Gestion des priorités : urgent, important ou accessoire ?
Dans le monde de la gestion des priorités, vous avez souvent entendu dire (ou dit vous-même) cette phrase bien connue de tous les travailleurs : « C’est urgent ! ». Ce n’est pas pour rien si le mot « urgences » renvoie à 90 % aux urgences vitales, sanitaires, hospitalières.
Et c’est bien là qu’il faut relativiser : sera-t-il « trop tard », et quel est le « risque » encouru si une activité décrite comme « urgente » n’est pas réalisée dans la minute, l’heure, le jour qui vient ? C’est un bon moyen pour faire la différence entre une activité « urgente » ou simplement à programmer correctement. En effet, une « urgence », c’est quand tout est perdu ou quand on n’est plus en mesure de prendre les choses en mains. Il est donc nécessaire, et pas seulement en gestion administrative, de savoir distinguer l’urgent de l’accessoire, le non-urgent. Ce qui est dit « important » doit être programmé dans le temps pour ne pas devenir « urgent ». Si tout est urgent, c’est que vous ne savez ni organiser, ni anticiper, ni programmer vos tâches, dossiers ou activités. Quand tout devient un « travail urgent », c’est déjà trop tard et c’est l’effet domino qui vous guette et vous amènera à un point de non-retour. Ce point, c’est souvent la plus grosse erreur sur laquelle vous ne pouvez plus revenir. Dans une journée de travail, le plus dur est donc l’optimisation du temps et tout le monde sait que le rapport au temps est complètement différent d’une personne à l’autre, et en fonction des capacités à prendre le temps de planifier. On osera dire que tout est question de point de vue. Ce qui semble urgent aux yeux d’un patron ou d’un chef de service, peut n’être « qu’important » pour les autres. Comment faire le tri, alors ?
Maintenant qu’on sait qu’une urgence est le résultat de la perception de chacun, il n’en reste pas moins qu’il faut mesurer ce degré d’urgence. En effet, quand on a le nez dans le guidon, il est compliqué de trancher et de vérifier si ces tâches soudainement urgentes sont véritablement prioritaires.
Il faut donc hiérarchiser les tâches en question pour s’organiser et laisser de la place aux imprévus et interruptions inopinées. Gérer ses priorités est en effet une question d’organisation personnelle, mais vous pouvez aussi vous délester de certaines tâches urgentes en les délégant par exemple. Donc, pour ce faire, une des méthodes la plus connue est la matrice d’Eisenhower, méthode qui permet d’évaluer le degré de priorité des tâches. Sous forme de cadrans, urgent/important, pas urgent/important, urgent/pas important et pas urgent/pas important, la matrice d’Eisenhower vous permettra de rassembler votre liste de tâches à exécuter selon votre vision des choses. Simple et efficace, vous pouvez la tracer à main levée, mais aussi vous inspirer de celle que j’ai faite pour vous. Listez, placez dans la matrice, hiérarchisez, travaillez ! 
Comment fixer ses priorités ?
D’autres méthodes peuvent vous aider à gérer vos priorités.
Calendrier-Planning
Fixez-vous des échéances, ou demandez-les. Un « le plus tôt possible » ne veut rien dire. Vous pouvez utiliser des outils de gestion du temps ou des applications de gestion de tâches ou de projets comme Asana, Trello, ou Click Up. La planification est facile de prime abord. Le plus compliqué est de s’y coller ! Personnellement, j’utilise Click Up, mais il faut s’astreindre à ouvrir l’application dès qu’on se connecte.
Savoir dire "non"
Quand on ne peut pas, inutile de se noyer sous les travaux qu’on ne pourra pas rendre en temps et en heure. Ce n’est ni un service à vous rendre, ni à votre client ou partenaire. Un retard, puis un autre, et encore un autre, et rien ne sera fait. Quelle perte de crédibilité !
Savoir déléguer
Vous pouvez en apprendre plus à ce sujet en cliquant ici car j’en ai déjà parlé dans plusieurs articles. La délégation de tâches, dossiers, activités, auprès de collègues, collaborateurs ou prestataires, n’est pas un vilain gros mot ! Cela peut sauver votre projet et vous permettre d’atteindre vos objectifs sereinement.
Commencer sa journée par les tâches les compliquées
Non à la procrastination ! Remettre au lendemain ce que l’on peut faire le jour même n’est pas une bonne idée. C’est dès le matin que nous sommes en général le plus efficace. Le manque d’énergie en fin d’après-midi se fait déjà sentir et nous ralentit. Quand vous aurez terminé ce qui vous ennuie le plus, vous serez plus disponible et zen le reste de la journée.
Eliminer les distractions
Ce sont les fameux « voleurs de temps ». Pas toujours facile de les éviter, on peut toutefois les mettre en sourdine : les appels téléphoniques, les notifications intempestives, les visiteurs non attendus. C’est à vous de choisir la méthode pour les éviter.
2 minutes pour gérer les priorités
Si vous vous retrouvez avec une liste exponentielle de tâches, triez celles qui vous prendront moins de 2 minutes et faites-les sur le champ. Elles ne sont pas toutes chronophages, c’est simplement leur accumulation qui vous freine dans leur réalisation. Eliminez-les !
Conclusion
En résumé, faire la liste de vos tâches, les intégrer dans une liste de priorités en fonction de leur degré d’urgence et d’importance, vous permet une meilleure efficacité professionnelle.
Savoir gérer les priorités permet de mieux gérer la productivité au travail, donc d’apprivoiser la gestion du temps. Tout est question d’énergie et de savoir si c’est le bon moment ou pas. Une activité importante devra être exécutée, mais si vous n’en n’avez pas ? Agissez en fonction de votre humeur du moment : lecture des emails, rédaction, tri, échanges sur les réseaux. De plus, il est nécessaire de vous rappeler que les priorités ne sont pas « que » des priorités professionnelles. Si votre planning pro vous donne la nausée, il est temps de prendre du recul ! Pensez à votre famille et à vos proches, à votre vie sociale, même si en ce moment elle est difficilement gérable avec la pandémie, et surtout, pensez à vous ! Votre santé et vos loisirs sont des atouts à ne pas négliger pour réussir. Ici, on aborde plus spécifiquement la gestion du stress mais ce n’est pas l’objet de mon propos. Chacun de ces domaines est un soutien pour l’autre : si l’un flanche, vous vous rattraperez à l’autre pour avancer.
Pensez-vous avoir besoin de mieux vous organiser et retrouver du temps ?
J’accompagne les dirigeants à mieux organiser leur travail quotidien grâce à mes prestations de service, ebooks, articles en ligne. Si vous avez des questions ou des commentaires ? N'hésitez pas à les partager en laissant vos remarques ci-dessous ou en me contactant. EBOOK GRATUIT 40 tâches administratives à déléguer. Partagez, likez, twittez !
1 Commentaire
Tzanetatos
7/4/2022 12:00:33
Bonjour j’ai un devoir à réaliser sur le classement par ordre de priorité des taches d’une employée administrative au cours d une journée , j aurais voulu savoir si vous pouviez me répondre à quelques questions ? Votre commentaire sera publié dès qu’il aura été approuvé.
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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