Utiliser la messagerie GMAIL : 3 fondamentaux de base pour démarrer

Boîte de réception GMAIL

GMAIL ou "Google Mail" est une messagerie électronique gratuite qui compte plus de 1.5 Milliard d'utilisateurs (source Google, 10/2018).
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Moderne et résolument "Android", son système intuitif est à la portée de tous. 

Repères pratiques pour débutants...

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Présentation de la messagerie GMAIL

La messagerie GMAIL a été créée en 2004 par Google. De nos jours, c'est la messagerie qui offre le plus de fonctionnalités possibles, d'où son aspect un peu "chargé", en mode "onglets". On s'y fait très vite !

Axée pour une utilisation "tactile" sur Android, il est nécessaire d'ouvrir un compte Gmail pour en utiliser toutes les fonctionnalités à 100%.

L'avantage évident de cette double facette PC/ANDROID, c'est la synchronisation instantanée d'un appareil à l'autre, puisque vous créez un compte principal avec une adresse mail, puis autant de comptes rattachés que vous le souhaitez. Même si les concurrents de messagerie offrent depuis cette possibilité, GMAIL en a été le pionnier : on pouvait commencer un mail sur son PC, le laisser en mode brouillon, prendre l'avion et finir le mail depuis son portable à l'autre bout du monde.

Pour ma part, j'ai créé trois adresses GMAIL : une personnelle, une professionnelle (info@secretariatexcellence.fr), une pour les newsletters auxquelles je suis abonnée mais qui ne m'intéressent pas plus que cela, pour éviter d'encombrer mes boîtes de réception inutilement.

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Panneau de gestion de la boite de réception GMAIL

Les prérequis à connaître pour démarrer simplement sur GMAIL sont clairement exposés sur la page d'accueil :
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• Le panneau de gestion des mails est à gauche.
  
• Tous les items que vous y voyez (messages suivis, en attente, etc), vous permettent de déplacer et classer vos messages en fonction de votre organisation ou vos priorités.
• Ainsi, vous pouvez mettre un message en attente selon la durée de votre choix. Il se déplacera automatiquement dans le libellé "en attente" jusqu'à la date et heure choisies. Une fonction annulation est bien entendu à votre disposition si vous changez d'avis. Exemple dans la vidéo :

• À la création d'un compte, certaines options sont préformatées par Google, notamment les onglets "réseaux sociaux". Cela peut se présenter ainsi : 

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Les onglets sont en haut : "principale" (là où vos mails tomberont), réseaux sociaux, promotions, notifications et forums. 

• Si vous n'en trouvez pas l'utilité, décochez-les pour alléger votre page d'accueil de messagerie GMAIL. Pour cela, suivez la vidéo "Décocher les options".

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​Comment faire des « dossiers » dans GMAIL ?

​Dans la messagerie GMAIL, la première différence avec d'autres messageries, c'est qu'on ne parle pas de "Dossiers", mais de "Libellés".

Ainsi, si vous souhaitez créer un dossier pour classer tous vos mails "Clients", cliquez sur "Créer un libellé", à gauche, tout en bas de la liste.

Une boite de dialogue s'ouvre et il ne vous reste plus qu'à écrire "Clients". Maintenant, vous constatez que ce "libellé" se trouve dans votre panneau de gestion à gauche.

Mais ce n'est pas tout.

Si vous voulez dispatcher les mails des dossiers par nom de client, rien de plus simple !
Refaites la même opération qu'au-dessus : création de libellé, nom du libellé (donc, ici, du client), puis juste en dessous de la boîte de dialogue, vous voyez une case à cocher "imbriquer le libellé sous".  Cochez-la et choisissez le dossier "parent" dans lequel vous voulez que votre nouveau dossier soit classé.

Et voilà !

Enfin presque. Encore une méthode sympathique pour les personnes, qui comme moi, sont assez "visuelles" : l'utilisation des couleurs pour vos libellés.

Suivez la vidéo pour un exemple concret.

Dans un prochain article, je vous guiderai pour savoir comment joindre un fichier à un mail, programmer l'envoi d'un message et créer un message d'absence.

Avez-vous des points précis que vous souhaiteriez aborder ? Des astuces à partager ? Écrivez-moi dans les commentaires ou en privé.

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