Gestion d'agenda

Gestion d'agenda : les 4 erreurs à éviter absolument

Gérer un agenda est rentré dans les moeurs. Pourtant, la plupart du temps, les cadres et autres dirigeants ne font que le "remplir". 
L'effet d'une page "blanche" d'agenda sur quelqu'un, c'est : "je suis nul" ; "je suis inutile" ; "je ne sers à rien" ; "je n'ai pas ma place dans la société".
A l'inverse, un agenda qui ne laisse aucun moment de répit renvoie un faux sentiment de "journée bien remplie", le syndrome du "je suis incontournable" ou "indispensable".
Pourquoi alors réfléchir à "comment gérer un agenda" ? Parce que certaines lois de productivité sont nécessairement affectées dans votre journée de travail. Un simple rendez-vous décalé, voire annulé peut s'avérer une catastrophe.

Agenda surchargé, productivité condamnée

Un agenda rempli, c'est bien. Ou ça donne l'impression d'être quelqu'un d'important, ce qui est sans doute le cas.
En revanche, le remplir à outrance, de 7 h à 19 h, en donnant des rendez-vous tous les 1/4 d'heures comme chez le médecin, c'est loin d'être une bonne idée.

Le rôle d'un agenda, c'est de vous organiser, pas de frôler le burn-out, ni de mettre vos interlocuteurs en rogne parce que vous les mettez en retard ou que vous-même êtes réputé pour être toujours à la bourre ! Mauvais pour votre image...

Comment se sortir de cela ? En planifiant à l'avance les créneaux horaires où vous travaillez et ceux où vous passez en mode "vie privée". Ensuite, imaginez que vous devez faire le point avec vous-même ou avec votre assistante sur la réunion ou le rendez-vous qui vient de se terminer : moment pour relire ses notes ou prendre un café. Ce qui nous amène au point suivant.

Gérer les imprévus en prévoyant du temps libre

Si vous n'avez personne pour gérer votre agenda, prenez soin de vous octroyer des moments pour pallier les imprévus. 

Pour ce faire, dès que possible, il est impératif de prévoir 10 mn de battement entre chaque rendez-vous ou réunion.
Si vous avez gagné du temps sur le précédent événement, tant mieux ! Vous aurez 15 ou 20 mn de plus pour prendre une pause, vous dégourdir les jambes et l'esprit, passer un coup de fil rapide.

Les assistantes ont l'habitude de gérer un ou plusieurs agendas. D'expérience, sachez que ces "petits" moments entre chaque rendez-vous sont une véritable bénédiction parfois. Soit ils permettent d'absorber le retard d'une réunion sans mettre en péril la suivante, soit ils vous permettent de souffler ! Votre productivité augmentera assurément.

Et si vous disiez "non" !

Si vous voulez vous donner du répit, arrêtez de dire "oui" à toutes les demandes de rendez-vous ou de réunions.

Un sondage d'OpinionWay pour le Cabinet Empreinte Humaine a fait ressortir que 48% des réunions sont jugées non productives par les cadres, soit 1/2. Manque de préparation, mauvaise personne au mauvais endroit, au mauvais moment...

​Si on vous invite quelque part, et si vous manquez de temps pour votre travail, réfléchissez-à deux fois. 
Vous pouvez dire "non" et reporter, tout simplement.

Pensez à vous octroyer des moments personnels

Et si vous pensiez à vous bloquer du temps pour vous ? Un agenda bien géré est avant tout organisé aussi pour votre vie privée.
Si vous avez une famille, ne la négligez pas et notez tous les rendez-vous sur un seul et unique agenda.
Vous pouvez imaginer que ce sont des limites imposées pour faire exploser votre productivité !

Pour gérer un agenda correctement, ce n'est pas très compliqué. Vous pouvez en lire plus en lisant mon récent article : Gestion du temps : méthodes d’organisation des tâches et activités

Mais c'est vrai que le travail de gestion du temps de travail et l'organisation d'un ou plusieurs agendas, c'est aussi une tâche que vous pouvez déléguer à quelqu'un dont c'est le métier.

Je veux déléguer la gestion de mon agenda