Assistante administrative indépendante ou secretaire freelance ?
Les secrétaires sont des personnes formées à la gestion administrative avec souvent une ou deux spécialités.
Par exemple, je suis moi-même assistante de direction avec une spécialisation en organisation et gestion de projets, puis une autre en rédaction de contenus web. Une secrétaire indépendante possède majoritairement un BAC +2 (47%), ou un CAP/BEP/ BAC (26%), ou encore un BAC +3 et plus (24%). Pour exercer le métier de secrétaire indépendant, mieux vaut être diplômé : bac pro, voire BTS assistant de gestion PME/PMI, par exemple. Il existe des personnes « qui se lancent » sans formation préalable (1%), ou avec un niveau bac. L’expérience professionnelle compte aussi beaucoup : le nombre d’années d’ancienneté dans la fonction chez les indépendants peut varier de rien à…. 30 ans ! La dénomination classique pour un travailleur freelance dans le secrétariat, c’est : secrétaire indépendant. Toutefois, derrière ce terme basique se cache une multitude de compétences. Polyvalente (ou « polyvalent » pour les 1% environ d’hommes présents dans la fonction), outre les tâches administratives courantes, un(e) secrétaire peut prendre en charge la gestion :
Derrière le terme « secrétaire indépendant », vous pourrez avoir à affaire à plusieurs professionnels aux niveaux de formation et d’expérience différents :
Tout dépend de ce dont vous avez besoin comme prise en charge et ce que « vend » votre prestataire. Le niveau « assistante de direction » vous assurera plus que de la simple gestion d’appels téléphoniques, par exemple. Bénéfices d'une secretaire freelance
Pourquoi une secrétaire indépendante ? Le tout premier bénéfice, c’est son coût, sans aucunes charges salariales, ni arrêt maladie, ni local à prévoir sur site (le travail à distance est très facile à organiser sur certaines tâches), ni de licences informatiques supplémentaires à acheter (c’est le freelance qui les paye déjà), etc…
Le travail administratif en gestion d’entreprise est un socle indispensable, mais un des plus chronophages. Toutes les personnes qui occupent le poste de secrétaire vous le diront : sans un minimum d’organisation, impossible de faire avancer les dossiers, appeler les clients au bon moment, rédiger les comptes-rendus dans les temps, préparer les réunions à l’avance, etc. Ces qualités, une secrétaire (ou « un ») de confiance vous en fera bénéficier. Les secrétaire indépendantes sont donc disponibles pour assurer votre gestion du secrétariat.
Secrétaire ou assistante, c’est un poste clé dans une entreprise. Deux options se présentent :
Dans un cas comme dans l’autre, arrive le jour où cela ne suffit plus. Une surcharge de travail occasionnelle ou au long cours, et votre assistante habituelle ne parvient plus à respirer ! Vous voulez un burn-out ? Le travail avec une assistante à distance peut alors très bien s’envisager. Vous n’avez plus qu’à chercher une secrétaire indépendante et vous organisez la répartition des tâches avec votre salarié administratif déjà en poste. Si vous cherchez à respirer vous-même parce que vous faites tout, tout seul, la solution est là aussi radicale : un prestataire de la gestion administrative va vous sauver ! Vous allez pouvoir enfin déléguer :
Rien ne peut être plus facile : un freelance est un prestataire de services. Il vous suffit de l’appeler, de rédiger un cahier des charges, de recevoir un devis, de l’accepter et… de commencer la prestation ponctuelle, ou au long cours. Enfin, last but not least, le télétravail tant demandé depuis le début de la pandémie est une habitude de travail pour les assistantes virtuelles ou à distance. 
Rédactrice web : une spécialité rare pour une secretaire freelance
Les assistants administratifs, ou de direction, ou RH, etc… peu importe comment vous les appelez, ont souvent une ou plusieurs spécialités.
