Comment suivre un tableau de bord de gestion ?

Est-ce que vous seriez capable de conduire votre voiture sans vérifier la jauge d'essence, la vitesse, l'usure ?

Est-ce que vous êtes capable de courir un marathon sans avoir au préalable contrôlé votre état de santé régulièrement, et sur une période donnée ?

C'est la même chose pour la santé de votre entreprise : un tableau de bord, ce sont plusieurs indicateurs à suivre afin d'anticiper les problèmes avant qu'ils ne surgissent, de les corriger avant qu'il ne soit trop tard ! 

Définition

Inutile de réinventer la roue ! Voici une définition qui me plaît, simple et claire : 

"Le tableau de bord n’est pas un outil de contrôle ou un instrument de motivation du personnel. C’est un instrument de comparaison et d’amélioration. Il est un déclencheur d’enquête. Lorsqu'un dysfonctionnement est mis en évidence par rapport aux objectifs fixés, le tableau de bord aide le gestionnaire à identifier les actions correctives adéquates". 
site www.logistiqueconseil.org. 

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Comment créer son tableau de bord ?

Vous le savez, une entreprise n'est pas un jeu de hasard et un tableau de bord permet de rendre les problèmes visibles avant qu'ils ne perturbent le bon fonctionnement de votre entité.

Votre tableau de bord de gestion, qu'est-ce que c'est CONCRÈTEMENT ?

• C'est un outil essentiel de management et d'amélioration : vous contrôlez, oui, mais pour améliorer ce qui doit l'être au niveau des résultats obtenus. Il sera unique parce que chaque entreprise est unique.
• C'est pour le dirigeant un gage de réussite dans le management de l'entreprise. Le suivi du tableau de bord donne une lecture de l'activité passée et des corrections (amélioration des performances) à envisager pour le futur.
• Le tableau de bord responsabilise tous les intervenants en charge de le suivre, de le mettre à jour, de le coordonner avec d'autres personnes.
• Il se compose d'indicateurs (de résultats ou de performance) appelés KPI (Key Performance Indicator). Vous choisirez ceux qui sont le plus adaptés à votre activité. En les surveillant régulièrement, les décisions que vous aurez à prendre seront plus justes, plus précises. Quel que soit le domaine contrôlé, vous pourrez réajuster les écarts.

Il est donc un fait établi, ces indicateurs doivent être : 

• pertinents : ils devront être en lien avec vos objectifs et les problématiques que vous rencontrez.
• fidèles : ils doivent démontrer l'importance de cette problématique. Ne faites pas mentir les chiffres !
• chiffrés, mais pas monétaires : tous les indicateurs ne servent pas à compter des euros, et heureusement ! Ici, il vous faudra comprendre ce qui ne va pas, où cela ne va pas et à quel degré, ce, afin de remédier à votre problématique.
• simples : inutile d'entrer des formules avec des racines carrées ou des cosinus ! L'exploitation doit être facile pour tous. Ceux qui les saisiront, ceux qui les exploiteront, ceux qui les liront !

Vous aurez peut-être aussi besoin d'indicateurs dits "contingents", c'est-à-dire qui répondent à un problème à un moment donné, sans avoir à être suivis obstinément, mais de temps à autre pour contrôler si votre souci du moment s'est amélioré avec les actions mises en place.

Vous saurez  ainsi comment aborder plus facilement les événements majeurs de votre entreprise. Le programme détaillé est en bas de cette page.

Les différents domaines d'indicateurs

Il en existe des centaines et on peut en créer pour tout et n'importe quoi. Quoiqu'il en soit, voici quelques exemples des plus connus : 

• indicateurs de performance commerciaux : nombre de nouveaux clients, nombre de prospects et taux de transformation, taux de fidélité, cycle de vente, nombre de commandes annulées.
• indicateurs de performance pour le SAV : délai de réponse
• indicateurs financiers : délai de paiement clients, ou fournisseur.
• indicateurs RH : turn over, taux de candidatures, 

Avec ces indicateurs, vous rentrerez dans le cercle vertueux de l'amélioration des performances et de la qualité. Vous pourrez réajuster les choses qui ne vont pas : coût, marge nette, organisation du travail, etc.

Par exemple, pour améliorer les critères de recrutement, il faudra calculer le coût d'un salarié par jour.

Vous devrez peut-être suivre l'efficacité de vos démarches publicitaires sur Facebook en comparant les dépenses engagées dans les efforts de communication et le nombre de nouveaux clients que cela a rapporté.

Ou encore, vous prendrez la décision de suivre vos salariés sur un ou plusieurs critères
​pré-définis avant de juger s'ils peuvent recevoir la prime tant attendue.

Conclusion

• La qualité, ce n'est pas une réparation rapide ou temporaire, c'est un processus d'amélioration continue.
• Armand V. FEIGENBAUM (1922-2014) Inventeur du concept de "Total Quality Control", Feigenbaum fut Directeur des Opérations et de la Qualité chez General Electric. Il considère que les statistiques ne doivent représenter qu'une petite partie du système de management.

La méthode est simple pour débuter votre tableau de bord : 

• Lister vos indicateurs clés, les suivre et les faire évoluer
• Suivre des informations simples et pertinentes
• Définir la périodicité de suivi et de restitution
• Mettre à jour, peaufiner
• PARTAGER à tous les collaborateurs, et les inciter à les suivre eux-mêmes lorsque c'est possible.

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Programme  
Indicateur 1 - Indicateur commercial : le taux de transformation
Indicateur 2 - Indicateur RH : le turn-over
Indicateur 3 - Indicateur d'exploitation : le taux de rotation de stock

« Dans la plupart des entreprises les managers à chaque niveau sont évalués sur la réalisation des objectifs de leur service. Tels sont les indicateurs – habituellement financiers – définis par les cadres dirigeants lorsqu'ils essayent d'utiliser au maximum les ressources et de "comptrôler" l'entreprise. (…) Au lieu de développer des indicateurs complexes, demandez aux gestionnaires de flux de valeur comment ils amélioreront les processus créateurs de valeur qu'ils supervisent. Si les managers se concentrent sur leurs processus, les indicateurs de performance seront au vert ; mais si les managers se concentrent sur leurs indicateurs, le processus ne s'améliorera probablement jamais."
Jim Womack - Lettre du Lean Enterprise Institute du 21 novembre 2006

Bibliographie

lwp12.pdf
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https://openflex.cloud/fr/ : ici vous pouvez si vous le souhaitez obtenir des logiciels dédiés sur certains domaines pour suivre de façon professionnelle certaines de vos actions de performance.

http://www.logistiqueconseil.org/Articles/Logistique/Etapes-tableau-de-bord.htm : super site très détaillé et rempli d'exemples, pour ceux d'entre vous qui souhaitent rentrer dans les détails et le vif du sujet.

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