5 conseils pour travailler avec une secrétaire administrative indépendante

21/4/2020

Managers, entrepreneurs, recruteurs : bien travailler avec une secrétaire administrative indépendante (ou freelance), c'est apprendre à communiquer avec une professionnelle de la gestion d'entreprise et se rappeler qu'elle n'est pas une salariée.

La dimension entrepreneuriale d'une assistante indépendante est un atout majeur pour vous accompagner dans vos prises de décision.

5 conseils pour travailler avec une secrétaire administrative indépendante

1 - Fixer des règles de fonctionnement

Un contrat de prestation peut être rédigé entre votre secrétaire administrative freelance et vous pour encadrer les bases de votre collaboration :

Les priorités,
Le volume de travail,
Le tarif,
Vos préférences d'organisation et l'ajustement avec son emploi du temps.

C'est une base de travail mais que vous avez probablement l'habitude de faire avec n'importe quel autre prestataire de votre environnement de travail.

2 - L'intégrer dans votre "team"

Petit rappel : une secrétaire administrative indépendante n'est pas une salariée.

A ce titre, vous ne pourrez ni lui donner d'ordres, ni lui imposer horaires de travail ou présence à "son poste" quand vous le souhaitez, d'où l'importance de cerner votre organisation selon le point précédent.

Toutefois, elle doit faire partie de votre équipe et devenir une partenaire à part entière pour coller à vos besoins au plus près.

Instaurez un climat de confiance mutuelle,
Ne cachez rien qui pourrait nuire à la qualité de son travail pour vous,
Incluez-la dans vos réunions d'équipes à distance.

Au fil du temps, selon la durée de votre contrat, vous gagnerez en confiance et vous vous reposerez parfois entièrement sur son professionnalisme pour des tâches qui vous prenaient auparavant trop de temps.

3 - Sachez dire "merci"

Tout le monde a besoin de reconnaissance.

Le métier d'assistante freelance peut être assez ingrat. Exercé à distance et souvent dans l'anonymat de nos domiciles, les clients peuvent ignorer assez facilement le travail que cela demande.

Dans les moments plus compliqués, remercier vos partenaires habituels de l'aide qu'ils vous ont apporté semble naturel. Pensez donc à inclure votre assistante indépendante et valorisez-la :

Auprès de votre réseau professionnel, clients, fournisseurs,
En émettant des recommandations en ligne sur son site internet, les réseaux sociaux,
En postant des témoignages qui feront d'excellentes études de cas pour elle.

4 - Fixer un point de rencontre régulier

Tout comme vous devriez le faire avec une assistante salariée, les points à date réguliers doivent être posés, surtout si certaines tâches impliquent une durée de contrat assez longue.

Par mail, par téléphone, par messagerie instantanée, planifiez un temps dédié.
Pour revoir les problèmes éventuels, réajuster certains délais, répondre à des interrogations de part et d'autre.
Pour simplement confirmer que tout va bien et se conforter dans l'idée que c'était un très bon choix de travailler avec une assistante indépendante !

5 - Revoir votre contrat

Vous avez maintenant 100 % confiance dans le travail rendu par votre secrétaire administrative freelance.

Vous l'avez retenue pour certaines activités mais savez-vous vraiment tout ce qu'elle pourrait faire pour vous ?

Revoyez avec elle son socle de compétences,
Étudiez de plus près les activités que vous pourriez lui confier en plus.
Fixez un nouveau contrat et renforcez votre partenariat.

En effet, vous avez peut-être démarré pour des prestations de gestion de mails, de classement, d'agenda.

Qui sait si vous ne pourriez pas lui confier la gestion de vos indicateurs, la saisie de vos contacts, les relances de vos impayés ?

Travailler en toute confiance avec une assistante administrative freelance, c'est s'assurer de compétences affirmées dans la gestion, c'est trouver un excellent compromis entre professionnalisme et rentabilité (pas de salariat, pas de charges).

Il est important de penser à cette solution dès maintenant pour reprendre les rênes de votre entreprise "le jour d'après", avec le plus d'efficacité possible.

Ce ne sera pas un "sacrifice" mais un investissement sûr, durable, et parfaitement maîtrisé.

Avez-vous déjà pensé à ce mode de partenariat pour votre société ?
L'idée vous semble-t-elle réalisable ? Avez-vous certaines croyances à ce sujet ?
N'hésitez pas à me faire part de vos remarques.

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