Les logiciels de planning sont des outils indispensables pour la gestion de planning. Ils permettent :
- de planifier et de gérer efficacement les tâches - de définir les délais pour les accomplir - de suivre l'avancement des travaux en cours - d'évaluer les performances.
Il en existe beaucoup et chacun d'entre eux est adapté à des besoins spécifiques. La gestion de planning, c'est une de mes spécialités.
Je vous emmène pour une petite visite dans le monde de la planification digitale. Choisir les bons logiciels de planification
Le choix d’un logiciel de gestion de planning dépend de nombreux critères, dont les besoins de l’entreprise et les caractéristiques du logiciel.
En effet, les besoins de l’entreprise déterminent les fonctionnalités attendues du logiciel de gestion de planning à choisir. Par exemple, si l’entreprise a besoin de gérer les plannings de plusieurs équipes, elle devra choisir un logiciel qui permette d'en créer plusieurs et de les partager. Si elle souhaite s'en servir à distance, il faudra qu'il soit accessible en ligne. Ainsi, parmi les calendriers et autres agendas populaires, on retrouve Microsoft Outlook, Google Agenda et Apple Calendar. Ces logiciels permettent de créer et de gérer des agendas électroniques, de les partager avec des collègues ou des clients, de programmer des réunions et des événements, et bien plus encore. C'est une de mes occupations favorites et une de celles que je pratique très régulièrement pour mes propres clients. Utiliser les bons outils pour travailler efficacement
Les logiciels "calendriers" ne font pas tout. Un logiciel de gestion de planning axé "projets" aide en outre à coordonner les activités entre différents services, départements de l'entreprise, et les équipes.
Parmi les logiciels de planification de projet, on peut citer ceux qui permettent d'organiser et de suivre intégralement des projets. Par exemple, Microsoft Project, qui est un logiciel de gestion de projet, et Asana, logiciel de gestion de tâches que tout le monde connait. On peut citer Trello également, même si je le trouve plus adapté à la gestion de notes, de listes, de partage d'informations. Ces logiciels permettent de créer des calendriers, de définir des tâches et d’associer des ressources à ces tâches. Enfin, il existe des logiciels de planning spécialisés dans la gestion des délais, comme Time Doctor ou DeskTime. Ces logiciels permettent de suivre l’activité des employés et de déterminer les temps de travail nécessaires pour accomplir une tâche.
La plupart des logiciels de planning sont livrés complets, que ce soit dans leur version PC pour les sédentaires, ou leur version smartphones et tablettes. Ils se sont adaptés à la flexibilité des travailleurs et ils sont idéaux pour des secrétaires indépendants comme moi, qui travaillent à distance et depuis n'importe où.
Combien ça coûte ?
Il y a plusieurs éléments à prendre en compte lors de l’achat d’un logiciel de gestion de planning : ses fonctionnalités, son prix, sa compatibilité avec les systèmes d’information de l’entreprise, etc.
La détermination des besoins de l'entreprise est essentielle. En effet, elle permettra de cibler les fonctionnalités du logiciel qui lui seront indispensables. Il est important de vérifier qu'il propose : - la compatibilité avec les systèmes d'information de l'entreprise, - l'intégration des outils de communication et de collaboration, - l'analyse détaillée des données, - des possibilités d'extraction vers Excel, ou d'intégration de données externes. Le prix du logiciel est également un élément à prendre en compte. Vous verrez que certains produits sur le marché sont gratuits, d’autres payants. Bien évidemment, les gratuits ont souvent moins de fonctionnalités que les payants, mais ils vous permettent de tester l'outil. Généralement, ces versions gratuites sont insuffisantes pour les entreprises de plusieurs salariés. Dans ma gestion de planning et de suivi de projets, j'ai personnellement opté pour Monday.com. Initialement dans sa version gratuite, je ne peux plus me passer de la version business qui me coûte cher annuellement, mais intégré dans mon budget, j'oublie très vite cet inconvénient. Bien entendu, une fois le logiciel de gestion de planning choisi, l’entreprise devra par ailleurs former ses utilisateurs à son utilisation. Les avantages d'utiliser un logiciel de gestion de planning
Ils sont nombreux ! Parmi eux, on peut citer une meilleure :
– organisation et une plus grande efficacité au travail – planification des activités et une plus grande clarté dans les priorités – gestion des ressources – communication et collaboration au sein de l’équipe – visibilité sur les tâches à venir et les échéances à respecter De plus, les étapes à suivre pour installer un tel outil sont d'une simplicité enfantine : 1. Télécharger le logiciel de gestion de planning et l’installer sur son ordinateur. 2. Créer un compte et s’inscrire. 3. Choisir les options de configuration du logiciel. 4. Ajouter les informations relatives aux différents employés. 5. Créer des plannings et des calendriers. 6. Effectuer des modifications et des annotations. 7. Importer et exporter des données. 8. Partager les informations avec les autres utilisateurs.
Alors ? Vous vous êtes lancé ? Avez-vous choisi votre logiciel ? Si oui, lequel ? Hâte d'avoir vos retours d'expérience !
A moins que vous n'ayez besoin d'aide pour que quelqu'un s'en charge pour vous ? Vous savez où je me trouve ! ?
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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