Dans notre formation de base, une bonne maîtrise de la communication écrite est exigée : orthographe, grammaire, syntaxe, sont des domaines qui ne sont surtout pas en option, bien au contraire ! La maîtrise de la langue française (au moins, car l’anglais est souvent notre deuxième langue) pour la communication écrite et orale est un atout majeur et une recommandation sine qua non dans notre métier. Il en va de même pour les qualités rédactionnelles. La rédaction est une des branches incontournables du métier pour différentes activités et les secrétaires sont souvent amenées à écrire d’autres choses que des comptes-rendus :
Comme vous l’aurez remarqué, la gestion administrative dérive souvent vers les outils informatiques, les NTIC (nouvelles technologies de l'information et de la communication) et le digital, qui sont devenus les incontournables de notre métier. Certains patrons nous sont reconnaissants de les libérer de ce fardeau ! D’autres partagent leurs nouvelles applications avec nous. Quand on aime écrire, quand on sait utiliser l’informatique et que l’on s’intéresse à tout ce qui tourne autour de la recherche optimisée de l’écriture pour le web, le pas est vite fait. D’un clavier à internet, c’est une nouvelle dimension passionnante que j’ai associée à mon métier d’assistante :
Cette double casquette me plaît énormément et elle me permet d’allier l’utile à l’agréable dans un métier qu’on disait disparaître avec l’essor des outils bureautiques. Secrétariat indépendant virtuel : solution des chefs d’entreprise avisés
Vous avez compris qu’un indépendant administratif vous coûtera moins cher qu’un salarié. Certes, il vous faut passer par la case « confiance », mais une fois que c’est gagné, le partenariat peut s’éterniser aussi longtemps que les deux parties le souhaitent.
Un contrat de prestation de services est soit reconduit tacitement, soit se termine sur une période précisée au préalable. Si cela ne va pas ? On arrête tout ! On se dit pourquoi avant, puis en envisage une rupture. Le préavis ? Cela n’existe pas en mode freelance. On se parle et on s’organise au mieux. Quand vous avez besoin d’une hôtesse pour une manifestation annuelle (vivement la fin du COVID !), vous faites appel à un prestataire qui va vous envoyer quelqu’un quelques heures ? Avec une secrétaire indépendante, c’est exactement la même chose. Je pourrais ajouter ici que les contrats qui fonctionnent sur le long terme sont encore 10 fois plus judicieux : la confiance s’est installée, et votre prestataire vous connaîtra sur le bout des doigts. Ses absences ? On organise tout avant, au pire, dans notre réseau professionnel, on sait trouver la perle rare qui pourra nous remplacer sur une très courte période. La confidentialité ? C’est une clause du métier mais aussi des prestataires, incluse dans le contrat de prestations. La qualité, le sérieux, les connaissances, l’expertise ? Comment juger tout cela ? Un rendez-vous, un CV, un appel téléphonique, une visio, que sais-je ? Vous devrez vous faire simplement à l’idée que vous ne gérez ni les horaires, ni les dates de travail de votre prestataire. Ce n’est ni un CDD, ni de l’intérim, et il faut absolument vous éviter d’être dans le cadre du salariat déguisé. La gestion des entreprises est complexe et un des moyens les plus sûrs de vous accompagner est de partager vos soucis administratifs avec un prestataire qui deviendra un collaborateur à part entière de votre équipe, voire un véritable bras-droit. Pour en savoir encore un peu plus...
Ebook "L'essentiel du Secrétariat Indépendant" : Guide complet pour les entrepreneurs désireux d'en savoir plus sur ce mode de fonctionnement.
Ebook "Devenir travailleur indépendant dans le secrétariat" : Guide complet pour les futurs travailleurs indépendants qui veulent se lancer ou encore, pour les chefs d'entreprises désireux de connaître les modalités de fonctionnement.
Pensez-vous avoir besoin d’un secrétaire indépendant dans le 95 ?
Hésitez-vous encore à faire appel à ce type de services ? Si vous avez des questions ou des commentaires ? N'hésitez pas à les partager en laissant vos remarques ci-dessous ou en me contactant. Je peux vous aider à vous décharger des tâches chronophages ou celles que vous ne maîtrisez pas assez et vous empêchent de progresser ou développer votre entreprise. Partagez, likez, twittez !
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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