Tout faire tout seul ! Parce qu’il existe une solution qui ne fera pas exploser le budget, qui ne créera pas des frais de charges sociales liées à une masse salariale exponentielle. Comment ? Très simplement comme vous allez le constater. Le prestataire administratif externalisé : un indépendant à votre service
Selon moi, pour éviter de s'enfoncer dans la vase des tâches chronophages, la solution idéale c’est le recours à un prestataire externe, spécialisé dans la gestion administrative. Pour cela, vous avez le choix entre l’assistanat freelance ou la sous-traitance via des sociétés de prestations de services administratifs.
De mon point de vue, forcément, je pencherai pour des prestations de services avec un travailleur indépendant, c’est-à-dire les secrétaires ou assistantes dont c’est le métier, et qui ont choisi l’entrepreneuriat pour l’exercer. La plupart du temps en micro-entreprise, ou en SASU, par exemple, ces prestataires de services disposent d’une expérience professionnelle solide. Compétences et spécialités
De plus, un prestataire administratif externe peut gérer tout type de tâches administratives : les recherches d’aides financières diverses, la création d’un échéancier pour la trésorerie et la saisie, la facturation, les démarches administratives de création d’entreprise auprès des administrations, etc.
Si vous allez plus loin dans vos demandes, on peut imaginer que vous souhaitiez lui confier le recrutement, la recherche de candidatures, le tri des candidats et l’organisation des rendez-vous, le suivi d’indicateurs, etc. Si vous cumulez toutes ces tâches avec un seul prestataire, il faudra vous assurer qu’elle connaît bien les différents domaines que vous lui confiez. Est-ce que cette personne connaît vraiment bien l’éventail des compétences nécessaires pour faire tout ce que vous exigez ?
Mon conseil, et il s’adresse également aux prestataires de gestion administrative : on ne doit faire que ce que l’on sait faire.
Nous, les assistantes administratives indépendantes, avons plus d’une corde à notre arc auquel on peut ajouter une ou plusieurs spécialisations. De mon côté, ma spécialité d’assistante de gestion est la rédaction web SEO, mais je ne m’aventurerai jamais à faire du web design pour la création d’un site internet complet. Autre exemple : je ne fais pas de prospection téléphonique pour une entreprise : c’est un rôle ingrat, où la communication orale est un art. Ce n’est pas mon truc. Enfin, il y a des contraintes juridiques qui nous interdisent de faire de la comptabilité. En-dehors de la facturation ou des relances, les chiffres d’une entreprise restent sous le contrôle d’un expert-comptable. En disant « oui » à tout on prend le risque de se planter royalement et de se décrédibiliser en un claquement de doigts. On peut très vite s’égarer sur des prérogatives qui ne sont pas de notre ressort juridiquement ou perdre du temps qu'il serait alors difficile de facturer. Travailler avec un ou plusieurs prestataires ?
À partir de quel moment passer le relais ou choisir un autre professionnel ?
C’est simple : quand on bute, on stoppe. On échange entre client et fournisseur (prestataire) et on s’arrête là où nos compétences l’exigent. Il n'est pas interdit de faire appel à plusieurs prestataires quand la rigueur l'exige. On peut tout à fait comprendre que le prestataire souhaite vraiment s’investir à 100 % dans la demande du client, lui apporter les meilleures solutions. C’est pourquoi certains acceptent toutes les demandes : par souhait de paraître le plus professionnel possible. C’est tout à leur honneur mais cela ne rend service ni au client, ni à eux-mêmes. En effet, ils passeront un temps de fou à chercher des informations qu’ils ne maîtrisent pas, à apprendre à utiliser des logiciels dont la complexité peut rendre fou, etc. Il n’y a pas de honte à dire qu’on ne sait pas et il vaut mieux un prestataire soit honnête sur ses limites de compétences plutôt que de faire perdre du temps (donc, de l’argent) aux clients !
Tout est relatif dans la « valeur » qu’on veut donner à une prestation le plus souvent intellectuelle.
De plus, tout dépend du type de travaux confiés : sont-ils facturables à l’heure (relances téléphoniques d’impayés) ? Ou relèvent-ils d’une liste de tâches définies à l’avance (création d’entreprise, ou mise en place des réseaux sociaux professionnels) ? On peut aisément proposer des prix forfaitaires et les cumuler à des tâches au tarif horaire. En effet, les prestataires en gestion administrative PME/TPE ont souvent une base horaire en-dessous de laquelle ils ne peuvent pas descendre eu égard au paiement de leurs propres charges. De ce fait, les forfaits permettent d’envisager des packs d’un certain nombre d’heures, en fonction de l’ampleur de la tâche demandée. Sur certaines activités, un prix fixe peut-être proposé. Par exemple : pack « création d’entreprise » = X euros. Si vous envisagez de demander un accompagnement à la prise en mains de nouveaux outils informatiques, le prestataire pour vous proposer un forfait de X euros également. Une chose est sûre : vous paierez moins cher un prestataire qu’un salarié Les points essentiels pour déléguer la gestion de son entreprise
Voilà. Le recours à l'externalisation des services administratifs est une solution simple et à portée de tous les budgets. Si vous ne l'avez jamais pratiqué, cela peut faire peur au début mais voyez-vous, un client qui sait que son prestataire travaille tous les jours pour lui, même au mois d’août, même si c’est juste une heure, ça le rassure. C’est un plus au niveau image de marque. La boite tourne tout le temps. A bon entendeur…
Pour en savoir plus :
Faire appel à une secrétaire à distance : un mode de fonctionnement gagnant/gagnant 5 avantages à prendre une assistante administrative en France (et à ne pas délocaliser) Comment développer son entreprise sans se ruiner ?
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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