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 Les 5 premières qualités pour la gestion de projet événementielJe vais vous la faire simple, car ce qui suit est du pur bon sens. Pour partir sur de bonnes bases et mener un projet à bien, il faut se mettre dans la tête qu'on va porter le monde sur ses épaules ! Une fois que tout sera décidé, il faudra donc posséder quelques qualités :
Bien entendu, le relationnel et l'orientation "client" seront incontournables, car il faut savoir se rendre "caméléon" pour imaginer le projet d'un client, se mettre dans ses chaussures, dans son costume, dans ses talons de 15 cm ou ses ballerines... S'identifier à son client permet de trouver la juste mesure de votre créativité de façon unique.  Les principales tâches d'un responsable (ou assistant) projetLa gestion de projet événementiel demande une expertise à toute épreuve. Dès le début, le cahier des charges et le contrat signé avec le client devront être étudiés ensemble de façon détaillée. Sans eux, point de départ. Grâce à cela, et en fonction du type d'événement, la sélection des prestataires et la planification des tâches pourront commencer pour sa réalisation. Pour bien exécuter le contrat, cette planification est indispensable et fera l'objet de bon nombre de coups de téléphones auprès des divers prestataires. En effet, tout sera à contrôler : approvisionnements, logistique, oublis constatés, etc... La partie communication prend elle aussi une part très importante : communiquer sur l'événement auprès du public concerné peut être très chronophage mais indispensable pour faire venir les visiteurs. Il arrive parfois qu'elle soit prise en charge intégralement par certaines sociétés, soit en interne, soit avec une agence dédiée. Après l'événement, il convient de réaliser un retour d'expérience en mesurant la satisfaction client et assurer la clôture du dossier. Peut-être qu'un "pot de clôture" avec le client et son équipe serait bienvenu ? Il reste enfin la gestion de l'impact de l'événement lui-même à mesurer : nombre de visiteurs, nombre de clients, nombre d'inscriptions, etc... en fonction du type d'événement. Certains outils sont fournis par les sites des manifestations, notamment des lecteurs de badges qui vous permettent d'obtenir des statistiques sur fichier Excel quelques jours après la fin de la manifestation (exemple sur un salon professionnel). Les organisateurs professionnels ne traitent pas toujours ces fichiers, se contentant de vous les envoyer en brut, ce qui n'est pas toujours très lisible. En revanche, une assistante indépendante peut très bien exploiter vos données et vous les envoyer sous forme d'une magnifique présentation !  Les compétences pour mener un projet à bienConnaître l'environnement Selon la dimension de l'événement, il faudra analyser les habitudes des partenaires, des intervenants, des clients, analyser les concurrents, étudier le site prévu, etc... Un événement sportif ne s'organise pas comme un anniversaire d'entreprise... Maîtriser le budget C'est la clé... On peut faire de très belles réalisations avec moins de confort financier et à l'inverse, rater complètement un événement où votre budget était exponentiel. L'idée, c'est de rester vigilant sur les tarifs des prestataires (rapport qualité/prix) et savoir très précisément là où le client veut mettre l'accent : la décoration d'un stand ? Le prix des récompenses ? La restauration ? La salle de présentation ? Ensuite, il faut un zeste de clairvoyance, une pincée de créativité, un soupçon de flexibilité et un grand bol de zénitude ! Le budget est évidemment incontournable, mais c'est ce qui rend la chose intéressante : l'imagination peut parfois devenir débordante pour rester dans les clous, et c'est là que le projet peut devenir magique... ou se révéler un échec. Analyser et suivre son budget permet de réajuster en temps réel ce qui ne va pas ou ce qui peut être amélioré. Les axes d'amélioration préconisés au client permettent ensuite de revoir sa copie et d'avancer. Résolution de problèmes Evidemment, il est nécessaire de rester attentif aux moindres bémols, aux hésitations, aux détails qui, s'ils ne sont pas traités immédiatement, deviendront par la suite de véritables contraintes, voire des catastrophes. L'analyse, toujours et encore, l'anticipation des problèmes, pour ne pas être surpris si jamais ils pointent le bout de leur nez, les risques encourus : "si je ne fais pas cela, que va-t-il se passer ?" et "Si je ne peux pas l'éviter, comment réagir ?". Les solutions sont toujours là lorsqu'on anticipe les problèmes, même si cela ne semble pas si évident. Gestion de planning Le temps, toujours lui.... L'optimisation d'un déroulé d’événement dépend du type de projet. Toutefois, la gestion d'agendas, la mise en place d'un rétro-planning, la gestion d'équipe et le partage des informations, seront incontournables. Dans ce domaine de la gestion de temps, il est important de ne pas laisser d'espace à l'improvisation afin de rendre un événement parfait. S'y prendre à l'avance vous laisse une marge de manœuvre supplémentaire pour cela. S'y prendre au dernier moment, c'est possible, mais c'est un challenge dangereux pour un enjeu souvent primordial. A l'impossible, nul n'est tenu...  Pour conclureUn "plus" pour le client, c'est la présence de l'organisateur le ou les jours J, si possible. Tous les petits tracas, les dysfonctionnements, les interrogations, les besoins, etc... devront être pris en charge par l'organisateur, et... c'est nous ! Prendre son temps oui, mais pas trop non plus. Une fois le train lancé, il faut l'arrêter à toutes les gares : "communication", "budget", "marketing"... On peut utiliser de nombreux outils collaboratifs en ligne, pour la planification (TRELLO), pour échanger (SLACK), pour les plannings si vous les partagez (GANTT Project), etc... Une fois l'événement passé, il est une coutume que j'adore : le terminus "pot de clôture" ! Une fois chacun rentré chez soi il faudra encore éplucher les stats et en faire le bilan, mais généralement, à moins d'une catastrophe, tout se passe bien et chacun vous le dira : usant, mais riche d'échanges et de convivialité (quel que soit l'événement d'ailleurs). Vous l'aurez compris, la gestion de projet événementiel ne s'improvise pas mais c'est à chaque fois un challenge passionnant. Alors restons confiant à l'approche d'une prochaine animation et haut les cœurs !  A lire aussi, dans le même ordre d'idées :
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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