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ASSISTANTE DE GESTION ADMINISTRATIVE
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La gestion de l'information en entrepriseTrop d'info, tue l'info !
Dans la gestion de l'information en entreprise, on le dit souvent : trop d'info, tue l'info. Pourtant, en entreprise, la gestion de l'information, c'est aussi le nerf de la guerre pour ne pas rater des évolutions dans son domaine, pour suivre un ou plusieurs concurrents, ou simplement, pour "briller en société".
Entre surabondance ou manque de données, traiter l'information pertinemment est une nécessité qui suppose certaines qualités et compétences. Qui fait quoi et comment ?
En général, les assistant(e)s sont formé(e)s et rompu(e)s à la gestion de l'information en entreprise. Ils (ou elles) sont à la fois émetteur, récepteur, collecteur, transmetteur, organisateur de la circulation et du stockage.
Ils doivent connaître les sources, savoir rechercher, diffuser et stocker les informations utiles. Ils savent mettre en place une organisation et des règles de classement, donc maîtriser les méthodes de classement et de recherche. Enfin, il faut qu'ils sachent extraire rapidement l'information souhaitée sans y passer des heures. Pourquoi la gestion de l'information est-elle utile ?
A ce titre, la mise en place d'une veille informationnelle est indispensable pour contrôler :
Cette tâche, aussi indispensable soit-elle, est souvent négligée par manque de temps. Dans les grandes entreprises, c'est le service communication/marketing qui est généralement responsable de ce suivi, ou encore, certaines agences externes payées pour cela. Enfin, en-dehors d'une veille active et régulière, vous pourrez avoir besoin de faire des recherches ponctuelles pour présenter un dossier, étoffer un projet avec des données qui vous manquent. La recherche documentaire ponctuelle demande elle aussi de recueillir des informations de qualité et ce type de recherche peut être très chronophage. Dans les petites entreprises, votre assistante pourra le faire aisément, cela fait partie de son métier. C'est ce que je fais moi-même depuis des dizaines d'années. Où trouver l'information ?
C'est bien de faire de la gestion de l'information en entreprise, c'est encore mieux de commencer par savoir où la chercher !
La plupart du temps, dans le cadre de recherches actives, internet est notre principal fournisseur, puis vient la presse écrite, ou encore, les documents édités en interne par divers services, etc. En revanche, comme je le disais plus haut, le but est de trouver de l'information de qualité, mais qu'est-ce que c'est ? Une information de qualité est une information pertinente et utile, adaptée au besoin, exacte, donc, vérifiée. Il existe un nombre exponentiel de données sur internet, il est de ce fait impératif de croiser les données. Pour les recherches plus automatisées, on peut s'abonner à des sites qui vous alertent automatiquement quand tel ou tel mot ou nom ressort dans les informations courantes. Au sein de l'entreprise, on trouve des documents où les informations souhaitées se trouvent sans même se cacher. Pourtant, peu ont le courage de rechercher où... Si vous avez opté pour des logiciels de gestion documentaire, la recherche peut se faire par mot-clé. Enfin, que ce soit sur papier ou sur document numérique, pour mettre le doigt sur LA bonne information, il faut savoir pratiquer la lecture active, compétence qui s'acquière aussi avec l'expérience. Une fois que vos documents ou informations recherchés sont entre vos mains ou sous vos yeux, la lecture dite active va vous aider à rapidement trouver les éléments clés dont vous avez besoin. La lecture active allie trois habitudes :
Rythme de lecture moyen = 200 mots / mn Comment mettre en place la gestion de l'information ?
Les méthodologies de classement en gestion de l'information en entreprise sont la base même de la gestion documentaire. Vous le savez certainement déjà, il n'y en a pas 10000 :
Les logiciels de GED vous le feront automatiquement et vous pourrez tourner vos listes dans tous les sens pour retrouver un support en particulier. Pour conserver pour plus tard des documents à lire en provenance d'internet, notamment au cours de recherches, l'application la plus connue est Evernote. Elle permet d'enregistrer la page que vous êtes en train de lire directement dans votre profil "Evernote" et de la classer dans le dossier que vous aurez créé au préalable. Un impératif est la création de règles de classement que tout un chacun doit appliquer de la même façon dans votre structure. Il existe tellement de zones de stockage possibles (disques durs personnels, disques durs externes, messageries, serveurs réseaux, Intranet) que la contrainte organisationnelle doit devenir une habitude : où classer quel type de document ? L'organisation des supports numériques est assez identique au classement papier : par année, puis par mois, par thème. Quand une information est "inclassable", posez-vous les bonnes questions : que fait-elle là ? Ne serait-ce pas plutôt pour la poubelle ? On n'oublie pas le papier (qui a dit qu'il n'y en aurait plus ?) : souvent, les entreprises gardent les documents papier et doublent le classement avec le modèle numérique, voire scannent les documents papier externes. Dans ce cas, la gestion électronique documentaire est une bonne alternative. Quelques règles à suivre qui simplifieront cette gestion "mixte" :
Petite parenthèse pour la gestion de l'information via les mails. J'ai déjà écrit un article à ce sujet, il est peut-être utile que vous y jetiez un coup d'oeil (en mode lecture active !). On sait tous que c'est très chronophage, mais si vous appliquez la méthode CAP, vous vous en sortirez nettement plus vite :
La première chose à faire pour gérer l'information en entreprise
La première chose que vous avez à faire dès maintenant, c'est de vérifier que vous êtes bien organisé, que ce soit en classement de vos documents, de vos sources d'informations, ou de veille informationnelle.
Enfin, s'il faut supprimer les doublons, les informations inutiles ou redondantes, gardez à l'esprit qu'une information introuvable, c'est comme le chaînon manquant ! Il est impératif de la rechercher. Méthode, organisation, rapidité, consensus... autant de qualités qui sauront faire de la gestion de l'information en entreprise une routine professionnelle de qualité.
Pour en savoir plus :
www.blog-assistantes.fr "La boîte à outils de l'assistante" - Editions Dunod
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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