La fiche de poste, ou description de poste, même si elle n'est pas obligatoire, reste indispensable pour toutes les entreprises. Elle est entrée dans les mœurs organisationnels pour décrire un poste à un moment « T » et concerne tous les salariés, CDD, CDI, employés ou cadres.
Outil de communication inscrit dans la démarche qualitative du domaine RH, la fiche de poste sert à identifier chaque emploi au sein d’une entreprise. Elle cadre clairement les fonctions d’un salarié, quel que soit son statut. Elle donne toutes les informations nécessaires à l'accomplissement de la ou des missions confiées au titulaire. Remise en général à la signature du contrat de travail, revue lors de l’entretien annuel d’évaluation ou encore à l’occasion de la fixation des objectifs du salarié, elle demande une rédaction rigoureuse. Diffusée auprès des recruteurs pour accompagner une campagne de recrutement, remise à l'embauche des candidats sélectionnés, elle permet de bien cadrer le poste pour lequel on recrute, et ce qu'on attend de la personne choisie pour un poste en particulier dans l'entreprise. Elle peut ainsi évoluer tout au long d'une carrière ou d'une réorganisation interne. Une fiche bien faite démontre que l'entreprise connaît les métiers qu'elle emploie et/ou recrute. Au contraire, un support mal structuré laisse supposer que l'entreprise elle-même est désorganisée. Pire encore : l'absence totale de fiches de postes. Description de poste : à quoi ressemble-t-elle ?
Le format du document est libre et l’ensemble doit tenir sur 3 pages maximum.
La principale difficulté dans l'élaboration d'une fiche de poste, c'est de faire une longue liste d'activités sans définir clairement ce qu'elles impliquent. Les spécificités de certains postes nécessitant des connaissances particulières (rédacteur web avec maîtrise du référencement naturel, par exemple) devront être ainsi mentionnées. Alors décrire quoi ? Et surtout, comment ? Une description de poste doit être avant tout synthétique et refléter le plus justement possible, non pas un salarié précisément, mais le poste qu'il occupe et les compétences nécessaires pour mener sa mission. Certaines entreprises ont tendance à rédiger la fiche de "Monsieur Y" au lieu de la fiche de poste « Responsable événementiel », ou la fiche de "Mme Berry", au lieu de "Assistante administrative indépendante" (et performante !). Le document sera réutilisé à chaque changement soit de salarié, soit d'organisation. Il doit donc être le reflet du poste dans l'entreprise et s’adapter à son évolution. L'observation du titulaire d'un poste est utile pour rédiger la fiche. Autre idée : la faire rédiger par ce dernier est encore un moyen d'être très objectif et d'ajouter des tâches auxquelles on n'avait pas pensé. Pour créer votre modèle de description de poste personnalisée, établissez une trame avec les éléments suivants :
Certains éléments relèvent du contrat de travail et n'ont donc pas lieu d'être ni aucune valeur contractuelle dans une fiche de description de poste. Pour une offre d'emploi, plus la description sera précise, plus votre retour de candidats sera aligné à vos exigences. Attention : les critères discriminatoires sont interdits. Ni sexe, ni situation familiale, ni origine ethnique, etc., ne doivent figurer sur une fiche de poste. Voici quelques modèles deux exemples, dont un du site Manager.com :
Fiche de poste : à quoi sert-elle ?Formaliser les missions et compétences d'un poste
Il est important de bien distinguer les missions générales (ou principales) des activités secondaires pour délimiter le champ des responsabilités.
En effet, on doit pouvoir reconnaître d'un seul coup d'œil le niveau de maîtrise attendu de l’employé, le niveau de délégation hiérarchique (amont et aval), donc, la mesure de son autonomie. Pour certains postes, l'employeur peut annexer une lettre de mission à la fiche de poste, notamment lorsque de nouvelles tâches sont demandées ponctuellement au titulaire. Généralement réservée aux cadres supérieurs ou les directeurs, elle est élaborée lors de l'entretien annuel d'évaluation. Certaines missions sont tellement complexes dans leur réalisation qu’il est assez souvent nécessaire de les décliner en tâches. Une fois chaque mission bien identifiée, il faut ainsi préciser les qualités requises, savoirs, savoir-faire, et savoir-être nécessaires pour mener à bien ces missions. Schématiquement, 1 mission = 1 compétence. Concrètement : Mission « réaliser les PV de réunions » = Compétence « savoir utiliser la suite Office». La description précise des opérations, qu’elles soient techniques ou relationnelles, est utile dans des cas de postes très polyvalents. Pour imager ceci, voici ma propre fiche de poste lorsque j’étais salariée, Assistante Coordinatrice Projets. 
Très communément utilisée pour le recrutement, la fiche de poste vous permet de cadrer le besoin, de déterminer les missions et les compétences professionnelles que le candidat idéal devra apporter.
