qua non pour votre image de marque ! Répondre à 100 % des candidats et personnaliser ces réponses parfois difficiles à recevoir est pour moi une condition gage de qualité et de respect mutuel.  Les coûtsOn ne peut évidemment pas passer à côté... Ils peuvent être complexes selon votre organisation. Les services "supports" sont rarement évalués par les financiers (contrôle de gestion), pourtant, le recrutement représente un impact financier non négligeable pour l'entreprise. On sait que les RRH ou DRH doivent impérativement évaluer ces coûts, surtout dans des situations économiques plus ou moins tendues, et suivre les indicateurs financiers les plus pertinents. Saurez-vous dire combien vous a coûté tel ou tel recrutement ? Savez-vous identifier vos coûts cachés, les coûts visibles ? Pensez à ces différents aspects : sourcing, temps passé par les managers et par les personnels administratifs en charge du recrutement, traitement des candidatures, achat éventuels de logiciels ad'hoc, de licences ou d'abonnements, frais de parution d'annonce, honoraires, etc... Il faudra y ajouter les frais liés à l'embauche elle-même : période d'intégration, formation, et je ne vous le souhaite pas, mais les frais liés à une erreur de recrutement... Pour faire court : si le recrutement est bien préparé en amont, bien suivi pendant la période de recherche candidat, que le choix est parfait, l'intégration se passera bien et votre collaboration se fera de la meilleure façon qui soit ! En revanche, un recrutement raté vous coûtera deux fois plus cher, puisqu'il vous faudra tout recommencer. En 2015,  Pour ce sujet particulier des difficultés de recrutement, je vous invite vivement à vous rendre sur la page ad'hoc de la Darès. En résumé
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. Archives
Septembre 2022
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