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Astuces essentielles du bon formateur indépendant
La formation professionnelle continue est en plein essor avec des objectifs de formation souvent très variés.
En 2020, on dénombrait plus de 66000 personnes physiques ou morales déclarant une activité de formation, dont les formateurs indépendants. La multiplicité des formations proposées rend la bataille ardue. Une seule chose vous permettra de vous démarquer : la qualité de votre offre de formation et de son contenu. De plus, et a fortiori avec la crise sanitaire, suivre une formation en présentiel est devenue chose rare. La formation à distance est devenue très prisée : la moitié des acteurs de la formation envisage d’ailleurs de passer sur une offre de formation 100% à distance (source infographie Empowill.com). Donc, oui : le e-learning s’est imposé, mais pour autant, une formation en présentiel ne se convertit pas simplement en numérique. Ce n’est pas moins chronophage à organiser :
Il y a donc un levier d’action intéressant à envisager : la délégation des tâches administratives. Si votre entreprise se développe, c’est une bonne idée pour réorganiser vos tâches à moindre frais. En effet, un prestataire indépendant vous coûtera deux fois moins cher qu’un salarié. Alors, déléguer, oui, mais quoi ? 1 - Déléguer la mise en forme de documents
Créer et mettre en forme les supports de formation : programmes, leçons, exercices, vidéos.
Pour faciliter l'uniformisation des supports, rien de tel que de confier cette tâche à une personne qui saura utiliser les bons documents, au format le plus adapté. Certes, vous devez travailler le fond de votre cours, mais laissez un professionnel gérer la présentation. Professionnelle et bien construite, elle saura garder le stagiaire en éveil et attentif à votre contenu. Sans compter que vous allez gagner un temps de fou. Par exemple :
2 - Transférer le suivi des stagiaires
Assurer le suivi des inscriptions en souhaitant la bienvenue aux nouveaux inscrits ; communiquer et échanger avec eux, c’est un travail que vous pouvez externaliser pour vous soulager.
Concentrez-vous plutôt sur le temps d'échange pédagogique avec vos stagiaires. 3 - Confier la saisie des données
Mettre à jour la liste des stagiaires : identité, formation suivie, dates de formation, etc.
Quel travail rébarbatif, ennuyeux et chronophage, mais… obligatoire ! Passez la main sur ce travail. Recentrez-vous sur votre cœur de métier : la création pure et dure de produits de formation et l’enseignement. 4 - Attribuer la gestion des dossiers à autrui
Créer et classer des dossiers numériques stagiaires et des documents de formation sur Google Drive.
Non. Vous ne pouvez pas passer à côté. C’est important de suivre vos stagiaires et tous les documents obligatoires qui leur sont rattachés. Organiser vos dossiers et structurer votre classement, c'est le seul moyen de répondre à toutes les obligations liées à votre métier de formateur. Ne croyez pas que bien nommer un document, cela ne sert à rien... Vous en ferez vite l'expérience. Un contrôle par les organismes officiels ? Retrouvez vos données d'un simple clic. Et si vous n'êtes pas certain de savoir comment faire : confiez cette activité à une assistante administrative indépendante. 5 - Communiquer avec les stagiaires
Tout peut être délégué ici. Quelques exemples :
6 - Automatiser le travail
L'automatisation est essentielle.
L'exemple le plus parlant est l'envoi des mails dont je parlais juste au-dessus. Il m'est arrivé de devoir envoyer de 10 à 20 mails différents par stagiaire tout au long de la durée de l’apprentissage. Comment gagner du temps ici ?
Bien sûr, l'automatisation peut également se faire avec des logiciels payants, mais pas toujours pratiques.
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C’est quasiment un pléonasme que de demander à un formateur d’avoir de la pédagogie. Cela semble évident.
Mais ce n’est pas tout. Il se doit d’être créatif, dynamique, rigoureux, maîtriser ses outils pédagogiques et les développer. Il doit également se former lui-même, développer son réseau et rechercher des clients pour vendre ses formations. Enfin, il est important d'avoir une organisation la plus parfaite possible. Pour cela, une prise de recul sur votre activité est nécessaire. Evaluez ce qui vous "mange" du temps. Vos voleurs de temps ne sont pas forcément ceux auxquels vous pensez : téléphone, mails, compilation des dossiers, recensement des inscrits, etc… Redispatchez. Animation des formations ou gestion des stagiaires ?
Vous le savez, les compétences principales d'un formateur sont tournées vers l'enseignement et le transfert des connaissances.
Pas pour travailler sur la création des dossiers, ni faire du classement ou de la dactylo. Il est primordial de rester concentré sur le temps de préparation de votre (ou vos) formation(s) :
Nous sommes donc d’accord : animer des groupes d’apprenants doit être prioritaire à la gestion administrative de leur dossier, n’est-ce pas ? Une fois que votre méthode d'organisation est choisie, vous aurez tout le loisir de retourner à votre métier : dispenser des formations, enseigner, s'initier à de nouvelles méthodes et nouveaux outils d'apprentissages.
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Faire confiance à des prestataires de services
Eh oui… Être formateur indépendant, c’est être un homme (ou femme) orchestre, mais vous ne pourrez pas lire plusieurs partitions à la fois.
Oui, je vous comprends : c'est difficile de remettre "les clés" de son business à des tierces personnes. Le quotidien est chamboulé, les habitudes sont toutes remises en question et l'organisation s'en trouve bouleversée. Les bénéfices d'une nouvelle structuration se révèleront seulement avec le temps. Mais vous le savez déjà parfaitement au fond de vous : si vous visez le développement de votre entreprise, vous ne pourrez pas tout faire. La journée des formateurs indépendants ne s'arrête pas à 17h. Vous devrez trouver des partenaires dans tous les domaines de votre business. Le secteur de la formation professionnelle a été fortement impacté par la pandémie en 2020. La réforme de la formation, avec tous les enjeux de qualité et de certification qu’elle impose, ne va pas simplifier le travail des formateurs. Mais il y a un enjeu de taille pour eux :
Faites-vous aider sans tarder et analysez ce qui vous prend du temps. C’est le moment de réfléchir à une nouvelle organisation sans tarder. Alors, croyez-vous possible de déléguer tout ou partie de la gestion administrative de votre entreprise ?
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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