KANBAN : Méthode et outil de la gestion de projet

9/6/2021

Dans la gestion de projet, le tableau de type Kanban est très utilisé.

On pourrait dire « à la mode », mais ce n’est pas vraiment une mode. C’est une méthode basée sur l'approche agile : simple, visuelle et facilement accessible.

Tour d’horizon et détails.

Comment fonctionne la méthode Kanban ?

Agir avec agilité !

La méthode Kanban fonctionne en mode « agile ».

La gestion de projets en mode « agile » est une méthode qui implique de laisser la place aux imprévus tout au long du processus.

Ainsi, les changements peuvent être intégrés et deviennent alors des « opportunités ». Ils relancent le process de création sans l’arrêter. Les réajustements sont effectués, les nouveautés intégrées. On rentre directement dans le domaine de l'amélioration continue.

Il n’y a pas de date d’échéance mais des livrables transmis au client tout au long du projet dès qu’une tâche est terminée.

Cette approche permet, par exemple, de tester un produit ou un service en direct, au fur et à mesure de sa création et de sa mise en place en situation réelle. Ainsi, les modifications sont apportées dès que nécessaire. Cette approche de planification et de liste de tâches est particulièrement connue des développeurs informatiques.

Si une équipe travaille sur un tel projet en mode « agile », elle peut ainsi suivre le parcours complet et l’avancement des collègues. Si vous travaillez seul dans un tel mode de fonctionnement, on peut parfois avoir l’impression qu’il n’y a jamais de « fin ».

Tableau Kanban : les étiquettes et les tâches

Kanban signifie « étiquette » en japonais.

C’est souvent avec un tableau qu’on découvre la méthode Kanban, un peu comme M. Jourdain qui faisait de la prose sans le savoir (Molière, vous vous souvenez ?).

Donc, un tableau Kanban peut se faire sur tableau blanc, avec des posts-it par exemple, ou sur une application telle que TRELLO. C’est une des principales qualités de la méthode : flexible et visuelle.

Le système de suivi est basé sur des entêtes de colonnes personnalisables au besoin, mais le plus souvent : A faire, en cours, à réviser, bloqué, fait.

Le tableau Kanban et ses fonctionnalités

Les colonnes d’un tableau Kanban peuvent être adaptées en fonction du projet ou de l’organisation interne, mais il faut au moins en garder trois : à faire, en cours, terminé.

Une fois les colonnes préparées, les tâches principales sont notées sur les « étiquettes » (vos post-it) et collées sur le tableau.

Le pilote distribue la gestion des tâches aux membres de l’équipe et les places toutes dans la première colonne « à faire » (ou « idées »).

De cette manière, le « visuel » donne le ton à tout le monde et chacun sait comment le projet avance puisque le tableau est visible par tous.

Les tâches (étiquettes, ou post it) vont ainsi être déplacées d’une colonne à l’autre, jusqu’à ce qu’elles arrivent en « terminé ».

Il faut bien sûr qu’un pilote suive le workflow des tâches à réaliser et en approuve la finalité. Toutefois, il est certain qu’une telle méthode permet d’accélérer les améliorations possibles sur le développement d’un produit. C'est presque du "direct live" !

En format « solo » (comme moi), l’aspect visuel me permet d’un seul coup d’œil de savoir où j’en suis et les tâches ou activités en retard, à revoir, à classer, etc.

Réaliser un tableau Kanban avec un logiciel

Bien entendu, la base du tableau Kanban avec ses post it, c’est pour démarrer.

De nos jours, de nombreuses applications ou logiciels de gestion de projet ont vu leur produits exploser sur le marché. Le travail collaboratif à distance est devenu obligatoire, COVID oblige.

De mon côté, j'utilise depuis longtemps TRELLO, logiciel dont la version gratuite est très complète et suffisante pour le pilotage de projets de simples à complexes.

Dans chacune des colonnes, vous créez vos tâches ou "étiquettes". Elles sont personnalisables par couleur. Voici un exemple :

D'autres logiciels de gestion de projet du même type sont disponibles sur le marché. Il faut tester et trouver celui qui vous semble le plus adapté à votre mode de fonctionnement.

J'ai ainsi fait l'acquisition de Monday.com et je ne peux plus m'en passer. Les fonctionnalités sont très faciles et l'apprentissage d'autant plus rapide.

Les avantages que j'y ai trouvé :

possibilité de faire des extractions de vos projets sous Excel.
création de plusieurs espaces de travail (j'ai le mien, plus celui de mes clients).
modèles préremplis prêts à l'emploi.
si certains modèles sont utilisés, même dans une version basique, les fonctionnalités payantes peuvent être utilisées sans passer à la version supérieure.
les utilisations touchent tous les domaines : marketing, comptabilité, gestion de contenus,
etc.

D'une simplicité enfantine, son aspect visuel le rend très agréable et attractif. On a vraiment envie de se poser pour vérifier son travail et du coup, on avance !

Enfin, une fois votre tableau créé selon vos besoins, il vous suffit de choisir l'option "Kanban" pour le transformer :

Une telle plateforme collaborative peut également se transformer en diagramme de Gantt en un clic.
Le but du jeu est de connecter tous les intervenants en temps réel, de façon claire et limpide. L'atout des logiciels réside dans leur automatisation de rappels, de dates, de saisie des données, etc.

Alors ? Plutôt Kanban ou gestion de projet classique ?

Chacun trouvera son bonheur dans les différentes méthodologies de projet.

Néanmoins, le tableau Kanban charme par son atout flexible et visuel.

Le pilote devra contrôler qu'il n 'y a pas d'erreur, suivre les tâches pour s'assurer qu'elles sont sont bien réparties, et dans les bonnes colonnes !

Pour ma part, je pense que cette méthode permet une communication et une collaboration internes intéressante.

Sa flexibilité donne le choix des modifications et ouvre la porte à la créativité et une productivité naturelle. Chacun trouvera sa place dans le projet avec facilité.

Et vous ? Avez-vous déjà utilisé cette méthode dans votre entreprise ou pour vous-même ?