Comment gérer efficacement les impayés pour une petite entreprise ?

Les impayés ou créances clients peuvent ruiner tous les efforts d’équilibre financier d'une petite entreprise.

Régulièrement, il est nécessaire d’appliquer méthodes ou protocoles de relance pour soulager votre trésorerie. Vous aussi vous pouvez réduire les impayés ! Voici quelques pistes.

​9 Solutions immédiates pour gérer les impayés

Penser à facturer : oui, cela peut sembler idiot, mais il arrive parfois que dans une entreprise indépendante, quand on est seul à tout gérer, on oublie de facturer un client.
 
Suivre les encours : sur un tableau de bord que vous tenez à jour, vérifier où en sont les règlements. Il vous servira à effectuer les relances nécessaires.
 
Acquérir un logiciel de facturation (ou s’abonner à une plateforme de facturation en ligne) : gratuites pour les indépendants dans leur version de base, ces applications automatisent vos relances. Elles vous alertent des retards de paiement et demandent votre autorisation pour envoyer la relance.
 
Imposer un acompte dans vos conditions de paiement si le montant le justifie.
 
Rédiger et tenir à jour ses conditions générales de vente ; les faire signer à vos clients.
 
Communiquer régulièrement avec vos clients, vérifier que tout va bien en amont du règlement.
 
Opter pour une assurance « impayés » si les montant facturés le justifient. Ainsi vous pourrez être rémunéré à 90 % de la valeur de l’impayé.
 
Faire appel à un cabinet de recouvrement qui se chargera des mesures juridiques à mettre en place. À noter : un cabinet en libre-service qui vous permet de gérer vos impayés en ligne, Recouvr’up, puis de leur passer la main en cas d’intervention d’huissier et autres démarches judiciaires.
 
Mettre en place un protocole de recouvrement : en effet, vous ne pouvez pas attaquer en justice un client qui a un jour de retard de paiement ! Écrivez votre protocole : 30 jours + 8 jours = relance par mail. + 15 jours : 2ᵉ relance + 20 jours = mise en demeure RAR puis : mesures judiciaires par vos propres moyens ou avec l’aide d’un cabinet de recouvrement.

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​6 causes possibles d’un impayé 

Une facture contestée par le client : si votre prestation ou votre produit présente un défaut ou un problème empêchant la bonne réalisation ou vente au client, il peut en effet contester légitimement son règlement.
 

• Solution : faire un avoir, ou une remise, ou un complément de prestation.

 
Des problèmes financiers de votre client : les difficultés de paiement, cela peut arriver à tout le monde. Ce n’est pas toujours évident d’en parler librement.
 

• Solution : proposer un échéancier de paiement à votre client.

 
Un circuit de validation de règlement trop compliqué : si votre client est un grand compte, il peut arriver que les factures se promènent de service en service avant d’arriver au moment du règlement.  Si le circuit est long et compliqué, il appartient toutefois à votre client de régler en temps et en heure. Sachez que les CGV priment sur les CGA (Loi Hamon 2014 – art L 441 – 6 du Code du Commerce).
 

• Solution : imposer les conditions de paiement, les rappeler au besoin, appliquer les pénalités de retard sans sourciller.

 
Le débiteur fantôme ! Vous avez laissé une dizaine de messages sur un répondeur laconique ? Envoyé des mails sans réponse ou à l’adresse inconnue ? Votre réaction peut diverger selon que votre client est juste sourd et aveugle ou qu’il a disparu de la circulation !
 

• Solution : il faut envoyer une mise en demeure de payer en lettre recommandée A.R. A partir de là, vous pourrez poursuivre le recouvrement par voie judiciaire si nécessaire.

 
Le créancier de mauvaise foi : si vous pouvez prouver cette mauvaise foi (courriers, signatures sur CGV, dates justifiant d’un envoi, etc.), cela pourra jouer en défaveur du client devant un tribunal.
 

• Solution : ne pas transiger et garder précieusement tous les éléments de preuve.

 
L’oubli involontaire : oui ! Cela peut arriver… Surtout si vous connaissez le client et que vous savez qu’il est de bonne foi. Ne lui en voulez pas.
 

• Solution : faites une relance simple. Attention ! Une fois pas deux ! ?

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​Conditions de paiement : s’éviter des retards de paiement ou les facturer

​Vos conditions de paiement doivent obligatoirement figurer sur vos factures. En cas de manquement, une amende administrative de 75 000 à 150 000 € pour personne physique, ou de 2 à 4 millions € pour personne morale, peut être infligée.
 
Elles indiquent :
 

• Le taux d’escompte le cas échéant,
• La date d’échéance,
• Le mode de règlement,
• Le taux des pénalités de retard,
• Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (en B2B).

                                                                                              
Faites-les apparaître clairement dans vos CGV.
 
Vous pouvez réclamer des pénalités de retard dès le premier jour après l’échéance indiquée sur la facture. Rappel : la date d’échéance maximum est de 60 jours date de facture ou 45 jours fin de mois.

Calcul des pénalités de retard  
Le taux d’intérêt légal est fixé semestriellement par la BCE (Banque Centrale Européenne). Il est différent selon que vous facturez un particulier ou une entreprise. Pour une entreprise, depuis janvier 2022 et pour 6 mois, il est fixé à 0.76%.
 
C’est sur cette base que se fixe le taux d’intérêt des pénalités, base que l’on majore de 10 points. Il est possible d’être plus clément et de ne pas appliquer ces 10 points de majoration.
Toutefois, le taux minimum des pénalités de retard doit être de 3 fois le taux d’intérêt légal, soit 2.28 %.
 
Exemple : Facture de 2300 € avec 10 jours de retard de paiement – Taux de pénalités de retard = 11 %
 
Le cas échéant, c’est le montant TTC qui doit être pris en compte pour le calcul.
 
Calcul : montant créance X 11 % X nb de jours de retard / 365 Soit : 2300 € X 11 % X 10 / 365 = 253 X 10 = 2530 / 365 = 6.93 €

​Ce à quoi on ajoute l’indemnité forfaitaire de 40 €.
Total : 46.93 €
 
Le montant de la pénalité de retard est non assujetti à la TVA et non facturable. Une fois payée par le débiteur, elle est enregistrée en produit financier ou exceptionnel.

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​Traiter vos impayés pour une comptabilité équilibrée

Les créances clients regroupent les factures impayées dont l’échéance est dépassée. Chaque créance correspond à des liquidités en moins dans votre trésorerie.
 
Le recouvrement est donc essentiel si vous avez des clients mauvais payeurs. Engager une procédure peut être nécessaire si le règlement amiable n’a pas abouti. Un cabinet peut vous soulager de cette tâche juridique qui demande des connaissances spécifiques.
 
Enfin, rédigez correctement vos documents commerciaux. Révisez vos conditions générales de vente tous les ans. Peut-être faut-il les corriger, peut-être qu’il ne s’agit que d’une vérification, mais il faut en tous les cas en vérifier la cohérence.

Modèle contrat de prestation de services

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