La fiche de poste est un document créé et modifié par le service RH, transmis aux cabinets de recrutement désignés lors d’une campagne de recrutement. Elle sert alors de support à la rédaction de l’annonce pour découvrir la « perle rare ». C’est donc sur le « poste » que l’on va se focaliser pour la recherche de candidat, et pas sur le remplacement de « Caroline Tartempion ». Première étape d’un recrutement, c’est une formidable publicité pour votre offre d’emploi et vous en suivrez la trame tout au long du processus : premiers entretiens, résultats attendus, sélection finale. Côté candidat, l’analyse d’une fiche de poste en dit long sur l’entreprise et le poste à pourvoir, et ce faisant, permet d’y répondre de façon adaptée. Une fiche de poste pour gérer les carrières
Le meilleur moyen et moment pour contrôler et réviser une fiche de poste, c’est pendant l’entretien d’évaluation annuel.
On évalue les compétences demandées versus celles réellement mobilisées par le salarié au quotidien. C’est donc le moment de contrôler que le titulaire est bien fait pour ce poste, et au besoin, d’identifier les actions de formation à mettre en place, de revoir la progression de carrière possible, ou de réévaluer l’échelle de salaire correspondante. Utilisée pour l’entretien annuel, c’est un outil de valorisation du salarié qui permet de déceler les potentiels (les « talents ») tout en recadrant les périmètres d’action. En effet, il arrive bien souvent que les titulaires d’un poste le modèlent à leur image, soit en réorganisant certaines tâches pour gagner en efficacité, soit en ajoutant de nouvelles activités, ou en mettant en œuvre des compétences acquises en cours de parcours professionnel. De fil en aiguille, le descriptif du poste s’étoffe de plus en plus et devient une « arme » de négociation redoutable. Toutefois, si la fiche de poste est adaptable tout au long de la vie du poste concerné, un salarié ne peut pas l’utiliser pour "refuser d’exécuter une mission qui relève naturellement de ses fonctions". Exemple grossier : un voiturier qui refuse de garer les véhicules parce que ce n’est pas stipulé dans sa fiche. A contrario, l’employeur ne peut pas étendre les fonctions du salarié au-delà des tâches « normales » : un agent d’accueil à qui l’on demanderait de mener une réunion sur la complexité du suivi des indicateurs financiers en Alaska (oui, très caricatural comme exemple mais je ne peux pas m’en empêcher !). En revanche, attention : la fiche de poste est un élément de preuve pour les juges auprès des tribunaux. Une fiche de poste pour organiser la structure d'entreprise
En rédigeant les fiches de postes, l’entreprise génère un référentiel de compétences qui sera utile pour la gestion du personnel et des carrières, mais également pour :
Dans ce cadre-là, c’est un outil de management extrêmement convaincant pour les deux parties : salarié et employeur. Avec une telle source de données sur les postes et compétences nécessaires pour le fonctionnement de l’entreprise, on doit être capable de s’adapter à l’évolution des outils, des technologies, de l’activité, etc. Bien entendu, si la DRH est responsable de la gestion et de l’édition des fiches de poste, c’est avec le responsable hiérarchique qu’il conviendra de les élaborer ou de les réviser. L’inventaire des missions peut également être confié à un observateur extérieur ou au salarié en poste lui-même. Gérer la politique de formation des salariés
Les fiches de postes sont donc un bon moyen d’identifier les besoins en formation et de les intégrer dans le plan de formation.
Dans certains secteurs (BTP, Santé, Industrie), des risques particuliers doivent être l’objet d’une attention particulière et donc, signifiés dans la fiche de poste. C’est le cas des accidents d’exposition au sang, par exemple, pour le personnel soignant. Il est donc important de cibler les risques sur la fiche de poste afin de diriger et/ou suivre les actions de formation préventives. De la même façon, les échelles de salaire peuvent être décortiquées en fonction des fiches de poste et de la valeur qu’on leur donne. C’est pourquoi il est intéressant d’ajouter la dimension « atteinte des résultats » sur une fiche de poste. Le manager sait ainsi comment évaluer la capacité du collaborateur concerné à tenir son poste. Conclusion
Parfois totalement inexistante, il arrive que les salariés la demandent à leur employeur. Le plus souvent, elle est remise à l’embauche, avec le livret d’accueil.
Outil de dialogue entre un salarié et son supérieur, outil de communication, outil d’organisation, outil de management, outil de prévention des risques, outil de gestion prévisionnelle d’emploi et des compétences (GPEC)… Faut-il d’autres raisons d’utiliser ce support comme levier d’amélioration du développement de votre entreprise ? C’est un document ultra-performant pour accompagner la gestion des carrières et la structure organisationnelle au fil du temps. Le couteau Suisse de la Direction des Ressources Humaines ! Texte officiel : Cass. Soc., 4 mars 2015, 12-29.840
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AuteurJe suis Laurence Berry-Brisson. |
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