5 choses qu'une secrétaire indépendante peut faire pour vous !

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​Oui, tout le monde rêve de travailler seul, en toute indépendance, à domicile, en télétravail, bref en toute liberté !

C'est une chance que nous avons, nous, les freelances du numérique ou des métiers fortement informatisés.

La technologie nous permet de travailler pour vous, depuis notre domicile, et ce choix a été fait pour tout un tas de raisons toutes plus motivées les unes que les autres. 
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Voyons ensemble 5 idées d'activités à distance que Secrétariat Excellence peut organiser pour vous.

1- La gestion d'agenda 
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Prenons un agenda que tout le monde (ou presque) utilise ou connaît : Gmail.

Vous pouvez vous retrouver confronté à quelques situations particulières avec votre agenda : 

1. vous voulez donner un accès à un utilisateur en particulier juste en lecture,
2. vous aimeriez utiliser un agenda à plusieurs (la famille, pourquoi pas ?),
3. vous souhaitez DE-LE-GUER car vous n'y arrivez plus tout seul !

Et bien, rien de plus facile ! Vous pourrez partager, déléguer, à une ou plusieurs personnes, simplement en ajoutant leur adresse mail et en autorisant ce que VOUS aurez choisi qu'elle(s) fasse(nt).

Depuis son profil, si la personne utilise GMAIL également, l'agenda en question s'affichera dans la partie gauche de sa page et il lui suffira de cliquer dessus pour y avoir accès et/ou modifier ou créer des événements selon les droits qu'on lui aura octroyés.

Avantages : délégation = temps gagné pour votre cœur de métier = gain d'argent = vous respirez enfin !

Risques : partager un agenda Google avec quelqu'un qui n'en n'a pas, c'est possible. MAIS !! Il vous faut pour cela rendre votre agenda "public". 

Vous avez bien entendu d'autres agendas, dont un des plus connus également : OUTLOOK. Les fonctionnalités de partage et de délégation existent également, il suffit d'accéder aux rubriques d'aide pour en refaire le chemin pas à pas. 

Vous l'aurez compris : ne vous freinez pas par méconnaissance de l'utilisation des agendas et déléguez. Vous pouvez le faire non seulement dans votre structure, mais encore et surtout pour les entrepreneurs solos, chez une secrétaire indépendante qui peut travailler ainsi à distance.
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A lire aussi : ​https://www.secretariatexcellence.fr/blog/guide-et-solution-pour-un-agenda-parfait

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2- Gestion des mails
C'est bien connu, le mail est au courrier postal ce que le téléphone portable est au téléphone filaire à l'ancienne : un outil amélioré qui est devenu un mangeur de temps exponentiel et dont on ne peut absolument plus se passer !

Tout comme les agendas, notez que vous pouvez aussi déléguer la gestion de votre boîte de réception. Donc, pas de problème pour le travail à distance. 

Que peut-on faire pour vous aider ?

Les créateurs de messageries ont créé tout un tas d'outils permettant l'automatisation de certaines tâches d'un seul clic :

• Tri : classement, 
• Traitement : selon le choix du client, et en concertation avec ce dernier, certains mails peuvent être traités par votre secrétaire à distance ; elle peut aussi créer des réponses automatiques, personnalisées.
• Classement : sachez que votre secrétaire indépendante, en tout cas Secrétariat Excellence, ne jettera jamais un mail arrivé sur votre messagerie, même s'il a été traité. L'idéal : créer un dossier "traité par....". Vous, le client, en ferez ensuite ce que vous voulez.

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3- Dactylographie

Qui l'eut crû ? Cette activité totalement caricaturale de la secrétaire n'en demeure pas moins indispensable, et l'outil informatique n'a pas diminué les besoins, bien au contraire !

Je rappelle qu'il s'agit d'une technique d'utilisation des claviers et qu'une vraie professionnelle utilisera ses dix doigts (pas 2 comme vous) et ne regardera jamais son clavier.

La vitesse de frappe (calculée au nombre de mots SANS faute ou erreur de touche) est un critère d'évaluation chez les dactylos. Par exemple, j'ai été personnellement chronométrée à 42 mots/mn, mon record, sur une machine électrique... 

Qui peut avoir besoin d'une secrétaire indépendante "dactylographe" ? 

• Des professions où les textes sont longs, obligatoires, récurrents, sensiblement répétitifs : avocats, juristes, notaires, éditeurs de romans, etc...
• Des Comités d'Entreprises : une secrétaire indépendante peut se déplacer une fois par mois pour une réunion et retranscrire la réunion en deux temps, trois mouvements.
• Des écoles qui ont besoin de retranscrire des thèses/mémoires pour leurs étudiants, des cours.
• Des sociétés pour assurer PV de réunions, mise à jour des textes des sites internet, ou Facebook.
• Toute structure nécessitant la saisie de courriers types qui peuvent être envoyés par votre secrétaire indépendante préférée, par voie postale (par exemple).

​Peut-être avez-vous d'autres idées ? N'hésitez pas à m'en faire part !

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J'ai d'autres idées

4- Saisie de données

Un peu plus classique comme activité, mais tellement chronophage !

• Vous avez une base de données clients à remettre à jour ? Ou votre base produits ?
• Des chiffres à saisir au kilomètre dans un tableur à des fins statistiques ?

En deux lignes, je vous ai proposé des heures de travail que vous n'aurez pas ou plus à faire !

5- Téléphone

Pendant que vous êtes au téléphone (cet outil magiquement chronophage), vous ne faites rien d'autre... Certaines tâches peuvent être déléguées à une secrétaire indépendante : 

Relancer vos clients :
Après avoir contrôlé les factures et listé celles qui présentent des retards de paiement, votre secrétaire passera les appels auprès de vos créanciers. Elle pourra en outre en assurer le suivi a posteriori.

Réceptionner vos appels :
Vous êtes en clientèle, en réunion toute une matinée, sur un chantier, que sais-je ? Votre téléphone n'arrête pas de sonner.

Pourquoi ne pas penser au transfert d'appel ?
La prise des messages se fera via votre numéro mais sera dévié sur le téléphone de votre prestataire assistante.

Elle pourra même, si vous avez opté pour la solution proposée en point 1 de cet article, prendre les rendez-vous urgents dont vous lui aurez fait part ! 

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Alors ?
​Convaincus par l'une de ces solutions ou plusieurs ?
Comment ne pas y réfléchir ?
​Si d'autres idées vous viennent à l'esprit, vous savez comment faire pour me joindre ==>

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