7 astuces pour organiser un salon professionnel

Ce n'est pas un hasard si j'ai choisi d'écrire sur :

"Comment organiser un salon professionnel ?".

L'événementiel est un métier à part entière, mais dans une vie d'assistante de direction, coordinatrice projets, les "événements" à organiser sont multiples : séminaires, conférences, voyages, repas de direction, salons.

J'ai pris l'exemple plus spécifique de l'organisation d'un salon professionnel.

Vous voulez recruter, trouver de nouveaux collaborateurs, asseoir votre notoriété, ou simplement, fidéliser vos clients ? Le choix de participer à un salon est tout à fait légitime dans ce cas, mais comme vous le savez, c'est un investissement très onéreux. 

C'est donc une expérience qu'il faut prévoir très soigneusement.

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Le feu vert est donné

Je ne m'attarderai pas ici sur la préparation en amont avec les dimensions "décision", "choix stratégique", "communication", etc..

​Nous partirons ici du fait que tous les feux sont au vert et la décision est prise : vous avez budgété votre participation à un salon professionnel qui aura lieu dans 6 mois.

​Les objectifs commerciaux sont fixés, clairs, vous avez choisi la nature et le lieu de votre événement, il ne vous reste plus qu'à l'organiser !

Les étapes à suivre vont être assez évidentes, mais au milieu de tout le reste de votre travail, mieux vaut être prévoyant. Il faudra renvoyer une panoplie de documents signés, des validations à tout-va, passer des coups de fils, faire des listes à n'en plus finir.

Organiser un salon professionnel demande de la méthode, une capacité à suivre un projet, de l'imagination et de la débrouillardise.

​Vous devrez faire appel à d'autres professionnels peut-être plus aguerris que vous pour cela (moi ?).

Faire appel à un professionnel aguerri

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Coût et emplacement de votre stand

L'emplacement et la taille de votre stand dépendront de votre budget.

Il faut savoir que généralement, ce qui va impacter le plus votre budget sur un salon, c'est la location des mètres carrés...

Les prix sont dépendants de la taille du salon, sa renommée, le lieu, etc...
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Les plus petites surfaces proposées sont d'environ 9m2 pour un coût variant de 200 à 400 € le m2, pour un salon d'envergure moyenne.

Pour un salon du type salon de l'Automobile, un 25 m2 peut vous coûter jusqu'à 40 000 €.

Donc, cette part de votre budget est la plus importante et la plus inévitable !

​Ensuite, il vous faudra choisir l'emplacement. Si vous vous y prenez assez tôt, vous aurez la possibilité d'être stratégique. Ici, quelques endroits à éviter si possible :

• Les entrées/sorties : les visiteurs viennent d'arriver, ils ne s'arrêteront pas. Ils sortent ? ils seront fatigués et ne s'arrêteront pas...
• Les zones de restauration et les toilettes : pour des raisons assez évidentes, le flux de personnes ne vient pas spécialement ici pour vous !
• Les concurrents à plus forte notoriété que vous : placez-vous à proximité pour profiter du flux de visiteurs créé par le concurrent, mais pas à côté.
• Les zones de conférences sur plateau ouvert : trop de bruit tuera votre stand, votre voix et vos oreilles !

Dans mon expérience d'organisation sur un salon pro il y a quelques années, salon annuel sur lequel je restais trois jours pour accueillir et m'assurer que tout allait bien, nous avions fait le choix d'un emplacement en face du stand d'un représentant ministériel. Grosse erreur !

Des manifestants ont envahi le stand et les allées contiguës pendant plusieurs heures. Nous n'avons pas pu travailler durant tout le temps de leur présence....

Petite information reconnue dans le monde des salons : les visiteurs ont tendance à partir directement sur leur droite lorsqu'ils arrivent sur un tel lieu. Ce serait dû à notre habitude de la conduite à droite. A contrario, en Angleterre, les visiteurs partent à gauche ! Quelle bizarrerie de notre cerveau ! Donc, pensez aussi au sens de visite pour installer votre stand.

​Voulez-vous que les visiteurs vous voient en premier ou au contraire, en fin de visite ?

Enfin, privilégiez les grandes allées et réservez dès que vous le pouvez !

​Les meilleurs emplacements partiront très vite !

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Aménagement du stand

Pour organiser un salon, l'élément le plus agréable à mes yeux, c'est l'aménagement du stand et sa décoration. 

Certains salons vous fournissent des stands "standard", tous identiques, donc vous n'aurez pas à réfléchir, mais les plus grands salons vous proposent toute une panoplie de prestataires différents : mobilier, appareils électriques ou électroniques, plantes. Vous n'aurez plus qu'à choisir sur catalogue.

Plutôt chaises hautes ou fauteuils cocooning autour d'une petite table ? Un canapé ou deux ? Quel type de comptoir ou de porte-brochures ? Un appareil à barbe à papa ou pop-corn ? Allez-vous égayer votre stand avec des fleurs fraîches et des plantes ? 

Avec un peu de goût et de méthode, vous pourrez faire un très joli décor aux couleurs et valeurs de votre entreprise pour un montant raisonnable.

Astuce : une décoration simple, jolie, efficace et pas chère, ce sont les bonbons dans des vases transparents ! Succès garanti ! Pensez également à vos stylos publicitaires à disposer dans de jolis pots.

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Les éléments techniques

Pensez à proposer un stand moderne et innovant : jeux concours sur écran tactile, immersion virtuelle 3D, interaction avec les réseaux sociaux en "live", etc...

