Pourquoi utiliser un logiciel de facturation en ligne et lequel choisir ?

Pourquoi utiliser un logiciel de facturation en ligne lorsqu'on débute en tant qu'entrepreneur ?

Peut-être n'avez-vous pas pensé à cela encore ?
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Les réponses qui me viennent à l'esprit immédiatement :
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• c'est simple à utiliser
• tout est automatisé
• les factures sont obligatoires
• de nombreux outils de facturation sont gratuits.

Oui, mais plus précisément ?

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Obligations administratives du micro-entrepreneur

Un micro-entrepreneur est soumis à une réglementation stricte, notamment au niveau administratif.

Il y a 4 obligations fondamentales. Le micro-entrepreneur doit : 
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• Faire des factures (l'objet de cet article).
• Tenir un registre des achats : uniquement si vous avez une activité de vente de marchandises ou de fourniture de logement. Pour les autres activités (comme la mienne, par exemple), ce n'est pas obligatoire. Ce registre contient les dates de règlement, moyens de paiement, référence de la pièce justificative et montant.
• Tenir un registre des recettes (chiffre d'affaires encaissé).
• Déclarer les recettes (ou chiffre d'affaires) sur le portail de l'URSSAF dédié.

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La facturation

Vous le savez donc, la principale raison de recourir à un logiciel de facturation en ligne, c'est parce que vous avez l'obligation légale de délivrer des factures à vos clients, a fortiori si ce sont des professionnels*, mais aussi parce que c'est assez commode par rapport à Excel.

*En effet, l'établissement des factures pour des particuliers ne s'impose que dans certains cas. Je resterai ici dans l'étude de cas en B2B.

Les mentions obligatoires d'une facture :

• Date d'émission,
• Numéro (qui doit suivre une séquence chronologique continue, sans numéro manquant entre deux factures),
• Date de livraison ou d'exécution de la prestation, coordonnées du client,
• Vos coordonnées (nom, prénom, adresse, numéro d'identification commercial CCI ou CMA), désignation des biens ou prestations vendus,
• Prix facturé (prix de vente unitaire, quantité, nombre d'heures, majorations, réductions),
• TVA : si vous appliquez la franchise de TVA, vous devez ajouter la mention "TVA non applicable, art. 293 B du CGI"  (dans le cas contraire, il faut indiquer le taux de TVA et le montant facturé), Montant à payer HT ou TTC,
• Délai de paiement (noter ici le taux d'escompte en cas de paiement anticipé),
• Taux de pénalités appliquées si facture payée hors délais + l'indemnité redevable que vous doit le client s'il ne paie pas à l'échéance (40 €),
• Assurance professionnelle avec les coordonnées de l'assureur et la synthèse des garanties du contrat (artisans).

Un logiciel de facturation vous deviendra vite indispensable, voire absolument avantageux par rapport à un document Word ou Excel. Il va tout automatiser : 

• Edition du livre des recettes.
• Edition de vos statistiques, par exemple, chiffre d'affaire par client.
• Rappels : déclaration de C.A. avec les calculs ad'hoc.
• Lien entre vos factures, les devis.
• Etc...

D'autre part, vous pourrez faire des devis, gérer votre base de données clients, envoyer vos factures par mail depuis votre logiciel.

Pour les indépendants qui démarrent en micro par exemple, il existe de nombreux logiciels gratuits ou des versions à des tarifs abordables.

​Pour ma part, le logiciel de facturation en ligne proposé par la Fédération Nationale des Auto-Entrepreneurs (FNAE), mais il y en a beaucoup d'autres :

EBP Auto-entrepreneur,
Henrii,
myAE.fr,
Ciel Auto-entrepreneur,
Facture.net,
Je pilote mon entreprise,  etc.

Chacun peut y trouver son compte. J'avais utilisé pendant un temps facture.net, puis je suis passée au logiciel de la FNAE pour son côté un peu plus poussé comptablement et statistiquement, même s'il est moins "beau".

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Bonus gratuit

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Conclusion

J'avoue que j'utilise également un livre d'encaissement personnel en complément, car ainsi, je sais exactement ce que représentent les chiffres que j'enregistre, comment les cotisations sociales sont calculées, etc.

Du coup, oui, j'utilise un fichier Excel (nombreux modèles prêts à l'utilisation à découvrir ici).

Un logiciel de facturation apporte un côté "pro" à votre comptabilité, et vous l'avez vu, il existe quelques outils gratuits pour pour vous accompagner.

Quelque part, cela me rassure et si jamais un contrôle arrivait, c'est toujours plus facile de se connecter sur un outil de facturation professionnel. 

​C'est d'ailleurs une des tâches que je propose à mes clients : la facturation !
​
Et vous ? Comment fonctionnez-vous ? Quel logiciel utilisez-vous ?
​Répondez-moi en me laissant un commentaire.

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