Réduire les coûts pour votre séminaire, nos astuces

Le but lorsque vous travaillez dans une entreprise, peu importe sa taille, est une bonne entente et une bonne cohésion d’équipe.

Vous avez pour mission d’organiser un séminaire pour votre entreprise mais vous avez un budget limité ?

Pas de panique ! Grâce à cet article, nous vous dévoilons 6 astuces afin de réduire les coûts pour votre séminaire.

Établir des objectifs pour réduire les coûts au maximum

Pour réduire les coûts de votre séminaire au maximum, la 1ère chose à laquelle vous devez penser, c’est de définir les objectifs et de vous poser les bonnes questions :

• Est-ce que votre objectif est de former les nouvelles personnes arrivées sous peu ?
  
• Est-ce qu’il s’agit d’améliorer les relations entre l’équipe ou tout simplement de préparer l’arrivée d’un nouveau produit ou d’une nouvelle offre ?
• Quels sont les besoins des employés ?
  
• Quelle image devons-nous renvoyer après le séminaire  ?
• Etc.

De ce fait, le type de séminaire choisi en découlera : séminaire de formation, de cohésion, d’intégration ou encore, séminaire de management.

​La bonne période pour son séminaire et la durée convenable

En saison basse, les prix sont très avantageux. Privilégiez l'organisation de votre séminaire pendant les vacances scolaires. À partir du mois de juin, les lieux auront tendances à augmenter les prix. Choisir la bonne période est un élément à prendre en compte afin de réduire considérablement vos coûts.

La durée de votre séminaire a un impact sur le budget total car si vous avez prévu d’organiser votre événement sur plusieurs jours, des frais au niveau de l’hébergement mais aussi de la restauration seront comptés. Vous pouvez tout à fait louer une salle pour une journée afin de réduire les coûts de votre séminaire et économiser pour les prochains événements d'entreprise.

Le nombre de participants

Prévoir le nombre de participants permet de vous organiser, car cela inclut les frais d’organisation, le nombre de chambres à prévoir, la location de la salle…. Vous pouvez toujours fusionner différents services afin de renforcer la cohésion d’équipe. Pour vous y retrouver plus facilement, une liste des participants peut être établie pour avoir un visuel plus précis.

Pour effectuer le check in, une invitation en amont peut être préparée ; elle sera ainsi présentée par la personne en arrivant au séminaire. Ainsi, vous pouvez préparer un badge avec le prénom pour identifier chaque invité.

Activités originales à moindre coût

Proposer différentes activités durant votre séminaire sera très apprécié. Plusieurs teambuilding existent à des prix raisonnables. En voici quelques-uns :
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• Des olympiades de groupe (inspirez-vous de Koh-Lanta ou de Fort Boyard)
• Un Escape Game pour évaluer votre communication et prouver votre cohésion
• Un atelier cocktail pour libérer votre créativité

Il est important de choisir des activités qui seront en adéquation avec les objectifs fixés. Une activité « peu chère » ne veut pas dire que vos collaborateurs passeront un mauvais moment, au contraire ! Vous en garderez de très bons souvenirs !

Le lieu idéal

​Plutôt ville, campagne ou proche de la mer ?

​Le lieu aura un impact sur le coût financier car en fonction de la ville choisi, votre budget sera différent.
Si vous optez pour un séminaire au vert, vous serez gagnant, car votre budget sera moins conséquent que si vous choisissez un séminaire en ville, à Paris ou en bord de plage.

Beaucoup de critères sont à prendre en compte pour le lieu. Vous pouvez très bien jeter votre dévolu pour un château/domaine ou une ferme. Le montant ne sera pas forcément élevé si vous choisissez un tel endroit.

Conclusion
Nous vous avons dévoilé ces 6 principales astuces, qui vous aiderons à réduire vos coûts pour votre prochain séminaire. N’hésitez pas à faire appel à un professionnel qui saura vous guider et vous conseiller pour préparer votre événement d’entreprise.