Bien entendu, n'oubliez pas d'intégrer la location du poste "électricité" sans lequel rien ne fonctionnera sur votre stand (fournie en fonction des Kw/H dont vous aurez besoin).

Vous aurez à brancher :

• 1 ou plusieurs PC,
• vidéo-projecteur,
• téléviseur,
• autres éclairages divers,
• cafetière,
• réfrigérateur, etc... ​

De la même façon, Vous aurez aussi peut-être besoin d'eau.

Assurez-vous dès le premier jour de savoir où trouver la personne responsable du service technique sur place. Vous n'êtes pas à l'abri d'un problème électrique par exemple. Un stand sans lumière n'attirera jamais personne.

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Les supports de communication

Dans le mobilier, vous pouvez faire faire des éléments sur mesure, comme des comptoirs aux couleurs et logo de votre entreprise.

Ce sera un élément en moins à louer pour les prochaines fois et vous le rentabiliserez très vite car ce type de petits comptoirs peut être utilisé pour toutes vos opérations, y compris en interne entreprise.

Il existe également des sociétés spécialisées qui fabriquent des stands dits "parapluie" sur mesure : l'impression de votre logo et de quelques phrases clés se fait sur un support PVC ou tissu, monté sur une structure pliable, le tout sur une surface pouvant aller jusqu'à 9m2 environ.

Pratique, vous l'emmenez et le réutilisez partout en un tour de main !

Dans les supports de communication, n'oubliez pas les brochures, les affichages, les plaquettes, enquêtes, les fiches contacts à remplir que vous laisserez à disposition sur des porte-brochures (que vous aurez loué ou acheté). Prévoyez également leur diffusion sur un écran pour attirer l'attention des passants. Ils s'arrêteront...
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A l'ère du numérique, ces supports sont à des prix tout à fait accessibles.

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Animation du stand

Vous aurez bien entendu défini en amont (lors de la préparation) l'organisation présentielle pour l'animation :

• Qui vient ? Personnel interne ? Hôtes ou hôtesses d'accueil recrutées spécifiquement ?
• Combien de temps ?
• Qui fait quoi ?
• Prévoit-on une animation en conférence ?

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Tenue de travail impeccable !
Vous allez accueillir des prospects et des clients. Prévoyez une tenue irréprochable, voire identique pour chacun, et surtout, représentez votre entreprise avec un discours bien rôdé par tous les animateurs.

Propreté du stand
Assurez-vous de l'alimentation en documentation dans les supports de présentation et évitez absolument l'effet "bazar".

De nombreux visiteurs, ou peut-être certains des animateurs très occupés, vont chercher dans les présentoirs, prendre, laisser, jeter, etc... Ne laissez pas une impression de stand (excusez-moi du terme à l'avance) "foutoir" !

Bougez !
La présence de l'équipe sur le stand permet l'animation mais pas seulement.
Il faudra en profiter pour aller visiter la concurrence, voir ce qui se fait ailleurs, ce qui se dit dans les conférences, etc.. 

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Les petites choses à ne pas oublier

Penser à apporter ces petites choses qui vous assureront de ne pas perdre votre bonne humeur le jour "J" : 

• Une ou deux poubelles pour votre stand que vous vous chargerez de vider régulièrement dans celles du salon. Elles ne sont pas toujours à proximité.
• Des stylos, crayons à papier, blocs notes, papier, agrafeuse, trombones, chemises de classement.
• Votre appareil photo ou en tout cas, prévoyez de faire des photos pour l'après-salon.
• des packs d'eau, le café, le thé (pour vous, mais aussi si vous invitez du monde sur votre stand).
• Votre plus beau sourire !

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Et après ?

A la fin d'un salon, le travail n'est pas fini.

Le débriefing vous permettra d'analyser la cohérence entre les objectifs définis avant le salon et les résultats obtenus. Ainsi, vous saurez très vite si vous souhaitez ré-éditer l'expérience l'année d'après, et si oui, ce que vous souhaitez corriger ou améliorer.

Vous aurez donc à analyser l'activité de votre stand. En général, sur les salons d'envergure, vous disposez d'un lecteur de badge (à louer) afin de scanner tous vos visiteurs.

​Les statistiques vous sont envoyées quelques jours après la fin du salon et c'est à vous d'en exploiter les données.

Une fois le travail "quantitatif" réalisé, il faudra s'atteler au qualitatif : intégrer tous les nouveaux prospects dans votre base de données commerciale (CRM), remercier les clients et les prospects par mail, envoyer les documentations spécifiques à ceux qui en ont fait la demande, etc.

Rien de tel pour continuer de frapper l'esprit des "nouveaux" que de les remercier, comme tous les autres, via les réseaux sociaux. Un message de remerciement Facebook ou sur LinkedIn, ou un Tweet indiquant le nombre de visiteurs et un merci, par exemple.

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Avant de partir...

L'après-salon est une affaire de commerciaux.

La préparation d'un salon est fastidieuse, il faut être pointilleux, penser à tout en termes financier et organisationnel, mais c'est un vrai plaisir que de voir qu'il est réussi ! 

Bien anticipé, il sera un moment de travail intense mais avec une relation de terrain beaucoup plus humaine que derrière votre bureau !

​Secrétariat Excellence peut vous aider à préparer l'avant et le pendant, voire assurer une présence pendant la durée du salon.

Alors ? Et vous ? Avez-vous déjà organisé ce type d'événement ? Ou pensez-vous sérieusement à y participer  ? Répondez-moi en commentaires ou cliquez simplement ici :

organiser un salon

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