Un assistant virtuel, c'est quoi ?

Un assistant virtuel freelance, qu'est-ce que c'est ? C'est un responsable de la gestion administrative qui travaille à son compte. Il peut faire énormément de tâches à distance ou sur site pour vous éviter d’avoir à embaucher, par exemple.

Je ne le répéterai jamais assez : on ne fait bien que ce que l'on fait souvent, mais aussi, ce que l'on sait faire ! A chacun son métier.

Pour vous qui êtes chef de TPE ou PME, indépendant, ou de profession libérale, voici un panorama de l’assistance administrative à distance dont vous ne devriez plus vous passer.

Une aide pas si virtuelle que ça !

Un assistant virtuel freelance (en anglais "virtual assistant), n'a de virtuel que le fait de pouvoir travailler à distance. 

C'est avant tout un professionnel indépendant très qualifié qui vous fournira (à distance quand c'est possible) :
 

• Des services de soutien administratif,
• De comptabilité : factures, devis, commandes, notes de frais (dans certaines limites strictement réglementées),
• La prise en main technique de vos outils bureautiques,
• La gestion de vos appels téléphoniques
• Le suivi de vos courriers administratifs, de vos mails ou agendas,
• Etc.

 
Le panel de connaissances d’un assistant virtuel, ou secrétaire indépendant, est très polyvalent. Il inclut des compétences en créativité, informatique, rédactionnel, organisationnel. C’est un homme ou une femme-orchestre du suivi administratif, le domaine du secrétariat étant très large.
 
La plupart de ces professionnels de l’administratif ont été salariés en tant que secrétaire de direction, assistant manager, secrétaire administrative et commerciale, assistant juridique, etc.
 
Ce sont des collaborateurs pour qui le métier de secrétaire n’a plus de secrets. Ils maîtrisent les outils informatiques, savent s’occuper de l’archivage et du suivi des dossiers, prendre en charge vos tableaux de bord…
 
En optant pour le travail à distance, ce chef d’entreprise spécialiste de l’assistanat vous permet l’externalisation de tâches qui n’ont pas besoin d’être traitées sur place. Déléguer, c’est une décision très pro pour un manager.

Faire appel à votre assistant virtuel ici

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Est-ce que j’ai besoin d’un assistant virtuel ?

Vous êtes-vous déjà demandé : 

• "Comment vais-je me sortir de ce tas de dossiers ?",
• "Qui va bien pouvoir m'aider pour créer mes comptes informatiques ? »
• « Comment mieux m'organiser ?".

Vous avez sans doute besoin d'un assistant administratif. Mais vous :

• N'avez pas un volume de travail suffisant pour embaucher,
• Ne pouvez pas payer de charges sociales pour un employé à temps plein,
• Ne disposez pas des logiciels / équipements de bureau nécessaires à la gestion de votre entreprise,
• N’avez pas d’espace suffisant dans votre entreprise,

Alors, un assistant administratif virtuel pourra pourvoir à vos besoins.
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Vous l’avez vu : de nombreux domaines peuvent être couverts par l'expertise d'une assistante administrative indépendante virtuelle.

​En tant que professionnel de l'administration, notre assistance va apporter des compétences et services appropriés de façon quasi immédiate aux entrepreneurs et chefs d'entreprises trop occupés.

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Les avantages de travailler avec un assistant virtuel

Vous avez réfléchi et maintenant, vous vous demandez : "est-ce qu'un assistant virtuel indépendant est fait pour moi ?".

La réponse est "oui", certainement. Toutefois, les différentes façons dont un assistant indépendant peut vous aider, vous et votre entreprise, sont aussi variées et uniques que les assistants eux-mêmes.

Pour vous aider à vous y retrouver, l'activité de Secrétariat Excellence regroupe plusieurs grands domaines que je vous invite à découvrir en cliquant ici.

Voici cependant quelques avantages que je vous propose de retenir en priorité : 

1. Connaître votre entreprise : en travaillant avec vous régulièrement, cela permet de connaître de fond en comble votre société, au même titre qu'un salarié ou vous-même.​
2. Vous permettre de « briller » : en confiant votre prochaine présentation à un assistant virtuel, pour peu de frais, vous bénéficierez d'une présentation professionnelle raffinée qui saura captiver votre public et promouvoir tous vos produits et services.
3. Vous donner un avantage professionnel : un assistant virtuel peut jouer un rôle clé dans la correction, l'édition et la frappe de toute votre correspondance, plaidoiries, manuscrits, etc., redonnant une image plus professionnelle à toutes vos communications professionnelles.
4. Vous faire économiser sur l'espace de travail : pas de locaux supplémentaires pour votre assistant, puisqu'en tant qu'indépendant, son poste de travail se situe à domicile à 80 % du temps, voire à 100 % ! 
5. Vous faire économiser en salaire : le contrat que vous signerez ne sera ni un CDD, ni un CDI, ni un contrat intérimaire. Il s'agit d'un contrat de prestation de service et point à la ligne. 
6. Vous faire retrouver une organisation de travail saine : nous pouvons planifier vos rendez-vous, gérer vos mails et votre calendrier, faciliter la gestion de votre entreprise (suivi d'indicateurs par exemple).
7. Vous faire payer un prix A-BOR-DABLE ! : parce que notre rôle est de travailler "au besoin", et uniquement quand vous en avez besoin, ponctuellement ou de façon régulière, nous pouvons vous faire gagner de l'argent.

En effet, nos clients ne paient que pour le travail effectué et sans charges sociales. Il n'y a pas de congés à planifier, pas de frais de formation, d'équipement ou de fournitures, ou d'achat de matériel. Un tarif, sans coefficient de majoration (voir les sociétés d'intérim), et c'est tout !

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En un court résumé, un assistant virtuel indépendant, c’est…

Gain de temps
Expertise
Confidentialité
Conseils
Durée
Pas besoin de local
Pas besoin de matériel
Non salarié
Liberté d'esprit

Confier une partie de vos tâches administratives ou web à un micro-entrepreneur, spécialiste du secrétariat, c’est libérer vos pensées de dizaines de petites choses qui, mises bout à bout, représentent beaucoup.

Vous vous allégez pour mieux vous concentrer sur les tâches demandant votre propre expertise.

Votre assistante de gestion administrative indépendante vous soulagera des contraintes administratives chronophages. Elle deviendra alors votre « deuxième cerveau ».

Avec le temps, votre secrétaire à distance vous connaîtra de mieux en mieux. Elle parviendra même à anticiper certains de vos questionnements ou besoins.

Elle peut devenir un véritable partenaire de votre entreprise dont vous ne pourrez plus vous passer et qui vous fera gagner du temps.

Les secrétaires indépendantes sont essentielles pour répondre aux besoins des petites entreprises comme des directions de multinationales !
 
Alors pourquoi attendre ? 

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