|
ASSISTANTE DE GESTION ADMINISTRATIVE
Je livre ici les informations du secrétariat indépendant pour tous les dirigeants |
|
Conseils faciles pour organiser son bureau
Il existe un ordre neurologique dans l’organisation au travail : en général, on met à gauche ce qu’il y a « à faire », puis une fois les tâches réalisées, elles passent à droite. Cela facilite la réflexion et la concentration.
Propreté, ordre et clarté font partie d’un concept tout droit issu de la philosophie du Feng Shui. Son principe est simple : une pensée ordonnée ne peut naître que d’un environnement ordonné. On supprime donc les objets inutiles, les objets cassés, on élimine la poussière régulièrement, on ne laisse pas traîner ses tasses vides, on jette tout ce qu'on peut, dès que c'est possible. Dans l’idée, voici déjà quelques conseils pour commencer le désencombrement de votre espace de travail. Désencombrer son espace de travail
1- Trier son environnement !
Une pièce ou un bureau encombré ? On enlève tout !
En somme, pour commencer le tri, on a surtout besoin d’une poubelle à disposition, outil indispensable de l’ordre ! 
2- Garder les objets utiles à portée de main
Vous avez maintenant sélectionné vos stylos les plus performants.
Ajoutez un cahier ou un carnet de notes dans le coin, des posts-it. Inutile de croire que le « tout numérique » pour la prise de notes vous sauvera ! C’est entièrement utopique. 3- Créer votre espace de bureau
Une fois que tout est dégagé, trié, jeté, vous y verrez déjà plus clair.
Organisez votre espace de travail à votre goût : le PC au centre, le téléphone à droite ou à gauche, à vous de voir, votre super pot à crayons, une lampe si besoin. Nous en reparlerons un peu plus loin. 4- Instaurer une routine
Le travail que je propose ci-dessus doit être fait régulièrement pour ne pas décourager.
Ainsi, chez Secrétariat Excellence, rangement, classement et nettoyage du vendredi (je travaille à domicile) signifient un repos du week-end bien mérité ! 5- Une poubelle à vos côtés, toujours vous aurez !
Vous avez compris le principe : n’ayez pas peur de jeter. Chez certains, cela peut être une vraie pathologie, mais cet aspect-là est pourtant fondamental.
6- Le rangement à la mode Japonaise
Ceux et celles qui ont l'habitude de me lire le savent : j'apprécie beaucoup certaines méthodes ou philosophies Japonaises.
Les Japonais sont les rois de l’ordre et du rangement. La philosophie du Feng-Shui débute par là. Il existe également un modèle sur lequel s’appuient les plus grandes entreprises : la méthode des 5 S, utilisée notamment dans les entreprises Kaizen. 
Dater, étiqueter, classer
Vous pouvez maintenant devenir opérationnel avec de simples outils ou méthodes de classement.
7- Trouver mon dossier "urgent"
Pas 36 solutions : vous avez trié, maintenant il faut classer, voire archiver.
Les méthodes efficaces sont les plus simples. Trouvez le système de classement qui vous va le mieux : des pochettes plastiques, des classeurs, des corbeilles courriers, des chemises, des sous-chemises. Libre à vous ! On peut garder les « vieux » dossiers dans des boîtes d’archives, mais je vous conseille de maximiser l’archivage numérique (Google Drive, One Drive, Dropbox…). Même si ce n’est pas écolo à 100 %, ce sera toujours plus « propre » que le papier et plus facile à gérer. Petite astuce à retenir : pas de classement « empilé », mais uniquement vertical, lisible et facile d'accès. 8- Organiser
Jouez avec les couleurs, les étiquetages Dymo, les corbeilles.
Une fois que vous avez trié le « à faire », vous pouvez soit décider de le mettre dans une corbeille prioritaire, soit dans un trieur, par thème, date d’échéance, ou encore, niveau d’urgence. 9- Empiler pour désempiler
C’est désopilant ! Mais pour mieux trier, il faut faire et refaire des piles de tri : « à faire », « à classer ou jeter », « je ne sais pas ». C’est cette dernière sur laquelle il faut vous repencher. Refaites l’exercice uniquement avec celle-ci. Petit à petit, vous allez la vider sans vous en rendre compte.
10- Utiliser les corbeilles de tri
Personnellement, je travaille avec 3 corbeilles courrier :
Pensez à gérer la corbeille n°3 tous les vendredis. Il ne faut surtout pas qu'elle explose ! 
Idées pour booster son espace de bureau
Je n’ai pas évoqué l'aspect informatique du classement mais bien entendu, ce que vous faites avec le papier, il faut le faire avec votre bureau « virtuel », à savoir, votre PC… J'en parle dans les articles proposés plus haut. Mais surtout, rangez, classez, faites des dossiers et des sous-dossiers, sur votre PC ou sur vos « clouds ». Enfin, nettoyez et triez votre messagerie au quotidien ! 
Vous pouvez maintenant faire en sorte de vous « sentir chez vous ». Les espaces de co- working l’ont bien compris : un environnement sain et agréable est propice à la concentration ou au travail détendu. Si le "zen" est à la mode et l'hyper-organisation, un incontournable, rassurez-vous. Le rangement est perçu différemment en fonction des types de personnalités : profil créatif rêveur, cerveau droit et comptable qui utilise son cerveau gauche = conception différente du rangement de l'espace de travail. Ne culpabilisez donc pas si votre bureau est plus en désordre que celui du voisin.
Vous travaillez à domicile ? Soit vous avez la chance d’avoir un espace dédié, soit pas. Dans le premier cas, c’est très facile de créer un espace de bureau à son image. Dans le deuxième, que ce soit à la maison ou pas, il est plus compliqué d'imposer ses idées ou de décorer. Enfin, est-ce qu’on peut s’autoriser à la « désorganisation » sans craindre l’effondrement du système ? Oui, si l’on en croit « A perfect mess ; the hidden benefits of disorder », par Eric Abrahamson et David H. Freedman. Le désordre peut être aussi un atout, les placards remplis, les bureaux encombrés et une organisation aléatoire peuvent aussi rendre le monde meilleur ! Donc, ne vous inquiétez pas si vous ne vous sentez pas l’âme d’un fou du rangement ou de la propreté immaculée. Un minimum suffit. Le conseil en organisation de bureau peut se prendre chez ceux dont c'est le métier. C'est un compromis tout à fait possible : l’organisation des papiers, des classeurs et autres dossiers numériques, le rangement global, tout cela peut être délégué. Désencombrer, organiser ses affaires à portée de mains, hiérarchiser ses dossiers informatiques, régler la luminosité de la pièce, de l’écran du PC, et enfin… personnaliser pour travailler dans un espace bien à vous. Je vous ai mis des photos pour terminer. Elles pourront vous inspirer, vous donner des idées, vous faire rêver. Au milieu, il y a mon bureau, à vous de deviner lequel ! Voilà qui pourrait vous aider à y voir plus clair. Alors, à vos cartons !
Des commentaires, des questions, des suggestions ? N'hésitez pas ! C'est ici.
Vous avez aimé ? Likez et partagez sans modération !
0 Commentaires
Laisser une réponse. |
|
Flux RSS