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ASSISTANTE DE GESTION ADMINISTRATIVE
Je livre ici les informations du secrétariat indépendant pour tous les dirigeants |
Je me suis étonnée moi-même au cours de ma carrière à apprendre à les aimer, les analyser, en tirer des explications concrètes. Les statistiques sont une source d'informations rapide et sûre.
Peut-on faire dire ce qu'on veut aux chiffres ? A vous de voir ! Savoir jongler avec les chiffres
Des chiffres clés, pour quoi faire ?
J'en ai déjà parlé dans plusieurs de mes articles :
Suivre son chiffre d'affaires en micro entreprise Chiffre d'affaires et taux de variation Comment piloter son tableau de bord de gestion ? Ce sont des exemples de suivi en entreprise, mais même pour suivre un budget personnel, les méthodes utilisées sont souvent les mêmes : règles de trois, pourcentages, ratios et moyennes, inutile d'aller bien loin. Les chiffres clés n'ont pas besoin d'algorithmes compliqués ! C'est Excel qui m'a personnellement ouvert les yeux sur l'utilité des chiffres, ou en tout cas, qui m'a réconcilié avec la façon de les utiliser. Pourquoi aucun professeur de maths n'a-t-il été capable de me faire comprendre quoi que ce soit pendant ma scolarité et qu'il m'a fallu être curieuse de l'informatique pour enfin saisir clairement ce que je pouvais faire (et comment) avec les chiffres ? Ce n'est pas la question ici, mais il est important de souligner qu'il ne faut pas spécialement être "matheux" pour cela. Dans ma carrière professionnelle, j'ai travaillé de très nombreuses années avec un directeur de service qui s'étonnait toujours de la facilité avec laquelle je pouvais extraire des données, installer des formules, et présenter des stats alors que mon "dada", c'est l'écriture et la rédaction ! Les chiffres clés à suivre pour votre entreprise, c'est vous qui les choisirez. Cadrer le pilotage de l'activité, c'est ce que je fais en fixant un ou plusieurs objectifs, en les mesurant au rythme choisi, et en passant à l'action pour corriger si le besoin s'en fait sentir. Comme un voyage au long cours, avec son capitaine qui choisit le cap, contrôle à date fixe qu'il est bien au bon endroit, et réajuste le cap si besoin. Pas besoin d'être diplômé math sup' pour ça, en effet, mais j'avoue que parfois j'ai besoin de rappels. En voilà quelques-uns. Le pourcentage d'évolution
% ÉVOLUTION = (N+1)- N / N x 100
Très simple : on prend l'année en cours (ou la plus récente), on en soustrait l'année passée (ou celle que vous voulez comparer), vous divisez le tout par cette année à comparer et vous multipliez par 100 pour le pourcentage (à moins que vous ne sélectionniez "%" dans Excel). Exemple évolution C.A. : Année n+1 = 2019 = CA de 20000 € Année n = 2018 = CA de 19500 € Formule = 20000 € - 19500 € / 19500 € X100 = + 2.5 % Exemple évolution salaire : Salaire annuel 2019 (n+1) = 30000 € Salaire annuel 2018 (n) = 28570 € Formule = 30000 € - 28570 € / 28570 € X100 = + 5 % Remarque : Pour savoir combien représente une augmentation de 5 % à partir du montant N, la formule est : N X (1 + le pourcentage). Avec l'exemple ci-dessus : 28870 € X (1 + 5 %) ou 28870 € * 1.05 = augmentation de 1443.55 € Le pourcentage de répartition
Ici, on veut savoir de combien est la part budgétaire d'un poste X par rapport au total des dépenses.
Prenons l'exemple d'un calcul pour la vie quotidienne : je veux connaître la part en % des courses sur la totalité de mes dépenses. Courses = 650 € Total dépenses = 10500 € % Courses = 6 % En analysant la part relative de chaque poste par rapport à votre budget, vous obtiendrez une vision plus synthétique et globale de vos dépenses. Sur des tableaux plus "poussés" ou pour l'analyse professionnelle, vous pourrez mesurer les écarts entre budget et réel, en divisant le réel par le budget. Si certains % dépassent 100 %, c'est que vous avez dépassé votre budget. La TVA
Il m'est souvent arrivé de devoir calculer un montant en TTC, mais aussi de le passer en HT.
Pour obtenir un montant HT avec un taux de 20 % de TVA, il faut le multiplier par 1.2 ou additionner 1 + 20 %. A l'inverse, pour repartir sur un montant HT, on prend le montant TTC divisé par 1 + taux de TVA. Ces différents calculs s'appliquent également aux remises, mais au lieu d'ajouter le taux de TVA, on le soustrait. Ex. : montant initial = 250 €, remise de 5 %, soit montant remisé = 250 € X (1 - 5 %). Les chiffres clés, et après ?
Les chiffres sont toujours restés mystérieux pour moi, même si j'ai réussi à les apprivoiser.
Budgétairement, impossible de ne pas passer par un tableau de suivi d'activité pour se poser les bonnes questions, organiser les informations, anticiper les corrections à apporter, éviter les drames. Ensuite, il est tout à fait envisageable d'en extraire des données graphiques pour des présentations claires et visuellement plus simples qu'un tableau bourré de chiffres. Les chiffres clés sont indispensables mais les chiffres en général sont tellement étranges ! Pour vous le prouver, amusez-vous à cet exercice : ajoutez l'année de votre naissance avec votre âge en cours (pas l'âge révolu). Exemple me concernant : J'ai 51 ans révolus, donc, je suis dans ma 52è année, et je suis née en 1968 (vous allez vraiment TOUT savoir de moi !), soit 1968 + 52 = 2020. Quel que soit l'âge (année en cours, j'insiste, pas anniversaire...), et l'année de naissance, vous obtiendrez toujours 2020. Allez ! A votre tour ! N'est-ce pas amusant ?
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. Archives
Septembre 2022
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