Organiser le séminaire idéal… Comment s’y prendre ?

Le temps est venu pour vous d’organiser un séminaire et comme d’habitude, c’est une réelle corvée ?

Voici quelques astuces pour vous aider à mener à bien vos recherches et ainsi trouver la perle rare…

Définir un objectif à votre séminaire

Définir l’objectif est l'étape primordiale pour effectuer une recherche efficace et ainsi trouver le lieu qui correspondra parfaitement à vos besoins. Il est important de savoir quel type de séminaire vous ciblez pour cette recherche :

• Séminaire de formation : sous forme de plusieurs sessions ou non, le séminaire de formation peut aussi bien s’adresser aux collaborateurs déjà en poste comme aux nouveaux afin de leur faire acquérir de nouvelles compétences.

• Séminaire de management : ce séminaire s’adresse aux managers souhaitant se réunir pour discuter des méthodes de management et des objectifs de l’entreprise.

• Séminaire d’intégration : ayant pour but d’accélérer le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs, ce séminaire est également l’occasion de transmettre les valeurs de l’entreprise.

 
Une fois votre objectif de séminaire fixé, vous aurez une idée plus précise du cadre à rechercher pour l’occasion. Par exemple, la salle de réunion correspond davantage au séminaire de formation qu’à celui d’intégration.
 
Enfin, quand le type de lieu est fixé, il est important que celui-ci corresponde à l’image de votre entreprise.

​Du lieu insolite (séminaire au vert, à la montagne, à la mer…) au lieu classique, vous avez le choix ! Profitez de la saison et optez pour le cadre parfait.

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Se concerter avec les participants

L’erreur à ne pas produire ici est d’organiser un séminaire sans concerter ses collaborateurs. C’est le meilleur moyen pour faire fausse route.

Pour un événement réussi, il est important de connaître les besoins des participants pour ainsi proposer un lieu de séminaire adapté au profil de chacun. Le séminaire idéal ne peut être à la hauteur que s’il correspond aux envies et caractéristiques de chacun.

De plus, le nombre de participants peut déjà vous permettre d’affiner vos recherches et de choisir l’espace le plus adapté en fonction de sa capacité d’accueil, que ce soit un grand espace ou un lieu plus intime.

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Le moins amusant : le budget

Alors oui… on le sait bien, le budget est de loin la partie la moins amusante dans l’organisation d’un événement. Cependant, il vous aidera grandement dans le choix des critères de votre séminaire. Il est important de fixer le budget en amont de vos recherches afin de vous faire rapidement une idée de ce qui est faisable ou non et ainsi d’éviter les mauvaises surprises.

En effet, il n’est pas toujours évident de respecter tous les critères quand on a des restrictions budgétaires…

C’est pourquoi il existe de nos jours des plateformes gratuites comme Alfred Meeting pour vous aider à trouver le lieu de séminaire idéal. Ce type de plateforme peut être un réel gain de temps grâce à un chef de projet dédié pour vous accompagner tout au long de votre recherche.

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Alors ? Envie d'organiser le séminaire idéal pour vos collaborateurs ou vos partenaires ?

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